Wenn eine große Anzahl von Verträgen, Berichten, Prüfungsunterlagen und Projektdokumenten langfristig aufbewahrt werden muss, müssen normale PDFs oft einheitlich in das PDF/A-Archivformat konvertiert werden. Dieser Artikel nimmt HeSoft Doc Batch Tool als Beispiel, um zu zeigen, wie Sie über die Funktion „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ in PDF-Tools mehrere PDF-Dateien stapelweise importieren und Zielversionen wie PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2b, PDF/A-3b für die Konvertierung auswählen können. Dies hilft Büroanwendern, die Archivierung zu standardisieren und Zeit bei sich wiederholenden Vorgängen zu sparen.
Viele Unternehmen stoßen bei der Archivierung zum Jahresende, bei Projektabschlüssen, der Aufbereitung von Prüfungsunterlagen oder der Übergabe juristischer Dokumente auf dasselbe Problem: In den Ordnern stapeln sich zahlreiche PDFs, die sich zwar alle öffnen lassen, für die das Archivsystem oder der Empfänger jedoch zwingend die Einreichung im PDF/A-Format verlangt. Wer jede Datei einzeln öffnet und konvertiert, arbeitet nicht nur ineffizient, sondern übersieht bei Dutzenden von Verträgen, Berichten, Handbüchern und Zertifikaten auch leicht das eine oder andere Dokument.
PDF/A wird häufig für die Langzeitarchivierung und Dokumentenverwaltung eingesetzt und legt im Vergleich zu normalen PDFs größeren Wert auf die Integrität und Lesbarkeit der Datei selbst. Für Unterlagen, die über viele Jahre oder sogar noch länger aufbewahrt werden müssen – wie Vertragsvereinbarungen, Jahresberichte, Finanzausweise, Prüfberichte, ISO-Zertifizierungsmaterialien, Rechtsdokumente, Forschungsarbeiten usw. –, ist die einheitliche Konvertierung von PDFs in PDF/A eine sehr gängige Büroanforderung. Dieser Artikel erläutert anhand von Screenshots der Benutzeroberfläche von HeSoft Doc Batch Tool , wie Sie viele PDF-Dateien auf einmal in das PDF/A-Format konvertieren können.
HeSoft Doc Batch Tool ist eine Bürosoftware, die sich auf die Lösung von Problemen bei der Stapelverarbeitung von Dateien konzentriert. Sie verlangt von den Benutzern keine sich wiederholenden mechanischen Tätigkeiten, sondern reduziert die Routinearbeit und erhöht die Effizienz der Dokumentenorganisation durch Methoden wie Stapelimport, einheitliche Einstellungen und zentrale Verarbeitung. Das folgende Tutorial eignet sich für Benutzer, die eine stapelweise PDF-zu-PDF/A-Konvertierung, eine Konvertierung des PDF-Archivierungsformats oder eine einheitliche Verarbeitung von PDF-Versionen benötigen.
Anwendungsszenarien: Warum normale PDFs stapelweise in PDF/A konvertiert werden sollten
Normale PDFs eignen sich für die tägliche Anzeige, Übertragung und den Druck, aber bei der Langzeitarchivierung geht es den Organisationen oft eher darum, ob die Datei auch nach vielen Jahren noch stabil geöffnet werden kann, ob der Inhalt vollständig ist und ob das Layout konsistent bleibt. PDF/A ist ein Format, das speziell für die Anforderungen der Langzeitarchivierung entwickelt wurde, und wird daher im standardisierten Dokumentenmanagement häufig eingesetzt.
In den folgenden Büroszenarien ist in der Regel eine Stapelkonvertierung in PDF/A erforderlich:
- Archivübergabe: Bevor Verwaltungs-, Personal- und Projektunterlagen an das Archiv übergeben werden, müssen sie einheitlich in das vorgeschriebene Archivformat gebracht werden.
- Wirtschaftsprüfung und Finanzarchivierung: Dokumente wie Prüfberichte, Finanzausweise und Jahresberichte müssen oft nach einheitlichen Standards langfristig aufbewahrt werden.
- Aufbewahrung von Verträgen und Rechtsmaterialien: Verträge, Vereinbarungen, Vollmachtsdokumente, Prozessunterlagen und ähnliche wichtige Inhalte mit langen Aufbewahrungsfristen eignen sich für eine einheitliche Konvertierung in PDF/A.
- Qualitätsmanagement- und Zertifizierungsmaterialien: ISO-, Qualifikationszertifikate, Abnahmedokumente und ähnliche Dateien müssen bei Audits und Überprüfungen versionsstabil sein.
- Forschungs-, Bildungs- und staatliche Projekte: Abschlussarbeiten, Projektmaterialien und Projektergebnisdokumente müssen je nach Vorgabe eingereicht oder langfristig aufbewahrt werden.
Liegen nur wenige solcher Unterlagen vor, ist eine manuelle Konvertierung noch akzeptabel; sobald die Anzahl jedoch auf Dutzende oder sogar Hunderte ansteigt, ist der Einsatz eines Stapelkonvertierungswerkzeugs für PDF/A besser geeignet. Es vermeidet wiederholtes Klicken, wiederholte Versionsauswahl und wiederholte Speicherpfadangaben und erlaubt es dem Benutzer, sich auf den Dateiabgleich und die Qualitätsprüfung der Archivierung zu konzentrieren.
Ergebnisvorschau: Zustand vor und nach der Stapelkonvertierung
Vor der Verarbeitung: Die Dateiliste enthält die zu konvertierenden normalen PDFs
Vor der Verarbeitung sind alle Unterlagen noch normale PDF-Dateien. Die Aufgabenliste im Screenshot zeigt 8 Einträge, jeder mit Informationen wie Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum, Änderungsdatum usw. Die Dateinamen umfassen Annual_Report_2024.pdf, Audit_Report_Company_Y_2024.pdf, Contract_Agreement_Client_X.pdf, Employee_Handbook_Archive_2024.pdf, Financial_Statements_FY2024.pdf usw. und entsprechen den Merkmalen typischer Unternehmensarchivdaten.
Diese Liste dient nicht nur der Anzeige der Dateien, sondern hilft dem Benutzer auch bei der Bestätigung vor der Stapelverarbeitung. Beispielsweise bestätigt die Spalte „Erweiterung“, dass PDF-Dateien importiert wurden; die Spalte „Pfad“ bestätigt, dass die Dateien aus dem richtigen Verzeichnis stammen; und das Erstellungs- und Änderungsdatum helfen bei der Beurteilung, ob es sich um die neueste Version handelt. Für Archivierungsaufgaben ist die Prüfung vor der Verarbeitung sehr wichtig, da das Stapelwerkzeug die Operationen gemäß der Liste einheitlich ausführt.
Nach der Verarbeitung: Alle Dateien werden gemäß derselben PDF/A-Version ausgegeben
Nach der Verarbeitung werden die PDFs in der importierten Liste entsprechend der vom Benutzer gewählten Zielversion konvertiert. Die Versionsoptionen der Software enthalten mehrere PDF/A-bezogene Optionen wie PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u, PDF/A-4, PDF/A-4e, PDF/A-4f usw. Der Benutzer muss lediglich die den Anforderungen entsprechende Version in den Verarbeitungsoptionen auswählen, und die Software führt die Stapelverarbeitung gemäß dieser Einstellung durch.
Der Effekt der Stapelkonvertierung ist: Dieselbe Charge von Archivdaten hat ein einheitliches Zielformat, was die Einreichung, Prüfung und Langzeitarchivierung erleichtert. Im Vergleich zur manuellen Konvertierung einzelner Dateien eignet sich die Stapelmethode besser für Büroszenarien, die Anforderungen an Dateianzahl, Versionskonsistenz und Speicherpfad stellen.
Arbeitsschritte: Stapelweises Konvertieren von PDF-Dateien in das PDF/A-Format
Die folgende Beschreibung orientiert sich am Ablauf der Software-Benutzeroberfläche. HeSoft Doc Batch Tool verwendet einen assistentengeführten Prozess, bei dem der Benutzer nacheinander „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“, „Verarbeitungsoptionen festlegen“, „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ ausführt, um die Stapelkonvertierungsaufgabe abzuschließen.
Schritt 1: Wählen Sie links „PDF-Werkzeuge“
Achten Sie nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool zunächst auf die linke Funktionsleiste. In der Benutzeroberfläche sind Kategorien wie Startseite, Aufgabenablauf, Alle Werkzeuge, Dateiname, Ordnername, Dateien ordnen, Word-Werkzeuge, Excel-Werkzeuge, PowerPoint-Werkzeuge, PDF-Werkzeuge, Textwerkzeuge, Bildwerkzeuge usw. zu sehen. Da dieser Artikel die Verarbeitung von PDF-Dateien behandelt, muss „PDF-Werkzeuge“ ausgewählt werden.
Nach dem Aufrufen der PDF-Werkzeuge zeigt der Hauptbereich mehrere Karten für PDF-Stapelfunktionen an. Hier finden sich sowohl Formatkonvertierungsfunktionen wie PDF in Docx, PDF in Pptx, PDF in TXT, PDF in Excel, PDF in JPG-Bild als auch Funktionen zur PDF-Versionskonvertierung wie „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“. Um in PDF/A zu konvertieren, wählen Sie „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist der Aufruf der Funktionsseite für die PDF-Versionskonvertierung. Achten Sie darauf, nicht versehentlich „PDF in Docx konvertieren“ oder „PDF in Excel konvertieren“ zu wählen. Diese Funktionen dienen dazu, PDF in andere Dateiformate wie Word-Dokument, docx, Excel-Tabelle zu konvertieren, während PDF/A weiterhin ein PDF-Standard ist. Rufen Sie daher die Funktion zur PDF-Versionskonvertierung auf.
Schritt 2: Dateien hinzufügen oder PDFs aus einem Ordner importieren
Nach dem Aufrufen der Funktion „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ wird oben auf der Seite der Name der aktuellen Funktion angezeigt. Oben rechts befinden sich Schaltflächen für Aktionen wie „Dateien hinzufügen“, „Dateien aus Ordner importieren“, „Liste leeren“, „Mehr“ usw. Für die Stapelkonvertierung in PDF/A werden die ersten beiden Schaltflächen am häufigsten verwendet.
Sind die Dateien über verschiedene Speicherorte verteilt, können Sie auf „Dateien hinzufügen“ klicken und bei Bedarf mehrere PDFs auswählen. Befinden sich die Materialien bereits gesammelt in einem Ordner, empfiehlt es sich, auf „Dateien aus Ordner importieren“ zu klicken, um alle PDFs in diesem Ordner auf einmal zu importieren und Zeit für die Einzelauswahl zu sparen.
Nach Abschluss des Imports listet die Tabelle für jede Datei die laufende Nummer, den Namen, den Pfad, die Erweiterung, das Erstellungsdatum, das Änderungsdatum und die Aktionen auf. Unten wird die Anzahl der Datensätze angezeigt, im Screenshot zum Beispiel 8. Der Benutzer sollte hier die Prüfung vor der Verarbeitung abschließen: Bestätigen, ob Dateien fehlen, ob fälschlicherweise PDFs importiert wurden, die nicht konvertiert werden sollen, und ob die Dateipfade korrekt sind. Bei Problemen können einzelne Dateien über das Löschsymbol in der Zeile entfernt oder über „Liste leeren“ alle Dateien entfernt und der Import wiederholt werden.
Schritt 3: Klicken Sie auf „Weiter“, um die Versionseinstellungen aufzurufen
Nachdem die Dateiliste überprüft wurde und korrekt ist, klicken Sie unten auf „Weiter“. Der Oberflächenablauf wechselt von Schritt 1 „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ zu Schritt 2 „Verarbeitungsoptionen festlegen“. Dieser Schritt ist der Kern der Stapelkonvertierung in PDF/A, da die Zielversion das Ausgabeergebnis aller importierten Dateien beeinflusst.
In Szenarien der Zusammenarbeit im Team oder der standardisierten Archivierung empfiehlt es sich, vor der Auswahl der Version die Quelle der Anforderung zu bestätigen. Beispielsweise können die Archivabteilung, der Kunde, das Plattformsystem oder die Projektspezifikation explizit PDF/A-1b, PDF/A-2b oder PDF/A-3b vorschreiben. Sind die Anforderungen unklar, wählen Sie nicht willkürlich, sondern klären Sie dies zuerst, bevor Sie die Stapelverarbeitung durchführen, um Nacharbeit nach Abschluss der Konvertierung zu vermeiden.
Schritt 4: Wählen Sie im Feld „Version“ das PDF/A-Zielformat
Auf der Seite mit den Verarbeitungsoptionen sehen Sie den Bereich „Version“. Die Oberfläche bietet eine Vielzahl von Versionsoptionen, darunter mehrere PDF/A-Formate: PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u, PDF/A-4, PDF/A-4e, PDF/A-4f. Im Screenshot ist aktuell PDF/A-1a ausgewählt.
Wenn Ihre Archivierungsanforderung PDF/A-1a ist, belassen Sie die Auswahl bei oder wählen Sie PDF/A-1a; ist die Anforderung PDF/A-1b, wechseln Sie zu PDF/A-1b; ist die Anforderung PDF/A-2b, PDF/A-2u oder PDF/A-3b, können Sie dies ebenfalls an der entsprechenden Stelle auswählen. Die Seite zeigt auch Versionen wie PDF/UA-1, PDF/X-1a, PDF/X-3, ZUGFeRD, PDF 1.0 bis PDF 2.0 an, aber wenn das Ziel die PDF/A-Archivierung ist, sollten vorrangig Optionen aus der PDF/A-Reihe gewählt werden.
Klicken Sie nach der Auswahl auf „Weiter“. Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist, der Software eindeutig mitzuteilen, in welche PDF/A-Version die PDFs in der aktuellen Aufgabenliste einheitlich konvertiert werden sollen.
Schritt 5: Speicherort festlegen, um ein Überschreiben der Originaldateien zu vermeiden
Schritt 3 des Prozesses ist „Speicherort festlegen“. Da die Stapelkonvertierung mehrere Ergebnisdateien erzeugt, ist die Einstellung des Speicherorts sehr wichtig. Es wird empfohlen, für die konvertierten Dateien ein separates Verzeichnis anzulegen, z. B. „PDFA_Archivdateien“, „PDF_A_Ausgabe“, „Jahresberichte2024_PDF-A“ usw. So können die Original-PDFs und die konvertierten PDF/A-Dateien klar unterschieden werden.
Beim Festlegen des Speicherorts sollten drei Prinzipien beachtet werden: Erstens, die ursprünglichen PDFs aufbewahren und nicht leichtfertig überschreiben; zweitens, das Ausgabeverzeichnis klar benennen, um die spätere Suche zu erleichtern; drittens, wenn die Dateien zu verschiedenen Projekten oder Abteilungen gehören, diese nach Projekt, Abteilung oder Datum in getrennten Ordnern speichern. Dies verringert das Risiko, Dateien nach der Archivierung nicht zu finden, versehentlich alte Versionen zu verwenden oder Original- und Archivdateien zu verwechseln.
Schritt 6: Verarbeitung starten und Konvertierungsergebnisse prüfen
Nach Abschluss der Speicherorteinstellungen geht der Prozess zu Schritt 4 „Verarbeitung starten“ über. Nach dem Starten der Stapelverarbeitung gemäß den Anweisungen auf der Oberfläche führt die Software die Konvertierung für die PDF-Dateien in der Aufgabenliste aus. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung den Ausgabeordner und prüfen Sie, ob die Anzahl der generierten Dateien mit der Anzahl der importierten Datensätze übereinstimmt.
Bei wichtigen Archivdateien wird empfohlen, zumindest stichprobenartig einige Ergebnisdateien zu prüfen, einschließlich Verträge, Berichte, gescannte Dokumente oder Dateien mit vielen Seiten. Kontrollieren Sie insbesondere, ob sich die Dateien öffnen lassen, ob die Seitenreihenfolge korrekt ist und ob wichtige Texte und Tabellen normal angezeigt werden. Bestehen in Ihrem Unternehmen strengere Anforderungen an die PDF/A-Validierung, kann nach internen Verfahren weiter geprüft werden.
Häufig gestellte Fragen und Hinweise
1. Was ist der Unterschied zwischen PDF/A und normalem PDF?
Normales PDF ist eher für die tägliche Anzeige und den Austausch gedacht, PDF/A eher für die Langzeitarchivierung und -speicherung. PDF/A stellt klarere Anforderungen an Aspekte wie die Selbstständigkeit und langfristige Lesbarkeit der Datei und wird daher häufig in Szenarien wie Archivwesen, Wirtschaftsprüfung, Rechtswesen sowie bei staatlichen Projekten eingesetzt. Einfach ausgedrückt: Wenn eine Datei nur vorübergehend in Umlauf gebracht wird, reicht normales PDF normalerweise aus; muss eine Datei langfristig aufbewahrt und gemäß Vorschriften eingereicht werden, kann PDF/A erforderlich sein.
2. Verändert die Stapelkonvertierung die Originaldateien?
Ob die Originaldateien überschrieben werden, hängt vom Speicherort und den Ausgabeeinstellungen ab. Zur Sicherheit wird empfohlen, die konvertierten PDF/A-Dateien immer in einem neuen Ausgabeverzeichnis zu speichern und die ursprünglichen PDFs aufzubewahren. Selbst wenn später eine andere Version wie PDF/A-1b, PDF/A-2b oder eine andere gewählt werden muss, kann die Verarbeitung von den Originaldateien aus erneut gestartet werden.
3. Sollte ich bei vielen Dateien „Dateien hinzufügen“ oder „Dateien aus Ordner importieren“ verwenden?
Bei nur wenigen Dateien ist die Verwendung von „Dateien hinzufügen“ direkter; wenn in einem Ordner bereits eine große Anzahl von PDFs gesammelt wurde, ist „Dateien aus Ordner importieren“ effizienter. Der Screenshot zeigt die Dateiliste nach einem Stapelimport, wobei die Software Informationen wie Dateiname, Pfad und Erweiterung auflistet, was die einheitliche Bestätigung erleichtert.
4. Was tun, wenn die falsche PDF/A-Version gewählt wurde?
Wird der Fehler vor Beginn der Verarbeitung bemerkt, kann zu den Verarbeitungsoptionen zurückgekehrt und die Auswahl erneut getroffen werden; wurde die Verarbeitung bereits abgeschlossen, wird empfohlen, die aufbewahrten Original-PDFs in die korrekte Version zu konvertieren. Daher ist es bei Stapelaufgaben äußerst wichtig, die Originaldateien zu behalten, da dies die Kosten für Nacharbeit senkt.
5. Sollten die Dateinamen vor der Konvertierung bereinigt werden?
Es ist nicht zwingend erforderlich, wird aber empfohlen. Klare Dateinamen erleichtern den Abgleich nach dem Import und die spätere Archivierung. Verträge, Berichte, Zertifikate und Projektmaterialien können beispielsweise nach Jahr, Projektname und Dateityp benannt werden. Obwohl der Schwerpunkt dieses Artikels auf der PDF/A-Konvertierung liegt, kann eine gute Dateinamenskonvention die Effizienz der späteren Suche erheblich steigern.
6. Können Word-, docx- oder Excel-Dateien mit dieser Funktion direkt in PDF/A konvertiert werden?
Der in diesem Artikel beschriebene Funktionseinstiegspunkt ist „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ und ist für Dateien geeignet, die bereits im PDF-Format vorliegen. Handelt es sich bei den Originaldaten um Word-, doc-, docx-, Excel-, xlsx- oder PowerPoint-Dateien, sollten diese je nach tatsächlichem Bedarf zunächst in PDF konvertiert werden, bevor die PDF/A-Versionskonvertierung durchgeführt wird. Verwechseln Sie PDF/A nicht mit Abläufen wie Word-zu-PDF oder PDF-zu-Word.
Fazit: Stapelweise PDF/A-Konvertierung macht die Archivierung standardisierter
Die stapelweise Konvertierung von PDFs in PDF/A ist eine Anforderung, der viele Büroanwender bei der Materialarchivierung, der Einreichung von Prüfberichten, der Vertragsaufbewahrung und der Projektlieferung begegnen. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie über „PDF-Werkzeuge – PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ die Funktion aufrufen und dann nacheinander Dateien hinzufügen, die PDF/A-Version auswählen, den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten. Der gesamte Prozess ist übersichtlich und eignet sich für die Verarbeitung mehrerer PDF-Dateien.
Im Vergleich zur manuellen Einzelkonvertierung liegen die Vorteile der Stapelverarbeitung in höherer Effizienz, einheitlicheren Versionen und einfacherer zentraler Verwaltung der Dateien. Es wird empfohlen, vor der eigentlichen Verarbeitung den ursprünglichen PDF-Ordner vorzubereiten, die Ziel-PDF/A-Version zu bestätigen und ein separates Ausgabeverzeichnis festzulegen. So wird sichergestellt, dass das Archivformat den Anforderungen entspricht, gleichzeitig wird die Routinearbeit reduziert und die Aufbereitung von Verträgen, Berichten und Archivdokumenten stabiler und effizienter gestaltet.