Wenn Sie eine große Anzahl von Word-Dokumenten einreichen, archivieren oder an Kunden senden müssen, ist es sehr zeitaufwändig, jedes einzeln zu öffnen und als PDF zu speichern. Dieser Artikel zeigt anhand von HeSoft Doc Batch Tool , wie Sie mehrere docx-, doc- und andere Word-Dateien stapelweise in PDF konvertieren können, und erläutert die Effekte vor und nach der Verarbeitung, das Hinzufügen von Dateien, das Bestätigen der Liste, das Festlegen des Speicherorts und die wichtigsten Schritte zum Starten der Verarbeitung, um Ihnen zu helfen, sich wiederholende Vorgänge zu reduzieren.
In der täglichen Büroarbeit kommt es häufig vor, dass „viele Word-Dateien in PDF konvertiert werden müssen“, z. B. bei Vertragsfinalisierungen, Berichtseinreichungen, Dokumentenarchivierung oder dem Versand von Dateien. Öffnet man jedes Word-Dokument einzeln und exportiert es als PDF, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern es können auch leicht Dateien vergessen werden. Mit der Stapelverarbeitungsfunktion der Office-Software lassen sich mehrere Word-Dateien wie docx, doc usw. auf einmal in PDF konvertieren, was den Aufwand erheblich reduziert.
Geeignete Szenarien
Dieser Artikel richtet sich an Benutzer, die Word-Dateien stapelweise in PDF konvertieren müssen, insbesondere wenn die Anzahl der Dateien groß ist, die Dateinamen erhalten bleiben sollen und ein einheitliches PDF-Ausgabeformat gewünscht ist. Zum Beispiel, wenn ein Ordner 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx enthält und entsprechend die PDFs 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf generiert werden sollen.
Die in diesem Tutorial verwendete Software ist das im Screenshot dargestellte „ HeSoft Doc Batch Tool “. Es handelt sich um ein Werkzeug zur Stapelverarbeitung von Office-Dateien und eignet sich für gängige Aufgaben mit Word-, Excel- und PDF-Dateien.
Vorschau der Ergebnisse: Vor und nach der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung enthält der Ordner mehrere Word-Dokumente, im Beispiel sind es 4 docx-Dateien:
Nach der Verarbeitung wird für jede Word-Datei eine entsprechende PDF-Datei erzeugt. Die Dateinamen bleiben erhalten, was die Überprüfung und Archivierung erleichtert:
Vorgehensweise
Schritt 1: Word-Tool aufrufen und „Word in PDF konvertieren“ auswählen
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Funktionsleiste „Word-Tools“ aus. Suchen Sie in der rechten Funktionsliste nach „16. Word in PDF konvertieren“. Die Beschreibung dieser Funktion lautet: Stapelweise Konvertierung von Word-Dateien in das PDF-Format. Klicken Sie auf diese Funktion, um die Verarbeitungsseite aufzurufen.
Dieser Schritt dient dazu, zunächst die richtige Stapelverarbeitungsaufgabe auszuwählen. Nach der richtigen Auswahl gelangen Sie in den speziellen Workflow für Word-zu-PDF.
Schritt 2: Hinzufügen der zu konvertierenden Word-Dateien
Nachdem Sie die Seite „Word in PDF konvertieren“ aufgerufen haben, können Sie oben auf „Dateien hinzufügen“ klicken und die zu konvertierenden Word-Dokumente einzeln auswählen. Wenn sich die Dateien gemeinsam in einem Ordner befinden, können Sie auch „Aus Ordner importieren“ verwenden.
Nach dem Hinzufügen erscheint eine Liste mit Informationen wie Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungs- und Änderungsdatum. Im Beispiel wurden 4 Datensätze hinzugefügt, die Erweiterung ist jeweils docx, was zeigt, dass die zu verarbeitenden Dateien erfolgreich importiert wurden.
Schritt 3: Dateiliste überprüfen und zum nächsten Schritt gehen
Vor Beginn der Konvertierung empfiehlt es sich, die Dateinamen und Pfade in der Liste zu überprüfen und sicherzustellen, dass keine falschen Dateien hinzugefügt wurden. Sollte eine Datei nicht verarbeitet werden müssen, kann sie über den Löschvorgang auf der rechten Seite der Liste entfernt werden. Die Benutzeroberfläche bietet auch Optionen wie „Filtern“ und „Sortieren“, um bei vielen Dateien eine schnelle Übersicht zu behalten.
Klicken Sie nach der Überprüfung unten auf „Weiter“. Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist der Eintritt in die weiteren Verarbeitungseinstellungen.
Schritt 4: Verarbeitungsoptionen und Speicherort gemäß Ablauf einstellen
Der obere Bereich zeigt den vollständigen Ablauf: Wählen Sie die zu verarbeitenden Datensätze aus, legen Sie Verarbeitungsoptionen fest, legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung. Folgen Sie in den nachfolgenden Schritten den Software-Anweisungen, um die Verarbeitungsoptionen und den Speicherort festzulegen. Es empfiehlt sich, einen leicht zu findenden Ausgabeordner zu wählen, um die PDF-Dateien nach der Konvertierung einheitlich überprüfen zu können.
Schritt 5: Stapelkonvertierung starten und Ergebnisse prüfen
Nach Abschluss der Einstellungen wechseln Sie in den Abschnitt „Verarbeitung starten“, um die Konvertierung auszuführen. Nach der Verarbeitung öffnen Sie das Zielverzeichnis und prüfen, ob die entsprechenden PDF-Dateien generiert wurden. Im Beispiel werden 1.docx, 2.docx, 3.docx und 4.docx jeweils in 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf und 4.pdf konvertiert.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Können sowohl doc- als auch docx-Dateien verarbeitet werden? Dem Funktionsnamen nach ist das Tool für die Konvertierung von Word-Dateien in PDF ausgelegt. Bei der praktischen Anwendung können Sie die zu verarbeitenden docx- oder doc-Dateien zur Liste hinzufügen und sich am Erkennungsergebnis der Software orientieren.
2. Muss ich die Word-Dokumente vor der Konvertierung einzeln öffnen? Nein. Der Mehrwert der Stapelverarbeitung liegt darin, mehrere Dateien nach dem Hinzufügen zur Aufgabenliste einheitlich zu verarbeiten und das einzelne Öffnen und „Speichern unter“ zu vermeiden.
3. Wie kann ich bei vielen Dateien vermeiden, dass eine übersprungen wird? Empfehlenswert ist die vorrangige Nutzung von „Aus Ordner importieren“. Überprüfen Sie nach dem Import die Datensatzanzahl und gleichen Sie diese anhand der Namen und Pfade in der Liste ab.
4. Kommt es zu einem Durcheinander bei den Dateinamen nach der Konvertierung? Dem Beispielergebnis nach bleiben die Namen der konvertierten PDFs mit den ursprünglichen Word-Dateinamen konsistent, was das Auffinden und Archivieren erleichtert.
Zusammenfassung
Der Kern der stapelweisen Konvertierung von Word-Dateien in PDF besteht darin, die wiederkehrenden Aktionen „Öffnen, Exportieren, Speichern“ von der Office-Software einheitlich erledigen zu lassen. Bei der Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool müssen Sie lediglich das Word-Tool aufrufen, „Word in PDF konvertieren“ auswählen, Dateien hinzufügen, die Liste überprüfen und dann den Ablauf-Einstellungen folgen und die Verarbeitung starten. Wenn Sie häufig mit Word-Dokumenten wie Verträgen, Berichten, Mitteilungen oder Informationspaketen arbeiten, empfiehlt es sich, die Dateien in einem Ordner zu sammeln und dann stapelweise zu konvertieren – das ist effizienter als die manuelle Vorgehensweise.