Word、docx、docファイルがたくさんある場合、ルールテキストを含む段落全体を新しい段落に置き換える必要がある場合、ドキュメントを1つずつ開いて手動で修正するのは遅いだけでなく、見逃しやすい。 本文は結合する HeSoft Doc Batch Tool の実際のインタフェースは、「キーワードに基づいてWordの完全な段落を検索して置換する」機能を使用して、正規表現と合わせて一括置換を実現する方法を示しています。 処理前後の効果が見られ、各ステップのどこを知るか、何を記入するか、使用時に注意すべき細部に対応して、一括文書の整理作業をより効率的に完了します。
多くのword文書で、あるルールに合った文字全体を新しい段落に置き換える必要がある場合は例えば、目次に年を含む行、本文に番号規則に合致する段落、契約テンプレートの中の古い条項の説明を一括して新しい内容に変更します。往々にして時間がかかり、間違いもありやすい。
このようなニーズは本質的にはいくつかの言葉を簡単に置き換えるのではなく規則に従って全体の内容をマッチさせ、再度一括書き換えます。。 HeSoft Doc Batch Tool オフィスソフトウェアとして、大量の反復的なファイル操作を処理するのに適しています。 本稿では、実際のインタフェースと合わせて、複数のWord文書の中である正規表現にマッチする段落を新しい段落に一括して置き換える方法について説明する。
適用シーン
「Word段落を正規で一括して置換」は、次の一般的なオフィスシナリオに適しています
- 一括更新制度、規範、報告中の年の段落は、例えば、4桁の年を含む一部の項目を統一的に置き換える。
- 目次、付録、説明文の特定の書式に合った行全体を一括置換します。
- 履歴テンプレートの古いバージョンのヒント、期限切れの説明、古い条項の段落を一括クリーンアップします。
- 複数のdocx、doc文書を一括処理して、手動で検査しないようにします。
コンテンツ量が多く、ドキュメント数が多く、ルールが明確なシーンでは、オフィスソフトウェアを使用して一括処理を行うと、手動修正よりも効率的に高くなります。
効果プレビュー
処理前
サンプル文書によると、Wordページには年の内容を含む段落がいくつかあります。2008を選択します2020。 これらのコンテンツが存在するテキスト全体は、ルールに基づいて一致して処理する必要があるターゲット段落です。
ここで使用するマッチングの考え方は、正規表現を通過することです\ D {4}「4桁の数字」を含む段落を探します。 つまり、ある完全な段落に4桁の数字が現れた限り、ヒットします。
処理後
処理が完了すると、元の年を含む段落全体の内容は保持されず、新しい段落の内容に統一的に置き換えられますハロー。 結果から分かるように、これは年そのものを置き換えるのではなく、マッチする段落全体指定した新しい段落に置き換えます。
これは、「段落全体を削除して統一テキストに変換」する必要がある一括文書処理タスクに適しています。
操作手順
ステップ1: Word一括段落置換機能に入る
開く HeSoft Doc Batch Tool 後、左側に入りますWordツール。 機能リストから選択します「キーワードに基づいてWordの完全な段落を検索して置換する」。
このステップの目的は、専用に入ることですキーワードまたはルールでセクション全体を一括置換しますの機能ページではなく、通常の文字レベルで置換を検索します。
予想される結果: この機能の4段階のプロセスページにアクセスして、処理するWordファイルをインポートする準備をします。
ステップ2: 一括処理が必要なWordファイルを追加する
機能ページに入ったら、「処理するレコードを選択する」というステップにとどまります。 画面右上に表示「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」。
少量のドキュメントしか処理しない場合は、「ファイルを追加」をクリックしますフォルダ内のdocx、docドキュメントを一度に処理する場合は、「フォルダからファイルをインポート」を直接使用することをお勧めします。
インポート後、リストにファイル名、パス、拡張子、時間などの情報が表示されるので、今回処理に参加した文書の範囲を確認するのに便利です。
このステップの目的は、段落を統一的に置き換える必要があるすべてのWord文書を一度にタスクに追加することです。
予想される結果: ドキュメントリストのロードが完了し、間違いがないことを確認して下部をクリックします「次へ」。
ステップ3: 式を使用してテキストをあいまいに検索することを選択します
「処理オプションの設定」に入ると、「検索方法」領域には次の2つの方法が表示されます
- テキストを正確に検索します
- 式を使用してテキストをあいまいに検索します
本稿の目標は正規表現に基づいて段落をマッチングすることであるため、ここでは「式を使用してテキストをあいまいに検索」。
このステップの目的は、固定文面の内容ではなく、ソフトウェアが規則的にテキストを一致させることである。
予想される結果: 後続の入力ボックスは、式または正規の考え方で一致します。
ステップ4: 検索する正規表現を入力します
左側にあります「検索するキーワードのリスト」にマッチさせる式を入力します。 例には次のように入力されています
\ D {4}
この式は、任意の連続した4桁の数字にマッチすることを示します。 本機能の処理ロジックに合わせて、このルールテキストを含む完全な段落。
たとえば、目次行、付録行には2008、2020のような4桁の数字が含まれている限り、代替目標となります。
このステップの目的は、どの段落を「置換対象段落」として認識するかをソフトウェアに伝えることです。
予想される結果: このルールに従って、各word文書の段落の内容がスキャンされます。
ステップ5: 置換後の新しい段落の内容を入力します
右側にあります「置換後のキーワードリスト」に新しい内容を入力します。 例には次のように入力されています
ハロー
インタフェースデモによると、処理が完了すると、最初にマッチしたセグメント全体がこの新しい段落に統一的に置き換えられます。
このステップの目的は、最終的にword文書に書き込まれる置換結果を指定することです。
予想される結果: ヒットルールのすべての段落は、同じ新しい段落の内容になります。
ステップ6: 次のステップに進み、バッチ処理を実行します
検索ルールと置換内容の設定が完了したら、ページ下部のをクリックします。「次へ」を選択します。
インタフェースのトップフローから分かるように、次のようなことがあります
- 保存先の設定
- 処理を開始する
プロセスが完了すると、インポートしたすべてのWordファイルが自動的に一括処理されます。
このステップの目的は、一括置換タスクを正式に実行し、処理されたドキュメントを出力することです。
予想される結果: 複数のWord、docx、docファイルのターゲット段落が統一され、手動で編集する必要はありません。
よくある質問または注意事項
1.置き換えたのは「セグメント全体」で、マッチした数文字だけではありません
この記事で示した機能はキーワードに基づいてWordの完全な段落を検索して置き換えます。 ある段落に正規表現に合った内容が現れたとき、その4桁の数字だけを交換するのではなく、段落全体に置き換えられた。
もしあなたの目標が「2008」を「2024」に変更するだけで、内容全体を削除したくないなら、まず自分がこの機能を使うのに適しているかどうかを確認しなければならない。
2.正規表現は小さい範囲で検証しなければならない
像\ D {4}このような式のマッチング範囲は比較的広く、段落に4桁の数字が現れるとヒットする可能性がある。 実際のオフィスでは、まず少量のサンプル文書でテストし、ヒットした段落の範囲が期待通りであることを確認してから、正式な文書を一括処理することをお勧めします。
3.大文字と小文字を区別するかに注意する
画面には「アルファベットの大文字と小文字を無視する」オプションがあります。 あなたのマッチングルールが英語の単語に関係している場合は、実際のニーズに応じてチェックするかどうかを決めることができます。 純粋な数字式を扱う場合、この項目は通常あまり影響しない。
4.一括処理前に元のファイルのバックアップを保持することを推奨する
オフィスソフトウェアは一括処理の効率を大幅に向上させることができますが、大量のドキュメントの内容が変更された場合は、ソースファイルを事前にバックアップすることをお勧めします。
5.統一的なルール処理に適しています。
Word文書ごとに交換ロジックが異なると、一括処理のメリットが低下します。 この機能は、「同じルールで多くのファイルを処理する」標準化されたシーンに適しています。
まとめ
「多くのWordである正規表現にマッチする段落を新しい段落に一括して置き換える」というニーズに対して、手作業は最も時間がかかることが多い特に、文書の数が多く、書式が似ていて、ルールが統一されている場合は、オフィスソフトウェアを利用して自動化操作を行うのに適しています。
通過 HeSoft Doc Batch Tool の「キーワードに基づいてWordの完全な段落を検索して置換する」Word、docx、docファイルを一括インポートしてから選択できます式を使用してテキストをあいまいに検索します、正規表現と新しい段落の内容を入力し、最後に一度に処理を完了します。
テンプレートの更新、制度の改訂、報告の整理、段落の一括置換などの反復的な文書の仕事に遭遇することが多い場合は、このような一括処理方式で固定プロセスを確立することをお勧めします。 まずいくつかのサンプル文書を持ってルールをテストし、効果を確認してからすべての文書を処理することで、効率をより確実に高め、重複労働を減らすことができる。