기업 사무 및 자료 전달 시, 여러 개의 PDF를 외부 고객에게 보내거나 플랫폼에 업로드하거나 장기 보관해야 하는 경우가 많습니다. 글꼴이 포함되지 않으면 파일이 다른 기기에서 글꼴 대체 및 레이아웃 편차가 발생할 수 있습니다. 본문은 배포 전 점검 및 일괄 처리를 중심으로, HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 PDF 최적화 및 압축에 들어가고, 여러 PDF를 가져와 글꼴 포함 방식을 선택하며, 모든 글꼴 서브셋을 통해 PDF의 전파 미리보기 안정성을 높이는 방법을 소개합니다.
PDF는 사무 문서 전달에서 가장 일반적으로 사용되는 형식 중 하나입니다. 원본 파일이 Word, docx, doc, Excel, PowerPoint 또는 레이아웃 디자인 소프트웨어에서 왔든, 최종적으로는 보통 PDF로 내보내 타인에게 전송합니다. 문제는 PDF가 항상 자동으로 완전한 글꼴을 포함하지는 않는다는 점입니다. 파일에 사용된 글꼴이 포함되지 않은 경우, 수신자가 다른 컴퓨터에서 열 때 리더기가 유사한 글꼴로 대체하여 줄 간격, 자간, 굵게 기울임꼴 효과 및 특수 기호 표시가 변경될 수 있습니다.
PDF 수량이 적을 때는 수동으로 문제를 확인할 수 있지만, 전체 자료 세트(예: 5개, 20개, 100개의 PDF)를 배포해야 하는 경우, 일일이 열어 글꼴 속성을 확인하고 다시 저장하는 것은 현실적이지 않습니다. 본 문서는 '배포 전 일괄 처리' 관점에서 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 PDF 글꼴을 일괄 포함 또는 서브셋화하는 방법을 설명합니다. 이는 사무 효율화를 위한 문서 일괄 처리 소프트웨어로, 반복적인 파일 작업을 집중 처리하여 인적 누락을 줄이는 데 적합합니다.
적용 시나리오: PDF 전달, 업로드, 보관 전 글꼴 일괄 처리
PDF 글꼴 서브셋을 일괄 최적화하는 것은 단순한 기술적 세부 사항이 아니라 파일 전달 품질과 직결됩니다. 다음 사용자 및 시나리오는 배포 전 일괄 처리에 특히 적합합니다.
- 행정 및 비즈니스 담당자: 계약서, 견적서, 확인서, 공지 파일을 일괄 발송해야 하며, 상대방에게 동일한 레이아웃이 보이길 원합니다.
- 프로젝트 및 입찰 팀: 제출하는 PDF 자료가 많고 형식 요구 사항이 엄격하여, 글꼴 이상이 심사 경험에 영향을 줄 수 있습니다.
- 교육 및 훈련 업계: 강의 자료, 유인물, 시험지, 수료증 등 PDF를 다양한 기기에서 열어야 하므로, 글꼴 포함이 표시 차이를 줄일 수 있습니다.
- 디자인 및 브랜드 자료 전달: 브랜드 글꼴, 영문 글꼴, 특수 기호 글꼴이 많아, 미포함 시 시각적 효과가 원본에서 쉽게 벗어납니다.
- 기록물 관리 담당자: PDF를 장기 보존해야 하므로, 특정 컴퓨터에 현재 설치된 글꼴에 의존할 수 없습니다.
이러한 시나리오에서 글꼴 포함 또는 서브셋화의 목표는 PDF 콘텐츠를 변경하는 것이 아니라, PDF가 원래 제작 환경을 벗어나도 안정적으로 미리 보기를 할 수 있도록 하는 것입니다. 특히 서브셋 글꼴은 문서에서 실제로 사용된 문자에 필요한 글꼴 데이터만 PDF에 기록하므로, 대량 자료 배포에 더욱 적합합니다.
효과 미리보기: 처리 전 파일 수는 많고 글꼴 상태는 배포에 불리함
아래 예시에서 처리 대기 폴더에는 각각 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, 5.pdf로 명명된 5개의 PDF가 있습니다. 예시는 5개 파일뿐이지만, 동일한 방법이 더 많은 PDF에도 적용됩니다. 파일 수가 많을수록 일괄 처리의 가치는 더욱 분명해집니다. 사용자가 규칙을 한 번만 설정하면 소프트웨어가 목록에 따라 실행하기 때문입니다.
처리 전 특정 PDF의 문서 속성을 열면, 글꼴 탭에서 TimesNewRomanPS-ItalicMT, TimesNewRomanPSMT 등의 글꼴 정보를 볼 수 있습니다. 스크린샷에서 빨간색으로 표시된 부분은 글꼴 이름 영역이며, "서브셋 포함됨" 문구는 나타나지 않았습니다. 즉, 처리 후 스크린샷에 표시된 방식으로 이러한 글꼴이 아직 파일에 포함되지 않은 상태입니다.
이 PDF들을 현재 컴퓨터에서만 사용한다면 당장 문제가 드러나지 않을 수 있습니다. 그러나 장치 간 미리 보기, 이메일 전송, 웹 시스템 업로드 또는 보관에 사용되는 순간, 글꼴 의존성은 위험 요소가 됩니다. 배포 전에 글꼴을 일괄 서브셋화하면 이러한 위험을 사전에 처리할 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 후 글꼴 서브셋이 포함되어 미리 보기가 더 안정적임
처리가 완료된 후 PDF 문서 속성의 글꼴 탭을 다시 열면, 글꼴 이름 뒤에 "서브셋 포함됨"이 나타납니다. 스크린샷에는 TimesNewRomanPS-BoldItalicMT, TimesNewRomanPS-BoldMT, TimesNewRomanPS-ItalicMT, TimesNewRomanPSMT 등의 글꼴이 포함되어 있으며, 모두 서브셋 포함됨으로 표시되고 유형 TrueType(CID), 인코딩 Identity-H를 표시합니다.
이 결과는 PDF가 이러한 문자를 표시하는 데 필요한 글꼴 서브셋을 이미 포함하고 있음을 나타냅니다. 수신자에게는 PDF를 열 때 더 이상 본机의 글꼴 라이브러리에 전적으로 의존하지 않으며, 발신자에게는 다양한 환경에서 파일 미리 보기의 일관성을 보다 확신할 수 있게 됩니다. 공식 자료 전달의 경우, 이 단계는 배포 전 '글꼴 안정성 점검 및 복구'와 같습니다.
조작 단계: HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 PDF 글꼴 일괄 처리
1단계: PDF 도구에서 PDF 최적화 및 압축으로 진입
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 연 후, 왼쪽 탐색 모음에서 PDF 도구를 선택합니다. 오른쪽 기능 카드에는 PDF를 Word로 변환, PDF를 JPG 이미지로 변환, PDF 빈 페이지 삭제 등 여러 PDF 일괄 처리 진입점이 표시됩니다. 본 튜토리얼에서는 25. PDF 최적화 및 압축을 선택합니다.
이 기능을 선택하는 이유는 처리 옵션에 글꼴 포함 방식이 포함되어 있기 때문입니다. 즉, 주된 목표가 이미지 압축이 아니라 PDF 글꼴 미포함 및 배포 후 불안정한 표시 문제를 해결하는 것이라도 이 진입점을 통해 완료할 수 있습니다. 진입 후 소프트웨어는 마법사 방식의 흐름으로 사용자에게 파일 선택, 옵션 설정, 저장 위치 설정 및 처리 시작을 안내합니다.
2단계: PDF 파일 추가, 일괄 처리 목록 구성
첫 번째 단계 '처리할 레코드 선택'에서 상단의 파일 추가 또는 폴더에서 파일 가져오기를 사용할 수 있습니다. 스크린샷 예시는 이미 1.pdf에서 5.pdf까지 추가되었으며, 테이블에는 각 파일의 경로 D:\test\해당 파일명과 확장자 pdf, 만들기 시간 및 수정 시간이 표시됩니다.
이 단계의 예상 결과는 글꼴을 통일 처리해야 하는 모든 PDF를 목록에 표시하는 것입니다. 가져온 후 레코드 수를 확인하는 것이 좋습니다. 스크린샷 하단에 레코드 수가 5로 표시됩니다. 잘못 추가된 파일을 발견하면 오른쪽 작업 열에서 해당 레코드를 삭제할 수 있습니다. 목록이 정확하지 않으면 비우고 다시 가져올 수도 있습니다. 오류가 없음을 확인한 후 다음 단계를 클릭합니다.
3단계: 글꼴 포함 방식 활성화 및 처리 전략 선택
'처리 옵션 설정'인 두 번째 단계로 들어가면 인터페이스가 여러 처리 항목으로 나뉘어 있음을 볼 수 있습니다. 본 튜토리얼과 관련된 것은 글꼴 포함 방식입니다. 스크린샷에서 이 옵션은 이미 활성화되어 있으며, 아래에 두 가지 전략이 제공됩니다: 모든 글꼴 포함, 모든 글꼴 서브셋화.
파일이 완전한 글꼴 자원을 최대한 보존해야 한다면 모든 글꼴 포함을 선택할 수 있습니다. 파일이 주로 전송, 미리 보기, 업로드 또는 보관용인 경우, 일반적으로 모든 글꼴 서브셋화를 권장합니다. 예시에서는 모든 글꼴 서브셋화를 선택했으므로, 처리 후 문서 속성에 "서브셋 포함됨"이 표시됩니다.
같은 페이지에서 이미지 품질, 이미지 최대 해상도 등의 옵션도 볼 수 있습니다. 이는 이미지 압축 제어에 더 가깝습니다. 이번에 글꼴만 처리하려는 경우, PDF 내 이미지 선명도에 영향을 주지 않도록 이미지 관련 매개변수를 무분별하게 활성화하거나 조정하지 않는 것이 좋습니다. 사무실 환경에서 처리 목표를 단일하게 유지하는 편이 통제 가능한 결과를 얻기 쉬울 때가 많습니다.
4단계: 출력 디렉터리 설정, 일괄 최적화 시작
다음 단계를 클릭하면 흐름이 저장 위치 설정으로 넘어갑니다. 스크린샷에는 저장 위치 인터페이스가 펼쳐져 있지 않지만, 흐름 막대에는 세 번째 단계가 "저장 위치 설정"임이 명확히 표시됩니다. 실제 조작 시, 원본 파일을 덮어쓰지 않도록 예를 들어 "PDF 글꼴 포함됨"이나 "배포판 PDF"와 같은 새 출력 폴더를 선택하는 것이 좋습니다.
저장 위치를 설정한 후 네 번째 단계 "처리 시작"으로 진입합니다. 소프트웨어는 파일 목록에 따라 PDF를 하나씩 처리하고, 방금 선택한 글꼴 포함 방식을 적용합니다. 사용자는 각 파일에 대해 설정을 반복하거나, 매 PDF를 수동으로 열어 다른 이름으로 저장할 필요가 없습니다. 처리가 완료되면 출력 폴더를 열어 그중 몇 개 PDF의 문서 속성을 열고 글꼴 탭에 "서브셋 포함됨"이 나타나는지 확인합니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. 왜 배포 전에 특별히 글꼴을 확인해야 하나요?
PDF의 페이지 외관은 고정된 것처럼 보이지만, 글꼴 자원 포함 여부는 장치 간 표시에 영향을 줍니다. 특히 특수 글꼴, 영문 굵게 기울임꼴, 수학 기호, 브랜드 글꼴 및 일부 중문 글꼴의 경우, 포함되지 않으면 다른 환경에서 정확하게 재현되지 않을 수 있습니다.
2. 모든 글꼴 서브셋화가 공식 문서에 적합한가요?
주로 읽기, 미리 보기, 인쇄 및 보관용으로만 사용되는 대부분의 공식 PDF의 경우, 모든 글꼴 서브셋화가 일반적인 선택입니다. 문서에서 실제로 사용된 글꼴 문자만 포함시키는 동시에, 완전한 글꼴로 인한 불필요한 용량 증가를 피할 수 있기 때문입니다. 다만, 특정 전달 규정에서 완전한 글꼴 포함을 명시적으로 요구하는 경우 해당 규정을 따라야 합니다.
3. 일괄 처리가 PDF 콘텐츠를 변경하나요?
기능 흐름상 이번 설정의 핵심은 글꼴 포함 방식입니다. 정상적인 경우, 그 목표는 PDF 본문 내용을 수정하는 것이 아니라 PDF 내부 자원을 최적화하는 것입니다. 그럼에도 불구하고 공식 배포 전에는 제목, 페이지 번호, 표, 특수 기호 및 서명 영역 등 몇 페이지의 주요 내용을 표본 검사하는 것이 좋습니다.
4. 처리 전후에 성공 여부를 어떻게 판단하나요?
가장 직접적인 방법은 PDF 리더의 문서 속성을 열어 글꼴 탭으로 이동하여 확인하는 것입니다. 처리 전 스크린샷에서는 글꼴 이름 뒤에 "서브셋 포함됨"이 없었지만, 처리 후 스크린샷에서는 여러 글꼴 뒤에 "서브셋 포함됨"이 나타납니다. 이것이 글꼴 서브셋화가 적용되었는지 판단하는 중요한 근거입니다.
5. 파일이 많을 때 오조작 위험을 어떻게 줄이나요?
먼저 2~5개의 샘플 파일을 선택하여 시험 처리하고, 출력 결과가 정확한지 확인한 후, 전체 폴더를 가져와 일괄 실행하는 것이 좋습니다. 출력 디렉터리는 가능한 원본 디렉터리와 분리하고 명확한 이름을 사용하여, 원본 PDF와 배포판 PDF를 쉽게 구별할 수 있도록 합니다.
요약: PDF 글꼴 서브셋화를 배포 전 표준 절차로 통합
여러 PDF를 외부에 배포할 때, 글꼴이 포함되지 않아 발생하는 레이아웃 리스크는 간과할 수 없습니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 PDF 최적화 및 압축 기능에서 파일을 일괄 가져와 글꼴 포함 방식을 통일 설정하고, 모든 글꼴 서브셋화를 선택하면, 처리된 PDF의 문서 속성에 서브셋 포함됨이 표시되도록 할 수 있습니다. 이렇게 하면 장치 간 미리 보기의 안정성이 향상될 뿐만 아니라, 파일별로 일일이 확인하고 내보내는 시간도 줄일 수 있습니다.
팀에서 PDF 자료를 자주 전달한다면, "글꼴 일괄 포함 또는 서브셋화"를 발송 전 고정 단계로 삼을 것을 권장합니다. 먼저 파일을 가져오고, 모든 글꼴 서브셋화를 선택하며, 새 폴더로 출력한 후, 글꼴 속성과 페이지 효과를 표본 검사하는 것입니다. 반복적인 수동 조작을 일괄 처리로 대체하면 PDF 전달을 더욱 안정적이고, 규범적이며, 효율적으로 만들 수 있습니다.