Wenn Sie eine große Anzahl von Word-Dokumenten haben, die an Kunden gesendet, archiviert oder gesendet werden müssen, ist es sehr zeit aufwändig, sie einzeln zu öffnen und als PDF zu speichern. Dieser Artikel basiert auf HeSoft Doc Batch Tool Zeigen Sie beispiels weise, wie Sie mehrere Word-Dateien wie Docx und Doc stapel weise in PDF konvertieren, und erläutern Sie die wichtigsten Schritte vor und nach der Verarbeitung, fügen Sie Dateien hinzu, bestätigen Sie die Liste, legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung, um Doppel vorgänge zu reduzieren.
Im täglichen Büro treten häufig Situationen auf, in denen "viele Word-Dateien in PDF konvertiert werden müssen", z. B. Vertrags abschluss, Berichts übermittlung, Daten archivierung und externe Dokumente. Wenn Sie Word-Dokumente einzeln öffnen und PDF exportieren, ist dies nicht nur zeit aufwändig, sondern auch leicht zu übersehen. Mit der Stapel verarbeitung funktion in der Office-Software können mehrere Word-Dateien wie Docx und Doc gleichzeitig in PDF konvertiert werden, wodurch die sich wiederholende Arbeit erheblich reduziert wird.
Anwendbare Szenarien
Dieser Artikel eignet sich für Benutzer, die Word-Dateien stapel weise in PDF konvertieren müssen, insbesondere für Szenarien, in denen die Anzahl der Dateien groß ist, die Dateinamen korrespondiert werden müssen und die Ausgabe im PDF-Format einheitlich erfolgen möchte. In einem Ordner befinden sich beispiels weise 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, und die entsprechenden 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf müssen gleichzeitig generiert werden.
Die in diesem Tutorial verwendete Software ist die" HeSoft Doc Batch Tool ". Seine Position ierung ist ein Tool zur Stapel verarbeitung von Office-Dateien, das für die Verarbeitung gängiger Office-Datei aufgaben wie Word, Excel und PDF geeignet ist.
Effekt vorschau: Vor und nach der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung befinden sich im Ordner mehrere Word-Dokumente, und im Beispiel sind 4 Docx-Dateien enthalten:
Nach der Verarbeitung generiert jede Word-Datei eine entsprechende PDF-Datei, und der Dateiname bleibt für die einfache Überprüfung und Archivierung entsprechend:
Betriebs schritte
Schritt 1: Gehen Sie zum Word-Tool und wählen Sie "Word in PDF konvertieren"
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie "Word-Tools" in der linken Funktions leiste. In der Liste der Funktionen auf der rechten Seite finden Sie "16, Word in PDF konvertieren". Die Funktions beschreibung besteht darin, Word-Dateien in das PDF-Format zu konvertieren. Klicken Sie auf die Funktion, um die Verarbeitung seite aufzurufen.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, zuerst die richtigen Stapel verarbeitung aufgaben auszuwählen. Nach der richtigen Auswahl wechselt die Software in den dedizierten Prozess von Word zu PDF.
Schritt 2: Fügen Sie die Word-Datei hinzu, die konvertiert werden muss
Nachdem Sie die Seite "Word in PDF konvertieren" aufgerufen haben, können Sie oben auf "Dateien hinzufügen" klicken, um die Word-Dokumente auszuwählen, die nacheinander konvertiert werden müssen. Wenn die Dateien im selben Ordner zentral isiert sind, können Sie auch "Dateien aus dem Ordner importieren" verwenden.
Nach dem Hinzufügen werden in der Liste Informationen wie Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit angezeigt. Dem Beispiel wurden 4 Datensätze hinzugefügt, und die Erweiterungen sind alle docx, was darauf hinweist, dass die zu verarbeiten den Dateien erfolgreich importiert wurden.
Schritt 3: Überprüfen Sie die Datei liste und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort
Bevor Sie mit der Konvertierung beginnen, sollten Sie den Namen und den Pfad der Datei in der Liste überprüfen, um zu bestätigen, dass keine falsche Datei hinzugefügt wurde. Wenn eine Datei nicht verarbeitet werden muss, können Sie sie mit dem Löschen auf der rechten Seite der Liste entfernen. Die Benutzer oberfläche bietet auch Eingänge wie "Filtern" und "Sortieren", mit denen Sie Datensätze bei vielen Dateien schnell organisieren können.
Nachdem Sie bestätigt haben, dass es korrekt ist, klicken Sie unten auf "Weiter". Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist die Eingabe des nachfolgenden Verarbeitung prozesses.
Schritt 4: Legen Sie die Verarbeitung optionen und den Speicherort nach Ablauf fest
Oben auf der Benutzer oberfläche wird der gesamte Prozess angezeigt: Wählen Sie die zu verarbeiten den Datensätze aus, legen Sie die Verarbeitung optionen fest, legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung. Befolgen Sie nach dem Aufrufen der nächsten Schritte die Anweisungen der Software, um die Verarbeitung optionen und die Einstellungen für den Speicherort abzuschließen. Es wird empfohlen, einen leicht zu finden den Ausgabe ordner auszuwählen, um die einheitliche Überprüfung von PDF-Dateien nach Abschluss der Konvertierung zu erleichtern.
Schritt 5: Starten Sie die Stapel konvertierung und überprüfen Sie die Ergebnisse
Nachdem Sie die Einstellungen abgeschlossen haben, gehen Sie in die Phase "Verarbeitung starten", um die Konvertierung durch zuführen. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Speicher verzeichnis und prüfen Sie, ob die entsprechende PDF-Datei erstellt wurde. Im Beispiel werden 1.docx, 2.docx, 3.docx und 4.docx in 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf bzw. 4.pdf konvertiert.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Können sowohl doc als auch docx als Word-Datei verarbeitet werden?Nach dem Funktions namen zu urteilen, richtet sich das Tool an Word-Dateien, um PDF zu konvertieren. Bei der tatsächlichen Verwendung können die zu verarbeiten den Docx-oder Doc-Dateien der Liste hinzugefügt werden, wobei das Ergebnis der Software identifikation Vorrang hat.
2. Müssen Sie Word-Dokumente einzeln öffnen, bevor Sie konvertieren?Keine Notwendigkeit. Der Wert der Stapel verarbeitung besteht darin, mehrere Dateien zur Aufgaben liste hinzuzufügen und sie dann einheitlich zu verarbeiten, um das Öffnen und Speichern unter nacheinander zu vermeiden.
3. Wie ver meide ich fehlende Dateien, wenn viele Dateien vorhanden sind?Es wird empfohlen, zuerst "Dateien aus Ordnern importieren" zu verwenden. Überprüfen Sie nach dem Import die Anzahl der Datensätze und überprüfen Sie sie mit dem Namen und dem Pfad in der Liste.
4. Wird der Dateiname nach der Konvertierung verwirrend sein?Aus dem Beispiel effekt geht hervor, dass die konvertierte PDF-Datei dem ursprünglichen Word-Dateinamen entspricht, was leicht zu finden und zu archivieren ist.
Zusammenfassung
Beim Stapeln von Word-Dateien in PDF-Dateien besteht der Kern darin, die wiederholten Aktionen "Öffnen, Exportieren und Speichern" zur einheitlichen Fertigstellung an die Office-Software zu übergeben. Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool Sie müssen nur das Word-Tool aufrufen, "Word in PDF konvertieren" auswählen, Dateien hinzufügen, die Liste überprüfen, dann gemäß dem Prozess festlegen und mit der Verarbeitung beginnen. Wenn Sie häufig mit Word-Dokumenten wie Verträgen, Berichten, Benachricht igungen, Datenpaketen usw. arbeiten, wird empfohlen, die Dateien in einem Ordner zu sammeln und sie in Stapeln zu konvertieren. Die Effizienz ist höher als bei manuellen Vorgängen.