이 문서에서는 여러 PDF 파일에서 지정된 페이지를 일괄 추출하고 자동으로 병합하여 단일 PDF 파일을 생성하는 방법을 소개합니다. 계약서 첫 페이지 집계, 송장 표지 보관, 보고서 요약 정리, 스캔 파일의 지정 페이지 추출 등의 시나리오에 적합합니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 PDF 도구 기능을 통해 여러 PDF를 한 번에 가져오고 추출 범위와 저장 위치를 설정할 수 있어 파일을 일일이 열고, 복사하고, 다른 이름으로 저장하고, 다시 병합하는 반복 작업을 줄일 수 있습니다.
일상 업무에서 다음과 같은 문제를 자주 겪게 됩니다. 한 폴더에 PDF 파일이 여러 개 있는데, 각 PDF에는 여러 페이지의 내용이 포함되어 있지만 특정 페이지만 필요한 경우입니다. 예를 들어 계약서의 첫 페이지, 보고서의 요약 페이지, 스캔본의 표지 페이지 등입니다. 기존 방식은 보통 PDF를 하나씩 열어 수동으로 페이지를 추출한 다음, 추출한 페이지를 다시 하나의 파일로 병합하는 것입니다. 파일 수가 많아지면 이 과정은 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 누락, 순서 오류, 중복 저장 등의 문제가 발생하기 쉽습니다.
이 문서에서 해결하고자 하는 것은 "여러 PDF 파일의 페이지를 대량 추출하여 최종적으로 하나의 PDF 파일로 병합"하는 업무 요구 사항입니다. 아래에서는 스크린샷과 함께 오피스 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "을 사용하여 이 대량 처리 작업을 완료하는 방법을 보여줍니다. 이 도구는 문서 대량 처리 소프트웨어로, PDF, Word, Excel, PowerPoint 등 오피스 파일의 반복 작업 처리에 적합합니다. 이번 예시에서는 여러 PDF에서 지정된 페이지를 대량 추출하여 하나의 병합된 PDF 파일로 출력해 보겠습니다.
적용 시나리오: PDF 페이지 대량 추출 및 병합에 적합한 경우
PDF 지정 페이지 대량 추출 및 병합은 많은 반복적인 문서 정리 시나리오에 적합합니다. 예를 들어 법무 또는 행정 담당자는 여러 계약서의 첫 페이지를 추출하여 검토용 PDF 하나로 통합해야 할 수 있습니다. 재무 담당자는 여러 PDF 청구서, 환급 첨부 파일 또는 거래 내역서에서 고정 페이지를 추출하여 통합 보관 파일로 정리해야 할 수 있습니다. 학사, 교육 또는 프로젝트 관리자는 여러 PDF 보고서에서 요약 페이지, 목차 페이지 또는 서명 페이지를 추출하여 검토하기 쉬운 PDF 하나로 병합해야 할 수 있습니다.
파일 수가 한두 개라면 수동 작업도 괜찮지만, 수십, 수백 개의 PDF라면 각 파일을 열고, 페이지를 찾고, 추출하고, 저장하고, 다시 병합하는 데 많은 시간이 소요됩니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하면 이러한 단계를 하나의 흐름으로 집중 처리할 수 있습니다. 먼저 PDF를 대량으로 가져온 다음 추출할 페이지 범위를 선택하고 마지막으로 PDF 파일 하나를 통합 생성하여 반복 작업을 현저히 줄일 수 있습니다.
결과 미리보기: 처리 전 여러 PDF 파일
처리 전 폴더에는 독립적인 PDF 파일이 여러 개 있습니다. 스크린샷에서 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, 5.pdf와 같은 예시 파일을 볼 수 있으며, 각각은 개별 PDF 문서입니다. 이러한 파일에서 페이지를 각각 추출해야 한다면 수동으로 처리할 때 하나씩 열어야 하므로 매우 비효율적입니다.
실제 업무에서 PDF 수는 5개를 훨씬 넘을 수 있습니다. 계약서, 보고서, 스캔본, 설명서, 신청서 또는 각종 보관 자료일 수 있습니다. 이 글의 목표는 단순히 이런 PDF들을 원래대로 병합하는 것이 아니라, 먼저 각 PDF에서 지정된 페이지를 추출한 다음 추출 결과를 새 PDF 파일로 병합하는 것입니다.
결과 미리보기: 처리 후 병합된 PDF 하나 획득
처리가 완료되면 원래 여러 PDF에 분산되어 있던 지정 페이지들이 단일 PDF 파일로 집중 출력됩니다. 스크린샷의 결과 파일명은 merge.pdf로, 여러 PDF의 대상 페이지가 추출되어 하나의 파일로 병합되었음을 의미하며, 이후 바로 열어서 확인, 전송, 보관 또는 인쇄할 수 있습니다.
이 출력 방식의 장점은 매우 명확합니다. 더 이상 중간 파일들을 저장할 필요가 없고, 수동으로 병합 도구를 열어 다시 처리할 필요도 없습니다. 요약 자료 제출, 검토 목록 작성 또는 주요 페이지를 집중 조회해야 하는 사용자에게 하나의 merge.pdf가 여러 개의 분산된 파일보다 관리하기 훨씬 쉽습니다.
조작 단계 1: PDF 도구 진입 및 해당 기능 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을 연 후, 왼쪽 기능 분류에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 소프트웨어 인터페이스에 분할, 암호화, 페이지 삭제, 페이지 번호 추가, 페이지 여백 추가 등 다양한 PDF 대량 처리 기능이 나열됩니다. 이번에 사용할 기능은 "PDF 페이지 추출 및 하나의 파일로 병합"입니다.
스크린샷에서 볼 수 있듯이 이 기능은 PDF 도구 목록에 있으며, 기능 설명은 여러 PDF 파일의 지정된 페이지를 대량 추출하여 하나의 PDF 파일로 병합하는 것입니다. 여기서 핵심은 두 가지입니다. 첫째, "여러 PDF 파일"을 지원한다는 점입니다. 둘째, 단순히 추출하여 분산 저장하는 것이 아니라 "하나의 파일로 병합"한다는 점입니다. 따라서 이 글에서 다루려는 시나리오에 매우 적합합니다.
해당 기능 카드를 클릭하면 소프트웨어가 가이드식 처리 흐름으로 진입합니다. 가이드 상단에는 처리할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정 및 처리 시작 등 몇 가지 단계가 표시됩니다. 이러한 흐름은 사용자가 순서대로 작업을 완료하고 설정 누락을 방지하는 데 도움을 줍니다.
조작 단계 2: 처리할 PDF 파일 추가
기능 페이지에 진입한 후 첫 단계는 "처리할 레코드 선택"입니다. 인터페이스 오른쪽 상단에서 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더보기" 등의 버튼을 볼 수 있습니다. 소량의 PDF는 "파일 추가"를 클릭하여 하나씩 선택할 수 있으며, PDF가 모두 동일한 폴더에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 편리합니다.
스크린샷에는 이미 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, 5.pdf 등 5개의 PDF 파일을 가져온 상태입니다. 표에는 번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시되어 파일이 올바르게 추가되었는지 확인하기 쉽습니다. 하단 요약 정보 영역에는 레코드 수가 5로 표시되어 현재 5개의 PDF가 대량 처리에 참여할 것임을 알려줍니다.
이 단계의 조작 목적은 처리할 파일 목록을 작성하는 것입니다. '다음'을 클릭하기 전에 세 가지를 확인하는 것이 좋습니다. 파일 수가 정확한지, 경로가 대상 폴더인지, 확장자가 pdf인지입니다. 처리할 필요가 없는 파일을 실수로 추가한 경우 작업 열의 삭제 아이콘을 통해 제거하거나 "비우기"를 사용하여 다시 추가할 수 있습니다.
파일 목록이 정확하게 확인되면 인터페이스 하단의 "다음"을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 이동합니다.
조작 단계 3: 추출할 페이지 범위 설정
두 번째 단계는 "처리 옵션 설정"입니다. 이 페이지에서 소프트웨어는 모든 페이지, 앞의 몇 페이지, 뒤의 몇 페이지, 홀수 페이지, 짝수 페이지 및 사용자 정의 등 여러 처리 범위 옵션을 제공합니다. 사용자는 실제 필요에 따라 각 PDF에서 추출할 페이지를 선택할 수 있습니다.
스크린샷에서는 "앞의 몇 페이지"를 선택하고 범위 입력란에 1을 기입했습니다. 이는 소프트웨어가 가져온 각 PDF 파일에서 앞의 1개 페이지, 즉 각 PDF의 첫 페이지를 추출함을 의미합니다. 계약서 첫 페이지, 보고서 표지, 신청서 첫 페이지 등의 시나리오에서 이 설정이 가장 일반적으로 사용됩니다.
각 PDF의 전체 페이지를 추출해야 한다면 "모든 페이지"를 선택할 수 있습니다. 서명 페이지, 날인 페이지 또는 첨부 페이지 등 마지막 페이지만 추출하려면 "뒤의 몇 페이지"를 선택할 수 있습니다. 페이지 번호 규칙에 따라 추출하려면 홀수 페이지 또는 짝수 페이지를 선택할 수 있습니다. 페이지 범위가 더 복잡하다면 사용자 정의를 선택할 수 있습니다. 구체적인 사항은 인터페이스에서 제공하는 옵션을 기준으로 자신의 문서 규칙에 따라 기입해야 합니다.
설정을 완료한 후 계속해서 "다음"을 클릭합니다. 이때 소프트웨어는 최종 병합 PDF의 출력 디렉토리 및 파일 저장 위치를 지정하는 "저장 위치 설정" 단계로 진입합니다.
조작 단계 4: 저장 위치 설정 및 처리 시작
가이드 흐름에서 세 번째 단계는 "저장 위치 설정"입니다. 스크린샷에서 해당 페이지의 상세 내용을 볼 수는 없지만, 상단 흐름을 통해 공식 처리 전 필수 단계임을 명확히 알 수 있습니다. 그 역할은 소프트웨어에게 추출 및 병합된 PDF 파일을 어디에 저장할지 알려주는 것입니다. 원본 PDF가 있는 디렉토리 옆에 "추출 병합 결과" 폴더를 새로 만드는 등 식별하기 쉬운 폴더를 선택하여 나중에 찾기 쉽도록 하는 것이 좋습니다.
저장 위치를 설정할 때 파일명 또한 신경 쓰는 것이 좋습니다. 처리 후 예시 결과는 merge.pdf로, 최종적으로 단일 PDF 파일이 형성됨을 나타냅니다. 기존 파일을 덮어쓰는 것을 방지하기 위해 저장 전에 대상 위치에 동일한 이름의 PDF가 이미 존재하는지 확인하는 것이 좋습니다. 공식 업무 자료인 경우 "계약서 첫 페이지 요약.pdf", "보고서 요약 병합.pdf" 또는 "스캔본 첫 페이지 요약.pdf"와 같이 업무 의미를 담은 이름을 사용하는 것이 좋습니다.
저장 위치 설정을 완료한 후 네 번째 단계인 "처리 시작"으로 진입합니다. 파일 목록, 페이지 범위 및 저장 위치가 정확한지 확인한 후 대량 처리를 시작할 수 있습니다. 소프트웨어는 앞서 설정한 내용에 따라 각 PDF에서 지정된 페이지를 추출하고 이 페이지들을 하나의 PDF 파일로 병합 출력합니다. 처리가 끝나면 지정된 저장 위치에서 결과 파일을 확인하면 됩니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 추출되는 것은 각 PDF의 몇 번째 페이지인가요? 이는 "처리 옵션 설정"의 선택에 따라 달라집니다. 예시에서는 "앞의 몇 페이지"를 선택하고 범위를 1로 설정했으므로 각 PDF의 첫 페이지를 추출합니다. 2를 기입하면 일반적으로 각 PDF의 앞 두 페이지를 추출한다는 의미입니다.
2. 여러 PDF 병합 후 페이지 순서는 어떻게 이해해야 하나요? 조작 논리로 볼 때 소프트웨어는 가져오기 목록의 파일 순서를 기반으로 처리합니다. 따라서 파일을 추가한 후 표의 정렬이 예상과 일치하는지 확인해야 합니다. 파일명이 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf와 같은 규칙적인 명명이라면 일반적으로 더 명확한 순서를 유지하기 쉽습니다.
3. 폴더에 있는 PDF를 한 번에 가져올 수 있나요? 스크린샷에서 "폴더에서 파일 가져오기" 버튼을 볼 수 있으며, 동일한 폴더의 PDF를 목록에 대량 추가하는 데 적합합니다. 파일을 하나씩 추가하는 것보다 이 방식이 많은 수의 PDF를 처리하는 데 더 적합합니다.
4. 처리 전에 원본 파일을 백업해야 하나요? 이 기능의 목표는 페이지를 추출하고 병합하여 새 PDF를 생성하는 것이므로, 일반적으로 사용자에게 수동으로 원본 PDF를 수정하도록 요구하지 않습니다. 하지만 중요한 계약, 증빙, 기록 파일을 처리할 때는 원본 파일 백업을 유지하고 출력 파일을 별도 디렉토리에 저장하는 것이 좋습니다.
5. 왜 수동 추출 대신 대량 도구를 사용해야 하나요? 수동 작업은 파일 수가 증가할 때 PDF 누락, 페이지 추출 오류, 파일명 저장 오류 등의 실수가 발생하기 쉽습니다. 대량 처리 도구의 가치는 규칙 통일, 일괄 실행에 있으며, 특히 고정된 페이지 규칙을 가진 문서 정리 작업에 적합합니다.
요약: 대량 처리를 사용하여 PDF 정리 중 반복 작업 줄이기
여러 PDF의 지정된 페이지를 대량 추출하여 하나의 PDF로 병합하는 것은 매우 전형적인 업무 자동화 요구 사항입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을 통해 원래 PDF를 반복적으로 열고, 페이지를 추출하고, 파일을 저장하고, 다시 병합해야 했던 과정을 파일 가져오기, 페이지 범위 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작의 몇 단계로 간소화할 수 있습니다.
업무 중 계약서 첫 페이지, 보고서 요약, 스캔본 표지, 청구서 첨부 파일 또는 기타 고정 페이지의 PDF 자료를 자주 정리해야 한다면, 이러한 대량 처리 방식을 사용하는 것이 좋습니다. 이는 많은 수동 작업 시간을 절약할 뿐만 아니라 누락 및 순서 오류의 위험을 줄일 수 있습니다. 다음에 여러 PDF의 페이지를 추출하여 병합해야 할 경우, 이 문서의 단계에 따라 직접 작업하여 바로 확인 및 보관하기 쉬운 PDF 파일을 빠르게 생성할 수 있습니다.