많은 PDF 문서는 전체에 페이지 번호를 붙일 필요 없이 처음 10페이지만, 마지막 몇 페이지만, 또는 지정한 페이지 범위에만 페이지 번호를 추가하면 됩니다. 여러 PDF 파일을 처리할 때 매번 수동으로 설정하면 많은 시간이 낭비됩니다. 본문에서는 HeSoft Doc Batch Tool 를 통해 더욱 효율적인 방법을 소개합니다: PDF 페이지 번호 추가 기능에서 파일을 일괄 가져오고, 처음 몇 페이지를 선택한 후 범위와 시작 페이지 번호를 입력하고, 페이지 번호 형식, 표시 위치, 색상 및 글자 크기를 설정한 다음, 최종적으로 처리된 PDF를 통합 출력하는 것입니다. 이는 사무용 보관, 자료 배포, 인쇄 제본 전 일괄 처리에 적합합니다.
PDF 문서를 처리할 때 흔히 발생하지만 쉽게 과소평가되는 요구 사항이 있습니다. 바로 PDF의 일부 페이지만 페이지 번호를 추가하는 것입니다. 예를 들어 180페이지짜리 PDF가 있는데, 앞의 10페이지만 독립 자료로 배포하려고 1/10, 2/10과 같은 번호를 표시해야 하는 경우를 들 수 있습니다. 또는 여러 프로젝트 자료에서 앞부분 설명 문서에만 페이지 번호를 추가하고, 뒤에 오는 첨부 파일, 스캔 파일, 이미지 페이지에는 페이지 번호를 추가하지 않으려는 경우도 있습니다. 이럴 때 PDF를 하나씩 열어서 편집하면 작업이 반복될 뿐만 아니라, 각 파일의 페이지 번호 위치, 색상, 글자 크기를 완전히 동일하게 맞추기가 매우 어렵습니다.
이 글에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 예로 들어, 오피스 소프트웨어를 활용하여 여러 PDF에 페이지 번호를 일괄 추가하는 방법을 설명하고, 지정된 페이지 범위에만 페이지 번호를 추가하는 설정 방법을 중점적으로 다룹니다. 단일 파일 편집과 비교했을 때, 일괄 처리의 장점은 여러 PDF를 한 번에 가져오고, 처리 규칙을 한 번만 설정하면 소프트웨어가 모든 파일에 동일한 작업을 자동으로 수행한다는 점입니다. 이는 일상적인 업무에서 반복적으로 발생하는 파일 정리, PDF 인쇄 및 제본, 자료 번호 매기기 및 보관 시나리오에 특히 적합합니다.
적용 시나리오: 여러 PDF의 일부 페이지만 번호 매기기 필요
모든 PDF가 첫 페이지부터 마지막 페이지까지 전체 페이지 번호를 추가하는 데 적합한 것은 아닙니다. 많은 파일 자체에는 이미 목차 페이지, 표지, 첨부 파일, 스캔 페이지 또는 독립적으로 번호가 매겨진 챕터가 포함되어 있습니다. 이런 PDF 전체에 통일된 페이지 번호를 추가하면 번호 매김이 혼란스러워질 수 있습니다. 독자가 주목해야 할 페이지 범위에만 페이지 번호를 추가하는 것이 더 합리적입니다. 예를 들어 맨 앞의 10페이지, 마지막 몇 페이지의 설명, 홀수 페이지, 짝수 페이지 또는 사용자 지정 페이지 범위에 추가하는 것입니다.
이러한 요구는 사무 환경에서 매우 흔하게 볼 수 있습니다. 행정 직원이 회의 자료를 정리할 때 본문의 앞 몇 페이지만 페이지 번호를 추가하여 참석자가 빠르게 찾을 수 있도록 할 수 있습니다. 교사가 PDF 강의 자료나 유인물을 정리할 때는 발췌 부분에만 번호를 매겨 수업 시간에 설명하기 쉽게 할 수 있습니다. 기업에서 계약서 첨부 파일을 보관할 때는 특정 설명 페이지만 페이지 번호를 추가하고 첨부 파일 원문은 그대로 유지할 수 있습니다. 디자인, 입찰, 교육 등의 팀에서도 여러 PDF를 통일된 규칙으로 고객이나 동료에게 출력해야 하는 경우가 많습니다.
이러한 PDF 파일 수가 많다면 일괄 처리 소프트웨어를 사용하는 것이 더 적합합니다. 사용자가 반복적인 작업을 하나의 설정 인터페이스에 모아서 처리할 수 있게 해주므로, 모든 PDF마다 클릭하고, 입력하고, 서식을 조정하는 일을 반복하지 않아도 됩니다.
효과 미리보기: 처리 전 PDF 페이지에 페이지 번호 없음
먼저 처리 전 파일 상태를 살펴봅니다. 예제 폴더에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, 5.pdf라는 이름의 5개 PDF 파일이 있습니다. 이러한 파일들을 동일한 규칙에 따라 페이지 번호를 추가해야 하는 경우, 일괄 가져오기 처리에 매우 적합합니다.
그중 하나의 PDF를 열면 현재 페이지의 오른쪽 가장자리 영역에 페이지 번호가 없는 것을 볼 수 있습니다. 빨간색 상자와 화살표로 표시된 위치는 페이지 번호가 추가될 것으로 예상되는 위치이지만, 처리 전에는 해당 영역이 여전히 비어 있습니다. 인쇄하거나 배포해야 하는 자료의 경우, 페이지 번호가 없으면 읽는 순서에 영향을 주고 의사소통 시 특정 페이지를 빠르게 찾기도 어렵습니다.
이때 수동 방식을 사용한다면, 여러 PDF에서 페이지 번호 삽입, 위치 설정, 글꼴 색상 설정, 파일 저장 등의 작업을 반복 실행해야 합니다. 파일이 많을수록 인건비는 높아지고, 설정 항목이 많을수록 오류 발생 확률도 커집니다.
효과 미리보기: 처리 후 처음 10페이지에 5/10, 6/10 등의 페이지 번호 표시
일괄 처리를 완료한 후, 처리된 PDF를 다시 열면 페이지 오른쪽에 빨간색 페이지 번호가 나타난 것을 볼 수 있습니다. 예를 들어 스크린샷에서 5/10과 6/10을 볼 수 있습니다. 여기서 형식은 현재 페이지 번호와 종료 페이지 번호를 나타내며, 이는 해당 번호 매기기 범위 내의 5페이지, 6페이지임을 의미하고, 총 범위는 10페이지입니다.
이 효과는 페이지 번호가 단순히 PDF 파일의 총 페이지 수를 기준으로 '몇 페이지 중 몇 페이지'로 표시되는 것이 아니라, 설정된 부분 페이지 범위에 따라 생성된다는 것을 보여줍니다. 처음 10페이지만 번호를 매기는 시나리오의 경우, 이 표시 방식이 더 직관적이며 자료의 독립 배포, 발췌 읽기 및 인쇄 제본 요구에 더 잘 부합합니다.
작업 단계: PDF 처음 몇 페이지에 페이지 번호 일괄 설정하기
1단계: PDF 도구에서 PDF 페이지 번호 추가 기능 찾기
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 열면 왼쪽에 홈, 작업 흐름, 모든 도구, 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등 여러 도구 분류가 표시됩니다. 이번 처리 대상은 PDF이므로 먼저 PDF 도구 분류로 들어가야 합니다.
PDF 도구 목록에서 PDF 페이지 번호 추가를 찾습니다. 스크린샷에서 이 기능 카드의 설명은 PDF 파일의 지정된 페이지에 페이지 번호를 일괄 추가하는 것입니다. 이 설명은 매우 중요하며, 이 기능이 여러 PDF의 일괄 처리와 특정 페이지 지정을 모두 지원하며, 단일 파일이나 전체 페이지만 처리할 수 있는 것이 아님을 나타냅니다.
2단계: 처리할 여러 PDF 파일 가져오기
PDF 페이지 번호 추가 페이지로 들어가면 먼저 처리할 레코드를 선택하는 단계로 이동합니다. 인터페이스 오른쪽 상단에는 파일 추가, 폴더에서 파일 가져오기, 비우기, 더 보기 등의 작업이 제공됩니다. PDF가 몇 개뿐인 경우 파일 추가를 클릭하여 하나씩 선택할 수 있습니다. 모든 PDF가 같은 폴더에 있다면 폴더에서 파일 가져오기를 사용하는 것이 더 권장됩니다. 이렇게 하면 전체 파일을 한 번에 추가할 수 있습니다.
스크린샷에는 이미 5개의 레코드를 가져왔으며, 파일 확장자는 모두 pdf이고, 경로는 D 드라이브의 test 폴더 아래 해당 파일로 표시됩니다. 목록에는 생성 시간과 수정 시간도 표시되어 사용자가 대상 파일을 올바르게 가져왔는지 확인하기 쉽습니다. 하단에는 레코드 수가 5라고 요약되어 있어, 이후 설정이 이 5개의 PDF에 동시에 적용될 것임을 나타냅니다.
이 단계에서는 특히 두 가지 점에 유의하는 것이 좋습니다. 첫째, 누락된 파일이 없도록 파일 수를 확인하십시오. 둘째, 관련 없는 PDF가 목록에 포함되지 않았는지 확인하십시오. 일괄 처리의 특징은 효율성이 높지만, 동일한 설정이 목록의 모든 레코드에 영향을 미치므로 정식 실행 전에 파일 목록을 확인하는 것이 꼭 필요합니다.
3단계: 처리 범위를 맨 앞의 몇 페이지로 선택하기
다음을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 이동합니다. 여기서 핵심 설정은 처리 범위입니다. 인터페이스에는 모든 페이지, 맨 앞의 몇 페이지, 맨 끝의 몇 페이지, 홀수 페이지, 짝수 페이지, 사용자 지정 등의 옵션이 표시됩니다. 예제에서는 맨 앞의 몇 페이지를 선택하고, 범위에 10을 입력했습니다.
이는 각 PDF의 맨 앞 10페이지만 처리한다는 의미입니다. 목록에 5개의 PDF가 있다고 가정하면, 소프트웨어는 이 5개 파일의 처음 10페이지에 각각 페이지 번호를 추가하고, 범위를 벗어난 페이지에는 해당 규칙에 따라 페이지 번호를 추가하지 않습니다. 처음 10페이지만 페이지 번호를 추가하려는 요구 사항에 있어 이 단계가 바로 핵심 설정입니다.
처음 10페이지를 처리하는 것이 아니라면 실제 필요에 따라 범위를 전환할 수도 있습니다. 예를 들어 마지막 5페이지만 페이지 번호를 추가하려면 맨 끝의 몇 페이지를 선택하고 해당 수량을 입력할 수 있습니다. 홀수 페이지나 짝수 페이지만 추가하려면 홀수 페이지 또는 짝수 페이지를 선택할 수 있습니다. 페이지 범위가 연속적이지 않다면 사용자 지정 옵션을 사용할 수 있습니다. 범위를 선택할 때는 PDF 내용 구조를 고려하여 표지, 목차, 첨부 파일 또는 번호 매기기가 필요 없는 페이지가 처리 대상에 포함되지 않도록 해야 합니다.
4단계: 시작 페이지 번호 설정하여 지정된 숫자부터 번호 매기기
처리 범위 아래에는 시작 페이지 번호 설정이 있습니다. 스크린샷에서 시작 페이지 번호는 1로 입력되어 있으며, 이는 선택된 범위 내의 첫 페이지가 1부터 세기 시작함을 의미합니다. 일부 페이지만 페이지 번호를 추가해야 하는 경우, 시작 페이지 번호는 매우 실용적입니다. PDF의 특정 부분 내용이 PDF 뷰어에 표시되는 실제 페이지 수를 완전히 따르지 않고 독립적인 번호를 가질 수 있게 해줍니다.
예를 들어 PDF 뷰어에는 현재 6/180페이지로 표시될 수 있지만, 페이지에 추가된 페이지 번호는 5/10으로 표시될 수 있습니다. 이는 두 논리가 다르기 때문입니다. 뷰어에 표시되는 것은 전체 PDF 파일의 물리적 페이지 순서이며, 추가된 페이지 번호는 사용자가 설정한 범위 내에서 생성된 표시용 번호입니다. 이 점을 이해하면 페이지 번호가 잘못 생성되었다고 오해하지 않을 것입니다.
5단계: 페이지 번호 형식을 현재 페이지 번호와 종료 페이지 번호로 선택하기
페이지 번호 형식 영역에서 인터페이스는 현재 페이지만 표시, 현재 페이지 번호와 종료 페이지 번호, 사용자 지정 템플릿 등의 옵션을 제공합니다. 예제에서는 현재 페이지 번호와 종료 페이지 번호를 선택했기 때문에 최종 페이지에 5/10, 6/10과 같은 형태가 나타납니다.
내부 교정용이라면 현재 페이지만 표시해도 충분할 수 있지만, 외부 배포용 강의 자료, 자료 팩 또는 발췌 PDF의 경우 현재 페이지 번호와 종료 페이지 번호가 더 직관적입니다. 독자가 현재 이 자료 묶음의 몇 번째 페이지이고 총 몇 페이지인지 한눈에 알 수 있습니다. 사용자 지정 템플릿은 보다 고정된 형식 요구 사항이 있는 시나리오에 적합하지만, 특별한 규범이 없는 경우 현재 페이지 번호와 종료 페이지 번호가 보통 더 범용적입니다.
6단계: 페이지 번호 위치 및 시각적 스타일 설정하기
위치 설정은 페이지 번호가 어디에 나타날지 결정합니다. 스크린샷에서 위치 영역은 격자 형태로 표시되며, 현재 선택된 위치는 오른쪽 아래 영역이므로 처리 후 페이지 번호는 페이지 오른쪽 하단에 표시됩니다. 위치를 선택할 때는 PDF 원본 내용, 페이지 여백, 인쇄 제본 방식 및 읽기 습관을 종합적으로 고려해야 합니다. 일반적으로 오른쪽 아래는 읽기 위치 파악에 적합하고, 하단 중앙은 공식 문서에 적합하며, 오른쪽 위는 특정 검토 또는 교정 시나리오에 적합합니다.
위치 옆에는 페이지 가장자리로부터의 거리 스위치도 볼 수 있습니다. 이 설정은 페이지 번호와 페이지 가장자리 사이의 거리를 제어하는 데 사용되며, 페이지 번호가 가장자리에 너무 붙거나 본문에 너무 가까울 때 미세 조정하는 데 적합합니다. 스크린샷에서는 위치 선택이 중점적으로 표시되었지만, 실제 처리 시에는 PDF 페이지의 여백 상태에 따라 미리 보기나 표본 검사를 진행하는 것이 좋습니다.
스타일 측면에서 인터페이스는 글꼴, 색상, 글자 크기, 굵게, 기울임꼴, 밑줄 등의 설정을 제공합니다. 예제에서 색상은 #d0021bff, 글자 크기는 5%이며 굵게가 활성화되어 처리 후 페이지 번호가 눈에 띄는 빨간색 굵은 글씨로 표시됩니다. 페이지 번호를 강조해야 하는 파일의 경우 이러한 설정이 매우 명확합니다. 공식 보관 문서라면 본문 스타일에 더 가까운 색상과 글자 크기를 선택하여 시각적 방해를 줄일 수도 있습니다.
7단계: 지정된 위치에 저장하고 일괄 처리 실행하기
위 매개 변수를 완료한 후, 계속해서 다음을 클릭하여 저장 위치 설정으로 들어갑니다. 일괄 처리로 인해 여러 개의 새 파일이 생성될 수 있으므로, 예를 들어 원본 폴더 옆에 '처리 후' 또는 '페이지 번호 추가 완료' 폴더를 새로 만드는 등 명확한 출력 폴더를 선택하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원본 파일과 결과 파일을 구분하여 후속 확인, 재검토 및 재처리에 용이합니다.
저장 위치를 설정한 후 처리 시작 단계로 들어갑니다. 실행하기 전에 파일 수, 처리 범위, 시작 페이지 번호, 페이지 번호 형식 및 위치 스타일을 다시 한번 검토할 수 있습니다. 이상이 없음을 확인한 후 처리를 시작하면, 소프트웨어는 동일한 규칙에 따라 목록에 있는 PDF 파일에 페이지 번호를 일괄 추가합니다. 처리 완료 후, 최소한 한두 개의 결과 파일을 열어 페이지 번호가 대상 페이지 범위에만 나타나고 스타일이 예상과 일치하는지 확인하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. 일괄 페이지 번호 추가 시 모든 페이지에 영향을 미치나요?
모든 페이지에 영향을 미치는지 여부는 처리 범위 설정에 따라 달라집니다. 모든 페이지를 선택하면 PDF 전체에 페이지 번호가 추가됩니다. 맨 앞의 몇 페이지를 선택하고 10을 입력하면 처음 10페이지만 처리됩니다. 사용자 지정을 선택하면 사용자 지정 범위에 따라 실행됩니다. 따라서 일괄 처리 전에 반드시 범위 옵션을 확인하십시오.
2. 여러 PDF의 페이지 번호가 연속적으로 매겨지나요?
스크린샷에 표시된 절차를 보면, 설정은 가져온 각 파일에 대한 페이지 번호 규칙으로 적용됩니다. 예제에서 각 PDF는 선택된 범위와 시작 페이지 번호에 따라 페이지 번호를 생성합니다. 즉, 시작 페이지 번호가 1이고 범위가 10이라면, 각 파일의 번호 매기기는 해당 규칙에 따라 처리되며 5개의 PDF가 하나의 연속된 번호 순서로 병합되는 것은 아닙니다.
3. 처리 후 왜 5/10으로 표시되는데 뷰어 상단에는 6/180으로 표시되나요?
뷰어 상단에 표시되는 것은 현재 PDF 파일에서 실제로 탐색 중인 페이지 순서와 총 페이지 수입니다. 페이지에 추가된 5/10은 사용자가 설정한 페이지 번호 범위에 따라 생성된 표시용 페이지 번호입니다. 두 개념은 동일하지 않습니다. 일부 페이지만 페이지 번호를 추가할 때 이런 차이가 발생하는 것은 정상입니다.
4. 일괄 처리 전에 백업이 필요한가요?
백업을 권장합니다. 오피스 소프트웨어의 일괄 처리는 효율성을 크게 향상시키지만, 일단 범위, 위치 또는 스타일 설정이 요구 사항에 맞지 않으면 여러 파일이 모두 영향을 받습니다. 원본 PDF를 별도의 폴더에 보관하고 처리 결과를 새 디렉터리에 출력하는 것이 더 안전한 방법입니다.
요약: 일괄 처리 도구를 사용하여 PDF 부분 페이지 번호 설정 통일하기
여러 PDF의 처음 10페이지 또는 지정된 페이지에만 페이지 번호를 추가하는 것은 본질적으로 고도로 반복적이고 규칙이 명확한 사무 작업입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하면 반복 작업을 몇 단계로 단순화할 수 있습니다. PDF 페이지 번호 추가 기능으로 들어가서 여러 PDF를 가져오고, 처리 범위를 맨 앞의 몇 페이지로 설정하고, 범위와 시작 페이지 번호를 입력하고, 페이지 번호 형식을 선택한 다음, 위치, 색상, 글자 크기 및 스타일을 설정하고 마지막으로 결과를 통일되게 출력하는 것입니다.
PDF를 하나씩 열어 수동으로 편집하는 것과 비교하여, 일괄 처리 방식은 시간을 절약하고 파일 간의 형식 일관성을 유지하기도 더 쉽습니다. PDF 자료 정리, 강의 자료 제작, 보고서 처리 또는 파일 보관을 자주 수행해야 하는 경우, 본문의 방법에 따라 먼저 소수의 파일로 효과를 테스트한 후 전체 PDF에 대해 처리를 실행하여, 오피스 소프트웨어가 반복 작업을 담당하게 하고, 더 중요한 콘텐츠 검토 및 자료 관리 작업에 시간을 할애할 수 있습니다.