Überflüssige Codes, Buchstabenpräfixe oder Zeichen an festen Positionen in Ordnernamen können die Datenverwaltung und -suche beeinträchtigen. Dieser Artikel zeigt anhand praktischer Beispiele, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool Inhalte in einem benutzerdefinierten Positionsbereich aus Ordnernamen stapelweise löschen können. Fügen Sie einfach Ordner hinzu, wählen Sie die Option zum Löschen von Text in Ordnernamen und legen Sie den Positionsbereich auf 1:3 fest, um Ordner mit Buchstabenpräfixen einheitlich in übersichtlichere numerische Namen umzuwandeln.
Das Stapel-Umbenennen von Ordnern ist eine häufig auftretende Anforderung für viele Büroangestellte. Insbesondere nach dem Exportieren von Materialien aus Geschäftssystemen, Netzlaufwerken, Kollaborationsplattformen oder Scan-Archivierungssoftware enthalten die Ordnernamen oft unerwünschte Inhalte wie Präfix-Codes, Quellenabkürzungen, temporäre Nummern oder Systemkennungen. Diese sind beim Export nützlich, verursachen aber bei der späteren Archivierung, Sortierung und Suche Störungen.
In diesem Artikel geht es nicht um das einfache Ersetzen eines festen Wortes, sondern um eine häufigere und flexiblere Anforderung: das Löschen aller Texte innerhalb eines benutzerdefinierten Positionsbereichs in Ordnernamen. Zum Beispiel das Entfernen der ersten 1 bis 3 Zeichen aus ABC20240101, BCD20241010, DEF20240202, um schließlich 20240101, 20241010, 20240202 zu erhalten.
Um ein manuelles Umbenennen einzeln zu vermeiden, werden wir die Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool verwenden. Ihr Vorteil liegt darin, den Prozess der Stapelverarbeitung von Dateien und Ordnern zu visualisieren. Benutzer müssen keine Skripte schreiben oder komplexe Befehle verwenden, sondern können eine große Anzahl sich wiederholender Aufgaben durch das Hinzufügen von Datensätzen, Festlegen von Regeln und Ausführen der Verarbeitung erledigen.
Anwendungsszenario: Überflüssige Inhalte im Namen befinden sich in einem festen Zeichenbereich
Die „Löschung eines benutzerdefinierten Positionsbereichs“ eignet sich für Ordner mit festen Benennungsregeln. Häufige Fälle sind: Die ersten 3 Stellen des Ordnernamens sind der Abteilungscode, danach folgt das Datum; die ersten 4 Stellen sind die Kundenherkunft, danach folgt die Kundennummer; die Zeichen 6 bis 10 im Ordnernamen sind ein vom alten System generiertes, ungültiges Feld; oder die überflüssigen Textinhalte verschiedener Ordner sind unterschiedlich, befinden sich aber alle an der gleichen Zeichenposition.
Wenn der zu löschende Inhalt genau gleich ist, kann man in Betracht ziehen, einen bestimmten Text zu suchen und dann zu löschen; wenn der zu löschende Inhalt jedoch für jeden Ordner unterschiedlich ist, wie z.B. ABC, BCD, DEF, GHI, dann wäre die Verarbeitung nach Schlüsselwörtern sehr mühsam. In diesem Fall ist die Wahl des „Positionsbereichs“ effizienter, da er nur basierend auf der Zeichenposition löscht und keine einheitlichen Textinhalte erfordert.
Das Beispiel in diesem Tutorial ist sehr typisch: Die ersten 3 Zeichen aller Ordner sind Buchstaben, gefolgt von einem 8-stelligen numerischen Datum. Unser Ziel ist nicht das Löschen aller Zahlen oder aller englischen Buchstaben, sondern die Demonstration, wie man mit dem angegebenen Bereich 1:3 präzise die ersten 3 Textzeichen löscht.
Ergebnisvorschau: Ordnernamen vor der Stapelverarbeitung
Vor der Verarbeitung befinden sich mehrere Ordner im Verzeichnis, deren Namen alle aus drei Buchstaben plus Datumszahlen bestehen. Die rote Markierung im Screenshot zeigt auf den Buchstabenbereich am Anfang des Ordnernamens, z.B. ABC, BCD, DEF usw. Diese Zeichen sind genau der Bereich, den wir stapelweise löschen möchten.
Wenn diese Ordner für die Projekt-Datumsarchivierung verwendet werden, lassen die Anfangsbuchstaben die Namen uneinheitlich erscheinen; wenn später nach Datum sortiert werden soll, kann dies aufgrund der unterschiedlichen Präfixe die Lesbarkeit beeinträchtigen. Noch wichtiger ist, dass diese Präfixe keinen einheitlichen Inhalt haben, so dass manuelle Verarbeitung oder einzelnes Suchen ineffizient sind.
Ergebnisvorschau: Ordnernamen nach der Stapelverarbeitung
Nach der Verarbeitung verbleiben in den Ordnernamen nur noch die numerischen Daten. Die ursprünglichen Buchstabenpräfixe wurden einheitlich gelöscht, und die Verzeichnisanzeige ist ordentlicher. Im Screenshot sind Namen wie 20240101, 20240202, 20240303, 20240404 zu sehen, die einheitlich formatiert und leicht zu identifizieren sind.
Aus dem Vorher-Nachher-Vergleich ist klar ersichtlich, dass die Software keine Ordner löscht oder verschiebt, sondern eine stapelweise Textverarbeitung der Ordnernamen durchführt. Für Büroanforderungen, bei denen die internen Daten der Ordner erhalten bleiben und nur der äußere Name geändert werden soll, ist diese Methode sehr gut geeignet.
Arbeitsschritt 1: Werkzeug öffnen und zur Funktion Ordnername navigieren
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool befindet sich links die Funktionsnavigationsleiste. Da das Bearbeitungsobjekt diesmal Ordnernamen sind, sollte auf Ordnername geklickt werden. Nach dem Aufrufen dieser Kategorie sind mehrere Funktionskarten zum Thema Ordnername sichtbar, darunter das Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Ordnernamen, das Einfügen von Text in Ordnernamen, das Hinzufügen von Präfixen und Suffixen zu Ordnernamen, die Groß-/Kleinschreibungsumwandlung von Ordnernamen sowie das in diesem Artikel behandelte Löschen von Text in Ordnernamen.
Der Zweck der Auswahl von „Text in Ordnernamen löschen“ besteht darin, der Software mitzuteilen, dass bei dieser Aufgabe ein Inhaltsabschnitt aus dem Ordnernamen entfernt werden soll. Wählen Sie hier keine Word-, Excel- oder PDF-Werkzeuge, da sich diese Kategorien hauptsächlich auf die Verarbeitung von Dokumentinhalten oder Dokumentdateien beziehen; wählen Sie auch nicht fälschlicherweise die Kategorie Dateiname, da Dateien und Ordner unterschiedliche Objekte sind.
Arbeitsschritt 2: Ordner hinzufügen und zu verarbeitende Datensätze prüfen
Nach dem Aufrufen der Funktion wird oben auf der Seite der Aufgabenablauf angezeigt, der erste Schritt ist Zu verarbeitende Datensätze auswählen. Klicken Sie oben rechts auf Ordner hinzufügen und wählen Sie das Verzeichnis mit den stapelweise umzubenennenden Ordnern aus. Nach dem Hinzufügen listet die Software die Ordner in einer Tabelle auf.
Die Tabelle im Screenshot enthält 10 Datensätze, die Namensspalte zeigt ABC20240101, BCD20241010, DEF20240202, GHI20240303, JKL20240404, MNO20240505, PQR20240606, STU20240707, VWX20240808, YZA20240909. Die Pfadspalte zeigt, dass sich diese Ordner unter D:\test\ befinden, Erstellungs- und Änderungszeit werden ebenfalls angezeigt.
Dieser Schritt ist sehr wichtig, da die Stapelumbenennung die Regel einheitlich auf die Datensätze in der Liste anwendet. Es wird empfohlen, vor dem Klicken auf „Weiter“ drei Prüfungen durchzuführen: Erstens, ob die Anzahl der Datensätze der Erwartung entspricht; zweitens, ob die Pfade korrekt sind; drittens, ob die Namensstruktur konsistent ist und ob alle für die Löschung der Zeichen 1 bis 3 geeignet sind. Klicken Sie nach der Überprüfung unten auf Weiter.
Arbeitsschritt 3: „Positionsbereich“ als Löschregel auswählen
Im zweiten Schritt „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sehen Sie den Bereich „Operationstyp“. Hier werden verschiedene Löschregeln angeboten, wie z.B. alle Ziffern, alle Leerzeichen, die Texte ganz rechts, alle Inhalte zwischen zwei Texten, alle chinesischen Schriftzeichen, alle Inhalte, alle Inhalte links von einem bestimmten Text, Positionsbereich, alle englischen Buchstaben, die Texte ganz links, alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text usw.
Um Inhalte innerhalb eines benutzerdefinierten Positionsbereichs zu löschen, muss Positionsbereich ausgewählt werden. Nach der Auswahl geben Sie im darunterliegenden Bereichseingabefeld 1:3 ein.
Diese Einstellung bedeutet, dass alle Texte zwischen der 1. und 3. Position im Namen gelöscht werden. Am Beispiel DEF20240202: D, E, F befinden sich an Position 1, 2, 3, nach dem Löschen verbleibt 20240202. Am Beispiel VWX20240808: Nach dem Löschen von VWX verbleibt 20240808. Da alle Ordner derselben Struktur folgen, kann ein und dieselbe Regel auf alle Datensätze angewendet werden.
Wenn Ihre tatsächliche Anforderung nicht das Löschen des Anfangs, sondern eines mittleren Abschnitts ist, können Sie den Bereich ebenfalls entsprechend der Zeichenposition anpassen. Befindet sich überflüssiger Inhalt zum Beispiel an den Positionen 4 bis 6, sollte der entsprechende Bereich festgelegt werden. Entscheidend ist, zuerst die Position jedes Zeichens zu klären und dann den Bereich einzugeben. Für Ordner mit uneinheitlicher Struktur wird nicht empfohlen, sie direkt zusammen zu verarbeiten.
Arbeitsschritt 4: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten
Klicken Sie nach dem Festlegen des Bereichs auf Weiter. Aus der Prozessleiste ist ersichtlich, dass die nachfolgenden Schritte „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ umfassen. Da die Screenshots hauptsächlich die Funktionsauswahl, das Hinzufügen von Datensätzen und das Festlegen des Bereichs zeigen, fahren Sie gemäß den Anweisungen der Software-Oberfläche fort.
Vor dem Start der Verarbeitung wird empfohlen, nochmals zu bestätigen, dass 1:3 eingegeben wurde und nicht 1:2 oder 1:4. Unterschiedliche Bereichsnummern führen zu völlig unterschiedlichen Ergebnissen. Beispielsweise würde die Löschung von 1:2 bei ABC20240101 das C20240101 zurücklassen, und die Löschung von 1:4 würde die erste Ziffer 2 von 20240101 mitlöschen und zu einem fehlerhaften Ergebnis führen. Daher ist die Bereichseinstellung der Teil dieser Operation, der die größte Sorgfalt erfordert.
Gehen Sie nach der Bestätigung zum Schritt „Verarbeitung starten“. Die Software durchläuft stapelweise die Ordner in der Liste und löscht gemäß der Regel den Text im angegebenen Bereich aus dem Namen. Überprüfen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das ursprüngliche Verzeichnis; die Ordnernamen sollten mit dem Screenshot nach der Verarbeitung übereinstimmen, die Präfix-Buchstaben sind verschwunden und nur die Datumsnummern bleiben erhalten.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Kann der Löschbereich individuell angepasst werden?
Ja. Das Beispiel in diesem Artikel verwendet 1:3, weil die ersten 3 Zeichen gelöscht werden sollen. In der Praxis sollte der Bereich entsprechend der Position der zu löschenden Zeichen festgelegt werden. Solange die Namensstruktur einheitlich ist, kann die Stapelverarbeitung mit demselben Bereich erfolgen.
2. Eignet sich der Positionsbereich zum Löschen von Chinesisch, Ziffern oder Symbolen?
Vom Funktionsnamen her betont der „Positionsbereich“ die Position, nicht den Zeichentyp. Das bedeutet, er eignet sich zum Löschen von Text an einer bestimmten Position. Bei der tatsächlichen Nutzung sollte unabhängig davon, ob es sich an dieser Position um englische Buchstaben, Ziffern, Chinesisch oder Symbole handelt, zunächst anhand eines Beispiels bestätigt werden, dass die Regel den Erwartungen entspricht.
3. Warum hat sich die Sortierung der Ordner nach der Verarbeitung geändert?
Weil sich die Namen geändert haben, zeigt der Datei-Explorer sie nach dem neuen Namen neu an. Vorher wurde nach ABC, BCD, DEF sortiert, nach der Verarbeitung nach numerischen Namen wie 20240101, 20240202, was ein normales Ergebnis ist.
4. Kann dies für Dateien wie docx, doc, xlsx, pdf verwendet werden?
Das Bearbeitungsobjekt in diesem Artikel sind Ordner. Wenn Sie die Dateinamen von Word-Dokumenten (docx, doc), Excel-Tabellen (xlsx, xls), PDF- oder Bilddateien stapelweise ändern möchten, wählen Sie in der Software bitte die Kategorie Dateiname oder das entsprechende Werkzeug. Vermischen Sie nicht Aufgaben für Ordnernamen mit Aufgaben für Dateinamen.
5. Welche Vorbereitungen sind vor der Verarbeitung zu treffen?
Es wird empfohlen, wichtige Verzeichnisse zuerst zu sichern oder eine kleine Anzahl von Ordnern zu Testzwecken zu kopieren. Schließen Sie außerdem Programme, die möglicherweise auf die Ordner zugreifen, um zu vermeiden, dass verwendete Verzeichnisse nicht umbenannt werden können. Die Stapelverarbeitung legt Wert auf Effizienz, aber vorherige Prüfungen können die Ausbreitung von Fehlern wirksam verhindern.
Zusammenfassung
Der Schlüssel zum Löschen von Inhalten an benutzerdefinierten Positionen in Ordnernamen liegt darin, die Frage „Was soll gelöscht werden?“ in eine klare Bereichsregel umzuwandeln. Dieser Artikel demonstriert anhand von Beispielen die Methode zum Löschen der ersten 3 Buchstaben aus Namen wie ABC20240101: Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool , gehen Sie zur Kategorie Ordnername, wählen Sie „Text in Ordnernamen löschen“, fügen Sie die zu verarbeitenden Ordner hinzu, wählen Sie als Operationstyp „Positionsbereich“ und geben Sie 1:3 ein, und schließen Sie schließlich die Verarbeitung gemäß Assistent ab.
Diese Methode der Stapelumbenennung kann sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren und eignet sich besonders für Büroszenarien wie Materialorganisation, Bereinigung von Systemexportverzeichnissen und Archivierung von Projektordnern. Wenn auch Sie eine große Anzahl von Ordnern haben, bei denen überflüssiger Text an einer festen Position gelöscht werden muss, wird empfohlen, den Bereich zuerst mit einer kleinen Anzahl von Proben zu validieren und dann das vollständige Verzeichnis stapelweise zu verarbeiten, um die Normalisierung der Ordnernamen auf sicherere und effizientere Weise abzuschließen.