Dieser Artikel beschreibt die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool , Konvertieren Sie mehrere Word-Dateien stapel weise in PDF, geeignet für Büros zen arien, die ein einheitliches Format für Verträge, Berichte, Benachricht igungen, Papiere, Daten archivierung usw. erfordern. Durch Hinzufügen von Dateien oder Importieren von Dateien aus Ordnern, Festlegen von Verarbeitung optionen, Speichern von Speicherorten und Starten der Verarbeitung gemäß dem Prozess kann die Wiederholung des Öffnens von Word nacheinander als PDF reduziert und die Effizienz der Dokumenten sortierung und-bereitstellung verbessert werden.
Wenn Sie im täglichen Büro Dutzende oder sogar Hunderte von Word-Dokumenten in PDF konvertieren, Docx-oder Doc-Dateien einzeln öffnen und dann als PDF speichern müssen, ist dies nicht nur zeit aufwändig, sondern auch leicht zu übersehen. Das Problem, das in diesem Artikel gelöst werden soll, besteht darin, viele Word-Dateien stapel weise in PDF zu konvertieren und zu versuchen, den Dateinamen entsprechend zu halten, um die spätere Archivierung, das Senden oder Drucken zu erleichtern.
Das Folgende ist Office-Software HeSoft Doc Batch Tool Demonstrieren Sie beispiels weise den gesamten Prozess von der Auswahl von Funktionen über den Import von Word-Dateien bis hin zur Batch-Generierung von PDF.
Anwendbare Szenarien: Welche Situationen eignen sich für Batch Word to PDF
Konvertieren Sie Word-Dateien in PDF-Dateien in Stapeln, die in den folgenden Office-Szenarien üblich sind:
- Mehrere Verträge, Angebots formulierung, Benachricht igungen und Anweisungen müssen in PDF konvertiert und an Kunden gesendet werden.
- Bei der Archivierung von Abteilungs daten hoffe ich, Word-Dokumente wie Docx und Doc in ein PDF-Format zu konvertieren, das einfacher zu lesen und zu speichern ist.
- Schulen, Ausbildungs einrichtungen oder Verwaltungs abteilungen müssen Word-Dokumente wie Berichte, Papiere und Bewerbung formulare in Stapeln organisieren.
- Sie möchten den mechanischen Vorgang "Word-Speichern öffnen unter-PDF auswählen-Speichern" nicht wiederholen und möchten mehrere Dateien gleichzeitig mit Office-Software verarbeiten.
Der Kern dieser Art von Aufgabe ist nicht eine einzelne Datei konvertierung, sondernStapel verarbeitung von Dateien. Verwenden Sie spezielle Tools zur Stapel verarbeitung von Dokumenten, um die sich wiederholende Arbeit erheblich zu reduzieren.
Effekt vorschau: Vor der Verarbeitung gibt es mehrere Word, nach der Verarbeitung wird die entsprechende PDF-Datei erhalten
Vor der Verarbeitung: Mehrere docx Word-Dateien
Vor der Verarbeitung enthält der Ordner mehrere Word-Dokumente, z. B. 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx.
Nach der Verarbeitung: Erstellen Sie die entsprechende PDF-Datei
Nachdem die Stapel konvertierung abgeschlossen ist, können Sie die entsprechenden PDF-Dateien wie 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf erhalten. Das Dateiformat wurde von Word zu PDF geändert, um das Senden, Archivieren und Lesen zu erleichtern.
Betriebs schritte: Verwenden HeSoft Doc Batch Tool Stapel konvertierung von Word in PDF
Schritt 1: Geben Sie das Word-Tool ein und wählen Sie Word in PDF konvertieren
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie danach in der Funktions kategorie links ausWord-Tools. Suchen und klicken Sie in der Liste der Werkzeuge auf der rechten Seite16. Konvertieren Sie Word in PDF. Die Funktions beschreibung lautet "Konvertieren von Word-Dateien im Stapel in das PDF-Format", was den Anforderungen von Batch-Docx-zu-PDF und Doc-zu-PDF entspricht.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, zuerst die richtige Batch-Konvertierungs funktion einzugeben, um zu vermeiden, dass der falsche Verarbeitung styp in mehreren Word-Tools ausgewählt wird.
Schritt 2: Fügen Sie die Word-Datei hinzu, die konvertiert werden muss
Geben Sie einWord in PDF konvertierenNach der Funktions seite zeigt die Software den Verarbeitung prozess an: Wählen Sie den zu verarbeiten den Datensatz aus, legen Sie die Verarbeitung optionen fest, legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung.
Im ersten Schritt "Auswählen der zu verarbeiten den Datensätze" können Sie oben auf klickenDateien hinzufügenWählen Sie die Word-Datei aus, die konvertiert werden soll. Wenn mehrere Word-Dateien im selben Ordner zentral isiert sind, können Sie auch verwendenDateien aus Ordnern importieren, Importieren Sie die Dokumente in den Ordner gleichzeitig.
Nach dem Import werden in der Liste Informationen wie Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit angezeigt. 4 Docx-Dateien wurden in den Screenshot importiert, und die Anzahl der Datensätze beträgt 4, was darauf hinweist, dass die zu verarbeiten den Dateien erfolgreich zur Aufgaben liste hinzugefügt wurden.
Schritt 3: Überprüfen Sie die Datei liste, um sicher zustellen, dass keine fehlende oder falsche Auswahl vorliegt
Bevor Sie auf Weiter klicken, sollten Sie überprüfen, ob der Name und der Pfad der Datei in der Liste korrekt sind. Insbesondere wenn Sie viele Word-Dateien in großen Mengen verarbeiten, ist es wichtig, die Anzahl der Dateien und die Datei erweiterung zu bestätigen.
Wenn Sie feststellen, dass eine Datei nicht konvertiert werden muss, können Sie den Datensatz mit dem Lösch vorgang auf der rechten Seite der Liste entfernen. Wenn Sie die Datei erneut auswählen müssen, können Sie auch die Datei auf der Seite verwendenEntleerenSchaltfläche erneut importieren, nachdem die aktuelle Liste gelöscht wurde.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist: Die zu konvertieren den Word-Dateien sind alle in der Tabelle enthalten, die Anzahl ist korrekt, der Pfad ist korrekt und die Erweiterung entspricht den Erwartungen, z. B. docx oder doc.
Schritt 4: Klicken Sie auf Weiter, um die Verarbeitung optionen festzulegen
Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Datei liste korrekt ist, klicken Sie unten aufWeiter. Entsprechend dem Schnitts telle prozess werden anschließend "Verarbeitung optionen festlegen" eingegeben.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, die Software dazu zu bringen, den Konfiguration prozess von Batch Word zu PDF fortzusetzen. Bei Stapel konvertierungs aufgaben können Auslassungen durch Abschließen der Options einstellungen nach Ablauf reduziert werden.
Schritt 5: Legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Folgen Sie dem Seiten prozess, um den Speicherort festzulegen, und wählen Sie den Speicherort der konvertierten PDF-Datei aus. Geben Sie nach Abschluss der Einstellung "Verarbeitung starten" ein und lassen Sie die Software automatisch Word zu PDF ausführen.
Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie die Ergebnisse am Speicherort der Einstellungen anzeigen. Normaler weise generiert jede importierte Word-Datei eine entsprechende PDF-Datei, z. B. 1.docx in 1.pdf und 2.docx in 2.pdf.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Können sowohl docx-als auch doc-Dateien für diesen Stapel konvertierungs prozess verwendet werden?
Der Screenshot zeigt die Docx-Datei mit dem Funktions namen Word in PDF, die normaler weise für Word-Dokument konvertierungs szenarien geeignet ist. Im tatsächlichen Betrieb können Sie die Word-Dateien, die verarbeitet werden müssen, der Liste hinzufügen, wobei das Ergebnis der Software identifikation Vorrang hat.
2. Warum sollten Sie die Datei liste vor der Stapel konvertierung überprüfen?
Der Vorteil der Stapel verarbeitung ist die hohe Effizienz, aber wenn die fehlerhafte Datei importiert wird, wird sie auch zusammen verarbeitet. Bevor Sie auf Weiter klicken, wird daher empfohlen, den Dateinamen, den Pfad und die Anzahl der Datensätze zu bestätigen, um Auslassungen oder Fehler behandlungen zu vermeiden.
3. Wo wird das konvertierte PDF gespeichert?
Je nach Software prozess muss der Ausgabe ort im Schritt "Speicherort festlegen" angegeben werden. Wenn die Verarbeitung beendet ist, können Sie die resultierende PDF-Datei an diesem Speicherort anzeigen.
4. Wenn viele Dateien vorhanden sind, wird empfohlen, Dateien hinzuzufügen oder aus Ordnern zu importieren?
Wenn es sich nur um eine kleine Anzahl von Word-Dateien handelt, können Sie "Dateien hinzufügen" verwenden. Wenn sich eine große Anzahl von Docx-und Doc-Dateien im selben Ordner befindet, ist die Verwendung von "Dateien aus dem Ordner importieren" effizienter.
Zusammenfassung: Reduzieren Sie die Wiederholung von Word zu PDF mit einem Stapel verarbeitung werkzeug
Das Stapeln mehrerer Word-Dateien in PDF-Dateien löst im Wesentlichen das Problem der sich wiederholen den Arbeit. Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool , Sie können die Vorgänge, die ursprünglich einzeln geöffnet und nacheinander als PDF gespeichert werden mussten, in einen Stapel prozess verwandeln, bei dem Dateien importiert, Listen bestätigt, Speicherorte festgelegt und die Verarbeitung gestartet werden.
Wenn Sie häufig Word-Dokumente wie Verträge, Berichte, Benachricht igungen, Daten archivierung usw. verarbeiten müssen, wird empfohlen, ähnliche Dateien zuerst in einem Ordner zu organisieren und dann Word zur Stapel verarbeitung in PDF zu konvertieren. Dies kann nicht nur die Büro effizienz verbessern, sondern auch die Ausgabe dateien einheitlicher und einfacher zu verwalten machen.