Wenn eine große Anzahl von Dateinamen fest positionierte Nummern, Stadtcodes, Abteilungsabkürzungen oder Projektkennungen enthält, ist das manuelle Erstellen von Ordnern und das Verschieben der Dateien einzeln sehr zeitaufwändig. Dieser Artikel zeigt am Beispiel der Zeichen an den Positionen 4 bis 6 im Dateinamen, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool eine große Anzahl von TXT-Dateien automatisch in entsprechende Ordner sortieren können, z. B. nach Zeichen wie LON, NYC, PAR, SYD, TYO gruppiert. So können Benutzer die Dateiordnung schnell abschließen und wiederholte Arbeit reduzieren.
Im Büroalltag kommt es häufig vor, dass eine Reihe von Dateinamen sehr ähnlich aussehen, aber einige Zeichen in der Mitte unterschiedliche Kategorien repräsentieren. Beispielsweise können bei Auftragsdateien, Logistikaufzeichnungen, Prüfberichten, Stadtdaten, Projektdokumenten, Kundenarchiven usw. die Dateinamen das Format „128LON75957.txt“, „200LON66460.txt“, „213TYO11946.txt“ haben. Dabei stehen die Zeichen an der 4. bis 6. Stelle wie „LON“, „TYO“, „SYD“, „PAR“, „NYC“ für Städte oder Geschäftskategorien. Wenn es nur wenige Dateien sind, ist manuelles Ziehen noch akzeptabel; bei Dutzenden, Hunderten oder noch mehr Dateien ist das einzelne Prüfen der Dateinamen, Erstellen von Ordnern und Verschieben der Dateien nicht nur ineffizient, sondern auch anfällig für Übersehen oder falsche Zuordnung.
Das Problem, das dieser Artikel lösen soll, ist: Wie kann man viele Dateien stapelweise nach Zeichen in einem festen Bereich des Dateinamens gruppieren? Mit der Funktion „Dateien nach Dateiname klassifizieren“ in HeSoft Doc Batch Tool kann die Bürosoftware automatisch Klassifizierungsgrundlagen anhand von Zeichen an einer bestimmten Position im Dateinamen generieren und gleichartige Dateien in entsprechenden Ordnern zusammenführen. Im Folgenden wird dies anhand von Screenshots nach dem Effekt vor der Verarbeitung, dem Effekt nach der Verarbeitung und den konkreten Bedienschritten erläutert.
Anwendungsszenarien: Welche Dateien eignen sich für die stapelweise Klassifizierung nach Zeichen an fester Position
Die Klassifizierung nach Zeichen in einem festen Bereich des Dateinamens eignet sich für Szenarien mit relativ einheitlichen Dateibenennungsregeln. Zum Beispiel, wenn die ersten 3 Zeichen eine Nummer sind, die 4. bis 6. Stelle ein Stadtcode und danach eine fortlaufende Nummer folgt; oder wenn die ersten Zeichen das Datum, die mittleren Zeichen das Abteilungskürzel und die letzten Zeichen die Dateinummer sind. Solange die für die Klassifizierung benötigten Schlüsselinformationen eine feste Position im Dateinamen haben, kann diese Methode zur schnellen Stapelarchivierung verwendet werden.
Häufige Szenarien sind:
- Klassifizierung nach Stadtcode: z.B. LON, NYC, PAR, SYD, TYO;
- Klassifizierung nach Abteilungskürzel: z.B. HR, FIN, OPS, MKT, wenn die Position fest ist, kann auch ein Bereich festgelegt werden;
- Klassifizierung nach Projektnummer: bestimmte Zeichen im Dateinamen stehen für die Projektgruppe oder Projektphase;
- Klassifizierung nach Kundenkennzeichen: ein fester Zeichenabschnitt im Dateinamen steht für das Kundenkürzel oder die Kundennummer;
- Sortierung nach Dokumenttyp-Erweiterung: Obwohl der Screenshot in diesem Artikel txt-Dateien verwendet, findet sich diese Regel auch häufig bei der stapelweisen Sortierung von Bürodokumenten wie doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf.
Im Vergleich zur manuellen Sortierung liegt der Vorteil der Stapelverarbeitung darin, dass man die Klassifizierungsregel nur einmal einstellen muss und die Software dann alle Dateien einheitlich nach dieser Regel verarbeitet. Für sich stark wiederholende, klar definierte Dateisortieraufgaben kann diese Art von Bürosoftware den manuellen Arbeitsaufwand erheblich reduzieren.
Ergebnisvorschau: Dateien vor der Verarbeitung gemischt im selben Verzeichnis
Vor der Verarbeitung liegen alle txt-Dateien im selben Ordner. Obwohl die Dateinamen alle Klassifizierungszeichen enthalten, sind verschiedene Kategorien gemischt und müssen manuell identifiziert werden. Im Screenshot sind beispielsweise die Dateien „128LON75957.txt“, „200LON66460.txt“, „213TYO11946.txt“, „230SYD60610.txt“ zu sehen, wobei die rot markierte Position die Klassifizierungszeichen im Dateinamen sind.
An diesen Dateinamen ist zu erkennen, dass die Klassifizierungsbasis weder die Erweiterung noch das Dateierstellungsdatum ist, sondern ein Zeichenabschnitt an einer festen Position im Dateinamen. Am Beispiel „128LON75957.txt“ sind die ersten 3 Zeichen „128“ eine Nummer, und die 4. bis 6. Stelle „LON“ ist der Inhalt, der diesmal für die Klassifizierung verwendet werden soll. Daher muss man bei der Bedienung „Nach Zeichen in benutzerdefiniertem Positionsbereich klassifizieren“ auswählen und den Bereich auf „4:6“ setzen.
Ergebnisvorschau: Nach der Verarbeitung werden automatisch entsprechende Klassifizierungsordner generiert
Nach Abschluss der Verarbeitung werden die ursprünglich gemischten Dateien automatisch nach den Zeichen an der 4. bis 6. Stelle des Dateinamens kategorisiert. Im Screenshot ist zu sehen, dass die Software Ordner wie LON, NYC, PAR, SYD, TYO generiert oder sortiert hat und die Dateien mit verschiedenen Stadtcodes in die entsprechenden Ordner gelegt wurden.
Diese Art der Sortierung ist sehr übersichtlich: Wenn man später nach LON-bezogenen Dateien sucht, muss man nur den LON-Ordner öffnen; sucht man nach TYO-bezogenen Dateien, nur den TYO-Ordner. Bei einer großen Anzahl von Geschäftsdateien kann die stapelweise Klassifizierung nach festen Zeichen im Dateinamen die Verzeichnisstruktur klarer machen und auch die spätere Sicherung, gemeinsame Nutzung, Archivierung und Weiterverarbeitung erleichtern.
Bedienungsschritte: Verwenden von HeSoft Doc Batch Tool zum Klassifizieren von Dateien nach festgelegtem Zeichenbereich
Schritt 1: „Dateien sortieren“ aufrufen und „Dateien nach Dateiname klassifizieren“ wählen
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Funktionsleiste „Dateien sortieren“. In den Funktionskarten auf der rechten Seite ist die Funktion „Dateien nach Dateiname klassifizieren“ zu sehen. Der Zweck dieser Funktion ist es, Dateien automatisch anhand des Dateinamens zu gruppieren, was den Anforderungen dieses Artikels an die Klassifizierung nach festen Zeichen im Dateinamen entspricht.
In dieser Oberfläche bietet die Software auf der linken Seite auch Eingänge zu Kategorien wie Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Text-Tools, Bild-Tools usw., was zeigt, dass es sich um eine Toolbox für die Stapelverarbeitung von Bürodateien handelt. Was dieser Artikel verwendet, ist die Funktion zur Klassifizierung nach Dateiname unter „Dateien sortieren“. Es ist nicht nötig, den Inhalt jeder Datei zu öffnen oder Dateien manuell zu kopieren und einzufügen; die Sortierung erfolgt allein auf Basis der Dateinamensregel.
Nach einem Klick auf „Dateien nach Dateiname klassifizieren“ gelangt man in den Verarbeitungsassistenten dieser Funktion. Der assistentengeführte Ablauf hilft dem Benutzer, die Schritte Dateiauswahl, Regeln festlegen, Speicherort einstellen und Verarbeitung starten der Reihe nach durchzuführen und reduziert die Fehlerwahrscheinlichkeit bei der Stapelverarbeitung.
Schritt 2: Hinzufügen der zu verarbeitenden Dateien oder Importieren von Dateien aus einem Ordner
Auf der Seite „Dateien nach Dateiname klassifizieren“ gelangt man zunächst zu Schritt 1 „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Rechts oben auf der Oberfläche sind Schaltflächen wie „Dateien hinzufügen“, „Dateien aus Ordner importieren“, „Leeren“, „Mehr“ zu sehen. Bei einer größeren Anzahl von Dateien kann man üblicherweise „Dateien aus Ordner importieren“ verwenden, um die Dateien eines bestimmten Verzeichnisses auf einmal in die Liste zu laden; möchte man nur einen Teil der Dateien verarbeiten, kann man auch „Dateien hinzufügen“ nutzen.
Nach dem Import zeigt die Tabelle Informationen wie die laufende Nummer, den Namen, den Pfad, die Erweiterung, das Erstellungsdatum und das Änderungsdatum der Datei an. Im Screenshot ist zu sehen, dass der Dateipfad aus dem Verzeichnis test auf Laufwerk D stammt, die Erweiterung txt ist und die Anzahl der Datensätze 20 beträgt. Der Zweck dieser Liste ist es, dem Benutzer vor der eigentlichen Verarbeitung die Bestätigung zu ermöglichen: Sind die Dateien vollständig importiert? Entsprechen die Dateinamen den Erwartungen? Gibt es Dateien, die nicht verarbeitet werden sollen?
Stellt man fest, dass eine bestimmte Datei nicht an der Klassifizierung teilnehmen soll, kann man diesen Datensatz über die Lösch-Operation rechts neben der Tabelle entfernen; wurde falsch importiert, kann man mit „Leeren“ eine neue Auswahl treffen. Nach Bestätigung, dass die Liste korrekt ist, klickt man unten auf „Nächster Schritt“, um zur Einstellung der Klassifizierungsregeln zu gelangen.
Schritt 3: „Nach Zeichen in benutzerdefiniertem Positionsbereich klassifizieren“ wählen
In Schritt 2 „Verarbeitungsoptionen einstellen“ muss man festlegen, nach welchem Teil des Dateinamens die Software klassifizieren soll. Die „Klassifizierungsmethode“ in der Oberfläche bietet mehrere Optionen, z.B. Klassifizierung nach dem ersten Zeichen, nach der ersten Ziffer, nach dem ersten englischen Buchstaben, nach den ersten Zeichen, nach benutzerdefiniertem regulären Ausdruck usw. Die Anforderung in diesem Artikel ist die Klassifizierung nach Zeichen in einem festen Bereich des Dateinamens, daher sollte man „Nach Zeichen in benutzerdefiniertem Positionsbereich klassifizieren“ wählen.
Im Screenshot ist „Nach Zeichen in benutzerdefiniertem Positionsbereich klassifizieren“ ausgewählt und im Eingabefeld „Bereich“ ist „4:6“ eingetragen. Das bedeutet, dass die Software die Zeichen von der 4. bis zur 6. Stelle des Dateinamens liest und diesen Zeichenabschnitt als Klassifizierungsnamen verwendet. Zum Beispiel:
- 128LON75957.txt: Die 4. bis 6. Stelle ist LON, daher wird die Datei der Klassifizierung LON zugeordnet;
- 213TYO11946.txt: Die 4. bis 6. Stelle ist TYO, daher der Klassifizierung TYO zugeordnet;
- 230SYD60610.txt: Die 4. bis 6. Stelle ist SYD, daher der Klassifizierung SYD zugeordnet;
- 378PAR56483.txt: Die 4. bis 6. Stelle ist PAR, daher der Klassifizierung PAR zugeordnet.
Hier ist besonders zu beachten, dass die Korrektheit der Bereichsangabe direkt das Klassifizierungsergebnis bestimmt. Wenn die ersten 3 Zeichen des Dateinamens eine Nummer sind und das Klassifizierungszeichen an der 4. Stelle beginnt und an der 6. Stelle endet, trägt man „4:6“ ein. Wenn Ihre Dateinamensregel anders ist, z.B. das Klassifizierungszeichen an der 5. bis 8. Stelle, sollten Sie den entsprechenden Bereich entsprechend der tatsächlichen Situation eintragen.
Schritt 4: Buchstabengröße-Konvertierung nach Bedarf einstellen
Weiter unten auf derselben Einstellungsseite sieht man die Option „Konvertierung der Buchstabengröße“, einschließlich „Standard“, „In Großbuchstaben konvertieren“, „In Kleinbuchstaben konvertieren“. Im Screenshot ist „Standard“ gewählt, was bedeutet, dass die ursprüngliche Buchstabenform im Dateinamen beibehalten wird.
Sollten in Ihren Dateinamen inkonsistente Groß-/Kleinschreibungen wie „lon“, „LON“, „Lon“ gleichzeitig auftauchen, könnte die Klassifizierung mehrere scheinbar gleiche Ordner mit unterschiedlichen Namen erzeugen. In diesem Fall kann man je nach Bedarf die Konvertierung in Groß- oder Kleinbuchstaben wählen, um die Klassifizierungsnamen einheitlich zu halten. Da die Klassifizierungszeichen in den Dateinamen des Screenshots bereits in Großbuchstaben vorliegen, kann die Einstellung „Standard“ beibehalten werden.
Schritt 5: Speicherort einstellen und Stapelverarbeitung starten
Nach Abschluss der Einstellung der Klassifizierungsregeln klickt man auf „Nächster Schritt“, um zu Schritt 3 „Speicherort festlegen“ zu gelangen. Dieser Schritt dient dazu, festzulegen, wohin die klassifizierten Dateien gespeichert werden sollen. Es wird generell empfohlen, ein eindeutiges Ausgabeverzeichnis zu wählen, um Verwechslungen mit den Originaldateien zu vermeiden und die Überprüfung des Ergebnisses nach der Verarbeitung zu erleichtern.
Klickt man weiter auf „Nächster Schritt“ gelangt man zu Schritt 4 „Verarbeitung starten“. Vor dem eigentlichen Start kann man noch einmal die Anzahl der importierten Dateien, die Klassifizierungsregeln und den Speicherort auf Richtigkeit überprüfen. Nach Bestätigung wird die Verarbeitung ausgeführt, und die Software erstellt automatisch Ordner basierend auf den Zeichen an der 4. bis 6. Stelle oder verwendet diese und gruppiert die Dateien entsprechend.
Nach Abschluss der Verarbeitung kann man das Ausgabeverzeichnis öffnen und das Ergebnis überprüfen. Unter normalen Umständen sollten Ordner zu sehen sein, die den Klassifizierungszeichen entsprechen, wie z.B. LON, NYC, PAR, SYD, TYO. In jedem Ordner befinden sich die entsprechenden Dateien dieser Klassifizierung.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Was bedeutet „4:6“?
„4:6“ bedeutet, vom linken Rand des Dateinamens ausgehend die Zeichen an der 4. bis 6. Stelle als Klassifizierungsgrundlage zu nehmen. Am Beispiel „128LON75957.txt“ sind die Stellen 1 bis 3 „128“, und die Stellen 4 bis 6 sind „LON“, daher wird nach LON klassifiziert.
2. Fließt die Erweiterung txt in die Positionsberechnung ein?
Dem Screenshot und dem Funktionszweck nach zu urteilen, zielen die Klassifizierungsregeln hauptsächlich auf den Inhalt des Dateinamens ab. Bei der tatsächlichen Nutzung sollte man sich an der Vorschau in der Software-Oberfläche oder am Verarbeitungsergebnis orientieren. Um Fehleinschätzungen zu vermeiden, wird empfohlen, zunächst mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen und nach Bestätigung der korrekten Bereichseinstellung eine große Anzahl von Dateien zu verarbeiten.
3. Was tun bei uneinheitlicher Dateinamenlänge?
Wenn einige Dateinamen nicht lang genug sind oder die Klassifizierungszeichen nicht an derselben Position stehen, kann die Klassifizierung nach einem festen Bereich möglicherweise nicht das gewünschte Ergebnis liefern. Für solche Dateien wird empfohlen, zuerst die Benennungsregeln zu vereinheitlichen oder eine besser geeignete Klassifizierungsmethode zu wählen, z.B. nach den ersten Zeichen, nach dem ersten englischen Buchstaben oder nach einem regulären Ausdruck.
4. Kann dies auch für Bürodokumente wie docx, xlsx, pdf verwendet werden?
Das Beispiel in diesem Artikel verwendet txt-Dateien, aber der Gedanke der „Klassifizierung nach Dateiname“ ist nicht auf txt beschränkt. Solange die Dateinamen den Regeln entsprechen, können gängige Word-Dokumente (doc, docx), Excel-Tabellen (xls, xlsx), PDF-Dateien, Bilddateien usw. alle nach festen Zeichen im Dateinamen stapelweise sortiert werden. Die konkret verarbeitbaren Dateitypen hängen vom Import und der Funktionsunterstützung der Software ab.
5. Wie vermeidet man Klassifizierungsfehler?
Es wird empfohlen, vor der Verarbeitung die Gesetzmäßigkeiten der Dateibenennung zu überprüfen und zu bestätigen, dass die Position der Klassifizierungszeichen einheitlich ist; nach dem Importieren der Dateien die Richtigkeit der Namen in der Liste zu prüfen; nach der Bereichseinstellung zuerst mit einer kleinen Stichprobe zu testen; und nach der Verarbeitung stichprobenartig jeden Klassifizierungsordner zu überprüfen. Bei wichtigen Dateien wird empfohlen, zuerst eine Sicherung der Originaldateien aufzubewahren.
Fazit: Manuelles Ziehen durch stapelweise Klassifizierung ersetzen, um die Effizienz der Dateisortierung zu steigern
Wenn eine große Anzahl von Dateien nach Zeichen in einem festen Bereich des Dateinamens klassifiziert werden muss, ist die manuelle Sortierung nicht nur zeitaufwändig, sondern auch sehr fehleranfällig. Mit HeSoft Doc Batch Tool kann man über die Funktion „Dateien nach Dateiname klassifizieren“ in „Dateien sortieren“ einen bestimmten Zeichenabschnitt wie die 4. bis 6. Stelle des Dateinamens als Klassifizierungsgrundlage verwenden, um stapelweise Ordner wie LON, NYC, PAR, SYD, TYO zu generieren und die entsprechenden Dateien automatisch zusammenzuführen.
Diese Methode eignet sich besonders für Büroszenarien mit einheitlichen Benennungsregeln, einer großen Anzahl von Dateien und wiederholtem Sortierungsbedarf. Im Vergleich zur manuellen Beurteilung und dem manuellen Ziehen einzelner Dateien kann die Stapelverarbeitung die für die Dateiarchivierung benötigte Zeit von ursprünglich langwierigen Prozessen auf wenige Einstellungsschritte reduzieren. Es wird empfohlen, bei ähnlichen Dateisortieraufgaben für txt, docx, xlsx, pdf usw. zunächst die Gesetzmäßigkeiten im Dateinamen zu beobachten und dann die Funktion zur Klassifizierung nach Zeichen an fester Position für die automatische Kategorisierung zu verwenden.