대량의 파일 이름에 고정된 위치의 번호, 도시 코드, 부서 약어 또는 프로젝트 식별자가 포함된 경우, 수동으로 폴더를 생성하고 파일을 하나씩 이동하는 것은 매우 시간이 많이 소요됩니다. 본 문서는 파일 이름의 4~6번째 문자를 분류 기준으로 사용하여 HeSoft Doc Batch Tool 를 활용해 대량의 txt 파일을 해당 폴더에 일괄 분류하는 방법을 보여줍니다. 예를 들어 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 문자를 기준으로 자동 그룹화하여 신속한 파일 정리를 돕고 반복 작업을 줄일 수 있습니다.
일상적인 사무 작업에서 파일명이 매우 유사해 보이지만 중간의 특정 문자들이 서로 다른 분류를 나타내는 경우를 자주 접하게 됩니다. 예를 들어 주문 파일, 물류 기록, 검사 보고서, 도시 데이터, 프로젝트 자료, 고객 아카이브 등의 파일명은 "128LON75957.txt", "200LON66460.txt", "213TYO11946.txt"와 같은 형식일 수 있습니다. 여기서 4번째에서 6번째 문자인 "LON", "TYO", "SYD", "PAR", "NYC"는 도시나 업무 카테고리를 나타냅니다. 파일이 몇 개뿐이라면 수동으로 끌어서 정리해도 괜찮지만, 수십, 수백 개 또는 그 이상의 파일이 있다면 파일명을 일일이 확인하고 폴더를 만들고 파일을 이동하는 것은 효율이 낮을 뿐만 아니라 누락하거나 잘못 분류하기 쉽습니다.
이 글에서 해결하고자 하는 문제는 바로 많은 파일을 파일명의 고정된 범위 내 문자에 따라 일괄 분류하여 함께 모으는 방법입니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "파일명으로 파일 분류하기" 기능을 사용하면, 사무용 소프트웨어가 파일명의 지정된 위치에 있는 문자를 바탕으로 자동으로 분류 기준을 생성하고 동일한 유형의 파일을 해당 폴더에 정리할 수 있습니다. 아래에서는 처리 전후 효과와 구체적인 조작 단계를 스크린샷과 함께 설명합니다.
적용 시나리오: 어떤 파일이 고정 위치 문자 기반 일괄 분류에 적합한가
파일명의 고정된 범위 내 문자로 분류하는 것은 파일 명명 규칙이 비교적 통일된 시나리오에 적합합니다. 예를 들어 파일명의 앞 3자리는 일련번호, 4~6번째는 도시 코드, 그 뒤는 일련번호이거나, 파일명의 앞부분은 날짜, 중간 부분은 부서 코드, 마지막은 파일 번호인 경우 등입니다. 분류에 필요한 핵심 정보가 파일명 내 위치가 고정되어 있다면, 이 방식을 사용하여 신속하게 일괄 보관할 수 있습니다.
일반적인 시나리오는 다음과 같습니다.
- 도시 코드별 분류: 예: LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등
- 부서 약어별 분류: 예: HR, FIN, OPS, MKT 등. 위치가 고정되어 있다면 범위를 설정할 수 있습니다.
- 프로젝트 번호별 분류: 파일명의 특정 몇 자리가 프로젝트 그룹이나 프로젝트 단계를 나타냅니다.
- 고객 식별자별 분류: 파일명의 고정된 문자열이 고객 약칭 또는 고객 번호를 나타냅니다.
- 문서 유형별 확장 정리: 이 글의 스크린샷은 txt 파일을 사용하지만, 유사한 규칙은 doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf 등 사무 문서의 일괄 정리에서도 흔히 볼 수 있습니다.
수동 정리와 비교할 때 일괄 처리의 장점은 분류 규칙을 한 번만 설정하면 소프트웨어가 해당 규칙에 따라 모든 파일을 통일적으로 처리한다는 점입니다. 반복성이 강하고 규칙이 명확한 파일 정리 작업의 경우, 이러한 사무용 소프트웨어는 수작업 비용을 현저히 줄일 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전 파일이 같은 디렉토리에 혼재되어 있음
처리 전에는 모든 txt 파일이 동일한 폴더 안에 있습니다. 파일명에는 분류 문자가 포함되어 있지만 서로 다른 카테고리가 섞여 있어 사람이 직접 식별해야 합니다. 예를 들어 스크린샷에서 "128LON75957.txt", "200LON66460.txt", "213TYO11946.txt", "230SYD60610.txt" 등의 파일을 볼 수 있으며, 빨간색으로 표시된 위치가 바로 파일명의 분류 문자입니다.
이 파일명들로부터 분류 기준은 확장자나 파일 생성 시간이 아니라 파일명의 고정된 위치에 있는 문자열임을 알 수 있습니다. "128LON75957.txt"를 예로 들면, 왼쪽에서부터 세면 앞 3자리 "128"은 일련번호이고, 4~6번째인 "LON"이 이번에 분류에 사용할 내용입니다. 따라서 조작 시 "사용자 정의 위치 범위의 문자로 분류"를 선택하고, 범위를 "4:6"으로 설정해야 합니다.
효과 미리보기: 처리 후 해당 분류 폴더 자동 생성
처리가 완료되면 원래 섞여 있던 파일들이 파일명의 4~6번째 문자에 따라 자동으로 분류됩니다. 스크린샷에서 소프트웨어가 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 폴더를 생성하거나 정리했으며, 서로 다른 도시 코드에 해당하는 파일이 해당 폴더에 배치된 것을 확인할 수 있습니다.
이러한 정리 결과는 매우 직관적입니다. 이후 LON 관련 파일을 찾을 때는 LON 폴더로, TYO 관련 파일을 찾을 때는 TYO 폴더로 이동하기만 하면 됩니다. 수가 많은 업무 파일의 경우, 파일명의 고정 문자를 기준으로 일괄 분류하면 디렉토리 구조가 더 명확해지고 추후 백업, 공유, 보관 및 2차 처리에도 용이합니다.
조작 단계: HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 지정된 문자 범위로 파일 분류
1단계: "파일 정리"로 이동하여 "파일명으로 파일 분류하기" 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을 연 후, 왼쪽 기능 바에서 "파일 정리"를 선택합니다. 오른쪽 기능 카드에서 "파일명으로 파일 분류하기" 기능을 볼 수 있습니다. 이 기능의 목적은 파일명 내용에 따라 파일을 자동으로 그룹화하는 것으로, 이 글에서 다루는 파일명 내 고정 문자 분류 요구에 적합합니다.
이 인터페이스에서 소프트웨어 왼쪽에는 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구 등의 분류 입구가 제공되어 있어, 사무 파일 일괄 처리를 위한 도구 상자임을 알 수 있습니다. 이 글에서 사용하는 것은 "파일 정리" 아래의 파일명 분류 기능으로, 각 파일의 내용을 열거나 수동으로 복사하여 붙여넣을 필요 없이 파일명 규칙만을 기반으로 정리를 완료할 수 있습니다.
"파일명으로 파일 분류하기"를 클릭하면 해당 기능의 처리 마법사로 진입합니다. 마법사 방식의 절차는 사용자가 파일 선택, 규칙 설정, 저장 위치 설정 및 처리 시작을 순서대로 완료할 수 있도록 도와주어, 일괄 작업의 오류 확률을 줄여줍니다.
2단계: 처리할 파일 추가 또는 폴더에서 파일 가져오기
"파일명으로 파일 분류하기" 페이지에 진입하면, 먼저 1단계 "처리할 레코드 선택" 화면이 나타납니다. 인터페이스 오른쪽 상단에서 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더보기" 등의 버튼을 볼 수 있습니다. 파일 수가 많은 경우, 보통 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하여 특정 디렉토리 아래의 파일을 한 번에 목록으로 가져올 수 있습니다. 일부 파일만 처리하고 싶다면 "파일 추가"를 사용할 수도 있습니다.
가져온 후, 테이블에는 파일의 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 나열됩니다. 스크린샷에서 파일 경로는 D드라이브 test 디렉토리이며, 확장자는 txt, 레코드 수는 20개임을 확인할 수 있습니다. 이 목록의 역할은 사용자가 본격적인 처리 전에 파일이 완전히 가져와졌는지, 파일명이 예상대로인지, 처리하지 않아야 할 파일이 있는지 확인하는 것입니다.
만약 어떤 파일이 분류 대상에서 제외되어야 한다면, 테이블 오른쪽의 삭제 작업을 통해 해당 레코드를 제거할 수 있습니다. 잘못 가져왔다면 "비우기"를 사용하여 다시 선택할 수 있습니다. 목록에 이상이 없음을 확인한 후, 하단의 "다음"을 클릭하여 분류 규칙 설정으로 넘어갑니다.
3단계: "사용자 정의 위치 범위의 문자로 분류" 선택
2단계 "처리 옵션 설정"에서는 소프트웨어가 파일명의 어느 부분에 따라 분류할지 지정해야 합니다. 인터페이스의 "분류 방식"은 첫 번째 문자로 분류, 첫 번째 숫자로 분류, 첫 번째 영문자로 분류, 시작 부분 몇 문자로 분류, 사용자 정의 정규 표현식으로 분류 등 다양한 선택지를 제공합니다. 이 글의 요구 사항은 파일명의 고정된 범위 문자로 분류하는 것이므로, "사용자 정의 위치 범위의 문자로 분류"를 선택해야 합니다.
스크린샷에서는 이미 "사용자 정의 위치 범위의 문자로 분류"가 선택되어 있으며, "범위" 입력란에 "4:6"이 입력되어 있습니다. 이는 소프트웨어가 파일명의 4번째부터 6번째까지의 문자를 읽어, 이 문자열을 분류 이름으로 사용한다는 의미입니다. 예를 들어:
- 128LON75957.txt: 4~6번째는 LON이므로 LON 분류로 귀속됩니다.
- 213TYO11946.txt: 4~6번째는 TYO이므로 TYO 분류로 귀속됩니다.
- 230SYD60610.txt: 4~6번째는 SYD이므로 SYD 분류로 귀속됩니다.
- 378PAR56483.txt: 4~6번째는 PAR이므로 PAR 분류로 귀속됩니다.
여기서 특히 주의할 점은, 범위를 올바르게 입력하는 것이 분류 결과를 직접적으로 결정한다는 것입니다. 파일명의 앞 3자리가 일련번호이고, 분류 문자가 4번째에서 시작하여 6번째에서 끝난다면 "4:6"을 입력합니다. 만약 파일명 규칙이 달라서 분류 문자가 예를 들어 5~8번째에 있다면, 실제 상황에 맞게 해당 범위를 입력해야 합니다.
4단계: 필요에 따라 알파벳 대소문자 변환 설정
동일한 설정 페이지 하단에서 "알파벳 대소문자 변환" 옵션을 볼 수 있으며, "기본값", "대문자로 변환", "소문자로 변환"이 포함됩니다. 스크린샷에서는 "기본값"이 선택되어 있으며, 이는 파일명의 원래 알파벳 형태를 유지한다는 의미입니다.
만약 파일명에 "lon", "LON", "Lon" 등 대소문자가 일관되지 않은 경우가 동시에 나타날 수 있다면, 분류 시 여러 개의 겉보기에 동일하지만 이름이 다른 폴더가 생성될 수 있습니다. 이 경우 실제 필요에 따라 대문자 또는 소문자로 변환하도록 선택하여 분류 이름을 통일시킬 수 있습니다. 이 글의 스크린샷에 있는 파일명의 분류 문자는 원래 대문자이므로 "기본값"을 유지하면 됩니다.
5단계: 저장 위치 설정 및 일괄 처리 시작
분류 규칙 설정을 완료한 후 "다음"을 클릭하면 3단계 "저장 위치 설정"으로 진입합니다. 이 단계는 분류된 파일을 어디에 저장할지 결정하는 데 사용됩니다. 일반적으로 원본 파일과 혼동되지 않도록 명확한 출력 디렉토리를 선택하는 것이 좋으며, 처리 완료 후 결과를 확인하기도 편리합니다.
계속 "다음"을 클릭하면 4단계 "처리 시작"으로 넘어갑니다. 본격적으로 시작하기 전에 가져온 파일 수, 분류 규칙 및 저장 위치가 정확한지 다시 확인할 수 있습니다. 이상 없음을 확인한 후 처리를 실행하면, 소프트웨어는 4~6번째 문자에 따라 자동으로 해당 분류 폴더를 만들거나 사용하여 파일을 함께 분류합니다.
처리 완료 후, 출력 디렉토리를 열어 결과를 확인할 수 있습니다. 정상적인 경우 분류 문자에 해당하는 폴더(예: LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등)를 볼 수 있습니다. 각 폴더 안에는 해당 분류에 속하는 파일들이 보관됩니다.
자주 묻는 질문과 주의사항
1. "4:6"은 무슨 의미인가요?
"4:6"은 파일명 왼쪽에서부터 세어 4번째부터 6번째까지의 문자를 분류 기준으로 취한다는 의미입니다. "128LON75957.txt"를 예로 들면, 1~3번째는 128이고, 4~6번째는 LON이므로 LON으로 분류됩니다.
2. 확장자 txt가 위치 계산에 포함되나요?
스크린샷과 기능 목적으로 볼 때, 분류 규칙은 주로 파일명 내용을 대상으로 합니다. 실제 사용 시에는 소프트웨어 인터페이스의 미리보기나 처리 결과를 기준으로 삼아야 합니다. 오판을 피하기 위해 먼저 소량의 파일로 테스트하여 범위 설정이 올바른지 확인한 후, 대량의 파일을 처리하는 것이 좋습니다.
3. 파일명 길이가 일정하지 않으면 어떻게 하나요?
일부 파일명의 길이가 충분하지 않거나 분류 문자가 동일한 위치에 있지 않은 경우, 고정 범위로 분류하면 원하는 결과를 얻지 못할 수 있습니다. 이러한 파일은 먼저 명명 규칙을 통일하거나, 시작 부분 몇 문자로 분류, 첫 번째 영문자로 분류, 정규 표현식으로 분류 등 더 적합한 분류 방식을 선택하는 것이 좋습니다.
4. docx, xlsx, pdf 등의 사무 문서에도 사용할 수 있나요?
이 글의 예시는 txt 파일을 사용했지만, "파일명으로 파일 분류하기"의 사고방식은 txt에만 국한되지 않습니다. 파일명이 규칙에 부합하기만 하면, 일반적인 Word 문서(doc, docx), Excel 표(xls, xlsx), PDF 파일, 이미지 파일 등도 파일명의 고정 문자에 따라 일괄 정리할 수 있습니다. 구체적으로 처리 가능한 파일 유형은 소프트웨어의 가져오기 및 기능 지원에 따릅니다.
5. 분류 오류를 어떻게 방지하나요?
처리하기 전에 파일 명명 규칙을 확인하여 분류 문자 위치가 일관되는지 확인하고, 파일을 가져온 후 목록의 이름이 올바른지 확인하며, 범위 설정 후 소량의 샘플로 먼저 테스트하고, 처리 완료 후 각 분류 폴더를 무작위로 검사하는 것이 좋습니다. 중요한 파일의 경우, 원본 파일 백업을 먼저 유지하는 것이 좋습니다.
요약: 수동 드래그를 일괄 분류로 대체하여 파일 정리 효율 향상
대량의 파일을 파일명의 고정된 범위 문자에 따라 분류해야 할 때, 수동 정리는 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 오류가 발생하기 쉽습니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하면, "파일 정리" 안의 "파일명으로 파일 분류하기" 기능을 통해 파일명의 4~6번째와 같은 지정된 문자열을 분류 기준으로 삼아, LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 폴더를 일괄 생성하고 해당 파일을 자동으로 함께 모을 수 있습니다.
이 방법은 특히 명명 규칙이 통일되어 있고, 파일 수가 많으며, 반복적인 정리가 필요한 사무 시나리오에 적합합니다. 수동으로 일일이 판단하고 끌어서 이동하는 것에 비해, 일괄 처리는 원래 오랜 시간이 걸리던 파일 보관 작업을 몇 단계의 설정으로 단축시킬 수 있습니다. 유사한 txt, docx, xlsx, pdf 등의 파일 정리 작업을 만나게 된다면, 먼저 파일명의 규칙을 관찰한 후 고정 위치 문자 분류 기능을 사용하여 자동 분류를 완료하시길 권장합니다.