Lors de la délivrance des formulaires d'inscription, des formulaires de demande, des formulaires d'approbation et des formulaires de collecte d'informations, de nombreuses entreprises espèrent que le destinataire ne pourra remplir que la zone du formulaire et ne peut pas modifier le texte principal, le titer, le texte explicateur ou le format fixe. Si vous ouvrez le fichier Word un par un, puis définissez manuellement des restrictions d'édition, cela prendra non seulement du temps, mais il est également facile de le manquer. Cet article combinera le logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool L'interface réelle de "" explique clairement comment ajouter une protection d'édition restreinte à plusieurs documents Word, docx et doc par lots, et définit l'autorisation sur "seules les données de formulaire peuvent être remplies". Après l'avoir lu, vous pouvez rapidement compléter l'importation par lots, définir les options de traitement et comprendre les effets attendus et les précautions après le traitement.
Dans le bureau réel, les documents Word tels que les formulaires RH, les formulaires d'inscription des clients, les formulaires d'inscription, les modèles de questionnaire et les formulaires d'approbation internes doivent souvent conserver un contenu fixe sans être modifiés, et seules les données de formulaire spécifiées sont autorisées à être remplies. Si le nombre de documents est important, il sera très inefficace d'ouvrir Word un par un et de définir "Limiter l'édition". Ce que cet article veut résoudre est le problème:Comment définir de nombreux fichiers Word par lots à la fois avec un logiciel de bureau pour ne remplir que des formulaires et ne pas modifier d'autres données. Combiner les captures d'écran peut être vu, en utilisant HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez importer plusieurs fichiers Word de manière centralisée, puis définir uniformément les types d'édition restreints pour réduire la duplication du travail.
Scènes applicables
Cette méthode de traitement par lots est pratique si vous rencontrez:
- L'entreprise doit émettre plusieurs formulaires Word par lots, obligeant le remplisseur à saisir uniquement le contenu du formulaire.
- Le corps du modèle, le texte de description, l'en-tête et le style de format doivent être protégés et ne sont pas autorisés à être modifiés à volonté.
- Le même lot de documents docx et doc doit être unifié avec des règles d'édition restreintes.
- Les départements de l'administration, du personnel, des finances, des affaires académiques et autres doivent produire par lots des documents de formulaire Word «remplissables et non modifiables».
Pour les scénarios avec un grand nombre de documents, la valeur de traitement par lots des logiciels de bureau est très évidente: une importation unique, un réglage unifié et un traitement centralisé, ce qui permet d'économiser du temps et des erreurs par rapport à une opération manuelle.
Aperçu des effets
Avant le traitement
Avant le traitement, les fichiers Word ordinaires peuvent généralement être modifiés librement. Les utilisateurs peuvent modifier le contenu du corps, supprimer des instructions fixes, changer le format et même modifier par erreur les données clés en dehors du formulaire. Cela affectera l'unité du modèle et peut également entraîner le problème de la collecte d'informations irrégulières.
Après le traitement
Après le traitement, le document est activéRestreindre la protection de l'éditionEt définissez le type d'édition de restriction surRemplissez uniquement les données du formulaire. Cela signifie que:
- Le contenu fixe du document ne permet pas de modifier arbitrairement;
- Les utilisateurs ne peuvent saisir des informations que dans la zone du formulaire autorisé à remplir;
- Il est plus approprié pour la distribution de documents standardisés tels que les modèles de formulaire, les modèles d'inscription et les modèles d'approbation.
Il ressort clairement des paramètres de la capture d'écran que le logiciel prend en charge la sélection de différents types de restrictions sous "Mot de passe d'édition restreint", dont l'objectif correspondant à cet article est de choisir"Seules les données de formulaire peuvent être remplies".
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Entrez dans Word Ajouter une protection par mot de passe
À partir du côté gauche de l'interface principale du logiciel, vous pouvez voir que le présent est situéOutils WordCatégories, sélectionnez dans la liste des fonctionnalités"Word ajoute une protection par mot de passe". Le texte de la description de la fonction dans la capture d'écran mentionne des mesures de protection telles que le mot de passe ouvert et le mot de passe en lecture seule pour ajouter un fichier Word, et l'article actuel doit utiliserLimiter l'éditionCapacité.
Opérations But:Accédez au module de traitement par lots pour les paramètres de protection de document Word.
Résultats attendus:Ouvrez la page "Word Ajouter une protection par mot de passe" et entrez le processus d'importation et de configuration par lots ultérieur.
Étape 2: Importation par lots de fichiers Word qui doivent être traités
Après être entré dans la page "Word Ajouter une protection par mot de passe", arrivez à l'étape 1 "Sélectionnez les enregistrements à traiter". Visible en haut à droite de l'interface, le logiciel fournit"Ajouter des fichiers"Et"Importer des fichiers à partir d'un dossier"Deux façons.
- Si le nombre de fichiers est faible, vous pouvez cliquer surAjouter un fichierSélectionner manuellement plusieurs documents Word.
- Si un lot entier de fichiers doc ou docx a été placé dans un dossier, vous pouvez cliquer surImporter des fichiers à partir d'un dossier, Plus approprié pour le traitement par lots.
Après l'importation, la liste affiche des informations telles que le nom du fichier, le chemin d'accès, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification, etc., afin que vous puissiez confirmer si l'importation est correcte. Le "nombre d'enregistrements" peut également être vu en bas de la capture d'écran, indiquant que le logiciel prend en charge l'exécution unifiée de la même opération sur plusieurs fichiers.
Opérations But:Collectez tous les fichiers Word qui doivent être définis sur "uniquement pour remplir le formulaire" en une seule fois.
Résultats attendus:Tous les fichiers en attente apparaissent dans la liste, après avoir confirmé qu'ils sont corrects, cliquez sur le bas“Suivant”.
Étape 3: Activez l'édition des restrictions et sélectionnez «Remplir uniquement les données du formulaire»
Après être entré à l'étape 2 "Définir les options de traitement", vous pouvez voir plusieurs éléments de commutation dans la page, notamment:
- Mot de passe d'ouverture de fichier
- Mot de passe en lecture seule du contenu du fichier
- Restreindre l'édition des mots de passe
Si votre objectif est de faire un document WordVous ne pouvez pas modifier d'autres contenus, vous ne pouvez remplir que les données du formulaireAlors l'accent est mis sur l'ouverture"Limiter l'édition des mots de passe"Celui-ci.
L'élément est ouvert dans la capture d'écran et l'option «Limiter le type d'édition» apparaît. Choisissez ici:
Remplissez uniquement les données du formulaire
Vous pouvez également voir une zone de saisie sous la page:“Mot de passe lorsque la restriction est levée (ne peut pas être rempli)”. Cela signifie que si vous devez annuler la restriction à l'avenir, vous pouvez utiliser le mot de passe défini ici; s'il n'y a pas de besoin de déverrouillage unifié, vous pouvez également suivre les instructions de l'interface pour ne pas le remplir.
Opérations But:Définissez les fichiers Word par lots en mode de remplissage de formulaire pour protéger le corps et les autres contenus fixes.
Résultats attendus:Tous les fichiers doc/docx traités appliqueront la règle «Limiter l'édition-ne peuvent remplir que des données de formulaire».
Étape 4: passer à l'étape suivante et terminer le traitement par lots
Selon le processus en haut de la page, il y a une étape 3 derrière le logiciel"Définir l'emplacement de sauvegarde"Et à l'étape 4“Commencer à traiter”. Bien que la capture d'écran ne déplie pas le contenu spécifique, le nom du processus peut être raisonnablement jugé, il vous suffit de continuer à cliquer sur“Suivant”Définissez l'emplacement d'enregistrement des fichiers après le traitement, puis lancez le traitement par lots.
Opérations But:Sortie du nouveau fichier après le traitement, évitez toute confusion avec le fichier d'origine.
Résultats attendus:Le logiciel génère par lots des fichiers Word avec des restrictions définies pour l'édition en fonction des règles actuelles.
Il est recommandé qu'une fois le traitement terminé, ouvrez au hasard 1 à 2 fichiers de résultats pour vérifier l'effet, vérifiez que le document est déjà dans un état "seules les données du formulaire peuvent être remplies, aucun autre contenu ne peut être modifié", puis distribuez-le uniformément à l'utilisateur.
Questions fréquentes ou considérations
1. Quels documents sont appropriés pour «Remplissez uniquement les données du formulaire»?
Il convient mieux aux fichiers Word qui sont eux-mêmes des structures de type formulaire, telles que les formulaires d'inscription d'informations, les formulaires de demande, les questionnaires, les formulaires de saisie, etc. Si votre document n'est qu'un texte ordinaire et qu'il n'y a pas de zone de formulaire à remplir, vous devez d'abord vérifier si le contenu du document correspond au scénario de remplissage du formulaire avant de l'utiliser.
2. Est-ce le fichier d'origine par lots ou le fichier de résultat?
Du point de vue du processus, le logiciel comprend une étape «Définir un emplacement de sauvegarde», ce qui signifie généralement que les résultats du traitement peuvent être enregistrés à l'emplacement spécifié. En fonctionnement réel, il est recommandé de séparer le répertoire de sortie du fichier d'origine pour faciliter la vérification et le retour.
3. Doit-on définir un mot de passe de délimitation?
La capture d'écran est clairement écrite“Peut ne pas remplir”, Expliquant que ce n'est pas un élément obligatoire. Si vous devez supprimer les restrictions de manière unifiée, il est recommandé de normaliser le mot de passe; si vous ne publiez que temporairement le formulaire par lots, vous pouvez également décider de le remplir en fonction des besoins réels.
4. Quels formats Word peuvent être gérés?
À partir de la liste des fichiers dans la capture d'écran, l'exemple actuel contientDocxFichier. Dans l'écriture et la recherche réelles, les utilisateurs se soucient généralement des formats tels que Word, doc et docx. Il est recommandé de tester l'effet dans un petit lot d'échantillons de fichiers avant le traitement officiel du lot, puis de l'exécuter par lots.
5. Pourquoi recommander le traitement par lots avec un logiciel de bureau?
Parce que ce type de demande est essentiellement une opération de fichier très répétitive: les mêmes règles de protection doivent être appliquées à de nombreux documents. Par rapport à l'ouverture des paramètres Word un par un pour limiter l'édition, le traitement par lots peut réduire considérablement les clics manuelles, réduire la probabilité d'omission et maintenir les règles cohérentes.
Résumé
Si vous souhaitez définir de nombreux fichiers Word en vracRemplissez uniquement des formulaires et ne modifiez pas d'autres donnéesLe moyen le plus efficace n'est pas de le configurer manuellement un par un, mais d'utiliser un logiciel de bureau professionnel pour le gérer de manière unifiée. Suivez le processus de démonstration de cet article, dans HeSoft Doc Batch Tool Complété dans l'ordre: EntréeWord ajoute une protection par mot de passe, Importer des fichiers par lots, ouvrirRestreindre l'édition des mots de passe, Choix"Seules les données de formulaire peuvent être remplies", Continuez à définir l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement, vous pouvez rapidement compléter le contrôle des autorisations de tout le lot de documents docx/doc.
Si vous avez un lot de formulaires d'inscription, de formulaires de demande, de formulaires d'approbation ou de documents modèles qui doivent être protégés de manière unifiée, il est recommandé de prendre quelques exemples de documents pour une opération d'essai, puis de traiter tout le lot de documents par lots après confirmation de l'effet, ce qui peut améliorer plus régulièrement l'efficacité du bureau.