Wenn mehrere Word-Materialien einheitlich als PDF eingereicht werden müssen, ist der manuelle Export ineffizient und leicht zu übersehen. Dieser Artikel beschreibt die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool , Konvertieren Sie mehrere Word-Dokumente einheitlich in das PDF-Format. Das Tutorial enthält Schritte wie anwendbare Szenen, Effekte vor und nach der Verarbeitung, Auswahl der Word-zu-PDF-Funktion, Hinzufügen von Dateien, Überprüfen der Datensatz liste, Festlegen des Speicherorts und Starten der Verarbeitung usw., die für die Daten archivierung und Batch-Übermittlung szenarien geeignet sind.
Bei Projekt materialien, Angebots unterlagen, Schulungs unterlagen oder internen System archivierung müssen häufig mehrere Word-Dokumente in PDF-Dateien konvertiert werden. Das PDF-Format eignet sich besser zum Lesen, Senden und Archivieren. Wenn jedoch eine große Anzahl von Dateien vorhanden ist, wird viel Zeit für die manuelle Konvertierung verschwendet. Dieser Artikel wurde bestanden HeSoft Doc Batch Tool , Demonstrieren Sie eine Word-Batch-Konvertierungs-PDF-Methode, die besser für Office-Szenen geeignet ist.
Anwendbare Szenarien
Diese Methode eignet sich für Benutzer, die mehrere Word-Dateien zentral verarbeiten müssen, z. B. einen Stapel Docx-Dokumente in PDF konvertieren und an Kunden senden, Abteilungs system dateien in PDF einreichen oder Kurs materialien, Dokumentation dokumente und Berichts dateien stapel weise erstellen PDF-Version.
HeSoft Doc Batch Tool Es handelt sich um eine Software für die Stapel verarbeitung von Office-Dateien. Im Screenshot sehen Sie, dass sie nach Word-Tools, Excel-Tools, PDF-Tools und anderen katego risiert und organisiert ist. Bei sich wiederholen den Aufgaben wie "Einheitliche Übertragung mehrerer Word-Dokumente in PDF" können manuelle Vorgänge durch Stapel prozesse reduziert werden.
Effekt vorschau: Von Word-Dateien zu PDF-Dateien
Vor der Verarbeitung enthält der Ordner mehrere Word-Dokumente. Die Beispiel datei namen lauten 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx:
Nach der Verarbeitung werden diese Dateien in entsprechende PDF-Dateien umgewandelt. Die Beispiel ausgabe ist 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf:
Betriebs schritte
Schritt 1: Öffnen Sie die Word-Tool-Klassifizierung
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool Danach klicken Sie im linken Menü auf "Word Tools". Auf der rechten Seite werden mehrere Word-bezogene Stapel verarbeitung funktionen angezeigt, darunter Seiten layout, Löschen von Leerzeichen, Exportieren von Bildern, Format konvertierung usw.
Suchen Sie "16, Word in PDF konvertieren" in der Funktions karte. Unter der Karte wird erklärt, dass Word-Dateien stapel weise in das PDF-Format konvertiert werden, was genau dem in diesem Artikel zu lösenden Problem entspricht.
Schritt 2: Gehen Sie zur Verarbeitung seite "Word in PDF konvertieren"
Wenn Sie auf "Word in PDF konvertieren" klicken, wird die Seite für die Stapel konvertierung angezeigt. Der aktuelle Funktions name wird oben auf der Seite angezeigt. Der Vorgang ist in vier Phasen unterteilt: Wählen Sie den zu verarbeiten den Datensatz aus, legen Sie die Verarbeitung optionen fest, legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung.
Schritt 3: Importieren Sie das Word-Dokument, das Sie konvertieren möchten
In Schritt 1 "Datensätze auswählen, die verarbeitet werden müssen" können Sie auf "Dateien hinzufügen" klicken, um ein Word-Dokument auszuwählen. Wenn sich alle Word-Dateien bereits im selben Verzeichnis befinden, können Sie auch auf "Dateien aus Ordnern importieren" klicken, was für den Massen import besser geeignet ist.
Nach dem Import werden in der Tabelle der Dateiname, der Pfad, die Erweiterung und die Zeit informationen angezeigt. Im Beispiel werden 4 Docx-Dateien importiert, und die Anzahl der Datensätze wird in der unteren Zusammenfassung als 4 angezeigt, was darauf hinweist, dass die Datei von der Software erkannt und der Verarbeitung warteschlange hinzugefügt wurde.
Schritt 4: Überprüfen Sie den Datensatz, um falsche oder fehlende Übergänge zu vermeiden
Vor der formellen Konvertierung wird empfohlen, den Namen und den Pfad in der Tabelle zu überprüfen. Wenn Sie eine Datei finden, die nicht konvertiert werden muss, können Sie sie über die rechte Aktions spalte löschen. Für eine große Anzahl von Dateien können Sie die Liste auch mit "Filtern" und "Sortieren" kombinieren, um sicher zustellen, dass die zu verarbeiten den Datensätze korrekt sind.
Wenn die Überprüfung abgeschlossen ist, klicken Sie unten auf der Seite auf "Weiter", um die nachfolgenden Einstellungen aufzurufen.
Schritt 5: Legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Befolgen Sie den Schnitts telle prozess, um "Verarbeitung optionen festlegen" und "Speicherort festlegen" abzuschließen. Da bei der Stapel konvertierung mehrere PDF-Dateien generiert werden, wird empfohlen, einen speziellen Ausgabe ordner für die spätere Ansicht auszuwählen. Begeben Sie sich schließlich in die Phase "Verarbeitung starten", um die Stapel konvertierung von Word in PDF durch zuführen.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Warum wird empfohlen, die Datei zuerst in denselben Ordner zu legen?Auf diese Weise können Sie direkt "Dateien aus Ordnern importieren" verwenden, wodurch die Zeit zum Auswählen von Dateien nacheinander verkürzt wird und die Anzahl der Dateien einfacher überprüft werden kann.
2. Müssen Sie die ursprüngliche Word-Datei vor der Konvertierung sichern?Es ist eine gute Büro gewohnheit, die Original-Word-Datei vor der Stapel verarbeitung aufzu bewahren. Nach der Konvertierung in PDF kann die Original datei weiterhin für nachfolgende Bearbeitungen verwendet werden.
3. Wie entspricht der Dateiname?Unter dem Gesichtspunkt des Effekts vor und nach der Verarbeitung verwendet das ausgegebene PDF denselben nummerierten Namen wie das ursprüngliche Word-Dokument, die Erweiterung wird jedoch in PDF geändert, sodass die Suche und Korrespondenz intuitiver ist.
4. Was nützt es, die Erweiterung in der Datei liste anzuzeigen?Die Erweiterung kann helfen, zu bestätigen, dass es sich um ein Word-Dokument wie docx handelt. Überprüfen Sie die Erweiterung vor der Stapel verarbeitung, um irreführende Dateien in andere Dateitypen zu vermeiden.
Zusammenfassung
Der Schlüssel zur einheitlichen Konvertierung mehrerer Word-Dokumente in PDF liegt in der Fähigkeit zur Verwendung von Office-Software zur Stapel konvertierung. Durch HeSoft Doc Batch Tool , Sie können "Word in PDF konvertieren" aus dem Word-Tool eingeben, eine Datei oder einen Ordner importieren, die Datensätze überprüfen und die Konvertierung gemäß dem Prozess abschließen. Bei Szenarien für Daten archivierung, einheitliche Übermittlung und Stapel übertragung kann diese Methode Doppel vorgänge effektiv reduzieren und die Effizienz der Datei verarbeitung verbessern.