Si les informations de classification d'un lot de fichiers sont cachées au milieu du nom de fichier, par exemple, les 4e à 6e caractères sont un code ville ou un code projet, le classement manuel sera très fastidieux. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , choisir « Classer les fichiers par nom de fichier », importer les fichiers puis configurer « Classer par caractères dans une plage de positions personnalisée », saisir la plage 4:6, afin d'organiser les fichiers par lots dans les dossiers correspondants tels que LON, NYC, PAR, SYD, TYO.
De nombreux fichiers bureautiques ne sont pas nommés au hasard, mais générés selon certaines règles. Par exemple, les journaux exportés par le système, les flux d'activité, les dossiers de commande, les pièces jointes de projet, les fichiers clients contiennent souvent dans leur nom de fichier un numéro, une région, un département, une date ou un numéro de série. Le problème est qu'après exportation, ces fichiers s'accumulent souvent dans le même dossier et lorsque l'utilisateur souhaite les classer par un champ spécifique, il doit examiner chaque nom de fichier et les déplacer manuellement.
Cet article prend l'exemple d'un lot de fichiers TXT pour démontrer comment utiliser les caractères à position fixe au milieu du nom de fichier comme critère de classification, afin de générer automatiquement des dossiers de classement et de réaliser l'archivage. Dans les captures d'écran, le format du nom de fichier ressemble à « 128LON75957.txt », « 213TYO11946.txt », « 230SYD60610.txt », où les caractères de la 4e à la 6e position sont respectivement LON, TYO, SYD, etc. Notre objectif est de placer les fichiers partageant le même segment de caractères dans un même dossier, réalisant ainsi un classement par lot des fichiers ayant les mêmes caractères intermédiaires dans le nom.
Le logiciel utilisé tout au long du processus est HeSoft Doc Batch Tool . Il fait partie des logiciels de traitement par lot de fichiers bureautiques, dont la valeur fondamentale est de transformer les tâches d'organisation de fichiers, de traitement de noms de fichiers et de documents, qui nécessitaient auparavant une répétition manuelle, en flux opérationnels exécutables par lots. Nous développons ci-dessous les scénarios applicables, les effets avant/après traitement, les étapes spécifiques et les points d'attention.
Scénarios applicables : lorsqu'un segment de caractères du nom de fichier représente une information de classification
Classer par position spécifiée dans le nom de fichier convient le mieux aux fichiers ayant une « nomenclature unifiée ». Par exemple, les premiers caractères peuvent être un numéro aléatoire, ceux du milieu un code de classification et les derniers un numéro de série. Dès lors que la position de l'information de classement est cohérente dans tous les noms de fichiers, on peut réaliser un classement par lot en spécifiant la plage de caractères.
Les scénarios suivants sont assez typiques :
- Données de villes ou de sites : le nom de fichier contient des codes comme LON, NYC, PAR, SYD, TYO, etc. ;
- Archivage de documents par service : le nom de fichier contient à position fixe des abréviations de service telles que FIN, HRD, MKT, etc. ;
- Organisation de fichiers de projet : les caractères au milieu du nom de fichier représentent un code projet ou une phase de projet ;
- Organisation de téléchargements par lot : les pièces jointes exportées par une plateforme contiennent des champs fixes dans le nom de fichier ;
- Organisation de documents bureautiques multi-formats : fichiers texte TXT, documents Word DOC et DOCX, tableurs Excel XLS et XLSX, fichiers PDF, données d'image, etc. Dès lors que la règle de nommage est cohérente, on peut les classer selon cette règle.
L'élément clé de ce type de besoin n'est pas le contenu du fichier, mais le nom de fichier lui-même. Comparé à l'ouverture du fichier pour examiner son contenu, le classement par lot directement basé sur le nom de fichier est bien plus rapide et convient mieux aux scénarios impliquant un grand nombre de fichiers.
Aperçu des résultats : avant le traitement, tous les fichiers sont mélangés
Dans le dossier avant traitement, les multiples fichiers TXT sont mélangés. Bien que le nom de fichier contienne des caractères de classification comme LON, TYO, SYD, PAR, ils ne sont pas sauvegardés séparément dans des dossiers par catégorie. Si l'utilisateur souhaite trouver une certaine catégorie, il ne peut que les parcourir un par un dans la liste de fichiers.
L'annotation rouge dans la capture d'écran met en évidence les caractères de classification au milieu du nom de fichier. Par exemple, « LON » dans « 128LON75957.txt », « TYO » dans « 213TYO11946.txt », « SYD » dans « 230SYD60610.txt ». Ces caractères, situés de la 4e à la 6e position du nom de fichier, constituent le fondement de ce classement par lot.
Avec une approche manuelle, il faudrait d'abord créer les dossiers LON, TYO, SYD, puis filtrer ou rechercher les fichiers correspondants pour enfin les glisser-déposer un par un dans leurs dossiers respectifs. Plus il y a de fichiers, plus le travail répétitif est évident ; si les noms de fichiers sont proches, il est aussi facile de se tromper en les déplaçant.
Aperçu des résultats : après traitement, plusieurs dossiers sont générés selon les caractères du milieu
Une fois le traitement par lots terminé, plusieurs dossiers de classification apparaissent dans le répertoire de sortie. La capture d'écran montre que les dossiers LON, NYC, PAR, SYD, TYO ont déjà été générés, chaque nom de dossier provenant précisément des caractères des positions 4 à 6 des noms de fichiers.
La structure du répertoire après traitement est bien mieux adaptée à l'archivage de bureautique : les fichiers partageant le même code de ville ou le même code de projet sont centralisés, ce qui simplifie les recherches, la compression, l'envoi et la sauvegarde ultérieurs. Si par la suite un traitement plus approfondi est nécessaire pour une catégorie de fichiers (par exemple, renommage par lots, conversion de format par lots, copie par lots vers un autre répertoire), il est possible d'opérer directement sur le dossier correspondant.
Étapes opératoires : classification par lots selon les caractères 4 à 6 du nom de fichier
Étape 1 : Ouvrir la fonction d'organisation de fichiers pour accéder à l'outil de classement par nom de fichier
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , cliquez sur « Organisation de fichiers » dans la barre de navigation de gauche. Sur la droite s'affichent les vignettes des fonctions liées à l'organisation de fichiers. La première est « Classer les fichiers selon le nom de fichier ». Cette fonctionnalité permet de classer les fichiers en fonction des caractères, chiffres, lettres ou d'une plage personnalisée contenus dans le nom de fichier.
Le choix se porte ici sur « Classer les fichiers selon le nom de fichier », car le critère de ce besoin provient directement du nom de fichier, et non de l'extension, de la taille ou de la date de modification. L'interface logicielle présente également d'autres catégories de traitement bureautique, telles que Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils texte, Outils image, etc., mais cet article ne nécessite que l'usage de la capacité de classement par nom de fichier sous « Organisation de fichiers ».
Après avoir cliqué sur la vignette de cette fonction, on accède à la page de l'assistant. Celui-ci se déroule en plusieurs étapes pour sélectionner les enregistrements, configurer les options de traitement, définir l'emplacement de sauvegarde, puis lancer le traitement. Opérer étape par étape réduit le risque d'oublier un paramètre crucial.
Étape 2 : Importer les fichiers à classer et confirmer la liste
Une fois sur la page de la fonction, la première chose à faire est de « Sélectionner les enregistrements à traiter ». Le coin supérieur droit de la page offre deux points d'entrée principaux : « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers depuis un dossier ». Si les fichiers sont concentrés dans un même répertoire, il est recommandé d'utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier », ce qui permet d'intégrer d'un coup tous les fichiers du dossier ; si seuls quelques fichiers spécifiques doivent être traités, on peut cliquer sur « Ajouter des fichiers ».
Une fois importés, les fichiers s'affichent dans un tableau. Ce tableau liste le numéro, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification et les actions. La capture d'écran montre l'importation de 20 enregistrements, tous avec l'extension TXT et situés dans le répertoire D:\test. La fonction principale de cette page est de vérifier les objets à traiter afin d'éviter de classer ensemble des fichiers non pertinents.
Avant de passer véritablement à l'étape suivante, il est conseillé de se concentrer sur trois vérifications : premièrement, le nombre de fichiers correspond-il aux attentes ; deuxièmement, tous les noms de fichiers suivent-ils bien la même règle ; troisièmement, y a-t-il des fichiers qui ne devraient pas être traités. En cas d'erreur, on peut retirer un enregistrement via l'action dédiée à droite, ou bien cliquer sur « Vider » puis recommencer l'importation.
Après confirmation, cliquez sur « Suivant » au bas de la page pour accéder à la configuration du mode de classement.
Étape 3 : Choisir le mode de classement par plage de position personnalisée
Une fois dans « Configurer les options de traitement », le haut de la page indique que nous sommes à l'étape 2. Le paramètre le plus important ici est le « Mode de classement ». L'interface liste plusieurs méthodes de classement selon le nom de fichier, dont : classer par le premier caractère, par le premier chiffre, par la première lettre anglaise, par la première lettre anglaise ou le premier caractère chinois, par les premiers caractères, par expression régulière personnalisée, etc.
Étant donné que dans notre exemple il s'agit d'extraire des caractères à une position fixe au milieu du nom, et non le premier ou les premiers caractères, il faut choisir « Classer selon les caractères dans une plage de position personnalisée ». Dans la capture d'écran, cette option est déjà sélectionnée.
Une fois ce mode choisi, une zone de saisie « Plage » apparaît en dessous. Sur la capture d'écran, la plage renseignée est « 4:6 », ce qui signifie qu'il faut extraire les caractères situés entre la 4e et la 6e position dans le nom de fichier pour les utiliser comme nom de classification. Ce paramètre correspond parfaitement aux noms de fichiers avant traitement :
- « 128LON75957.txt » – positions 4 à 6 extraites, donne LON ;
- « 200LON66460.txt » – positions 4 à 6 extraites, donne LON ;
- « 213TYO11946.txt » – positions 4 à 6 extraites, donne TYO ;
- « 230SYD60610.txt » – positions 4 à 6 extraites, donne SYD ;
- « 943PAR93548.txt » – positions 4 à 6 extraites, donne PAR.
En d'autres termes, le logiciel utilise la chaîne de caractères extraite comme nom du dossier de classement. Les fichiers avec la même chaîne seront regroupés dans une même classe, tandis que ceux avec des chaînes différentes iront dans des dossiers de classification distincts.
Étape 4 : Confirmer la règle de gestion de la casse
Sous la configuration de la « Plage » se trouve également l'option « Conversion de la casse des lettres ». La capture d'écran montre trois options disponibles : « Par défaut », « Convertir en majuscules » et « Convertir en minuscules ». La sélection actuelle est « Par défaut ».
Si la casse des caractères de classification dans les noms de fichiers est parfaitement uniforme, comme LON, NYC, PAR (toutes en majuscules), il suffit de conserver l'option par défaut. Si, dans les fichiers réels, il existe des mélanges de casse, par exemple « LON », « lon », « Lon » pour la même catégorie, il est possible de choisir une conversion unifiée (tout en majuscules ou tout en minuscules) pour éviter de générer inutilement plusieurs dossiers distincts. Cela contribue à garder une arborescence de classement bien ordonnée.
Une fois le paramétrage terminé, cliquez sur « Suivant ». La règle de classification est désormais fixée : classer selon une plage de position personnalisée du nom de fichier, plage « 4:6 », gestion de la casse selon le réglage par défaut.
Étape 5 : Définir l'emplacement de sauvegarde et exécuter le traitement
L'étape suivante consiste à « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Elle sert à spécifier dans quel répertoire sauvegarder les fichiers une fois organisés. Pour faciliter la vérification des résultats, il est recommandé de choisir un emplacement de sortie clairement identifié, par exemple un nouveau dossier créé spécifiquement pour recevoir les résultats du classement. Ainsi, même si l'on souhaite comparer avec les fichiers source, il n'y aura pas de confusion.
Continuez à l'étape suivante pour accéder à « Lancer le traitement ». Avant de l'exécuter, il est possible de passer en revue les configurations précédentes : les fichiers importés sont-ils corrects, la plage de classement est-elle bien 4:6, l'emplacement de sauvegarde correspond-il aux attentes. Une fois la confirmation faite, lancez le traitement. Le logiciel va classer les fichiers en fonction des caractères présents de la 4e à la 6e position de chaque nom de fichier, et créer les dossiers correspondants.
Une fois le traitement terminé, en ouvrant le répertoire de sauvegarde, vous verrez apparaître les dossiers de classification LON, NYC, PAR, SYD, TYO. À ce stade, les fichiers ont été automatiquement rassemblés selon les caractères du milieu du nom de fichier, atteignant ainsi l'objectif d'organisation par lot.
Questions fréquentes et remarques importantes
1. Comment déterminer la plage à renseigner ?
Partez du côté gauche du nom de fichier et comptez les positions une par une. Prenons l'exemple de « 128LON75957.txt » : 1 est la 1re position, 2 la 2e, 8 la 3e, L la 4e, O la 5e, N la 6e. Pour extraire « LON », il faut donc renseigner « 4:6 ». Si les caractères de votre propre classification occupent une position différente, adaptez la plage en conséquence.
2. Que faire si la longueur des caractères au milieu du nom de fichier n'est pas fixe ?
Si pour certains fichiers les caractères de classement comportent 3 lettres et pour d'autres 4, et si qui plus est leur position n'est pas identique, une classification par plage de position fixe risque de ne pas être adaptée. Dans ce cas, il est possible d'uniformiser d'abord la nomenclature des fichiers, ou bien de choisir parmi les autres modes de classement proposés dans l'interface une méthode plus appropriée, comme classer par les premiers caractères ou via une expression régulière personnalisée.
3. Pourquoi, après traitement, plusieurs dossiers avec des casses différentes apparaissent-ils ?
Cela vient généralement d'une absence d'uniformité de la casse des caractères de classification dans les noms de fichiers source. Par exemple, « LON » et « lon » peuvent être interprétés comme deux textes différents pour les noms de dossier. Pour éviter cela, il suffit de choisir, dans l'option « Conversion de la casse des lettres », une conversion unifiée en majuscules ou en minuscules.
4. Cette méthode est-elle valable uniquement pour les fichiers TXT ?
Non, pas uniquement. L'exemple en capture d'écran utilise des fichiers TXT, mais la logique de « classer selon le nom de fichier » s'adapte à de nombreuses situations d'organisation de documents bureautiques. Dès lors que le fichier peut être importé et que son nom suit une règle, la fonction est valable pour organiser des fichiers DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, PDF et autres fichiers courants. L'étendue réelle du traitement dépend des capacités du logiciel.
5. Faut-il effectuer une sauvegarde avant le traitement ?
Pour des documents importants, il est conseillé de conserver une copie de sauvegarde des fichiers originaux, ou de diriger la sortie du classement vers un nouvel emplacement de sauvegarde. Ainsi, même si un paramètre de plage s'avère inadéquat, on peut réajuster la règle et relancer le traitement sans que la gestion des fichiers sources n'en pâtisse.
Résumé : confiez la règle au logiciel pour que les fichiers se classent automatiquement
Quand quelques caractères en milieu de nom de fichier représentent une information de classement, la méthode la plus efficace n'est pas le déplacement manuel un par un, mais le traitement par lots automatisé via le logiciel. Grâce à la fonction « Classer les fichiers selon le nom de fichier » de HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez importer les fichiers, sélectionner « Classer selon les caractères dans une plage de position personnalisée », régler cette plage sur « 4:6 », enfin spécifier l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement.
Après traitement, les fichiers sont automatiquement regroupés par dossier selon les caractères du milieu (comme LON, NYC, PAR, SYD, TYO). La structure du répertoire est claire, ce qui facilite grandement la recherche et l'archivage. Pour les utilisateurs manipulant fréquemment de grands volumes de fichiers bureautiques (TXT, DOCX, XLSX, PDF, etc.), cette méthode de classification par lots peut réduire sensiblement le travail répétitif et limiter le risque d'erreur lié au classement manuel. Nous recommandons, face à un besoin d'organisation de fichiers similaire, d'observer d'abord les régularités de nommage, puis d'utiliser la fonction de classement par plage de caractères pour accomplir rapidement la catégorisation.