많은 docx, doc, Word 파일을 처리할 때 파일명에 동일한 불필요한 텍스트가 포함되어 있다면 수동으로 하나씩 삭제하는 것은 매우 비효율적입니다. 이 글에서는 "여러 파일명에 포함된 동일한 텍스트를 한 번에 삭제하는 방법"을 중심으로 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 파일 가져오기, 정확한 찾기 텍스트 설정, 대체 내용을 비워 두어 파일명에서 지정된 키워드를 한꺼번에 제거하는 방법을 시연합니다. 이를 통해 사무직 사용자가 신속하게 파일 정리 및 보관을 완료할 수 있도록 돕습니다.
많은 사람들이 사무 자료를 정리할 때 비슷한 문제에 직면합니다. 폴더에 Word 문서가 여러 개 있는데 파일 이름이 비슷해 보이지만, 각 이름에 똑같은 불필요한 텍스트가 포함되어 있는 경우입니다. 예를 들어 프로젝트 시스템에서 추출한 파일에는 Report가 붙어 있고, 다운로드한 자료에는 download가 붙어 있으며, 스캔한 문서에는 "복사본"이 붙어 있거나, 팀 협업 시 파일 이름에 특정 단계 표시가 남아 있는 경우입니다. 최종 제출, 보관 또는 고객 공유 시점에는 이런 텍스트가 오히려 파일 이름을 불필요하게 만듭니다.
파일이 서너 개뿐이라면 수동으로 이름을 바꾸는 것이 어렵지 않지만, 수십 개의 docx, doc, PDF, Excel 파일을 처리해야 한다면 지정된 문자를 수동으로 삭제하는 작업은 매우 비효율적입니다. 이 글에서는 실제 예시를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 사무용 소프트웨어를 사용하여 여러 파일 이름에서 동일한 키워드를 한 번에 삭제하는 방법을 설명합니다. 예시에서 삭제할 키워드는 Report이며, 처리 대상은 여러 .docx Word 문서입니다.
적용 시나리오: 파일 이름의 불필요한 텍스트 일괄 정리
파일 이름 키워드 일괄 삭제는 단일 시나리오가 아니라 많은 사무 작업 흐름에서 흔히 발생하는 요구 사항입니다. 마케팅 부서의 주간 보고서 정리, 영업 부서의 고객 피드백 정리, 재무 부서의 보고서 초안 정리, 행정 부서의 교육 자료 정리 시 파일 이름에 고정된 중복 단어가 포함된 경우를 자주 볼 수 있습니다. 예를 들어 "월간 보고서 검토.docx"에서 월간 검토만 남기고 싶거나, "프로젝트 현황 보고서.docx"에서 프로젝트 현황만 남기고 싶은 경우입니다.
이런 작업의 특징은 파일이 많고, 규칙이 동일하며, 작업이 반복된다는 점입니다. 바로 규칙이 명확하기 때문에 사무용 소프트웨어를 통한 일괄 처리에 매우 적합합니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 목표는 사용자가 파일을 일괄 처리하고, 반복 작업을 줄이며, 파일 정리 효율을 높이도록 돕는 것입니다. 수동 이름 변경과 비교하면, 일괄 처리는 여러 레코드를 한 번에 가져오고, 규칙을 중앙에서 설정한 후 통합 실행할 수 있어 안정적인 출력 결과가 필요한 사무 환경에 더 적합합니다.
처리 전 미리 보기: 여러 Word 파일 이름에 Report 포함
아래는 처리 전 파일 목록입니다. 이 파일들은 모두 Word 문서이며 확장자는 docx이고, 파일 이름에 Report가 포함되어 있습니다. 파일 이름이 완전히 동일하지는 않아서, 연간 보고서 개요.docx, 고객 피드백 보고서.docx, 작업 보고서 업데이트.docx, 주간 보고서 요약.docx 등이 있습니다. Report라는 단어의 위치가 고정되어 있지 않아 수동 삭제 시 오류가 발생하기 쉬운 이유 중 하나입니다.
하나씩 이름을 변경하려면 매번 파일 선택, 이름 바꾸기 진입, Report 찾기, 문자 삭제, 확장자 유지, 마지막 확인 과정을 거쳐야 합니다. 영문 파일 이름의 경우 공백이 실수로 삭제되지 않도록 주의해야 하고, 한글 파일 이름의 경우 인접한 글자가 실수로 삭제되지 않도록 주의해야 합니다. 파일이 많을수록 작업은 더 지루해지고 오류 확률이 높아집니다.
처리 후 미리 보기: 지정된 키워드가 파일 이름에서 제거됨
처리가 완료되면 파일 이름의 Report가 삭제됩니다. 연간 보고서 개요.docx는 연간 개요.docx로, 고객 피드백 보고서.docx는 고객 피드백.docx로, 작업 보고서 업데이트.docx는 작업 업데이트.docx로, 주간 보고서 요약.docx는 주간 요약.docx로 변경됩니다. 파일이 여전히 docx 형식이며 확장자가 손상되지 않았음을 확인할 수 있습니다.
이 결과는 일괄 처리가 모든 파일 이름을 동일하게 바꾸는 것이 아니라, 각 원본 파일 이름에서 일치하는 키워드만 삭제하고 다른 텍스트는 유지한다는 것을 보여줍니다. 따라서 "원래 이름 구조를 유지하면서 특정 고정 텍스트만 삭제"하려는 요구에 특히 적합합니다.
작업 단계 1: 소프트웨어 홈에서 파일 이름 관련 기능 진입
HeSoft Doc Batch Tool 을 연 후, 먼저 왼쪽 탐색 메뉴에서 "파일 이름"을 찾습니다. 이 카테고리 아래에는 일괄 이름 변경, 파일 이름 텍스트 처리와 관련된 기능이 집중 배치되어 있습니다. 스크린샷에서 오른쪽 기능 카드에는 '파일 이름에서 키워드 찾기 및 바꾸기', '파일 이름에 텍스트 삽입', '파일 이름에 접두사 및 접미사 추가', '파일 이름 대소문자 변환', '파일 이름에서 텍스트 삭제' 등이 포함된 것을 볼 수 있습니다.
이 예시에서는 '파일 이름에서 키워드 찾기 및 바꾸기'를 선택합니다. 요구 사항은 Report를 삭제하는 것이지만, 삭제는 일종의 특수한 바꾸기로 간주할 수 있습니다. Report를 빈 값으로 바꾸는 것입니다. 이 기능의 장점은 파일 이름에서 지정된 텍스트를 찾아 설정에 따라 일괄적으로 바꿀 수 있어, 파일 이름 내에서 위치가 고정되지 않은 키워드를 처리하는 데 매우 적합하다는 것입니다.
작업 단계 2: 일괄 처리할 파일 가져오기
기능에 진입하면 소프트웨어는 절차의 1단계인 "처리할 레코드 선택"으로 안내합니다. 페이지 상단에 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기" 버튼이 있습니다. 두 가지 방식은 상황에 따라 적합합니다. 지정된 몇 개의 파일만 처리하려면 "파일 추가"를 사용하고, 폴더 전체의 파일 이름을 정리해야 한다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 효율적입니다.
파일을 가져오면 표에 나타납니다. 표는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 및 작업 등의 정보를 보여줍니다. 이 미리 보기 목록은 매우 중요한데, 일괄 처리가 실행되면 여러 파일 이름에 영향을 미치기 때문입니다. 처리 전에 이름 열에 삭제할 키워드가 포함되어 있는지, 경로가 대상 폴더인지, 확장자가 이번 처리 범위에 부합하는지 반드시 확인해야 합니다. 처리에 참여해서는 안 되는 파일이 발견되면 작업 열을 통해 제거할 수 있습니다. 목록 전체가 잘못되었다면 "지우기"를 클릭하여 다시 가져옵니다.
스크린샷에는 이미 여러 docx 파일 레코드가 가져와져 있으며, 이름 열에 모두 Report가 포함되어 있습니다. 확인 후 페이지 하단의 "다음 단계"를 클릭하여 처리 규칙 설정으로 넘어갑니다.
작업 단계 3: 정확한 텍스트 찾기를 선택하고 삭제할 키워드 입력
2단계 "처리 옵션 설정"에 진입하면 키워드 규칙을 설정해야 합니다. 스크린샷에서 "찾기 방식"은 "정확한 텍스트 찾기"가 선택되어 있습니다. 이는 소프트웨어가 사용자가 입력한 내용을 기준으로 정확하게 찾는다는 의미입니다. 본 예시에서는 파일 이름에서 Report만 삭제하려 하므로 정확한 찾기가 적합한 선택입니다.
왼쪽 "찾을 키워드 목록"에 Report를 입력합니다. 오른쪽은 "바꿀 키워드 목록"이며, 눈에 띄는 안내 문구가 있습니다. "입력하지 않으면 삭제". 따라서 목표가 파일 이름에서 Report를 일괄 삭제하는 것이라면 오른쪽에 아무것도 입력하지 않고 빈 상태로 두면 됩니다. 설정을 마치면 소프트웨어가 파일 이름에서 일치하는 Report를 빈 텍스트로 바꾸어 삭제 효과를 얻습니다.
여기 실용적인 제안이 있습니다. 키워드 입력 시 대소문자와 공백을 포함하여 파일 이름의 텍스트와 일관되게 유지해야 합니다. 본 예시의 파일 이름은 report나 REPORT가 아닌 Report이므로 Report를 그대로 입력합니다. 실제 파일 이름의 대소문자가 통일되지 않은 경우, 인터페이스의 "문자 대소문자 무시" 옵션을 필요에 따라 결합하여 선택 여부를 결정할 수 있습니다.
작업 단계 4: 다음 단계 계속 진행, 저장 위치 설정 및 실행
절차 막대에 따르면, 소프트웨어는 이후 "저장 위치 설정"과 "처리 시작"을 포함합니다. 키워드 설정을 완료한 후 "다음 단계"를 클릭하고, 인터페이스 안내에 따라 저장 위치 설정을 완료한 뒤 처리 시작 단계로 진입합니다. 스크린샷에 후속 페이지의 구체적인 버튼 이름이 표시되지 않았으므로, 실제 작업 시에는 소프트웨어 인터페이스 표시를 따릅니다.
공식 실행 전, 이번 규칙을 다시 검토하는 것이 좋습니다. 처리할 파일이 올바른지, 찾는 키워드가 Report인지, 바꿀 키워드 목록이 비어 있는지 확인합니다. 이 세 가지가 확인되면 일괄 처리를 시작할 수 있습니다. 처리가 끝나면 폴더로 돌아가 파일 이름을 확인하여 여러 파일 이름에서 Report가 삭제되었는지 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문: 파일 이름 텍스트 일괄 삭제 시 주의할 점
1. 바꿀 내용은 왜 비워 두나요? 이번 목표는 Report를 다른 단어로 바꾸는 것이 아니라 삭제하는 것이기 때문입니다. 스크린샷 오른쪽 영역에 이미 "입력하지 않으면 삭제"라고 안내되어 있으므로, 바꿀 키워드 목록을 비워 두어야 삭제 효과를 얻을 수 있습니다.
2. 파일 확장자 docx가 삭제되지는 않나요? 본 예시에서 삭제하는 것은 파일 이름의 Report이지 확장자가 아닙니다. 처리 전후 스크린샷에서 파일이 여전히 .docx 확장자를 유지하고 있음을 볼 수 있습니다. 작업 시 확장자를 찾기 내용의 일부로 포함하지 말고, 일반적으로 삭제할 파일 이름 텍스트만 입력하면 됩니다.
3. 파일 이름에 동일한 키워드가 여러 개 있으면 어떻게 하나요? 기능 로직상, 소프트웨어는 파일 이름에서 키워드를 찾아 바꿉니다. 동일한 파일 이름에 처리할 텍스트가 여러 번 나타나면 규칙에 따라 바꾸기가 실행됩니다. 실제 처리 전에 소량의 파일로 테스트하여 사용자의 명명 요구 사항에 부합하는지 확인할 수 있습니다.
4. 한글, 숫자 또는 기호도 처리할 수 있나요? 고정된 한글 단어, 날짜, 번호 또는 기호를 삭제해야 하는 경우에도 동일한 방법을 참고할 수 있습니다. 예를 들어 "복사본", "최종본", "_old", "2026-02-04" 등을 삭제하는 경우입니다. 핵심은 입력하는 찾기 텍스트가 파일 이름의 내용과 일치해야 한다는 것입니다.
5. 일괄 처리 전에 백업이 필요합니까? 중요한 파일의 경우, 백업을 하거나 소량의 파일을 먼저 선택하여 시험 운영하는 것이 좋습니다. 일괄 이름 변경은 여러 파일에 동시에 영향을 미치므로, 사전에 규칙을 검증하면 키워드 입력 오류로 인해 예상치 못한 파일 이름 결과가 발생하는 것을 방지할 수 있습니다.
6. 키워드 삭제 후 파일 이름의 공백은 어떻게 처리하나요? 영문 파일 이름에서 키워드 앞뒤에는 종종 공백이 있습니다. Report를 삭제한 후 파일 이름에 단어 사이의 공백이 남을 수 있으며 이는 정상적인 현상입니다. 명명 규칙이 공백에 매우 엄격하다면, 일괄 처리 후 결과를 확인하고 필요시 파일 이름 관련 기능을 사용하여 추가 정리하는 것이 좋습니다.
요약: 반복적인 파일 이름 정리는 일괄 처리 도구에 맡기세요
여러 docx 파일 이름에 동일한 텍스트가 포함된 경우, 하나씩 삭제하는 것은 느리고 오류가 발생하기 쉽습니다. HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하면 '파일 이름에서 키워드 찾기 및 바꾸기' 기능을 통해 일괄 정리를 완료할 수 있습니다. 먼저 처리할 파일을 가져오고, 찾을 키워드를 입력한 후, 바꿀 내용은 비워 두고, 마지막으로 절차에 따라 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하기만 하면 됩니다.
Word, doc, docx, PDF, Excel 등 사무 파일을 자주 정리하는 사용자에게 이러한 일괄 처리 방식은 반복 작업을 크게 줄여 파일 명명을 더욱 통일되고 명확하게 만들어 줍니다. 다음에 많은 파일 이름에 동일한 쓸데없는 키워드가 포함된 경우, 바로 이 글의 방법을 따라 빠르게 파일 이름 정리 및 보관 준비를 완료할 수 있습니다.