파일 이름 중간에 분류 정보가 숨겨져 있는 경우, 예를 들어 4~6번째 자리가 도시 코드나 프로젝트 코드인 경우 수동 분류는 매우 번거롭습니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 활용하여 "파일을 파일 이름별로 분류"를 선택하고, 파일을 가져온 후 "사용자 지정 위치 범위 내 문자로 분류"를 설정한 다음 범위를 4:6으로 지정하여 파일을 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 해당 폴더로 일괄 정리하는 방법을 소개합니다.
많은 사무용 파일은 임의로 이름이 붙여지는 것이 아니라 특정 규칙에 따라 생성됩니다. 예를 들어 시스템에서 내보낸 로그, 업무 내역, 주문 자료, 프로젝트 첨부 파일, 고객 파일 등은 파일명에 번호, 지역, 부서, 날짜 또는 일련번호가 포함되는 경우가 많습니다. 문제는 이러한 파일들을 내보낸 후 한 폴더에 쌓아두는 경우가 많아, 사용자가 특정 필드별로 분류하려면 파일명을 일일이 확인하고 수동으로 옮겨야 한다는 점입니다.
이 문서에서는 여러 txt 파일을 예시로, 파일명 중간의 고정된 위치에 있는 문자를 분류 기준으로 삼아 자동으로 분류 폴더를 생성하고 정리하는 방법을 보여줍니다. 스크린샷의 파일명 형식은 “128LON75957.txt” “213TYO11946.txt” “230SYD60610.txt”와 유사하며, 여기서 4번째에서 6번째 문자는 각각 LON, TYO, SYD 등입니다. 목표는 동일한 위치의 문자가 같은 파일들을 하나의 폴더에 넣어 파일명 중간 문자가 동일한 파일 일괄 분류를 구현하는 것입니다.
전체 과정에 사용된 소프트웨어는 HeSoft Doc Batch Tool 입니다. 이는 사무용 파일 일괄 처리 소프트웨어로, 핵심 가치는 원래 수작업으로 반복해야 했던 파일 정리, 파일명 처리 및 문서 처리 작업을 일괄 실행 가능한 프로세스로 전환하는 것입니다. 아래에서는 적용 시나리오, 처리 전후 효과, 구체적인 단계 및 주의사항으로 나누어 설명합니다.
적용 시나리오: 파일명 중 특정 부분이 분류 정보를 나타내는 경우
파일명의 지정된 위치에 따른 분류는 “명명 규칙이 통일된” 파일에 가장 적합합니다. 예를 들어 앞부분은 무작위 번호, 중간 부분은 분류 코드, 뒷부분은 일련번호인 경우입니다. 분류 정보가 각 파일명에서 일관된 위치에 있기만 하면 문자 범위를 지정하여 일괄 분류할 수 있습니다.
다음과 같은 시나리오가 비교적 대표적입니다:
- 도시 또는 사이트 데이터: 파일명에 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 도시 코드가 포함된 경우;
- 부서 자료 정리: 파일명 고정 위치에 FIN, HRD, MKT 등 부서 약어가 포함된 경우;
- 프로젝트 파일 정리: 파일명 중간 몇 자리가 프로젝트 코드나 단계를 나타내는 경우;
- 일괄 다운로드 자료 정리: 플랫폼에서 내보낸 첨부 파일명에 고정 필드가 포함된 경우;
- 다양한 형식의 사무 문서 정리: txt 텍스트, Word 문서(doc 및 docx), Excel 표(xls 및 xlsx), PDF 파일, 이미지 자료 등 파일명 규칙이 일관되면 이름 규칙에 따라 분류할 수 있습니다.
이러한 요구의 핵심은 파일 내용이 아니라 파일명 자체에 있습니다. 파일을 일일이 열어 내용을 확인하는 것보다 파일명을 기준으로 직접 일괄 정리하는 것이 훨씬 빠르며, 대량 파일 시나리오에 더 적합합니다.
효과 미리보기: 처리 전 모든 파일이 섞여 배열됨
처리 전 폴더에는 여러 txt 파일이 섞여 있습니다. 파일명에 LON, TYO, SYD, PAR 등의 분류 문자가 포함되어 있지만, 카테고리별로 폴더가 나뉘어 저장되어 있지 않습니다. 사용자가 특정 카테고리를 찾으려면 파일 목록에서 하나씩 확인해야 합니다.
스크린샷의 빨간색 표시는 파일명 중간의 분류 문자를 강조하고 있습니다. 예를 들어 “128LON75957.txt”의 LON, “213TYO11946.txt”의 TYO, “230SYD60610.txt”의 SYD입니다. 이 문자들은 모두 파일명의 4번째에서 6번째 위치에 있으며, 이번 일괄 분류의 핵심 기준입니다.
수동 방식을 사용한다면 먼저 LON, TYO, SYD 등의 폴더를 만든 다음 해당 파일을 검색하거나 찾아서 마지막에 하나씩 폴더로 끌어 넣어야 합니다. 파일이 많을수록 반복 작업이 뚜렷해지고, 파일명이 비슷하면 잘못된 위치로 끌어다 놓기 쉽습니다.
효과 미리보기: 처리 후 중간 문자에 따라 여러 폴더 생성
일괄 처리를 완료하면 출력 디렉터리에 여러 분류 폴더가 나타납니다. 스크린샷에는 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 폴더가 생성된 것이 보이며, 각 폴더 이름은 파일명의 4번째에서 6번째 문자에서 비롯되었습니다.
처리 후 디렉터리 구조는 사무 정리에 더 적합합니다. 동일한 도시 코드나 동일한 프로젝트 코드의 파일이 한곳에 모여 이후 검색, 압축, 전송, 백업이 더욱 편리합니다. 이후 특정 유형의 파일에 대해 추가 처리(예: 일괄 이름 변경, 일괄 형식 변환, 다른 디렉터리로 일괄 복사)가 필요하더라도 해당 폴더를 대상으로 직접 작업할 수 있습니다.
조작 단계: 파일명 4~6번째 문자에 따라 일괄 분류
1단계: 파일 정리 기능 열고 파일명 분류 도구 진입
HeSoft Doc Batch Tool 를 시작한 후 왼쪽 네비게이션에서 “파일 정리”를 클릭합니다. 오른쪽에는 파일 정리와 관련된 기능 카드가 표시되며, 첫 번째 기능은 “파일명으로 파일 분류”입니다. 이 기능은 파일명의 문자, 숫자, 알파벳 또는 사용자 정의 범위에 따라 파일을 분류하는 데 사용됩니다.
여기서 “파일명으로 파일 분류”를 선택한 이유는 이번 요구의 분류 기준이 확장자, 파일 크기, 수정 시간이 아닌 파일명에 있기 때문입니다. 소프트웨어 인터페이스에서는 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구 등 다른 사무 처리 분류도 볼 수 있지만, 이 문서에서는 “파일 정리” 아래의 파일명 분류 기능만 사용하면 됩니다.
해당 기능 카드를 클릭하면 마법사 페이지로 진입합니다. 마법사는 여러 단계로 나뉘어 있으며, 기록 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정 및 처리 시작을 순차적으로 진행합니다. 단계별로 진행하면 주요 설정을 누락하는 상황을 줄일 수 있습니다.
2단계: 분류할 파일 가져오기 및 파일 목록 확인
기능 페이지에 진입하면 먼저 “처리할 레코드 선택”이 나옵니다. 페이지 오른쪽 상단에는 “파일 추가”와 “폴더에서 파일 가져오기” 두 가지 주요 진입점이 있습니다. 파일이 한 디렉터리에 집중되어 있다면 “폴더에서 파일 가져오기”를 사용하여 한 번에 폴더 전체의 파일을 가져오는 것이 좋습니다. 지정된 몇 개의 파일만 처리하는 경우 “파일 추가”를 클릭할 수 있습니다.
가져온 후 파일이 표로 표시됩니다. 표에는 번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 및 작업이 나열됩니다. 스크린샷에는 총 20개의 레코드를 가져왔으며, 파일 확장자는 모두 txt이고 파일 경로는 D:\test 디렉터리에 위치해 있습니다. 이 페이지의 주요 역할은 처리 대상을 확인하여 관련 없는 파일을 함께 분류하지 않도록 하는 것입니다.
다음 단계로 정식 진입하기 전에 세 가지를 중점적으로 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 파일 수량이 예상과 일치하는지; 둘째, 파일명이 모두 동일한 규칙을 따르는지; 셋째, 처리하지 말아야 할 파일이 있는지입니다. 오류가 있으면 오른쪽 작업을 통해 개별 레코드를 제거하거나 “모두 지우기”를 클릭한 후 다시 가져올 수 있습니다.
확인이 끝나면 페이지 하단의 “다음”을 클릭하여 분류 방식 설정으로 들어갑니다.
3단계: 사용자 정의 위치 범위 분류 방식 선택
“처리 옵션 설정”에 들어가면 페이지 상단에 현재 2단계임이 표시됩니다. 여기서 가장 중요한 설정은 “분류 방식”입니다. 인터페이스에는 파일명의 첫 문자로 분류, 첫 숫자로 분류, 첫 영문자로 분류, 첫 영문자 또는 한자로 분류, 시작 몇 개의 문자로 분류, 사용자 정의 정규 표현식으로 분류 등 파일명별 분류 방식이 다양하게 나열되어 있습니다.
이 예시에서는 파일명 앞부분이나 첫 문자가 아닌 중간의 고정된 위치 문자를 가져와야 하므로 “사용자 정의 위치 범위 내 문자로 분류”를 선택해야 합니다. 스크린샷에서 해당 옵션이 선택되어 있습니다.
이 방식을 선택하면 아래에 “범위” 입력 영역이 나타납니다. 스크린샷에는 범위가 “4:6”으로 입력되어 있으며, 이는 파일명의 4번째에서 6번째 문자를 분류 이름으로 가져옴을 의미합니다. 이 설정은 처리 전 파일명과 완전히 대응됩니다:
- “128LON75957.txt”는 4~6번째를 가져와 LON을 얻음;
- “200LON66460.txt”는 4~6번째를 가져와 LON을 얻음;
- “213TYO11946.txt”는 4~6번째를 가져와 TYO를 얻음;
- “230SYD60610.txt”는 4~6번째를 가져와 SYD를 얻음;
- “943PAR93548.txt”는 4~6번째를 가져와 PAR을 얻음.
즉, 소프트웨어는 가져온 문자를 폴더 분류 이름으로 사용합니다. 문자가 같은 파일은 같은 분류로 묶이고, 문자가 다른 파일은 다른 분류 폴더로 들어갑니다.
4단계: 대소문자 처리 규칙 확인
“범위” 설정 아래에는 “알파벳 대소문자 변환” 옵션이 있습니다. 스크린샷에는 “기본값”, “대문자로 변환”, “소문자로 변환” 세 가지 옵션이 보입니다. 현재 선택된 것은 “기본값”입니다.
파일명의 분류 문자가 모두 LON, NYC, PAR 형태로 대소문자가 완전히 통일되어 있다면 기본값을 유지하면 됩니다. 실제 파일에서 “LON” “lon” “Lon”처럼 대소문자가 혼용되어 동일 분류 폴더가 여러 개 생성되는 것을 방지하려면 대문자 또는 소문자로 통일 변환하도록 선택할 수 있습니다. 이렇게 하면 분류 디렉터리를 깔끔하게 유지하는 데 도움이 됩니다.
설정이 완료되면 “다음”을 클릭합니다. 이제 분류 규칙이 확정되었습니다: 파일명 사용자 정의 위치 범위로 분류, 범위는 4:6, 대소문자는 기본값 유지.
5단계: 저장 위치 설정하고 처리 시작 실행
다음으로 “저장 위치 설정”으로 진입합니다. 이 단계는 정리된 파일을 어느 디렉터리에 저장할지 지정하는 데 사용됩니다. 결과를 쉽게 확인하려면 분류 결과를 보관할 전용 폴더를 새로 만드는 등 명확한 출력 위치를 선택하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 처리 후 원본 파일과 비교해야 할 때 혼동되지 않습니다.
계속해서 “다음”을 누르면 “처리 시작” 단계로 들어갑니다. 실행 전에 가져온 파일이 올바른지, 분류 범위가 4:6인지, 저장 위치가 예상과 일치하는지 등 앞서 설정한 내용을 다시 확인할 수 있습니다. 확인 후 처리를 시작하면 소프트웨어가 각 파일명의 4번째에서 6번째 문자에 따라 분류하고 해당 폴더를 생성합니다.
처리가 완료된 후 저장 디렉터리를 열면 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 분류 폴더를 볼 수 있습니다. 이때 파일은 이미 파일명 중간 문자에 따라 자동으로 함께 모여 일괄 정리 목적을 달성했습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 어떤 범위를 입력해야 하는지 판단하는 방법은?
파일명 왼쪽부터 차례로 자릿수를 세면 됩니다. “128LON75957.txt”를 예로 들면, 1이 첫째 자리, 2가 둘째 자리, 8이 셋째 자리, L이 넷째 자리, O가 다섯째 자리, N이 여섯째 자리이므로 LON을 추출하려면 “4:6”을 입력합니다. 분류 문자 위치가 다르다면 실제 위치에 맞춰 조정해야 합니다.
2. 파일명 중간 문자 길이가 일정하지 않으면 어떻게 하나요?
어떤 파일은 분류 문자가 3자리, 다른 파일은 4자리이고 위치도 일치하지 않는다면 고정 범위 분류가 적합하지 않을 수 있습니다. 이 경우 먼저 파일명을 통일하거나, 인터페이스에서 제공하는 다른 분류 방식(예: 시작 몇 개의 문자 또는 사용자 정의 정규 표현식에 따른 분류) 중 더 적합한 방법을 선택할 수 있습니다.
3. 처리 후 대소문자가 다른 여러 폴더가 나타난 이유는?
이는 일반적으로 파일명의 분류 문자 대소문자가 통일되지 않았기 때문입니다. 예를 들어 LON과 lon이 폴더 이름상 다른 텍스트로 간주될 수 있습니다. 이런 상황을 피하려면 “알파벳 대소문자 변환”에서 대문자 또는 소문자로 통일 변환하도록 선택하면 됩니다.
4. 이 방법은 txt 파일에만 적용되나요?
txt 파일에만 적용되는 것은 아닙니다. 이 문서의 스크린샷 예시는 txt 파일이지만, “파일명으로 분류”하는 로직은 많은 사무 파일 정리 시나리오에 적용됩니다. 파일을 가져올 수 있고 파일명이 규칙에 부합한다면 doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf 및 기타 일반적인 파일 정리에 사용할 수 있습니다. 실제 처리 범위는 소프트웨어 지원 사항을 기준으로 합니다.
5. 처리 전에 백업이 필요한가요?
중요한 자료의 경우 원본 파일 백업을 유지하거나 분류 결과를 새로운 저장 위치로 출력하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 범위 설정이 부정확하더라도 규칙을 다시 조정하여 재처리할 수 있으며, 원본 파일 관리에 영향을 주지 않습니다.
요약: 규칙은 소프트웨어에 맡기고 파일은 자동으로 분류되도록
파일명 중간의 특정 자리 문자가 분류 정보를 나타낼 때 가장 효과적인 정리 방식은 수작업으로 하나씩 옮기는 것이 아니라 사무용 소프트웨어가 규칙에 따라 일괄 처리하도록 하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 “파일명으로 파일 분류” 기능을 통해 먼저 파일을 가져온 다음 “사용자 정의 위치 범위 내 문자로 분류”를 선택하고 범위를 “4:6”으로 설정한 후 저장 위치를 지정하고 처리를 시작할 수 있습니다.
처리 후 파일은 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등 중간 문자에 따라 자동으로 그룹화되어 디렉터리 구조가 명확해지고 검색 및 정리가 더욱 편리해집니다. 대량의 txt, docx, xlsx, pdf 등 사무용 파일을 자주 처리하는 사용자에게 이러한 일괄 분류 방식은 반복 작업을 현저히 줄이고 수작업 정리로 인한 실수 위험을 낮출 수 있습니다. 유사한 파일 정리 요구가 발생할 경우 먼저 파일 명명 규칙을 관찰한 후 지정 위치 문자 분류 기능을 사용하여 신속하게 정리할 것을 권장합니다.