Wenn sich im Ordner eine große Anzahl von Word-Dokumenten befindet, die gesendet, archiviert oder an andere gesendet werden müssen, ist es zeit aufwändig, sie einzeln zu öffnen und als PDF zu speichern. Dieser Artikel basiert auf HeSoft Doc Batch Tool Zeigen Sie beispiels weise, wie Sie mehrere Word-Dateien wie Docx und Doc stapel weise in PDF konvertieren. Durch Wählen Sie die Funktion "Word in PDF konvertieren", importieren Sie die Datei liste, legen Sie sie gemäß dem Assistenten fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung. Sie können die entsprechenden PDF-Dateien gleichzeitig generieren, um Doppel vorgänge zu reduzieren, die für Office-Archivierung, Daten verteilung, Vertrags abschluss und andere Szenarien geeignet sind.
Im täglichen Büro besteht häufig die Notwendigkeit, dass sich Dutzende oder sogar Hunderte von Word-Dokumenten in einem Ordner befinden, die vor dem Senden, Archivieren oder Hochladen in PDF-Dateien einheitlich konvertiert werden müssen. Wenn Sie Word nacheinander manuell öffnen und dann als PDF speichern klicken, ist dies nicht nur zeit aufwändig, sondern auch leicht zu übersehen oder falsch zu übertragen.
Das Folgende ist Office-Software HeSoft Doc Batch Tool Beschreiben Sie zum Beispiel, wie Sie viele Word-Dateien stapel weise in PDF konvertieren. Die Position ierung dieses Tools ist die Stapel verarbeitung von Office-Dateien, die für die Verarbeitung von sich wiederholen den und einer großen Anzahl von Dokumenten aufgaben geeignet sind, z. B. Docx-zu-PDF, Doc-zu-PDF, einheitliche Konversation mehrerer Word-Dokumente zu PDF usw.
Anwendbares Szenario: Wann müssen Sie Word in eine PDF-Datei stapeln?
Konvertieren Sie Word-Dateien in PDF-Dateien in Stapeln, die in den folgenden Office-Szenarien üblich sind:
- Daten archivierung:Vereinheitlichen Sie bearbeitbare Word-Dokumente in PDF-Dateien, um die langfristige Speicherung und den Zugriff zu erleichtern.
- Extern senden:Das PDF-Format ist auf verschiedenen Geräten stabiler und eignet sich zum Senden an Kunden, Kollegen oder Partner.
- Vertrag, Bekanntmachung, Bericht final isierung:Nachdem der Inhalt des Dokuments bestätigt wurde, wird er stapel weise in PDF konvertiert, um das Risiko von Format änderungen zu verringern.
- Stapel verarbeitung historischer Dateien:Verarbeiten Sie mehrere Docx-und Doc-Dateien gleichzeitig, um ineffiziente Vorgänge beim wiederholten Öffnen und Speichern unter zu vermeiden.
Wenn Sie nicht nur eine Datei, sondern eine Charge von Word-Dokumenten verarbeiten müssen, ist die Verwendung eines Batch-Tools effizienter als die manuelle Bedienung.
Effekt vorschau: Mehrere Word-Dateien vor der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung können Sie mehrere Word-Dokumente im Ordner sehen, z. B. 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx in der folgenden Abbildung. Diese Dateien sind noch im Word-Format und müssen einheitlich in PDF konvertiert werden.
Effekt vorschau: Generieren Sie die entsprechende PDF-Datei nach der Verarbeitung
Nach Abschluss der Konvertierung generiert jede Word-Datei die entsprechende PDF-Datei. Aus dem Beispiel effekt ist ersichtlich, dass die ursprünglichen 1.docx, 2.docx, 3.docx und 4.docx in 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf konvertiert wurden und der Dateiname für die einfache Überprüfung und Organisation entspricht.
Betriebs schritte: Konvertieren Sie Word in PDF im Stapel mit Office-Software
Schritt 1: Gehen Sie zum Word-Tool und wählen Sie "Word in PDF konvertieren"
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie danach in der Funktions kategorie links ausWord-Tools. Finden Sie in der Liste der Werkzeuge auf der rechten Seite"Word in PDF konvertieren"Funktion, die Funktions beschreibung lautet "Konvertieren von Word-Dateien in das PDF-Format im Batch".
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, die Seite für Stapel konvertierungs aufgaben aufzurufen, die speziell für Word zu PDF verwendet werden. Wenn diese Funktion ausgewählt ist, führt die Software den nachfolgenden Datei import und die Verarbeitung ein.
Schritt 2: Fügen Sie die Word-Datei hinzu, die konvertiert werden muss
Nach dem Aufrufen der Seite "Word in PDF konvertieren" ist oben auf der Benutzer oberfläche zu sehenDateien hinzufügen,Dateien aus Ordnern importieren,Entleeren,MehrWarten Sie auf die Tasten.
- Wenn Sie nur einen Teil der Word-Datei konvertieren müssen, können Sie auf klickenDateien hinzufügenWählen Sie manuell die zu verarbeiten den Docx-oder Doc-Dateien aus.
- Wenn die Anzahl der Dateien groß ist und sich alle im selben Ordner befinden, können Sie auf klickenDateien aus Ordnern importieren, Importieren Sie Word-Dokumente in einem Ordner gleichzeitig.
- Wenn der Import falsch ist, können Sie verwendenEntleerenDie Liste neu organisieren.
Nach dem Import der Datei werden in der folgenden Tabelle die zu verarbeiten den Datensätze angezeigt, einschl ießlich Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit, Änderungs zeit und anderer Informationen. Sie können anhand dieser Informationen bestätigen, ob die richtige Word-Datei importiert wurde.
Schritt 3: Überprüfen Sie die ausstehende Liste und klicken Sie auf "Weiter"
In der Datei liste wird empfohlen, zuerst zu überprüfen, ob der Dateiname, der Pfad und die Erweiterung korrekt sind. Im Beispiel wurden 4 Docx-Dateien importiert, und am unteren Rand der Seite wird auch die Anzahl der Datensätze als 4 angezeigt, was darauf hinweist, dass diese Dateien dieser Stapel konvertierungs aufgabe hinzugefügt wurden.
Wenn Sie feststellen, dass eine Datei nicht verarbeitet werden muss, können Sie den entsprechenden Datensatz mithilfe des Lösch symbols in der Aktions leiste auf der rechten Seite der Liste entfernen. Klicken Sie nach Bestätigung unten auf der Seite aufWeiter, Geben Sie den nachfolgenden Einstellungs prozess ein.
Schritt 4: Drücken Sie den Assistenten, um die Verarbeitung optionen festzulegen, den Speicherort zu speichern und mit der Verarbeitung zu beginnen
Aus dem Seiten prozess geht hervor, dass diese Funktion eine schrittweise Assistenten methode verwendet, die Folgendes umfasst: Wählen Sie den zu verarbeiten den Datensatz aus, legen Sie die Verarbeitung optionen fest, legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung. Nachdem Sie die Datei importiert und auf Weiter geklickt haben, befolgen Sie die Anweisungen auf der Benutzer oberfläche, um die Einstellungen fortzusetzen.
Der Punkt dieses Schritts besteht darin, den Speicherort der PDF-Datei zu bestätigen und zu vermeiden, dass die Ausgabe datei nach Abschluss der Konvertierung nicht gefunden wird. Wenn die Einstellung abgeschlossen ist, gehen Sie zum Start der Verarbeitung schritte, und die Software führt eine Stapel konvertierung für mehrere Word-Dateien in der Liste durch.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Wie viele Word-Dateien können gleichzeitig konvertiert werden?
Aus Sicht der Betriebs logik unterstützt die Software das Hinzufügen mehrerer Word-Dateien zu derselben Aufgaben liste für die Stapel verarbeitung. Es wird empfohlen, die tatsächliche Anzahl der Konvertie rungen entsprechend der Computer leistung, der Dateigröße und der Komplexität des Dokuments angemessen anzuordnen. Wenn die Datei besonders groß ist, kann sie in Stapeln nach Ordnern oder Chargen verarbeitet werden, um die Überprüfung der Ergebnisse zu erleichtern.
2. Können docx und doc PDF übertragen?
Die Funktion trägt den Namen "Word in PDF konvertieren" und eignet sich für Office-Szenen, in denen Word-Dokumente in PDF umgewandelt werden. Im Screenshot-Beispiel wird eine docx-Datei importiert. Wenn Sie mit einer alten Version von Word-Dokumenten im doc-Format arbeiten müssen, können Sie zuerst versuchen, die Dateien zu importieren, die die Liste eingeben und dann gemäß dem Prozess konvertieren können.
3. Was ist vor der Konvertierung zu beachten?
- Es wird empfohlen, zuerst zu bestätigen, dass die Word-Datei normal geöffnet werden kann, um eine Beschädigung der Quelldatei und einen Konvertierungs fehler zu vermeiden.
- Vor der Stapel verarbeitung ist es am besten, die Original-Word-Dateien, insbesondere wichtige Verträge, Berichte und Archiv daten, zu sichern.
- Wenn die Datei von anderen Programmen belegt wird, wird empfohlen, die relevanten Dokumente vor der Stapel konvertierung zu schließen.
- Überprüfen Sie nach Abschluss der Konvertierung mehrere PDF-Dateien, um zu bestätigen, ob das Layout, die Anzahl der Seiten und der Inhalt den Erwartungen entsprechen.
4. Wie ver meide ich den Import falscher Dateien?
Beeilen Sie sich nicht, nach dem Import mit der Verarbeitung zu beginnen. Sie können zuerst den Namen, den Pfad, die Erweiterung und andere Felder in der Liste anzeigen. Dateien, die nicht konvertiert werden müssen, können über die Aktions leiste gelöscht werden. Wenn die Liste insgesamt nicht korrekt ist, können Sie auf Löschen klicken und erneut importieren.
Zusammenfassung: Verwenden Sie die Stapel verarbeitung, um die sich wiederholende Arbeit von Word zu PDF zu reduzieren
Beim Stapeln von Word-Dateien in PDF-Dateien werden im Wesentlichen die wiederholten Arbeiten "nacheinander öffnen und nacheinander speichern" an die Office-Software übergeben, um sie automatisch abzuschließen. Durch HeSoft Doc Batch Tool Mit der Funktion "Word in PDF konvertieren" können Sie mehrere Word-Dokumente wie Docx und Doc zentral importieren, einheitlich festlegen und stapel weise in PDF-Dateien ausgeben.
Wenn Sie häufig mit einer großen Anzahl von Office-Dokumenten arbeiten müssen, wird empfohlen, ähnliche Dateien zuerst in demselben Ordner zu organisieren und dann "Dateien aus Ordnern importieren" zu verwenden, um sie stapel weise hinzuzufügen. Dies kann die manuelle Betriebszeit erheblich verkürzen und die Effizienz der Datei archivierung und-verteilung verbessern.