Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool mehrere PDF-Dateien auf einmal in das ZUGFeRD-Standardformat konvertieren können. Der Artikel konzentriert sich auf Szenarien wie die Archivierung elektronischer Rechnungen, die Lieferung von Vertragsdokumenten und die abteilungsübergreifende Stapelverarbeitung, erläutert die Unterschiede in den Ergebnissen vor und nach der Verarbeitung und führt anhand von Screenshots der Softwareoberfläche schrittweise durch: Aufrufen des PDF-Tools, Auswählen von "PDF in andere PDF-Version konvertieren", Hinzufügen von Dateien oder Importieren von Ordnern, Auswählen der ZUGFeRD-Version, Festlegen des Speicherorts und Starten der Verarbeitung, um Benutzern zu helfen, wiederholte Vorgänge zu reduzieren und die Effizienz der PDF-Standardisierung zu verbessern.
In der Finanzarchivierung, der Zustellung elektronischer Rechnungen, der Übermittlung von Lieferkettendokumenten und dem Compliance-Management von Unternehmensdokumenten tritt häufig ein Problem auf: Man hat viele PDF-Dateien, aber der Empfänger verlangt, dass die Dateien dem ZUGFeRD-Standardformat entsprechen. Wenn man jede PDF einzeln öffnet und einzeln speichert oder konvertiert, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern es passieren auch leicht Fehler beim Übersehen oder bei der falschen Dateiauswahl. Besonders wenn die Anzahl der Dateien Dutzende oder Hunderte erreicht, beeinträchtigen manuelle, sich wiederholende Vorgänge die Effizienz erheblich.
Dieser Artikel befasst sich mit der konkreten Frage, „wie man stapelweise viele PDF-Dateien in das ZUGFeRD-Standardformat konvertiert“. Die hier verwendete Software ist eine Büroanwendung – HeSoft Doc Batch Tool . Ihr Kernwert liegt nicht in der Bearbeitung einzelner Dateien, sondern in der Stapelverarbeitung einer großen Anzahl von Dateien, die sich dafür eignet, sich wiederholende, maschinelle und fehleranfällige Bürovorgänge in einem Prozess zusammenzufassen. Im Folgenden wird die Vorgehensweise anhand von Screenshots in der Reihenfolge der tatsächlichen Benutzeroberfläche erläutert.
Anwendungsszenarien: Wann ist eine Stapelkonvertierung zu ZUGFeRD erforderlich?
ZUGFeRD wird häufig in Szenarien für den Austausch von Dokumenten wie elektronischen Rechnungen, Finanzbelegen und Geschäftsdokumenten verwendet. Für Unternehmensanwender gehören zu den häufigen Anforderungen: das Ordnern historischer PDF-Rechnungen in ein einheitliches Standardformat; die Vereinheitlichung und anschließende Archivierung von PDFs, die von Lieferanten oder Kunden bereitgestellt wurden; die vorherige Stapelverarbeitung mehrerer PDFs in eine bestimmte Version, bevor die Dateien systemübergreifend übermittelt werden; die zentrale Konvertierung von Verträgen, Rechnungen, Angeboten usw. im selben Ordner.
Wenn nur gelegentlich eine PDF bearbeitet wird, mag manuelles Vorgehen noch akzeptabel sein. Bei einer größeren Anzahl von Dateien wird der Wert eines Stapelkonvertierungswerkzeugs jedoch sehr deutlich: Mehrere PDFs auf einmal hinzufügen, einheitlich die Zielversion auswählen, einheitlich den Ausgabeort festlegen und dann die Software automatisch arbeiten lassen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch Versionsinkonsistenzen, die durch manuelle Bearbeitung durch verschiedene Personen entstehen können.
Ergebnisvorschau: Was ändert sich vor und nach der Verarbeitung?
Vor der Verarbeitung: Mehrere gewöhnliche PDFs, verstreut gespeichert, Version nicht einheitlich
Vor der Verarbeitung liegen die Dateien in der Regel als gewöhnliche PDFs in einem lokalen Ordner vor. Dateiname, Erstellungsdatum und Änderungsdatum können jeweils unterschiedlich sein. Einige Dateien stammen von Scanvorgängen, einige aus dem Export aus Geschäftssystemen und einige wurden von Word, Excel oder anderer Software generiert. Obwohl sie alle die Erweiterung .pdf haben, entsprechen sie nicht unbedingt dem vom Empfänger geforderten ZUGFeRD-Standard.
Nachdem die Dateien zur Software hinzugefügt wurden, zeigt die Liste der zu verarbeitenden Dateien Informationen wie laufende Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeitpunkt und Änderungszeitpunkt an. Diese Liste dient als Prüfbereich vor der Verarbeitung, in dem der Benutzer bestätigen kann, welche PDFs an der Stapelkonvertierung teilnehmen sollen, um zu vermeiden, dass irrelevante Dateien in den Auftrag aufgenommen werden.
Nach der Verarbeitung: Ausgabe in der gewählten ZUGFeRD-Zielversion
Nach der Verarbeitung konvertiert die Software die PDFs in der Liste gemäß der vom Benutzer in den Verarbeitungsoptionen ausgewählten Zielversion stapelweise in das ZUGFeRD-Standardformat. Da die Screenshots nicht die endgültige Ausgabeverzeichnis-Oberfläche und die Abschlussmeldung zeigen, sollte sich das tatsächliche Verarbeitungsergebnis nach den Ausgabedateien richten, die die Software nach den Schritten „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ erzeugt. Es wird empfohlen, nach Abschluss der Verarbeitung den Ausgabeordner zu öffnen und die Anzahl der Dateien, die Dateinamen und die problemlose Öffnung der Dateien stichprobenartig zu überprüfen.
Bedienungsschritte: Verwenden von HeSoft Doc Batch Tool zur Stapelkonvertierung von PDF zu ZUGFeRD
Schritt 1: PDF-Werkzeuge aufrufen, „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ wählen
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool wählen Sie in der linken Funktionskategorie „PDF-Werkzeuge“. Die Oberfläche zeigt mehrere stapelverarbeitungsbezogene PDF-Funktionen an, z. B. PDF mit Wasserzeichen versehen, PDF-Seiten löschen, PDF in Word konvertieren, PDF in Excel konvertieren, PDF in XML konvertieren usw. Die in diesem Artikel zu verwendende Funktion ist „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“.
Auf dem Screenshot ist zu sehen, dass die Beschreibung dieser Funktionskarte lautet: „Konvertiert stapelweise PDF-Dateien in andere PDF-Versionen“. Obwohl der Funktionsname nicht direkt „ZUGFeRD-Konvertierung“ lautet, kann in den nachfolgenden Versionsoptionen ZUGFeRD ausgewählt werden. Somit eignet sie sich dafür, mehrere PDFs einheitlich in eine Ziel-PDF-Standardversion zu konvertieren.
Zweck des Vorgangs: Aufrufen des richtigen Funktionsmoduls für die PDF-Stapelkonvertierung. Erwartetes Ergebnis: Die Software öffnet die Aufgabenoberfläche „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ und startet den Stapelverarbeitungs-Assistenten.
Schritt 2: Die zu konvertierenden PDF-Dateien hinzufügen
Nach dem Aufrufen der Funktion zeigt der obere Rand der Oberfläche die aktuelle Aufgabe „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ an. Der erste Schritt ist „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Auf dieser Seite kann der Benutzer über „Datei hinzufügen“ einzelne oder mehrere PDFs auswählen oder über „Dateien aus Ordner importieren“ alle PDFs in einem bestimmten Ordner auf einmal zur Liste hinzufügen. Sollten falsche Dateien ausgewählt worden sein, kann die Liste mit „Leeren“ neu zusammengestellt werden.
Die Liste der zu verarbeitenden Dateien im Screenshot enthält bereits 4 PDF-Dateien, darunter human-exploration.pdf, Learn_English_in_an_easy_fast_and_fun_way.pdf, learning-tips.pdf und SampleContract-Shuttle.pdf. Die Tabelle zeigt Informationen wie Dateipfad, Erweiterung, Erstellungszeitpunkt und Änderungszeitpunkt an. Unten befindet sich die Zusammenfassung „Datensätze: 4“.
Zweck des Vorgangs: Alle zu ZUGFeRD zu konvertierenden PDFs in denselben Stapelverarbeitungsauftrag aufnehmen. Erwartetes Ergebnis: Die zu konvertierenden PDFs erscheinen in der Dateiliste. Der Benutzer kann vor dem nächsten Schritt die Anzahl und die Pfade überprüfen.
Schritt 3: Dateiliste prüfen, ggf. Filterung oder Sortierung verwenden
Bevor Sie mit den Konvertierungsoptionen fortfahren, wird empfohlen, die Liste zu überprüfen. Insbesondere beim Import aus einem Ordner können auch nicht zu verarbeitende PDFs hinzugefügt worden sein. Die Oberfläche bietet die Schaltflächen „Filtern“ und „Sortieren“, mit denen der Benutzer die Listeninformationen zur Unterstützung der Ansicht nutzen kann; neben jedem Datensatz befindet sich rechts ein Löschsymbol, um nicht benötigte Dateien zu entfernen.
Dieser Schritt mag einfach erscheinen, ist aber für die Stapelverarbeitung sehr wichtig. Denn sobald Sie in die nachfolgenden Schritte gehen und die Verarbeitung starten, werden alle Dateien in der Liste nach derselben Regel konvertiert. Eine vorherige Prüfung reduziert Nacharbeiten und eignet sich besonders für Finanz-, Verwaltungsmitarbeiter oder Dokumentenmanager bei der Bearbeitung einer großen Anzahl von Rechnungs-PDFs.
Schritt 4: Klicken Sie auf „Weiter“, um zu den Verarbeitungsoptionen zu gelangen
Nachdem Sie die Dateiliste überprüft haben, klicken Sie unten auf „Weiter“. Die Software wechselt von „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ zu „Verarbeitungsoptionen festlegen“. An der Fortschrittsleiste der Oberfläche ist zu erkennen, dass das Werkzeug einen assistentengestützten Prozess verwendet: Datensätze auswählen, Verarbeitungsoptionen festlegen, Speicherort festlegen, Verarbeitung starten. Dieses Design ist für Stapelverarbeitungsszenarien im Büro geeignet, da der Benutzer nur jeden Schritt der Reihe nach ausführen muss.
Zweck des Vorgangs: Wechsel von der Dateiauswahlphase in die Phase der Zielversionseinstellung. Erwartetes Ergebnis: Die Seite zeigt die Liste der verfügbaren PDF-Versionen an.
Schritt 5: ZUGFeRD in der Versionsliste auswählen
Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ listet die Software mehrere konvertierbare PDF-Versionen oder Standardoptionen auf, darunter die PDF/A-Serie, PDF/X-Serie, PDF/UA-1, PDF 1.0 bis PDF 2.0 usw. Um stapelweise in das ZUGFeRD-Standardformat zu konvertieren, muss in der Versionsliste „ZUGFeRD“ ausgewählt werden.
Im Screenshot ist zu sehen, dass die Option ZUGFeRD bereits ausgewählt ist. Hierbei ist zu beachten, dass pro Auftrag in der Regel nur eine Zielversion ausgewählt wird. Das bedeutet, dass alle PDFs in der aktuellen Liste nach demselben Zielstandard verarbeitet werden, was genau den Effizienzvorteil der Stapelkonvertierung ausmacht.
Zweck des Vorgangs: Das Zielformat für die Stapelkonvertierung als ZUGFeRD festlegen. Erwartetes Ergebnis: Die Einzeloption ZUGFeRD ist ausgewählt, sodass mit dem nächsten Schritt fortgefahren werden kann.
Schritt 6: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten
Obwohl die spezifischen Seiten „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ nicht in den Screenshots abgebildet sind, lässt sich aus der oberen Fortschrittsleiste schließen, dass nach der Auswahl von ZUGFeRD erneut auf „Weiter“ geklickt werden muss, um zur Speicherortfestlegung zu gelangen. Es wird empfohlen, die Ausgabedateien in einem neuen Ordner zu speichern, z. B. „ZUGFeRD-Ausgabe“ oder „Konvertierte PDFs“, um sie von den ursprünglichen PDFs zu unterscheiden und die Prüfung und Archivierung zu erleichtern.
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, gehen Sie zum Schritt „Verarbeitung starten“ und führen den Auftrag aus. Die Software führt die Stapelkonvertierung der PDFs in der Liste einzeln durch. Nach Abschluss der Verarbeitung wird empfohlen, zu prüfen, ob die Anzahl der Ausgabedateien mit der Anzahl der zu verarbeitenden Datensätze übereinstimmt, und stichprobenartig einige Dateien daraufhin zu prüfen, ob sie problemlos geöffnet werden können.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Können alle PDFs direkt in ZUGFeRD konvertiert werden?
Die Software bietet die Möglichkeit der Stapelkonvertierung in eine PDF-Standard-Zielversion. Wenn der Empfänger in der Praxis zusätzliche Anforderungen an elektronische Rechnungsdaten, Metadaten oder eingebettete Informationen stellt, wird empfohlen, dies vor der Lieferung gemäß den Vorgaben des Empfängers zu validieren. Bei wichtigen Finanzdokumenten sollte man sich nicht nur auf die Dateierweiterung .pdf verlassen, sondern dies in Verbindung mit den Anforderungen des Geschäftssystems oder den Abnahmekriterien prüfen.
2. Werden die Originaldateien überschrieben?
Dem Assistenten zufolge bietet die Software den Schritt „Speicherort festlegen“. Es wird empfohlen, stets ein unabhängiges Ausgabeverzeichnis zu wählen und dieses nicht mit den Ursprungsdateien zu vermischen. So bleiben die ursprünglichen PDFs auch dann erhalten, wenn eine erneute Konvertierung erforderlich ist, was die Nachvollziehbarkeit erleichtert.
3. Worauf ist beim Stapelimport aus einem Ordner zu achten?
Der Import aus einem Ordner spart viel Zeit bei der Dateiauswahl, aber es ist auch wichtig, die Liste zu überprüfen, um zu vermeiden, dass Testdateien, alte Dateiversionen oder irrelevante PDFs dem Auftrag hinzugefügt werden. Sie können im ersten Schritt der Liste Namen, Pfade und Erweiterungen einsehen und nicht benötigte Datensätze löschen.
4. Beeinträchtigen sehr lange Dateinamen die Verarbeitung?
Im Screenshot ist zu sehen, dass auch längere Dateinamen in der Liste angezeigt werden können. In der Praxis wird empfohlen, die Dateipfade übersichtlich zu halten und übermäßig tiefe Verzeichnisstrukturen und Sonderzeichen zu vermeiden, um den Aufwand für die spätere Archivierung und Suche zu reduzieren.
Zusammenfassung: Standardisierte Konvertierung von PDF zu ZUGFeRD mittels Stapelverarbeitung
Die Stapelkonvertierung von PDF in das ZUGFeRD-Standardformat bedeutet im Wesentlichen, den sich wiederholenden Prozess der Dateistandardisierung an eine Bürosoftware zu übergeben. Bei der Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool müssen Sie nur die PDF-Werkzeuge aufrufen, „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ auswählen, Dateien hinzufügen oder einen Ordner importieren, in den Versionsoptionen ZUGFeRD auswählen, dann den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten, um die einheitliche Konvertierung mehrerer Dateien abzuschließen.
Wenn Sie häufig elektronische Rechnungen, Finanz-PDFs, Vertrags-PDFs oder Lieferkettendokumente verarbeiten müssen, wird empfohlen, solche Aufgaben in einem festen Prozess zu organisieren: Zuerst die Originaldateien sammeln, dann stapelweise importieren, einheitlich ZUGFeRD auswählen und schließlich in einen unabhängigen Ordner ausgeben. Dies kann sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren, die Lieferungseffizienz steigern und es dem Team ermöglichen, bei der Verarbeitung einer großen Anzahl von PDF-Dateien standardisierter zu arbeiten.