Wenn eine große Anzahl von Word-Dokumenten in einem Ordner gespeichert ist und alle PDF-Dateien generiert werden müssen, ist es am effektivsten, ein Stapel verarbeitung werkzeug zu verwenden, um Dateien aus dem Ordner zu importieren und einheitlich zu konvertieren. Dieser Artikel basiert auf HeSoft Doc Batch Tool Erklären Sie als Beispiel, wie Sie Word in PDF-Funktion eingeben, eine Aufgaben liste erstellen, indem Sie Dateien hinzufügen oder Dateien aus einem Ordner importieren, die Anzahl der Datensätze überprüfen und die PDF-Generierung gemäß dem Prozess abschließen, der für Batch-Archivierung szenarien geeignet ist.
Wenn sich in einem Ordner viele Word-Dokumente befinden und Sie alle PDF-Dateien erstellen müssen, ist es offen sichtlich nicht effizient, sie einzeln manuell zu exportieren. Eine geeignetere Möglichkeit besteht darin, Office-Software zu verwenden, die die Stapel verarbeitung unterstützt, Word-Dateien im gesamten Ordner in die Aufgaben liste zu importieren und sie dann einheitlich in PDF zu konvertieren. Unten HeSoft Doc Batch Tool Nehmen Sie als Beispiel, um die spezifische Operation zu veranschaulichen.
Anwendbare Szenarien
Diese Methode eignet sich für Szenarien, in denen Dateien zentral gespeichert werden. Beispiels weise enthält ein Projekt ordner mehrere Docx-Berichte, ein bestimmtes Datenpaket mehrere Word-Dokumentation dokumente oder ein Archiv verzeichnis muss eine einheitliche PDF-Version generieren. Solange Sie die Dateien organisieren, die zuerst konvertiert werden müssen, können Sie die Zeit für die spätere Auswahl und Überprüfung von Dateien verkürzen.
HeSoft Doc Batch Tool Es handelt sich um eine Stapel verarbeitung software für Office-Dateien. Sie können im Screenshot sehen, dass sie eine Word-Tool-Klassifizierung bietet und Konvertierungs funktionen wie Word-zu-PDF enthält.
Effekt vorschau: Vergleich vor und nach der Stapel generierung von PDF
Vor der Verarbeitung gibt es mehrere Word-Dokumente im Ordner:
Nach der Verarbeitung generiert derselbe Datei stapel die entsprechende PDF-Datei:
Aus dem Beispiel ist ersichtlich, dass nach der Batch-Generierung von PDF-Dateien der nummerierte Name jeder Datei immer noch korrespondiert, was für die spätere Überprüfung praktisch ist.
Betriebs schritte
Schritt 1: Finden Sie Word zu PDF-Eingang in der Software
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Klicken Sie im linken Menü auf "Word Tools". "16, Word in PDF konvertieren" ist in der Funktions liste auf der rechten Seite zu finden. Die Beschreibung besteht darin, Word-Dateien in das PDF-Format zu konvertieren.
Nachdem Sie die Funktion ausgewählt haben, können Sie mit der Erstellung von Word-Batch-to-PDF-Aufgaben beginnen.
Schritt 2: Importieren Sie Word-Dateien aus dem Ordner
Nach dem Aufrufen der Funktions seite besteht der erste Schritt darin, "die Datensätze auszuwählen, die verarbeitet werden müssen". Wenn die Dateien bereits im selben Ordner organisiert sind, klicken Sie zuerst auf "Dateien aus dem Ordner importieren". Wenn Sie nur mit einigen dieser Dateien arbeiten möchten, können Sie auch auf "Dateien hinzufügen" klicken.
Nach dem Import zeigt die Software die Dateien in der Liste an. Die Liste enthält Informationen wie Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit, die Ihnen helfen können, die Import quelle und den Dateityp zu bestätigen.
Schritt 3: Bestätigen Sie, ob die Import ergebnisse vollständig sind
Im Beispiel gibt es vier Dateien von 1.docx bis 4.docx in der Liste, und die Anzahl der Datensätze wird unten als 4 angezeigt. Im tatsächlichen Betrieb wird empfohlen, die Anzahl der Datensätze mit der Anzahl der Word-Dateien im Ordner zu vergleichen, um sicher zustellen, dass keine Dateien übersehen werden.
Wenn Sie eine redundante Datei importieren, können Sie den Lösch eintrag in der Aktions spalte verwenden, um ihn zu entfernen. Bei Aufgaben mit mehr Datensätzen können Sie die Hilfs suche "Filtern" und "Sortieren" verwenden.
Schritt 4: Geben Sie den nächsten Schritt ein, um die Ausgabe einzustellen
Nachdem die Datei liste bestätigt wurde, klicken Sie unten auf der Seite auf "Weiter". Der Prozess oben auf der Benutzer oberfläche gibt weiterhin die Verarbeitung optionen ein, legt den Speicherort fest und beginnt mit der Verarbeitung. Befolgen Sie die Anweisungen der Benutzer oberfläche, um den Speicherort auszuwählen, und fahren Sie mit der Ausführung fort.
Schritt 5: Überprüfen Sie den PDF-Ordner, wenn Sie fertig sind
Öffnen Sie nach Abschluss der Konvertierung das Ausgabe verzeichnis und bestätigen Sie, dass für jede Word-Datei eine PDF-Datei erstellt wurde. Zum Beispiel entspricht 1.docx 1.pdf und 2.docx 2.pdf. Bei wichtigen Dokumenten wird empfohlen, den PDF-Inhalt nach dem Zufalls prinzip zu überprüfen, um sicher zustellen, dass die Anzahl der Seiten, der Text und das Layout normal sind.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Was kann ich tun, wenn sich andere Dateitypen im Ordner befinden?Schauen Sie sich nach dem Import zunächst die Liste der Erweiterungen in der Liste an und bestätigen Sie, dass die Word-Datei der Aufgabe beigetreten ist. Die Inspektion vor der Massen verarbeitung ist sehr wichtig.
2. Kann ich nur einen Teil der Word-Datei konvertieren?Kann. Verwenden Sie „ Dateien hinzufügen “, um die angegebene Datei auszuwählen, oder entfernen Sie nach dem Import aus dem Ordner Datensätze, die nicht verarbeitet werden müssen.
3. Warum einen separaten Speicherort festlegen?Durch das separate Speichern von PDF-Ergebnissen können Verwechslungen mit der Original-Word-Datei vermieden und das einmalige Verpacken, Senden oder Archivieren erleichtert werden.
4. Was ist zu beachten, wenn viele Dateien vorhanden sind?Es wird empfohlen, zuerst den Dateinamen zu standardisieren und dann stapel weise zu konvertieren. Auf diese Weise ist die generierte PDF-Datei auch einfacher nach Namen zu sortieren und zu finden.
Zusammenfassung
Word im Ordner generiert PDF in Stapeln. Die Kerns ch ritte sind: Geben Sie das Word-Tool ein, wählen Sie "Word in PDF konvertieren", erstellen Sie eine Liste über "Dateien aus dem Ordner importieren" oder "Dateien hinzufügen" und setzen Sie den Speicherort und starten Sie die Verarbeitung. Mit Hilfe von HeSoft Doc Batch Tool Eine große Anzahl wiederholter Format konvertierungs arbeiten kann zentral abgeschlossen werden, wodurch die Archivierung und Einreichung effizienter wird.