여러 PDF 파일의 페이지 번호를 통일해야 할 때, 파일을 하나씩 열어 수동으로 페이지 번호를 추가하는 것은 매우 비효율적입니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어, 'PDF 페이지 번호 추가' 기능을 사용하여 PDF를 일괄 가져오고, 모든 페이지를 선택한 후, 시작 페이지 번호, 페이지 번호 형식 및 위치를 설정하고 처리된 PDF를 출력하는 방법을 설명합니다. 스캔 파일, 학습 자료, 계약서 첨부, 보고서 자료 등 일괄 정리 작업에 적합합니다.
많은 사람들이 PDF 파일을 정리할 때 비슷한 문제를 겪습니다. 폴더 안에 PDF가 여러 개 있고, 각 파일의 페이지 수도 적지 않은데 페이지 자체에는 페이지 번호가 없는 경우입니다. 읽을 때는 PDF 리더기에 표시되는 페이지 수에 의존해 겨우 위치를 파악하지만, 인쇄하거나 보관하거나 동료 또는 고객에게 전달하면 페이지 번호가 없어 의사소통 효율이 떨어집니다. 예를 들어 상대방이 "6페이지에 문제가 있어요"라고 말했을 때, 페이지 하단에 눈에 보이는 번호가 없으면 해당 페이지를 빠르게 찾기 어렵습니다.
PDF 하나만 처리한다면 수동으로 페이지 번호를 추가하는 것도 괜찮지만, 5개, 20개 혹은 수백 개의 PDF라면 매번 열고, 설정하고, 저장하는 작업에 많은 시간이 소요됩니다. 이 글에서는 사무 환경에 더 적합한 방법을 소개합니다. 바로 " HeSoft Doc Batch Tool "을 사용하여 여러 PDF의 모든 페이지에 페이지 번호를 일괄 추가하는 것입니다. 이 소프트웨어는 사무 문서 일괄 처리 도구로, 반복적이고 기계적인 파일 처리 작업을 한꺼번에 수행하여 사용자의 수작업을 줄이는 데 핵심 역할을 합니다.
적용 시나리오: 통일된 꼬리말 번호가 필요한 PDF 파일
PDF에 페이지 번호를 일괄 추가하는 것은 전자책에만 적용되는 것이 아닙니다. PDF에 읽는 순서, 인쇄 순서 또는 보관 순서가 필요하다면 페이지 번호 추가를 고려할 수 있습니다. 일반적인 시나리오로는 스캔하여 PDF로 만든 종이 계약서, 회사 규정, 프로젝트 납품 문서, 입찰 서류, 회의 자료, 강의 자료, 문제 은행 자료, 논문 참고 자료, 감사 자료, 기록 영상 파일 등이 있습니다.
이러한 파일들의 공통적인 특징은 페이지 수가 많고, 파일 수량도 많으며, 여러 사람이 보거나 장기간 보관해야 한다는 점입니다. 페이지 자체에 페이지 번호가 없으면 추후 검색 및 의사소통에 추가 비용이 발생합니다. 특히 스캔본의 경우 일부 페이지에 원래 번호가 없어 PDF로 변환한 후 더욱 통일된 페이지 번호가 필요합니다.
처리 전 파일 예시에서 폴더 안에는 1.pdf부터 5.pdf까지 총 5개의 파일이 있습니다. 모두 PDF 형식이므로 일괄 처리 방식을 사용하여 한 번에 페이지 번호를 추가하기에 적합합니다.
결과 미리보기: 처리 전 페이지에 보이는 페이지 번호 없음
처리 전 PDF 페이지 스크린샷을 보면, 페이지 상단과 하단의 빈 영역이 빨간색 상자로 표시되어 현재 이 위치에 페이지 번호 내용이 없음을 나타냅니다. 리더기 도구 모음에는 현재 6페이지, 총 180페이지로 표시되지만, 이 숫자는 리더기의 탐색 정보일 뿐 PDF 페이지의 일부가 아닙니다.
이것이 바로 많은 PDF 문서가 실제 사용 시 겪는 어려움입니다. 화면상으로는 페이지 수를 알 수 있는 것처럼 보이지만, 인쇄하거나 스크린샷을 공유하면 페이지 번호 정보가 사라집니다. 공식 자료의 경우 페이지 번호가 페이지에 직접 표시되는 것이 좋습니다. 그래야 전자 열람, 종이 인쇄, 파일 보관 등 어떤 경우에도 일관성을 유지할 수 있습니다.
결과 미리보기: 처리 후 페이지 하단에 페이지 번호 표시됨
처리 후 스크린샷에서 페이지 하단 중앙에 숫자 페이지 번호가 나타났습니다. 이전 페이지 하단에는 "5"가, 다음 페이지 하단에는 "6"이 표시되어 소프트웨어가 페이지 번호를 PDF 페이지 내용에 기록했음을 보여줍니다. 이렇게 처리하면 리더기 도구 모음이 없더라도 페이지 자체에 명확한 번호가 부여됩니다.
페이지 번호가 하단 중앙에 위치하는 것은 사무 문서에서 흔히 볼 수 있는 꼬리말 번호 방식입니다. 눈에 잘 띄면서도 본문 내용을 방해할 가능성이 적습니다. PDF 레이아웃이 비교적 정돈되어 있다면 하단 중앙이 일반적으로 무난한 선택입니다.
조작 단계 1: PDF 도구에서 페이지 번호 추가 기능 찾기
HeSoft Doc Batch Tool 을 연 후, 먼저 왼쪽 기능 분류를 살펴볼 수 있습니다. 스크린샷 왼쪽에는 홈, 작업 흐름, 모든 도구, 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등의 메뉴가 있습니다. 이번 처리 대상은 PDF이므로 'PDF 도구'로 들어가야 합니다.
PDF 도구 목록에서 '13. PDF 페이지 번호 추가'를 찾습니다. 이 기능 카드의 설명은 'PDF 파일의 지정된 페이지에 페이지 번호를 일괄 추가합니다'입니다. 이는 페이지 번호 추가뿐만 아니라 일괄 처리도 지원하며 페이지 번호를 추가할 페이지 범위를 제어할 수 있음을 의미합니다.
해당 기능을 클릭하면 조작 페이지로 이동합니다. 이 단계의 목적은 워터마크, 도장, 페이지 여백 등 다른 PDF 도구가 아닌 전용 페이지 번호 기능을 사용하는지 확인하는 것입니다. '여러 PDF에 한 번에 페이지 번호를 추가하는 방법'이라는 요구 사항에 대해 'PDF 페이지 번호 추가'를 선택하는 것이 올바른 진입점입니다.
조작 단계 2: 여러 PDF 파일 가져오기
기능 페이지로 진입하면 소프트웨어에 1단계 '처리할 레코드 선택'이 표시됩니다. 페이지 오른쪽 상단에는 '파일 추가'와 '폴더에서 파일 가져오기'라는 두 가지 주요 가져오기 방식이 있습니다. 파일 수가 많지 않다면 '파일 추가'를 사용할 수 있고, PDF가 이미 한 폴더에 통합되어 있다면 '폴더에서 파일 가져오기'를 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 빠르게 일괄 가져오기를 할 수 있습니다.
스크린샷에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, 5.pdf 이름의 레코드 5개가 성공적으로 가져와졌습니다. 목록에는 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간도 표시되어 파일이 올바른지 쉽게 확인할 수 있습니다. 하단 요약에 레코드 수가 5로 표시되어 이번에 5개의 PDF를 일괄 처리할 것임을 나타냅니다.
가져오기 후 두 가지를 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 파일 확장자가 모두 pdf인지, 둘째, 파일 수량이 예상과 일치하는지 확인합니다. 처리할 필요가 없는 파일이 있으면 해당 행의 삭제 아이콘을 클릭하여 제거할 수 있습니다. 확인이 완료되면 하단의 '다음'을 클릭합니다.
조작 단계 3: 처리 범위를 '모든 페이지'로 선택
2단계 '처리 옵션 설정'으로 진입하면 먼저 처리 범위를 설정해야 합니다. 인터페이스에는 '모든 페이지', '가장 앞의 몇 페이지', '가장 끝의 몇 페이지', '홀수 페이지', '짝수 페이지', '사용자 정의' 등의 옵션이 제공됩니다. 이 글의 목표는 PDF의 모든 페이지에 페이지 번호를 추가하는 것이므로 '모든 페이지'를 선택해야 합니다.
이 설정은 매우 중요합니다. 만약 '홀수 페이지' 또는 '짝수 페이지'를 잘못 선택하면 일부 페이지만 페이지 번호가 나타납니다. '가장 앞의 몇 페이지' 또는 '가장 끝의 몇 페이지'를 선택해도 전체 문서 번호 부여 요구를 충족할 수 없습니다. 완전한 읽기, 인쇄 및 보관이 필요한 PDF의 경우 '모든 페이지'를 선택하면 모든 페이지에 번호가 있음을 보장할 수 있습니다.
조작 단계 4: 시작 페이지 번호 설정, 지정된 숫자부터 번호 시작
처리 옵션에서 '시작 페이지 번호' 입력 상자를 볼 수 있으며, 스크린샷 예시에는 1이 입력되어 있습니다. 시작 페이지 번호는 페이지 번호가 어느 숫자부터 표시될지 제어하는 데 사용됩니다. 일반적인 경우 각 PDF는 1부터 번호가 시작되므로 기본값인 1을 그대로 유지하면 됩니다.
만약 PDF가 어떤 자료 패키지의 일부이고 앞에 이미 표지, 목차 또는 다른 파일이 있다면 다른 숫자부터 번호를 시작해야 할 수도 있습니다. 이 경우 실제 편집 요구 사항에 따라 시작 페이지 번호를 수정할 수 있습니다. 하지만 단순히 독립된 PDF 파일 묶음에 페이지 번호를 추가하는 경우 1부터 시작하는 것이 가장 직관적이고 확인하기도 쉽습니다.
조작 단계 5: 페이지 번호 형식 선택, 먼저 현재 페이지 번호 사용 권장
'페이지 번호 형식' 영역에서 인터페이스는 '현재 페이지 번호만 표시', '현재 페이지 번호 및 마지막 페이지 번호', '사용자 정의 템플릿' 등의 옵션을 제공합니다. 스크린샷에서는 '현재 페이지 번호만 표시'가 선택되어 있습니다. 이 형식은 페이지에 1, 2, 3, 4와 같은 개별 숫자를 표시하며 간결하고 공간을 적게 차지하여 대부분의 사무 문서에 적합합니다.
독자가 총 페이지 수를 알기를 원한다면 인터페이스의 '현재 페이지 번호 및 마지막 페이지 번호' 옵션을 고려할 수 있습니다. 특별한 형식 요구 사항이 있다면 '사용자 정의 템플릿'에 따라 설정할 수 있습니다. 처음 일괄 처리하거나 특별한 레이아웃 규정이 없는 문서의 경우 '현재 페이지 번호만 표시'를 먼저 사용하는 것이 좋습니다. 가장 명확하고 원본 문서 레이아웃에 영향을 미칠 가능성이 가장 적기 때문입니다.
조작 단계 6: 페이지 번호 위치를 하단 중앙으로 설정
계속 아래로 내려가면 '위치' 설정 영역을 볼 수 있습니다. 인터페이스는 9칸 격자 형태로 선택 가능한 위치를 보여주며, 스크린샷에서는 아래쪽 중앙 위치, 즉 꼬리말 중앙이 선택되어 있습니다. 처리 후 미리보기 이미지에 페이지 번호가 페이지 하단 중앙에 위치한 것은 이 설정과 일치합니다.
위치를 선택할 때는 원본 PDF 내용을 가리는지 여부를 중점적으로 고려해야 합니다. 많은 공식 문서의 본문은 페이지 중앙에 집중되어 있고 하단에는 일정한 여백이 있으므로 꼬리말 중앙이 자주 사용되는 선택입니다. PDF 하단에 이미 꼬리말, 저작권 정보 또는 기타 텍스트가 있다면 상단이나 좌우 모서리로 변경할 수 있습니다. 인터페이스에는 '페이지 가장자리로부터의 거리'와 글꼴, 색상, 글꼴 크기, 굵게, 기울임꼴, 밑줄 등의 옵션도 보입니다. 스크린샷 예시에서는 이러한 사용자 정의 스타일이 펼쳐져 있지 않으므로 기본 설정을 유지한 채 처리를 완료할 수 있습니다.
조작 단계 7: 저장 위치 설정 및 처리 실행
페이지 번호 설정을 완료한 후 '다음'을 클릭합니다. 상단 프로세스 바에서 후속 단계로 '저장 위치 설정'과 '처리 시작'이 있음을 알 수 있습니다. 이는 실제로 파일을 일괄 생성하기 전에 처리 결과를 어디에 저장할지 지정해야 함을 의미합니다.
출력 파일을 별도 디렉토리에 저장하는 것이 좋습니다. 예를 들어 처리 결과를 저장할 새 폴더를 만드는 것입니다. 이렇게 하면 처리 전후 파일이 혼동되는 것을 방지하고 추후 확인하기도 용이합니다. 저장 위치 설정을 완료한 후 '처리 시작' 단계로 진입하여 소프트웨어가 페이지 번호 일괄 추가를 완료할 때까지 기다립니다.
처리가 완료되면 출력 PDF 중 하나 이상을 열어 첫 페이지, 두 번째 페이지 및 중간 페이지의 페이지 번호 위치와 번호가 예상과 일치하는지 확인하는 것이 좋습니다. 파일이 많다면 다른 파일도 몇 개 골라 확인하여 일괄 규칙이 모두 적용되었는지 점검합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. PDF에 페이지 번호를 추가하면 다른 사람이 열어도 볼 수 있나요?
처리 후 결과를 보면 페이지 번호는 리더기가 임시로 표시하는 것이 아니라 페이지 콘텐츠 영역에 표시됩니다. 따라서 처리된 PDF를 다른 사람에게 보내거나 인쇄해도 페이지에서 페이지 번호를 볼 수 있습니다.
2. 페이지 번호는 상단에 넣어야 하나요, 하단에 넣어야 하나요?
원본 PDF의 레이아웃에 따라 다릅니다. 스크린샷 예시에서는 하단 중앙을 선택했으며, 이는 하단 여백이 많은 문서에 적합합니다. 페이지 하단에 이미 텍스트나 꼬리말이 있다면 내용을 가리지 않는 위치를 선택해야 합니다.
3. 폴더에 PDF가 많은데 하나씩 추가해야 하나요?
그럴 필요 없습니다. 인터페이스에는 '폴더에서 파일 가져오기' 버튼이 있어 같은 폴더의 PDF를 일괄 가져오는 데 적합합니다. PDF가 많을 경우 이 방식이 개별 추가보다 훨씬 효율적입니다.
4. 시작 페이지 번호는 어떻게 입력해야 하나요?
각 PDF가 독립된 파일이라면 보통 1을 입력합니다. 파일이 연속된 자료의 일부라면 실제 번호 부여 요구 사항에 따라 다른 숫자를 입력할 수 있습니다. 처리 후 파일을 열어 확인하는 것이 좋습니다.
5. 처리 전에 백업하거나 디렉토리를 구분해야 하는 이유는 무엇인가요?
일괄 처리의 특징은 한 번에 여러 파일을 처리하므로 효율적이지만 더 신중해야 합니다. 원본 파일과 출력 파일을 분리하여 보관하면 효과를 비교하기 쉽고, 설정을 다시 적용해야 할 때 재처리하기도 편리합니다.
요약: 일괄 페이지 번호 부여로 PDF 정리를 더욱 체계적으로
PDF에 페이지 번호를 추가하는 것 자체는 복잡하지 않지만, 진짜 시간이 걸리는 것은 많은 파일을 반복 조작하는 일입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하면 여러 PDF를 한 번에 가져와 모든 페이지, 시작 페이지 번호, 페이지 번호 형식 및 페이지 번호 위치를 통일되게 선택한 후 페이지 번호가 있는 PDF를 일괄 생성할 수 있습니다. 이 방식은 특히 파일 정리, 자료 보관, 인쇄 전달 및 팀 협업 시나리오에 적합합니다.
지금 번호를 통일해야 할 PDF 묶음이 있다면, 먼저 파일을 동일한 폴더에 모은 후 이 글의 단계에 따라 'PDF 페이지 번호 추가' 기능을 사용하는 것이 좋습니다. 수동으로 하나씩 편집하는 것보다 일괄 처리가 더 안정적이고 시간을 절약하며, 모든 파일의 페이지 번호 스타일을 일관성 있게 유지하기도 쉽습니다.