대량의 파일 이름에 고정된 위치의 번호, 도시 코드, 부서 코드 또는 프로젝트 식별자가 포함된 경우, 수동으로 하나씩 폴더를 만들고 파일을 이동하는 것은 매우 시간이 많이 소요됩니다. 이 문서에서는 파일 이름의 4번째에서 6번째 문자를 분류 기준으로 하여, HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 여러 txt 파일을 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 문자에 따라 자동으로 해당 폴더에 분류하는 방법을 보여줍니다. 이는 텍스트, Word, Excel, PDF 등의 대량 파일 정리 작업에 적합합니다.
일상적인 사무 환경에서 많은 파일은 임의로 이름이 지정되는 것이 아니라 특정한 고정 규칙을 따릅니다. 예를 들어 파일 이름은 숫자 번호, 도시 코드, 고객 약칭, 날짜, 일련번호로 구성될 수 있습니다: 128LON75957.txt, 200LON66460.txt, 213TYO11946.txt, 230SYD60610.txt. 사람에게는 이러한 파일 이름이 단순히 긴 문자열로 보일 뿐이지만, 일괄 처리 도구의 경우 그 안에 규칙성을 가진 특정 문자열만 있다면 이를 분류 기준으로 삼을 수 있습니다.
이 글에서 해결하고자 하는 문제는, 여러 파일 이름의 중간 고정 위치에 분류용 문자가 포함되어 있을 때 해당 문자 범위에 따라 이 파일들을 한데 모으는 방법입니다. 예를 들어 스크린샷 속 파일 이름의 4번째부터 6번째 문자는 각각 LON, TYO, SYD, PAR, NYC 등입니다. 수동으로 하나씩 선별, 복사, 이동할 필요 없이 소프트웨어가 자동으로 해당 분류 폴더를 만들거나 사용하여 같은 종류의 파일을 정리해 주기를 기대합니다.
아래에서는 HeSoft Doc Batch Tool 의 조작 화면과 결합하여, 사무용 소프트웨어를 통해 파일 이름의 지정된 문자 범위에 따라 파일을 분류하는 작업을 완료하는 방법을 시연합니다. 이 방법은 txt 텍스트 파일뿐만 아니라 doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, 이미지 등 통일된 이름 규칙을 가진 파일 정리 작업에도 적용됩니다.
적용 시나리오: 파일 이름의 고정 문자 범위에 따른 분류에 적합한 파일
파일 이름의 고정 범위 문자에 따른 분류는 파일 이름이 통일된 구조를 가진 시나리오에 적합합니다. 간단히 말해, 여러 파일이 동일한 위치에 동일한 의미를 가진 문자를 포함하고 있다면 이 방식으로 신속하게 정리할 수 있습니다.
예를 들어 파일 이름 128LON75957.txt에서 앞 3자리 128은 번호, 4번째에서 6번째인 LON은 도시나 지점을 나타낼 수 있으며, 뒤의 75957은 일련번호일 수 있습니다. 또 다른 예로 213TYO11946.txt에서 4번째에서 6번째인 TYO는 다른 종류를 나타냅니다. 이때 모든 LON 파일을 LON 폴더에, 모든 TYO 파일을 TYO 폴더에, 모든 SYD 파일을 SYD 폴더에 넣어야 한다면 수동 작업은 매우 번거롭고 일괄 처리가 아주 적합합니다.
일반적인 적용 시나리오는 다음과 같습니다:
1. 도시 코드별 분류: LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등;
2. 부서 번호별 분류: HR, FIN, MKT, OPS와 같은 고정 필드;
3. 프로젝트 코드별 분류: 예를 들어 파일 이름의 5번째에서 8번째 자리가 프로젝트 번호를 나타내는 경우;
4. 고객 약칭별 분류: 계약서, 인보이스, 견적서 파일에 고객 코드가 포함된 경우
5. 문서 유형별 분류: 파일 이름의 고정 위치에 DOC, IMG, PDF 등의 식별자가 포함된 경우;
6. 배치 번호별 분류: 동일한 배치로 내보내진 데이터 파일을 배치별로 아카이브해야 하는 경우.
이 정리 방식의 핵심은 파일 확장자가 아니라 파일 이름 자체의 규칙성입니다. 따라서 txt 파일 외에도 Word 문서(doc, docx), Excel 표(xls, xlsx), PowerPoint 파일(ppt, pptx), PDF 파일, 이미지 파일 등 파일 이름 내에 고정 범위의 분류용 문자가 존재하기만 하면 동일한 방법으로 일괄 분류할 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전 동일 디렉터리에 혼재되어 있던 파일이 처리 후 문자별로 자동 분류됨
먼저 처리 전의 파일 상태를 봅시다. 스크린샷에서 볼 수 있듯 모든 txt 파일이 동일한 폴더 안에 있으며, 파일 이름 중간에는 LON, TYO, SYD, PAR, NYC와 같은 서로 다른 3자리 영문자가 포함되어 있습니다. 빨간색으로 표시된 부분이 강조하는 것은 바로 파일 이름 속의 분류 필드, 즉 이번 일괄 정리에서 추출할 문자 범위입니다.
파일 수가 몇 개 되지 않는다면 수동 작업이 그럭저럭 가능하지만, 수백, 수천 개의 파일이 있다면 파일 이름을 계속 확인하고, 분류를 판단하고, 새 폴더를 만들고, 파일을 드래그해야 하므로 시간이 낭비될 뿐만 아니라 파일을 잘못된 디렉터리에 넣기 쉽습니다. 특히 고객 자료, 실험 데이터, 물류 서류, 프로젝트 문서를 처리할 때 분류가 잘못되면 후속 검색과 전달에 영향을 미치게 됩니다.
처리가 완료된 후, 원래 뒤섞여 있던 파일들이 파일 이름 속 지정된 문자에 따라 여러 폴더로 정리됩니다. 스크린샷에서 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 폴더가 생성된 것을 볼 수 있으며, 이는 소프트웨어가 파일 이름의 4~6번째 문자에 따라 그룹화 분류를 완료했음을 설명합니다.
이러한 결과는 매우 직관적입니다. 분류 문자가 무엇이든 파일은 해당 이름의 폴더로 들어갑니다. 나중에 확인할 때는 해당 폴더만 열면 같은 종류의 파일을 찾을 수 있어, 더 이상 많은 파일 속에서 반복적으로 검색할 필요가 없습니다.
조작 단계: HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용한 지정된 문자 범위로 파일 분류하기
아래에서는 스크린샷 순서에 따라 완전한 조작 과정을 설명합니다. 본문에서 사용된 소프트웨어는 HeSoft Doc Batch Tool 이며, 사무 환경을 지향하는 일괄 처리 소프트웨어로서 핵심 가치는 반복적인 파일 정리, 파일 이름 변경, 폴더 처리 작업을 소프트웨어에 맡겨 수동 조작 시간을 줄이는 데 있습니다.
1단계: 파일 정리 기능으로 들어가 파일 이름으로 분류하기 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 연 후, 왼쪽 기능 탐색에서 파일 정리 관련 입구를 찾습니다. 스크린샷에서 왼쪽에 '파일 정리'가 선택되어 있으며, 오른쪽 기능 카드에서 '파일 이름으로 분류' 항목을 볼 수 있습니다. 마우스가 해당 기능을 가리키고 있는 것은, 이번에 사용하려는 도구가 바로 파일 이름으로 분류하는 도구임을 나타냅니다.
이 단계의 조작 목적은 현재 작업에 적합한 기능 모듈로 진입하는 것입니다. 파일 이름을 수정하거나 확장자로 분류하는 것이 아니라 파일 이름에서 특정 구간의 문자를 추출하여 분류 기준으로 삼아야 하므로 '파일 이름으로 분류'를 선택해야 합니다.
예상 결과는 단계별 처리 인터페이스로 진입하는 것이며, 소프트웨어는 파일 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작을 순차적으로 안내합니다.
2단계: 분류할 파일 추가 및 처리 대상 기록 확인
'파일 이름으로 분류' 인터페이스에 들어서면 먼저 1단계 '처리할 기록 선택' 화면이 나타납니다. 인터페이스 오른쪽 위로 '파일 추가', '폴더에서 파일 가져오기', '모두 지우기', '더 보기' 등의 버튼을 볼 수 있습니다. 파일 수가 적은 경우 '파일 추가'를 사용할 수 있습니다; 파일들이 모두 특정 디렉터리에 모여 있다면 '폴더에서 파일 가져오기'를 사용하는 것이 더 적합합니다.
스크린샷의 표는 가져온 파일 기록을 보여주며, 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보를 포함합니다. 예시에는 총 20개의 기록이 있으며, 파일 확장자는 txt이고 경로는 D 드라이브의 test 디렉터리 아래입니다. 이 목록을 통해 정식 처리 전에 파일이 완전히 가져와졌는지, 처리할 필요가 없는 파일이 포함되어 있는지를 확인할 수 있습니다.
이 단계의 조작 목적은 일괄 분류할 파일을 소프트웨어에 전달하고 목록에서 확인하는 것입니다. 예상 결과는 모든 대상 파일이 기록표에 나타나고, 파일 이름과 경로가 올바르게 표시되는 것입니다. 실수로 가져온 파일이 발견되면 목록에서 삭제 작업을 통해 제거할 수 있습니다; 가져온 수량이 맞지 않으면 다시 추가하거나 모두 지운 후 다시 가져올 수 있습니다.
일괄 처리 시나리오에서 가져오기 전 확인은 매우 중요합니다. 이후 소프트웨어가 설정에 따라 자동으로 파일을 정리할 것이므로, 파일 목록을 미리 확인하면 오작동 위험을 줄일 수 있습니다.
3단계: 사용자 지정 위치 범위 내 문자로 분류하기 선택
파일 목록을 확인한 후, 하단의 '다음'을 클릭하여 2단계 '처리 옵션 설정'으로 들어갑니다. 스크린샷에서 첫 번째 문자로 분류, 첫 번째 숫자로 분류, 첫 번째 영문자로 분류, 첫 번째 중문 한자로 분류, 첫 번째 영문자 또는 중문 한자로 분류, 시작하는 몇 자로 분류, 끝나는 몇 자로 분류, 사용자 지정 위치 범위 내의 문자로 분류, 사용자 지정 정규식으로 분류 등 여러 분류 방식 옵션을 볼 수 있습니다.
이 예시의 파일 이름 구조는 앞 세 자리 숫자 + 세 자리 도시 코드 + 일련번호입니다. 예: 128LON75957.txt. 따라서 분류 필드는 파일 이름의 시작에도, 끝에도 있지 않고 고정된 4번째에서 6번째에 위치합니다. 이때에는 반드시 '사용자 지정 위치 범위 내의 문자로 분류'를 선택해야 합니다.
'범위' 입력란에 스크린샷 예시는 4:6이라고 기입하여, 파일 이름의 4번째 자리부터 6번째 자리까지의 문자를 분류 이름으로 추출함을 나타냅니다. 128LON75957.txt를 예로 들면, 1~3번째 자리는 128이고 4~6번째 자리는 LON이므로 LON 분류에 귀속됩니다; 213TYO11946.txt를 예로 들면, 4~6번째 자리는 TYO이므로 TYO 분류에 귀속됩니다.
이 단계의 조작 목적은 소프트웨어에게 파일 이름의 어느 위치에서 분류 기준을 추출할지 알려주는 것입니다. 예상 결과는 소프트웨어가 4:6 범위에 따라 서로 다른 분류용 문자를 식별하고, 처리 후 해당 폴더를 형성하는 것입니다.
4단계: 필요에 따라 알파벳 대소문자 처리
동일한 설정 인터페이스 하단에서 '알파벳 대소문자 변환' 영역을 볼 수 있으며, '기본값', '대문자로 변환', '소문자로 변환' 등 옵션을 포함합니다. 스크린샷에서는 '기본값'이 선택되어 있습니다.
원본 파일 이름의 분류용 문자가 LON, NYC, PAR처럼 대소문자가 통일되어 있다면 기본값을 유지하면 됩니다. 파일 이름의 출처가 통일되지 않아 lon, Lon, LON이 혼재되어 있다면, 실제 필요에 따라 대문자 또는 소문자로 통일 변환하여 동일 카테고리가 여러 폴더로 분산되는 것을 피할 수 있습니다. 주의할 점은, 변환 여부는 담당 사내 명명 규범과 결합하여 결정해야 하며, 본문 예시는 기본값을 유지하여 최종 폴더 이름이 LON, NYC, PAR, SYD, TYO가 되는 것입니다.
이 단계의 조작 목적은 분류 이름이 일관되도록 확보하는 것입니다. 예상 결과는 동일한 의미의 분류용 문자가 대소문자 차이로 인해 서로 다른 폴더에 흩어지지 않는 것입니다.
5단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
처리 옵션 설정을 마친 후, 계속해서 '다음'을 클릭합니다. 인터페이스 흐름에는 이후에 '저장 위치 설정'과 '처리 시작'이라는 두 단계가 더 있음이 표시되어 있습니다. 마법사 안내에 따라 분류 후 파일의 저장 위치를 계속 설정하고, 다시 처리 시작 단계로 진입하면 됩니다.
여기서는 실제 업무 습관에 따라 명확한 위치를 선택하는 것이 좋습니다. 예를 들어 출력 결과 전용 디렉터리를 새로 만들어 원본 파일과 섞이지 않게 합니다. 중요한 파일의 경우, 정식으로 일괄 처리하기 전에 원본 파일 백업을 유지할 것을 권장하며, 특히 계약서, 재무 자료, 프로젝트 아카이브 파일을 처리할 때 더욱 신중해야 합니다.
처리가 완료된 후, 저장 위치를 열면 파일 이름에 지정된 문자 범위에 따라 생성된 분류 폴더를 볼 수 있습니다. 처리 후 스크린샷과 일관되게, 본 예시에서는 최종적으로 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 폴더가 형성되었으며, 파일이 해당 디렉터리로 자동 정리되었습니다.
핵심 설정 설명: 범위를 4:6으로 입력하는 이유
많은 사용자가 지정 문자 범위로 분류하기를 처음 사용할 때 가장 헷갈리기 쉬운 것이 범위를 어떻게 입력해야 하는가 하는 점입니다. 판단 방법은 사실 매우 간단합니다: 파일 이름 왼쪽부터 세어서 분류 필드의 시작 위치와 끝 위치를 찾습니다.
확장자 txt를 제외하고 주 파일 이름 128LON75957만 본다면:
첫 번째 자리는 1, 두 번째 자리는 2, 세 번째 자리는 8, 네 번째 자리는 L, 다섯 번째 자리는 O, 여섯 번째 자리는 N입니다. LON은 정확히 4번째에서 6번째 자리에 위치하므로 범위는 4:6으로 기입합니다.
다시 230SYD60610.txt의 주 파일 이름 230SYD60610을 보면, 4~6번째 자리는 SYD이므로 SYD 폴더에 귀속됩니다. 378PAR56483.txt의 4~6번째 자리는 PAR이므로 PAR 폴더에 귀속됩니다.
이 파일들의 이름 규칙만 동일하다면, 소프트웨어는 안정적으로 동일한 위치의 문자를 추출하여 분류를 완료할 수 있습니다. 파일 이름 길이가 일정하지 않더라도 분류 필드 위치가 고정되어 있다면 이 방법을 사용할 수 있습니다; 만약 분류 필드 위치가 고정되어 있지 않다면 시작 문자, 끝 문자, 정규식 등 다른 분류 방식을 고려해야 합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 파일 이름 속 확장자가 4:6 범위에 영향을 주나요
스크린샷 예시로부터 볼 때, 범위 설정은 파일 이름 내의 문자 위치를 대상으로 합니다. 실제 조작 시에는 소프트웨어 인터페이스의 파일 이름 표시 및 규칙 설명을 기준으로 삼아야 합니다. 일반적으로 먼저 소량의 파일을 선택하여 테스트하고, 추출 결과가 예상과 일치함을 확인한 후에 전체 파일을 일괄 처리하는 것을 권장합니다.
2. 다른 확장자의 파일을 함께 분류할 수 있나요
파일 이름 구조가 동일하다면, 일반적으로 서로 다른 유형의 사무용 파일을 동일 배치 내에서 함께 정리할 수 있습니다(예: doc, docx, xls, xlsx, pdf, txt 등). 다만 실제 업무에서는 확인을 용이하게 하기 위해 프로젝트나 파일 유형별로 나누어 가져와 처리할 수도 있습니다.
3. 규칙에 맞지 않는 파일 이름이 있으면 어떻게 하나요
어떤 파일 이름이 충분한 길이를 가지지 않거나, 4~6번째 자리가 예상된 분류용 문자가 아닌 경우, 처리 결과가 예상과 다를 수 있습니다. 따라서 파일을 가져온 후 목록의 이름을 먼저 확인하고, 필요하다면 비정상 파일을 먼저 제외하거나 파일 이름 규칙을 사전에 정규화해야 합니다.
4. 분류 전 백업이 필요합니까
백업을 권장합니다. 파일 일괄 처리는 효율을 현저하게 높일 수 있지만, 일단 규칙 설정이 잘못되면 정리 결과가 이상적이지 않을 수 있습니다. 중요한 자료의 경우 테스트 디렉터리를 복사해 두고, 규칙에 오류가 없음을 확인한 후 정식 파일을 처리하는 것이 좋습니다.
5. 폴더 이름은 자동으로 분류 문자에서 비롯되나요
처리 후 효과에서 볼 수 있듯이, 최종 생성되거나 제시된 폴더 이름은 LON, NYC, PAR, SYD, TYO이며, 파일 이름에서 추출된 분류 문자와 일치합니다. 따라서 본 예시의 분류 결과는 직관적으로 파일 이름의 4~6번째 문자에 대응합니다.
요약: 일괄 분류를 사용하면 반복적인 파일 이동 시간을 줄일 수 있습니다
파일 이름에 고정 위치의 분류 정보가 포함되어 있을 때, 수동 정리는 가장 효율적인 방법이 아닙니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 '파일 이름으로 분류' 기능을 통해, 반복적인 선별, 폴더 생성, 파일 이동 과정을 소프트웨어에 맡길 수 있습니다. 본문 예시에서는 단지 파일을 가져오고, '사용자 지정 위치 범위 내의 문자로 분류'를 선택하고, 범위를 4:6으로 설정한 후, 마법사를 따라 계속 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하기만 하면 txt 파일을 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 문자로 신속하게 분류할 수 있었습니다.
만약 당신이 유사한 이름 규칙을 가진 많은 텍스트, Word, Excel, PDF 또는 기타 사무용 파일을 처리하고 있다면, 먼저 몇 개의 파일을 추출하여 분류할 문자의 위치를 확인한 후 일괄 분류 기능을 사용하여 정리를 완료하기를 권장합니다. 이렇게 하면 반복 노동을 줄일 수 있을 뿐만 아니라 파일 아카이브를 더욱 명확하고 안정적으로 만들어, 후속 검색과 전달이 모두 더 효율적이게 됩니다.