Lorsque vous avez un grand nombre de fichiers Word, docx ou doc en main et que vous devez remplacer le paragraphe entier contenant un certain texte de règle par un nouveau paragraphe, ouvrir le document un par un et le modifier manuellement n'est pas seulement lent, mais aussi facile à manquer. Cet article combine HeSoft Doc Batch Tool L'interface réelle de montre comment obtenir une substitution par lots avec des expressions régulières via la fonction "Rechercher et remplacer des paragraphes complets dans Word en fonction des mots-clés". Vous verrez les effets avant et après le traitement, et vous comprerez où vous devez cliquer à chaque étape, quoi remplir et quels détails vous devez faire attention lors de l'utilisation, afin de terminer le travail de documentation par lots plus efficacement.
Si vous avez besoin de remplacer le texte entier qui répond à une certaine règle dans de nombreux documents Word par un nouveau paragraphe, comme la ligne dans le répertoire contenant l'année, le paragraphe dans le texte qui répond aux règles de numérotation et l'ancienne description des termes dans le modèle de contrat. Changez le nouveau contenu, ensuite, ouvrir manuellement les fichiers docx ou doc un par un pour trouver des substitutions prend souvent du temps et est sujet aux erreurs.
Ce type de demande n'est pas essentiellement un simple remplacement de quelques mots, maisFaites correspondre le contenu entier selon les règles, puis réécrivez par lots. HeSoft Doc Batch Tool En tant que logiciel de bureau, il convient à de nombreuses opérations de fichiers répétitives. Cet article combine l'interface réelle pour expliquer clairement comment remplacer par lots un paragraphe correspondant à une expression régulière dans plusieurs fichiers Word par un nouveau paragraphe.
Scènes applicables
"Remplacer les paragraphes Word par lots réguliers" convient aux scénarios de bureau courants suivants:
- Système de mise à jour par lots, spécifications, paragraphes d'année dans le rapport, tels que le remplacement unifié de certaines entrées contenant des années 4 bits.
- Remplacez par lots toute la ligne de contenu du catalogue, de l'annexe et du texte explicatif qui répond à un format spécifique.
- Nettoyage par lots de l'ancienne version des rappels, des descriptions d'expiration et d'anciens paragraphes de termes dans le modèle d'historique.
- Traitez plusieurs documents docx et doc par lots pour éviter une inspection manuelle copie par copie.
Pour les scènes avec une grande quantité de contenu, un grand nombre de documents et des règles claires, l'utilisation d'un logiciel bureautique pour le traitement par lots sera nettement plus efficace que la modification manuelle.
Aperçu des effets
Avant le traitement
À partir de l'exemple de document, vous pouvez voir qu'il y a plusieurs paragraphes dans la page Word qui contiennent le contenu de l'année, par exemple un seul endroit2008, Un autre endroit apparaît2020. Le texte entier dans lequel se trouve ces contenus est le paragraphe cible qui doit être apparié et traité selon les règles.
Les idées de correspondance utilisées ici sont: via des expressions régulières\ D {4}Pour trouver un paragraphe contenant "quatre chiffres". En d'autres termes, tant que 4 chiffres apparaissent dans un paragraphe complet, il sera touché.
Après le traitement
Une fois le traitement terminé, le paragraphe entier qui contenait à l'origine l'année n'est plus conservé, mais est remplacé uniformément par le nouveau paragraphe.Hello. Il ressort des résultats qu'il ne s'agit pas seulement de remplacer l'année elle-même, mais de mettreCorrespond à l'ensemble du paragrapheRemplacer par le nouveau paragraphe spécifié.
Ceci est adapté aux tâches de traitement de documents par lots qui nécessitent «supprimer et remplacer le paragraphe entier par du texte unifié».
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Accédez à la fonction de remplacement de paragraphe en masse de Word
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après, sur la gauche pour entrerOutils Word. Sélectionner dans la liste des fonctionnalités"Rechercher et remplacer le paragraphe complet dans Word en fonction du mot clé".
Le but de cette étape est d'entrer exclusivement pourRemplacer un segment entier par lot de mots clés ou de règlesLa page de fonction au lieu de remplacer par une recherche de niveau de caractère ordinaire.
Résultats attendus: Accédez à la page de processus en quatre étapes de la fonctionnalité, préparez-vous à importer le fichier Word à traiter.
Étape 2: Ajouter le fichier Word qui nécessite un traitement en masse
Après être entré dans la page de fonction, arrêtez-vous d'abord à l'étape "Sélectionner les enregistrements à traiter". L'interface peut être vue en haut à droite"Ajouter des fichiers"Et"Importer des fichiers à partir d'un dossier".
Si vous ne traitez qu'un petit nombre de documents, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers"; si vous souhaitez traiter des documents docx et doc dans tout le dossier à la fois, il est recommandé d'utiliser directement "Importer des fichiers à partir du dossier".
Après l'importation, le nom du fichier, le chemin, l'extension, l'heure et d'autres informations seront affichés dans la liste pour faciliter la confirmation de la portée du document participant au traitement.
Le but de cette étape est d'ajouter tous les fichiers Word qui doivent être remplacés uniformément dans la tâche à la fois.
Résultat attendu: le chargement de la liste de documents est terminé, cliquez en bas après confirmation“Suivant”.
Étape 3: Choisissez d'utiliser le flou de formule pour trouver le texte
Une fois que vous êtes entré dans "Définir les options de traitement", vous pouvez voir deux façons dans la zone "Trouver le moyen":
- Recherche précise du texte
- Utiliser le flou de formule pour trouver du texte
Puisque l'objectif de cet article est de faire correspondre les paragraphes en fonction de l'expression régulière, vous devez sélectionner ici"Utilisation de formules pour trouver du texte flou".
Le but de cette étape est de permettre au logiciel de faire correspondre le texte selon des règles, plutôt que de rechercher un contenu en écriture fixe.
Résultat attendu: la boîte de saisie suivante sera mise en correspondance selon la formule ou l'idée régulière.
Étape 4: Entrez l'expression régulière que vous devez rechercher
Sur la gauche"Liste des mots-clés à rechercher"Entrez l'expression à faire correspondre. Ce qui est rempli dans l'exemple est:
\ D {4}
Cette expression indique la correspondance de 4 chiffres consécutifs. Combiné avec la logique de traitement de cette fonction, il sera positionné pourParagraphe complet contenant le texte de la règle.
Par exemple, tant que la ligne de catalogue et la ligne d'annexe contiennent quatre chiffres tels que 2008 et 2020, elles deviendront des cibles de remplacement.
Le but de cette étape est de dire au logiciel: quels paragraphes doivent être reconnus comme "paragraphes à remplacer".
Résultat attendu: le système analysera le contenu des paragraphes dans chaque document Word selon cette règle.
Étape 5: Entrez le contenu du nouveau paragraphe après le remplacement
Sur la droite"Liste des mots-clés après remplacement"Entrez le nouveau contenu dans. Ce qui est rempli dans l'exemple est:
Hello
Selon la démonstration de l'interface, une fois le traitement terminé, la section entière initialement correspondante sera uniformément remplacée par ce nouveau paragraphe.
Le but de cette étape est de spécifier le résultat de remplacement de l'écriture finale dans le document Word.
Résultat attendu: tous les paragraphes qui ont atteint la règle se transforment en le même nouveau contenu de paragraphe.
Étape 6: Passez à l'étape suivante et effectuez le traitement par lots
Une fois la règle de recherche terminée avec les paramètres de contenu de remplacement, cliquez sur au bas de la page“Suivant”, Continuez à enregistrer l'emplacement et commencer le processus de traitement.
Comme vous pouvez le voir à partir du flux supérieur de l'interface, il y a plus tard:
- Définir l'emplacement de sauvegarde
- Commencer le traitement
Une fois le processus terminé, le logiciel traite automatiquement tous les fichiers Word importés par lots.
Le but de cette étape est d'effectuer formellement la tâche de remplacement par lot et de produire le document traité.
Résultat attendu: plusieurs paragraphes cibles dans les fichiers Word, docx et doc sont remplacés uniformément, sans modification manuelle copie par copie.
Questions fréquentes ou considérations
1. Le remplacement est "segment entier", pas seulement le remplacement de quelques caractères correspondants
La fonction de la démonstration de cet article estRechercher et remplacer des paragraphes complets dans Word par mot clé. Ainsi, lorsqu'un contenu conforme à l'expression régulière apparaît dans un paragraphe, le paragraphe entier est remplacé, au lieu de simplement remplacer les 4 chiffres.
Si votre objectif est de changer "2008" en "2024" et que vous ne voulez pas supprimer l'intégralité du contenu, vous devez d'abord confirmer si vous êtes apte à utiliser cette fonction.
2. Les expressions régulières doivent être vérifiées à petite échelle
Comme\ D {4}Une telle expression a une plage de correspondance relativement large, tant que quatre chiffres apparaissent dans le paragraphe, elle peut être touchée. Dans le bureau réel, il est recommandé d'utiliser un petit nombre d'échantillons de documents pour tester, confirmer que la portée des paragraphes touchés est conforme aux attentes, puis traiter les documents officiels par lots.
3. Faites attention à savoir si vous êtes sensible à la casse
Il existe une option "Ignorer la casse des lettres" dans l'interface. Si vos règles de correspondance impliquent des mots anglais, vous pouvez décider de cocher ou non en fonction de vos besoins réels. Si vous traitez avec des expressions numériques pures, cet élément a généralement peu d'effet.
4. Il est recommandé de conserver la sauvegarde du fichier d'origine avant le traitement par lots
Bien que les logiciels de bureau puissent améliorer considérablement l'efficacité du traitement par lots, il est toujours recommandé de sauvegarder les fichiers source à l'avance lorsque de nombreux changements de contenu de document sont impliqués, en particulier lorsque des règles complexes sont utilisées pour la première fois.
5. Convient au traitement de règles uniformes, pas à la modification personnalisée article par article
Si la logique de remplacement est différente pour chaque document Word, l'avantage du traitement par lots diminuera. Cette fonctionnalité est plus adaptée aux scénarios normalisés où «la même règle gère beaucoup de fichiers».
Résumé
Pour la nécessité de "remplacer par lots de nombreux paragraphes dans Word qui correspondent à une expression régulière par de nouveaux paragraphes", le traitement manuel prend souvent le plus de temps, en particulier lorsque le nombre de documents est important, le format est similaire et les règles de modification sont unifiées. Terminer les opérations automatisées avec un logiciel de bureau.
Par HeSoft Doc Batch Tool Dans"Rechercher et remplacer le paragraphe complet dans Word en fonction du mot clé"Fonctionnalité, vous pouvez d'abord importer des fichiers Word, docx, doc par lots, puis sélectionnerUtiliser le flou de formule pour trouver du texte, Entrez une expression régulière et un nouveau contenu de paragraphe, et terminez le traitement en une seule fois.
Si vous rencontrez souvent des travaux de documentation répétitifs tels que les mises à jour de modèles, les révisions de systèmes, la compilation de rapports et le remplacement de paragraphes par lots, il est recommandé d'utiliser directement ce type de traitement par lots pour établir un processus fixe. Prenez d'abord quelques exemples de documents pour tester les règles, puis confirmez l'effet, puis traitez tous les documents, ce qui peut améliorer plus régulièrement l'efficacité et réduire la duplication du travail.