대량의 계약서, 보고서, 감사 자료 및 프로젝트 문서를 장기 보관해야 할 때, 일반 PDF는 통일된 PDF/A 아카이브 형식으로 변환해야 하는 경우가 많습니다. 본문에서는 HeSoft Doc Batch Tool 를 예시로, PDF 도구의 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환" 기능을 통해 여러 PDF 파일을 일괄 가져와 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2b, PDF/A-3b 등 대상 버전을 선택하여 변환을 완료하는 방법을 소개합니다. 이를 통해 사무직 사용자가 아카이빙을 표준화하고 반복 작업 시간을 절약할 수 있도록 지원합니다.
많은 기업에서 연말 기록 보관, 프로젝트 종료, 감사 자료 정리 또는 법무 문서 이관 시 흔히 겪는 문제가 있습니다. 바로 폴더에 수많은 PDF 파일이 쌓여 있지만, 기록 시스템이나 수신 측에서 PDF/A 형식으로 제출해야 한다고 요구하는 경우입니다. 파일을 하나씩 열어서 변환하면 효율이 낮을 뿐만 아니라, 수십 건의 계약서, 보고서, 설명서, 증명서 중 하나를 누락하기 쉽습니다.
PDF/A는 장기 보존 및 기록 관리를 위해 주로 사용되며, 일반 PDF보다 파일 자체의 완전성과 가독성을 더욱 강조합니다. 수년 혹은 그 이상 보존해야 하는 자료, 예를 들어 계약서, 연차 보고서, 재무제표, 감사 보고서, ISO 인증 자료, 법률 문서, 연구 논문 등의 경우 PDF를 PDF/A로 통일 변환하는 것은 매우 흔한 업무 요구입니다. 본문에서는 HeSoft Doc Batch Tool 의 인터페이스 스크린샷을 참고하여, 여러 PDF 파일을 한 번에 PDF/A 형식으로 변환하는 방법을 설명합니다.
HeSoft Doc Batch Tool 는 사무용 소프트웨어로, 파일 일괄 처리 문제를 해결하는 데 중점을 둡니다. 사용자가 반복적인 기계 작업을 수행하도록 하는 대신, 일괄 가져오기, 설정 통일, 집중 처리를 통해 반복 노동을 줄이고 문서 정리 효율을 높입니다. 아래 튜토리얼은 PDF 일괄 변환, PDF 기록 형식 변환, PDF 버전 통일 처리가 필요한 사용자에게 적합합니다.
적용 시나리오: 일반 PDF를 PDF/A로 일괄 변환해야 하는 이유
일반 PDF는 일상적인 읽기, 전송 및 인쇄에 적합하지만, 장기 보존 시나리오에서는 파일이 수년 후에도 안정적으로 열리는지, 내용이 완전한지, 레이아웃이 일관되는지에 더 주목하는 경우가 많습니다. PDF/A는 바로 이러한 장기 보존 요구 사항을 중심으로 설계된 형식이므로 규격화된 문서 관리에서 자주 등장합니다.
다음과 같은 업무 시나리오에서는 일반적으로 PDF/A 일괄 변환이 필요합니다.
- 기록 이관: 행정, 인사, 프로젝트 자료를 기록 보관소로 이관하기 전에 지정된 보존 형식으로 통일 정리해야 합니다.
- 감사 및 재무 기록 보관: 감사 보고서, 재무제표, 연차 보고서 등은 종종 통일된 기준에 따라 장기 보존해야 합니다.
- 계약 및 법무 자료 보존: 계약, 합의서, 위임장, 소송 자료 등은 내용이 중요하고 보존 주기가 길어 PDF/A로 통일 변환하는 것이 적합합니다.
- 품질 시스템 및 인증 자료: ISO, 자격 증명서, 검수 문서 등은 심사 및 재심사 과정에서 버전 안정성을 보장해야 합니다.
- 연구, 교육 및 정부·기업 프로젝트: 논문, 과제 자료, 프로젝트 결과물 문서는 요구에 따라 제출하거나 장기 보관해야 합니다.
이러한 자료가 몇 건에 불과하다면 수동 변환도 가능하지만, 수십 건에서 수백 건에 이르면 PDF/A 일괄 변환 도구를 사용하는 것이 더 적합합니다. 이는 반복적인 클릭, 버전 선택, 저장 경로 지정을 피할 수 있게 해주어, 사용자가 파일 확인 및 보존 품질 점검에 집중할 수 있도록 합니다.
효과 미리보기: 일괄 변환 전후 상태
처리 전: 파일 목록에는 변환할 일반 PDF가 있음
처리 전에는 모든 자료가 여전히 일반 PDF 파일입니다. 스크린샷의 작업 목록에는 8개의 레코드가 표시되어 있으며, 각 레코드에는 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 있습니다. 파일 이름에는 Annual_Report_2024.pdf, Audit_Report_Company_Y_2024.pdf, Contract_Agreement_Client_X.pdf, Employee_Handbook_Archive_2024.pdf, Financial_Statements_FY2024.pdf 등이 포함되어 있어, 일반적인 기업 보존 자료의 특징과 일치합니다.
이 목록의 역할은 단순히 파일을 보여주는 것뿐만 아니라, 사용자가 일괄 처리 전에 확인할 수 있도록 돕는 것입니다. 예를 들어, 확장자 열은 가져온 파일이 pdf 파일인지 확인할 수 있게 해주고, 경로 열은 파일이 올바른 디렉터리에서 왔는지 확인하며, 생성 시간과 수정 시간은 최신 버전인지 판단하는 데 도움을 줍니다. 보존 작업의 경우, 일괄 도구가 목록에 따라 작업을 통일적으로 실행하기 때문에 처리 전 확인이 매우 중요합니다.
처리 후: 모든 파일이 동일한 PDF/A 버전으로 출력됨
처리 후에는 가져온 목록의 PDF가 사용자가 선택한 대상 버전에 따라 변환됩니다. 소프트웨어의 버전 옵션에는 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u, PDF/A-4, PDF/A-4e, PDF/A-4f 등 여러 PDF/A 관련 옵션이 포함되어 있습니다. 사용자는 처리 옵션에서 요구 사항에 맞는 버전을 선택하기만 하면 소프트웨어가 해당 설정에 따라 일괄 처리합니다.
일괄 변환의 효과는 동일한 보존 자료 묶음이 통일된 대상 형식을 갖게 되어 제출, 검사 및 장기 보존이 용이해진다는 것입니다. 파일을 하나씩 수동 변환하는 것에 비해, 일괄 방식은 파일 수량, 버전 일관성 및 저장 경로에 대한 요구 사항이 있는 업무 시나리오에 더 적합합니다.
작업 단계: PDF 파일을 PDF/A 형식으로 일괄 변환하기
아래에서는 소프트웨어 인터페이스에 표시된 흐름에 따라 설명합니다. HeSoft Doc Batch Tool 는 마법사 스타일의 단계를 채택했으며, 사용자는 '처리할 레코드 선택', '처리 옵션 설정', '저장 위치 설정', '처리 시작'을 순서대로 완료하기만 하면 일괄 변환 작업을 완료할 수 있습니다.
1단계: 왼쪽에서 'PDF 도구' 선택
HeSoft Doc Batch Tool 를 연 후 먼저 왼쪽 기능 표시줄을 확인합니다. 인터페이스에는 홈, 작업 흐름, 모든 도구, 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구 등의 분류가 보입니다. 본문에서 다루는 것은 PDF 파일이므로 'PDF 도구'를 선택해야 합니다.
PDF 도구로 들어가면 메인 영역에 여러 PDF 일괄 처리 기능 카드가 표시됩니다. PDF를 Docx로, PDF를 Pptx로, PDF를 TXT로, PDF를 Excel로, PDF를 JPG 이미지로 변환하는 등의 형식 변환 기능뿐만 아니라 'PDF를 다른 버전의 PDF로 변환'과 같은 PDF 버전 변환 기능도 있습니다. PDF/A로 변환해야 할 때는 'PDF를 다른 버전의 PDF로 변환'을 선택해야 합니다.
이 단계의 예상 결과는 PDF 버전 변환 기능 페이지로 진입하는 것입니다. 'PDF를 Docx로 변환' 또는 'PDF를 Excel로 변환'을 잘못 선택하지 않도록 주의하세요. 이러한 기능은 PDF를 Word 문서, docx, Excel 표 등 다른 파일 형식으로 변환하는 데 사용되며, PDF/A는 여전히 PDF 표준의 일종이므로 PDF 버전 변환 기능으로 들어가야 합니다.
2단계: 파일 추가 또는 폴더에서 PDF 가져오기
'PDF를 다른 버전의 PDF로 변환' 기능에 들어가면 페이지 상단에 현재 기능 이름이 표시됩니다. 오른쪽 상단에는 '파일 추가', '폴더에서 파일 가져오기', '비우기', '더 보기' 등의 작업 버튼이 있습니다. PDF/A를 일괄 변환할 때 가장 일반적으로 사용되는 것은 처음 두 버튼입니다.
파일이 서로 다른 위치에 분산되어 있다면 '파일 추가'를 클릭하여 필요에 따라 여러 PDF를 선택할 수 있습니다. 자료가 이미 동일한 폴더에 모여 있다면 '폴더에서 파일 가져오기'를 클릭하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 해당 폴더의 PDF를 한 번에 가져와서 하나씩 선택하는 시간을 줄일 수 있습니다.
가져오기가 완료되면 테이블에 각 파일의 번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 및 작업이 나열됩니다. 하단에서 레코드 수를 확인할 수 있으며, 예시 스크린샷에는 레코드 수가 8로 표시되어 있습니다. 사용자는 여기서 처리 전 확인을 완료해야 합니다. 파일이 누락되었는지, 변환이 필요 없는 PDF를 잘못 가져왔는지, 파일 경로가 올바른지 확인합니다. 문제를 발견하면 행 내 삭제 아이콘을 사용하여 개별 파일을 제거하거나 '비우기'를 클릭한 후 다시 가져올 수 있습니다.
3단계: '다음'을 클릭하여 버전 설정으로 이동
파일 목록을 확인하고 문제가 없으면 하단의 '다음'을 클릭합니다. 인터페이스 흐름은 1단계 '처리할 레코드 선택'에서 2단계 '처리 옵션 설정'으로 이동합니다. 이 단계는 대상 버전이 가져온 모든 파일의 출력 결과에 영향을 미치므로 PDF/A 일괄 변환의 핵심입니다.
다중 사용자 협업 또는 규격화된 기록 보관 시나리오에서는 버전을 선택하기 전에 요구 사항의 출처를 확인하는 것이 좋습니다. 예를 들어 기록 보관 부서, 클라이언트, 플랫폼 시스템 또는 프로젝트 규격에 PDF/A-1b, PDF/A-2b 또는 PDF/A-3b가 명확하게 명시되어 있을 수 있습니다. 요구 사항이 명확하지 않은 경우 임의로 선택하지 말고 먼저 확인한 후 일괄 처리해야 합니다. 그래야 변환 완료 후 다시 작업해야 하는 상황을 피할 수 있습니다.
4단계: '버전'에서 PDF/A 대상 형식 선택
처리 옵션 페이지로 들어가면 '버전' 영역을 볼 수 있습니다. 인터페이스에는 다양한 버전 옵션이 제공되며, 그중 여러 PDF/A 형식이 포함됩니다: PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u, PDF/A-4, PDF/A-4e, PDF/A-4f. 스크린샷에서는 현재 PDF/A-1a가 선택되어 있습니다.
보존 요구 사항이 PDF/A-1a라면 PDF/A-1a를 유지하거나 선택합니다. 요구 사항이 PDF/A-1b라면 PDF/A-1b로 전환하고, PDF/A-2b, PDF/A-2u 또는 PDF/A-3b라면 해당 위치에서 선택할 수 있습니다. 이 페이지에는 PDF/UA-1, PDF/X-1a, PDF/X-3, ZUGFeRD, PDF 1.0~PDF 2.0 등의 버전도 표시되지만, 목표가 PDF/A 보존이라면 PDF/A 시리즈를 우선적으로 선택해야 합니다.
선택을 완료한 후 '다음'을 클릭합니다. 이 단계의 예상 결과는 소프트웨어가 현재 작업 목록의 PDF를 어떤 PDF/A 버전으로 통일 변환할지 명확히 알게 하는 것입니다.
5단계: 원본 파일 덮어쓰기를 피하기 위한 저장 위치 설정
흐름의 3단계는 '저장 위치 설정'입니다. 일괄 변환은 여러 결과 파일을 생성하므로 저장 위치 설정이 매우 중요합니다. 변환된 파일을 위해 'PDFA보관파일', 'PDF_A_출력', '2024연차보고서_PDF-A' 등과 같은 별도의 디렉터리를 만드는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원본 PDF와 변환된 PDF/A를 명확하게 구분할 수 있습니다.
저장 위치를 설정할 때는 세 가지 원칙을 따르는 것이 좋습니다. 첫째, 원본 PDF를 유지하고 쉽게 덮어쓰지 않습니다. 둘째, 출력 디렉터리 이름을 명확하게 지정하여 나중에 찾기 쉽도록 합니다. 셋째, 파일이 서로 다른 프로젝트나 부서에 속하는 경우 프로젝트, 부서 또는 날짜별로 폴더를 나누어 저장합니다. 이렇게 하면 보존 후 파일을 찾지 못하거나, 이전 버전을 잘못 사용하거나, 원본 파일과 보존 파일을 혼동할 위험을 줄일 수 있습니다.
6단계: 처리 시작 및 변환 결과 확인
저장 위치 설정을 완료하면 흐름은 4단계 '처리 시작'으로 이동합니다. 인터페이스 안내에 따라 일괄 처리를 시작하면 소프트웨어는 작업 목록에 있는 PDF 파일에 대해 변환을 실행합니다. 처리가 끝나면 출력 폴더를 열어 생성된 파일 수가 가져온 레코드 수와 일치하는지 확인합니다.
중요한 보존 파일의 경우, 계약류, 보고서류, 스캔본류 또는 페이지 수가 많은 파일 등 최소한 몇 개의 결과 파일을 표본 검사하는 것이 좋습니다. 파일이 열리는지, 페이지 순서가 올바른지, 주요 텍스트와 표가 정상적으로 표시되는지 중점적으로 확인합니다. 회사에 더 엄격한 PDF/A 검증 요구 사항이 있다면 내부 절차에 따라 추가로 검사할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. PDF/A와 일반 PDF의 차이점은 무엇입니까?
일반 PDF는 일상적인 열람 및 교환에 더 중점을 두고, PDF/A는 장기 보존 및 기록 보관에 더 중점을 둡니다. PDF/A는 파일의 자체 포함성, 장기 판독 가능성 등에 대한 더 명확한 요구 사항이 있으므로 기록 보관, 감사, 법무, 정부·기업 프로젝트 등의 시나리오에서 자주 사용됩니다. 간단히 말해, 파일이 임시 회람용이라면 일반 PDF로 충분하지만, 장기 보존 및 규정에 따른 제출이 필요하다면 PDF/A가 필요할 수 있습니다.
2. 일괄 변환하면 원본 파일이 변경됩니까?
원본 파일을 덮어쓰는지 여부는 저장 위치와 출력 설정에 따라 다릅니다. 안전을 위해 변환된 PDF/A는 항상 새로운 출력 디렉터리에 저장하고 원본 PDF는 유지하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 나중에 PDF/A-1b, PDF/A-2b 또는 다른 버전으로 다시 선택해야 하는 경우에도 원본 파일에서 다시 처리할 수 있습니다.
3. 파일이 많을 때 '파일 추가'와 '폴더에서 파일 가져오기' 중 무엇을 사용해야 합니까?
파일 수가 적다면 '파일 추가'를 사용하는 것이 더 직접적입니다. 한 폴더에 이미 많은 PDF가 정리되어 있다면 '폴더에서 파일 가져오기'를 사용하는 것이 더 효율적입니다. 스크린샷에 표시된 것은 일괄 가져오기 후의 파일 목록이며, 소프트웨어는 파일 이름, 경로, 확장자 등의 정보를 나열하여 통일된 확인을 용이하게 합니다.
4. PDF/A 버전을 잘못 선택하면 어떻게 합니까?
처리를 시작하기 전에 잘못 선택한 것을 발견하면 처리 옵션으로 돌아가서 다시 선택할 수 있습니다. 이미 처리가 완료된 경우에는 유지해 둔 원본 PDF를 사용하여 올바른 버전으로 다시 변환하는 것이 좋습니다. 따라서 일괄 작업에서는 원본 파일을 유지하는 것이 매우 중요하며, 이는 재작업 비용을 낮출 수 있습니다.
5. 변환 전에 파일 이름을 정리해야 합니까?
필수는 아니지만 권장됩니다. 명확한 파일 이름은 가져온 후 확인하는 데 도움이 되며 변환 후 보존하기도 편리합니다. 예를 들어 계약서, 보고서, 인증서, 프로젝트 자료는 연도, 프로젝트명, 파일 유형별로 이름을 지정할 수 있습니다. 본문의 초점은 PDF/A 변환이지만, 좋은 파일 이름 지정 습관은 후속 검색 효율을 크게 향상시킬 수 있습니다.
6. Word, docx, Excel 파일을 이 기능으로 직접 PDF/A로 변환할 수 있습니까?
본문에서 소개하는 기능 진입점은 'PDF를 다른 버전의 PDF로 변환'이며, 이미 PDF인 파일에 적용됩니다. 원본 자료가 Word, doc, docx, Excel, xlsx 또는 PowerPoint 파일인 경우 실제 필요에 따라 먼저 PDF로 변환한 다음 PDF/A 버전 변환을 진행해야 합니다. PDF/A와 Word를 PDF로 변환, PDF를 Word로 변환하는 등의 흐름을 혼동하지 마십시오.
요약: 일괄 PDF/A 변환으로 보존 작업을 더욱 규격화
PDF를 PDF/A로 일괄 변환하는 것은 많은 사무직 사용자가 자료 보관, 감사 제출, 계약 보존 및 프로젝트 인도 시 겪는 요구 사항입니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하면 'PDF 도구—PDF를 다른 버전의 PDF로 변환'을 통해 기능에 진입한 후, 파일 추가, PDF/A 버전 선택, 저장 위치 설정 및 처리를 순서대로 완료할 수 있습니다. 전체 흐름이 명확하여 여러 PDF 파일을 처리하는 데 적합합니다.
파일을 하나씩 수동 변환하는 것과 비교하여, 일괄 처리의 장점은 효율이 더 높고 버전이 더 통일적이며 파일을 더 쉽게 중앙 관리할 수 있다는 점입니다. 정식 처리 전에 먼저 원본 PDF 폴더를 정리하고, 대상 PDF/A 버전을 확인하며, 별도 출력 디렉터리를 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 보존 형식이 요구 사항에 부합하도록 보장할 수 있을 뿐만 아니라 반복 노동을 줄여 계약서, 보고서, 기록 자료의 정리 작업을 더욱 안정적이고 효율적으로 만듭니다.