아카이브 시스템, 감사 프로젝트 또는 계약 보관 시 PDF/A-1a, PDF/A-1b 등의 표준 형식 제출이 요구될 때, PDF를 일일이 변환하면 많은 시간이 소요됩니다. 본문에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어, PDF 도구에서 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"을 선택하고, PDF 파일을 일괄 추가하며, PDF/A 버전을 통일하여 선택하고, 저장 위치와 처리 과정을 완료하는 방법을 설명합니다. 또한 처리 전후 차이, 적용 시나리오 및 주의 사항을 함께 소개하여 사무실 사용자가 보다 규격에 맞게 파일을 보관할 수 있도록 도와드립니다.
많은 기관에서 전자 기록을 관리할 때 부딪히는 현실적인 문제가 있습니다. 정리 완료된 자료는 일반 PDF인데, 기록 제출 규정에서 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a 또는 기타 PDF/A 버전 사용을 요구하는 경우입니다. 특히 계약서, 감사 보고서, ISO 인증 자료, 연간 보고서, 법률 문서 등의 파일은 수량이 많아지면 수동으로 하나씩 변환하기에 속도가 느릴 뿐 아니라 누락, 버전 선택 오류, 저장 위치 혼선 등의 문제가 발생하기 쉽습니다.
이 글은 "여러 PDF 파일을 PDF/A 보존 형식으로 일괄 변환하는 방법"에 대한 문제를 해결합니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 작업을 완료합니다. 사무 문서 일괄 처리 소프트웨어로, 단순히 파일을 여는 것이 아니라 사용자가 파일을 일괄 처리하고 반복 작업을 줄이며 파일 정리 효율성을 높이도록 돕는 데 중점을 둔 제품입니다. 이 도구의 PDF 도구를 사용하면 여러 PDF/A 표준을 포함하여 여러 PDF를 지정된 버전으로 한 번에 변환할 수 있습니다.
적용 시나리오: PDF/A 버전 통일이 필요한 사무 작업
실제 사무 환경에서 PDF/A 변환은 대개 개인적 선호가 아닌 보존, 제출 또는 제도적 요구 사항에 의해 결정됩니다. 특히 다음과 같은 시나리오에 일괄 처리 방식이 적합합니다.
- 기록 이관: 부서에서 전자 파일 묶음을 기록실에 제출해야 하며, PDF/A 형식으로 통일해야 하는 경우.
- 감사 프로젝트: 감사 증빙 자료, 재무 자료, 연간 보고서 등을 장기 보존해야 하므로 파일 형식의 안정성이 요구되는 경우.
- 계약서 보존: 고객 협약, 구매 계약, 부속 합의, 위임장 등을 통일하여 보관해야 하는 경우.
- 규정 준수 자료 제출: 인증 문서, 규정 문서, 법률 문서 등이 지정된 PDF/A 버전 요구 사항을 충족해야 하는 경우.
- 과거 문서 표준화: 여러 출처의 PDF 버전이 일관되지 않아 동일한 PDF/A 표준으로 일괄 변환해야 하는 경우.
이러한 작업의 어려움은 파일 수가 많고 표준을 통일해야 한다는 점에 있습니다. 수작업으로 하나씩 처리하면 효율이 낮을 뿐 아니라 모든 파일에 동일한 버전이 적용되도록 보장하기 어렵습니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하면 동일한 파일 묶음에 동일한 처리 과정을 적용하여 인적 차이를 줄일 수 있습니다.
결과 미리보기: 일반 PDF와 PDF/A 보존 파일의 차이점
처리 전: 파일이 바탕 화면, 프로젝트 폴더 또는 공유 디렉터리에 분산되어 있을 수 있으며, 파일 확장자는 모두 .pdf이지만 내부 PDF 버전이 다를 수 있습니다. 스캐너, Word, doc, docx, Excel, PPT 또는 시스템 내보내기 등 생성 출처가 달라 표준이 일치하지 않는 경우가 많습니다.
처리 후: 선택한 모든 PDF는 동일한 대상 버전에 따라 PDF/A 유형의 PDF 파일로 출력됩니다. 예를 들어 PDF/A-1a를 선택하면 해당 파일 묶음 전체가 PDF/A-1a 방향으로 변환되며, PDF/A-2b를 선택하면 해당 버전으로 통일 변환됩니다. 이렇게 하면 보존 시스템 접수, 파일 목록 확인 및 향후 장기 보존에 더욱 용이합니다.
참고로 PDF/A 파일도 일반적으로 .pdf를 확장자로 사용하므로, 처리된 파일이라고 해서 반드시 파일명에서 PDF/A임을 바로 알 수 있는 것은 아닙니다. 실제 차이는 확장자 변경이 아닌 파일 내부 표준에 있습니다.
작업 단계: PDF를 지정된 PDF/A 버전으로 일괄 변환
1단계: PDF 도구에서 변환 시작점 찾기
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 시작한 후 먼저 왼쪽 내비게이션 바를 확인합니다. 스크린샷의 왼쪽에는 홈, 작업 흐름, 모든 도구, 파일명, 폴더명, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구 등의 분류가 포함되어 있습니다. PDF/A 변환을 처리하려면 "PDF 도구"를 클릭해야 합니다.
PDF 도구로 들어간 후 오른쪽 기능 카드에서 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"을 선택합니다. 이 시작점은 PDF를 docx, Pptx, TXT, Excel 또는 JPG 이미지로 변환하는 것이 아니라, PDF를 다른 PDF 버전으로 변환하는 것이므로 PDF/A 변환에 적합합니다.
작업 목적: 올바른 PDF 버전 변환 기능으로 진입합니다.
예상 결과: 소프트웨어가 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환" 마법사 페이지를 엽니다.
2단계: 단일 파일 추가 또는 폴더에서 PDF 가져오기
마법사 페이지 상단에서 현재 기능명 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"을 확인할 수 있습니다. 페이지 첫 단계는 "처리할 레코드 선택"입니다. 오른쪽 상단에는 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기" 두 개의 버튼이 있습니다. 소량 파일의 경우 "파일 추가"를 클릭할 수 있지만, 일괄 보존 작업의 경우 파일을 미리 하나의 폴더에 넣어둔 후 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 권장됩니다.
가져오기가 완료되면 표에 파일 순번, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 및 작업이 표시됩니다. 이 열들을 통해 파일이 모두 PDF인지, 경로가 올바른 폴더에서 가져온 것인지 확인할 수 있습니다. 스크린샷 예시 목록에는 Annual_Report_2024.pdf, Audit_Report_Company_Y_2024.pdf, Contract_Agreement_Client_X.pdf 등의 파일이 포함되어 있으며 하단에 레코드 수가 8로 표시되어 있습니다.
작업 목적: PDF/A로 변환해야 하는 모든 파일을 동일한 작업 목록에 추가합니다.
예상 결과: 목록에 처리할 파일이 표시되며, 레코드 수가 실제 파일 수와 일치합니다.
잘못 가져온 파일이 있으면 각 행 오른쪽의 삭제 아이콘을 통해 제거할 수 있으며, 전체 목록이 잘못된 경우 "비우기"를 클릭한 후 다시 가져올 수 있습니다. 본격적인 변환 전 확인을 완료하여 처리 결과에 관계없는 파일이 섞이지 않도록 합니다.
3단계: 다음 클릭 및 PDF/A 버전 선택
파일 목록에 이상이 없음을 확인한 후 하단의 "다음"을 클릭하면 "처리 옵션 설정"으로 진입합니다. 이 페이지의 핵심 영역은 "버전"입니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이 소프트웨어는 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u, PDF/A-4, PDF/A-4e, PDF/A-4f 등 다양한 PDF/A 옵션과 PDF/UA-1, PDF/X-1a, PDF/X-3, ZUGFeRD 및 PDF 1.0부터 PDF 2.0까지의 버전을 제공합니다.
작업이 기록 보존이라면 PDF/A로 시작하는 옵션에 중점을 두십시오. 스크린샷에서는 PDF/A-1a가 선택되어 있습니다. 요구 사항에 따라 PDF/A-1a, PDF/A-1b 또는 기타 지정 버전을 선택할 수 있습니다. 선택을 완료한 후 "다음"을 클릭하여 계속 진행합니다.
작업 목적: 이 PDF 묶음을 어떤 PDF/A 표준으로 통일 변환할지 지정합니다.
예상 결과: 목표 PDF/A 버전이 선택되며, 일괄 작업이 해당 표준에 따라 처리됩니다.
4단계: 출력 파일 저장 위치 설정
마법사 상단에는 세 번째 단계로 "저장 위치 설정"이 표시됩니다. 스크린샷에 해당 페이지의 세부 내용이 나와 있지는 않지만, 처리 과정을 통해 변환 결과의 저장 위치를 처리 시작 전에 설정해야 함을 알 수 있습니다. 출력 위치는 별도의 폴더(예: "PDFA출력", "보존용PDF" 또는 프로젝트명에 날짜를 추가한 폴더)로 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 두 가지 장점이 있습니다. 하나는 원본 파일과 결과 파일을 구분하기 쉽고, 다른 하나는 수량 확인, 압축 제출 또는 기록 시스템 가져오기 등 후속 작업이 편리하다는 점입니다.
작업 목적: 변환된 PDF/A 파일을 한 곳에 모아 저장하여 원본 파일과 혼재되지 않도록 합니다.
예상 결과: 출력 디렉터리가 결정되어 최종 처리 단계로 넘어갈 준비가 됩니다.
5단계: 처리 시작 및 출력 확인
저장 위치를 완료한 후 "처리 시작" 단계로 진입합니다. 시작 전에 세 가지 정보를 다시 확인하는 것이 좋습니다. 파일 목록이 올바른지, 버전이 필요한 PDF/A 표준으로 선택되었는지, 저장 위치가 적절한지입니다. 확인에 문제가 없으면 처리를 실행합니다. 처리가 완료되면 출력 폴더로 이동하여 파일 수가 가져온 레코드 수와 일치하는지 확인하고, 몇몇 파일을 임의로 열어 정상적으로 열리는지 점검합니다.
작업 목적: 요구 사항에 맞는 PDF/A 파일을 일괄 생성합니다.
예상 결과: 여러 일반 PDF가 지정된 PDF/A 버전으로 통일 변환되어 보존 또는 제출에 사용할 수 있게 됩니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a 중 어떤 것을 선택해야 하나요?
버전 선택은 수신 측의 요구 사항을 기준으로 해야 합니다. 기록실, 고객사, 감사 기관 또는 시스템 설명서에 PDF/A-1a를 명시했다면 PDF/A-1a를 선택하고, PDF/A-1b를 요구하면 PDF/A-1b를 선택합니다. 확인 없이 임의로 버전을 변경해서는 안 됩니다.
2. 기능명이 "PDF를 PDF/A로 변환"이 아닌 이유는 무엇인가요?
스크린샷에서 해당 기능명은 "PDF를 다른 버전의 PDF로 변환"입니다. PDF/A는 PDF의 한 표준 버전이므로 "다른 버전의 PDF" 옵션 안에 포함되어 있습니다. 진입한 후 "버전" 영역에서 PDF/A 관련 옵션을 선택할 수 있습니다.
3. 폴더 가져오기 후 목록을 확인해야 하나요?
필요합니다. 일괄 처리의 효율은 높지만 그 전제 조건은 작업 목록이 정확해야 한다는 것입니다. 확장자, 파일명 및 경로를 확인하여 임시 파일, 중복 파일 또는 관계없는 PDF가 잘못 가져와지지 않았는지 점검하는 것이 좋습니다.
4. 변환된 파일도 일반 PDF처럼 계속 열 수 있나요?
일반적으로 여전히 PDF로 열고 읽을 수 있습니다. PDF/A의 핵심은 장기 보존과 표준화에 있으며, 파일 확장자를 바꾸거나 파일을 Word, Excel 등 편집 가능한 형식으로 전환하는 것이 아닙니다.
5. 중요한 자료를 처리하기 전에 어떤 조언이 있나요?
원본 파일을 유지하고 출력 결과를 별도의 디렉터리에 저장하는 것을 권장합니다. 계약서, 재무 자료, 감사 자료, 법률 자료 등 중요한 파일의 경우 처리 완료 후 표본 검사를 실시하고 필요 시 보존 시스템이나 전문 도구를 사용하여 PDF/A 규정 준수 여부를 검증해야 합니다.
요약: 통일된 버전 관리가 개별 변환보다 일괄 보존에 더 적합
여러 PDF 파일을 PDF/A-1a, PDF/A-1b 또는 기타 PDF/A 버전으로 통일 변환해야 할 때 가장 중요한 것은 모든 파일이 동일한 규칙으로 처리되도록 보장하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 은(는) 명확한 마법사 과정을 통해 "파일 선택, 버전 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작"을 여러 단계로 나누어, 사무 담당자가 매번 각 PDF를 열지 않고도 일괄 변환을 완료할 수 있도록 합니다.
전자 기록, 감사 자료 또는 계약서 파일을 정리하고 있다면 먼저 목표 PDF/A 버전을 명확히 한 후 처리할 PDF를 동일한 폴더에 넣고 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하여 일괄 추가한 뒤 최종적으로 통일 변환할 수 있습니다. 이렇게 하면 반복 작업을 줄이고 파일 보존의 규범성과 추적성을 높일 수 있습니다.