ファイル名の途中に分類情報が隠れている場合、例えば4～6桁目が都市コードやプロジェクトコードの場合、手動での分類は非常に手間がかかります。この記事では、 HeSoft Doc Batch Tool を利用して、「ファイルをファイル名で分類」を選択し、ファイルをインポートした後、「カスタム位置範囲の文字で分類」を設定し、範囲を4:6と入力することで、ファイルをLON、NYC、PAR、SYD、TYOなどの対応するフォルダに一括で整理する方法を紹介します。
多くのオフィスファイルは、無作為に命名されるのではなく、何らかのルールに従って生成されます。例えば、システムが出力したログ、業務トランザクション、注文データ、プロジェクト添付ファイル、顧客ファイルなどでは、ファイル名に番号、地域、部門、日付、シリアル番号が含まれることがよくあります。問題は、これらのファイルをエクスポートした後、同じフォルダにまとめて保存されることが多く、ユーザーが特定の項目で分類したい場合、逐一ファイル名を確認して手動で移動する必要があることです。
本記事では、複数のtxtファイルを例に、ファイル名の途中にある固定位置の文字を分類の基準とし、分類用フォルダを自動生成して整理する方法を紹介します。スクリーンショットのファイル名形式は「128LON75957.txt」「213TYO11946.txt」「230SYD60610.txt」のようなもので、4文字目から6文字目はそれぞれLON、TYO、SYDなどとなっています。目的は、同じ部分の文字列が同一のファイルを同じフォルダに格納し、ファイル名の途中文字が同じファイルを一括分類することです。
このプロセス全体で使用するソフトウェアは HeSoft Doc Batch Tool です。これはオフィスファイル一括処理に属するソフトウェアで、本来手動で繰り返し行う必要があったファイル整理、ファイル名処理、ドキュメント処理操作を、一括実行可能なプロセスに変換することが最大の価値です。以下、適用シーン、処理前後の効果、具体的な手順、注意点の各側面から説明します。
適用シーン：ファイル名の特定セグメントが分類情報を表す場合
ファイル名の指定位置による分類は、「命名規則が統一された」ファイルに最も適しています。例えば、先頭数文字がランダム番号、中間数文字が分類コード、末尾数文字がシリアル番号といったケースです。分類情報が各ファイル名内で一貫した位置にあれば、文字範囲を指定することで一括分類できます。
以下のシーンは典型的です：
- 都市または拠点データ：ファイル名にLON、NYC、PAR、SYD、TYOなどの都市コードが含まれる場合；
- 部門資料の整理：ファイル名の固定位置にFIN、HRD、MKTなどの部門略称が含まれる場合；
- プロジェクトファイル整理：ファイル名の途中数文字がプロジェクトコードやフェーズを表す場合；
- 一括ダウンロード資料の整理：プラットフォームからエクスポートされた添付ファイル名に固定項目が含まれる場合；
- 複数形式のオフィス文書整理：txtテキスト、Word文書（doc/docx）、Excel表（xls/xlsx）、PDFファイル、画像資料など、ファイル名のルールが一致していれば、名称ルールに従って分類できます。
この種の要件で重要なのはファイルの内容ではなく、ファイル名自体です。各ファイルを開いて内容を確認するのに比べ、ファイル名に直接基づいて一括整理する方がはるかに高速で、大量のファイルがあるシーンに適しています。
効果プレビュー：処理前は全ファイルが混在
処理前のフォルダでは、複数のtxtファイルが混在しています。ファイル名にはLON、TYO、SYD、PARなどの分類文字が含まれていますが、それらはカテゴリ別のフォルダに分けて保存されていません。ユーザーが特定のカテゴリを探したい場合、ファイルリストを逐一確認するしかありません。
スクリーンショットの赤いマークは、ファイル名の中間にある分類文字を強調しています。例えば「128LON75957.txt」のLON、「213TYO11946.txt」のTYO、「230SYD60610.txt」のSYDです。これらの文字はすべてファイル名の4文字目から6文字目に位置しており、今回の一括分類の中核的な基準です。
手動で行う場合、まずLON、TYO、SYDなどのフォルダを作成し、次に対応するファイルを絞り込みまたは検索し、最後に一つずつフォルダにドラッグする必要があります。ファイルが増えれば増えるほど、繰り返し作業が顕著になり、ファイル名が似ている場合は、誤った場所にドラッグしやすくなります。
効果プレビュー：処理後に中間文字で複数フォルダを生成
一括処理が完了すると、出力先ディレクトリに複数の分類フォルダが現れます。スクリーンショットでは、LON、NYC、PAR、SYD、TYOなどのフォルダが生成されており、各フォルダ名はファイル名の4～6文字目の文字に由来しています。
処理後のディレクトリ構造は、オフィスでの整理により適しています。同じ都市コードや同じプロジェクトコードのファイルが集約され、後続の検索、圧縮、送信、バックアップがより便利になります。後で特定のカテゴリのファイルに対して、一括リネーム、一括フォーマット変換、他のディレクトリへの一括コピーなどの追加処理が必要になった場合も、該当フォルダに対して直接操作できます。
操作手順：ファイル名の4～6文字目で一括分類
第一歩：ファイル整理機能を開き、ファイル名分類ツールに入る
HeSoft Doc Batch Tool 起動後、左側のナビゲーションで「ファイル整理」をクリックします。右側にはファイル整理に関連する機能カードが表示され、最初の機能が「ファイルをファイル名で分類する」です。この機能は、ファイル名に含まれる文字、数字、アルファベット、またはカスタム範囲に基づいてファイルを分類するために使用します。
今回の要件では、分類の基準が拡張子やファイルサイズ、更新日時ではなくファイル名自体にあるため、ここでは「ファイルをファイル名で分類する」を選択します。ソフトウェアの画面では、Wordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツール、テキストツール、画像ツールなど、他のオフィス処理カテゴリも確認できますが、本記事では「ファイル整理」にあるファイル名分類機能のみを使用します。
この機能カードをクリックすると、ウィザード画面に進みます。ウィザードは複数のステップに分かれており、処理対象レコードの選択、処理オプションの設定、保存場所の設定、処理開始を順番に実行します。手順に沿って操作することで、重要な設定の漏れを減らせます。
第二歩：分類するファイルをインポートし、ファイルリストを確認
機能画面に入ると、まず「処理するレコードを選択」が表示されます。画面右上には「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」という二つの主要な入り口があります。ファイルが一つのディレクトリに集中している場合は「フォルダからファイルをインポート」を使用することをお勧めします。これでフォルダ内の全ファイルを一度にインポートできます。特定のファイルだけを処理する場合は「ファイルを追加」をクリックします。
インポート後、ファイルが表形式で表示されます。表には、番号、名前、パス、拡張子、作成日時、更新日時、操作が表示されます。スクリーンショットでは合計20件のレコードがインポートされ、ファイル拡張子はすべてtxt、ファイルパスはD:\testディレクトリにあることが示されています。このページの主な役割は、処理対象を照合し、関係のないファイルを一緒に分類してしまうのを防ぐことです。
次のステップに正式に進む前に、以下の3点を重点的に確認することをお勧めします：第一に、ファイル数が想定通りかどうか；第二に、ファイル名がすべて同じルールに合致しているか；第三に、処理すべきでないファイルが含まれていないか。もし誤りがあれば、右側の操作で該当レコードを削除するか、「クリア」後に再インポートできます。
問題がないことを確認したら、画面下部の「次へ」をクリックし、分類方法の設定に進みます。
第三歩：カスタム位置範囲の分類方式を選択
「処理オプションを設定」に入ると、画面上部には現在ステップ2であることが表示されます。ここで最も重要な設定は「分類方式」です。界面には、最初の文字で分類、最初の数字で分類、最初の英文字で分類、最初の英文字または漢字で分類、先頭の数文字で分類、カスタム正規表現で分類など、ファイル名による様々な分類方法がリストアップされています。
今回の例ではファイル名の途中にある固定位置の文字を抽出するため、最初の文字や先頭の文字ではなく、「カスタム位置範囲内の文字で分類」を選択する必要があります。スクリーンショットではこのオプションが選択されています。
この方式を選択すると、下に「範囲」入力エリアが表示されます。スクリーンショットでは範囲に「4:6」と入力されています。これは、ファイル名の4文字目から6文字目までの文字を分類名として抽出することを意味します。この設定は処理前のファイル名と完全に対応しています：
- 「128LON75957.txt」は4～6文字目を取り、LONを取得；
- 「200LON66460.txt」は4～6文字目を取り、LONを取得；
- 「213TYO11946.txt」は4～6文字目を取り、TYOを取得；
- 「230SYD60610.txt」は4～6文字目を取り、SYDを取得；
- 「943PAR93548.txt」は4～6文字目を取り、PARを取得。
つまり、ソフトウェアは抽出した文字をフォルダ分類名として扱います。同じ文字のファイルは同じカテゴリにまとめられ、異なる文字のファイルは別々の分類フォルダに入ります。
第四歩：大文字小文字の処理ルールを確認
「範囲」設定の下には、「英字の大文字/小文字変換」オプションがあります。スクリーンショットでは「デフォルト」「大文字に変換」「小文字に変換」の3つのオプションが確認できます。現在は「デフォルト」が選択されています。
ファイル名内の分類文字の大文字小文字が完全に統一されている場合（例：すべてLON、NYC、PARのような形式）、デフォルトのままで問題ありません。実際のファイルに大文字小文字の混在がある場合、例えば同じカテゴリのファイルに「LON」「lon」「Lon」があると、複数の異なるフォルダが生成されるのを避けるため、大文字または小文字への統一変換を選択できます。これは分類ディレクトリを整理された状態に保つのに役立ちます。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。この時点で分類ルールが確定しました：ファイル名のカスタム位置範囲で分類、範囲は4:6、大文字小文字はデフォルトのまま。
第五歩：保存場所を設定し、処理を実行
次は「保存場所を設定」に進みます。このステップでは、整理後のファイルをどのディレクトリに保存するかを指定します。結果の確認を容易にするため、分類結果を保存する専用の新しいフォルダを作成するなど、明確な出力先を選択することをお勧めします。そうすれば、処理後に元のファイルと比較する必要が生じても、混同することがありません。
そのまま「次へ」に進むと、「処理を開始」に入ります。実行前に、インポートしたファイルが正しいか、分類範囲が4:6か、保存場所が想定通りかを再確認できます。確認後、処理を開始すると、ソフトウェアは各ファイル名の4～6文字目に基づいて分類し、対応するフォルダを生成します。
処理が完了したら、保存先ディレクトリを開くと、LON、NYC、PAR、SYD、TYOなどの分類フォルダが確認できます。この時点で、ファイルはファイル名の中間文字に従って自動的にグループ化され、一括整理の目的を達成しています。
よくある質問と注意事項
1. どの範囲を入力すべきか、どのように判断しますか？
ファイル名の左側から順番に数えます。「128LON75957.txt」を例にとると、1は1文字目、2は2文字目、8は3文字目、Lは4文字目、Oは5文字目、Nは6文字目です。そのため、LONを抽出するには「4:6」と入力します。分類文字の位置が異なる場合は、実際の位置に応じて調整してください。
2. ファイル名の中間文字の長さが一定でない場合はどうしますか？
ファイルによって分類文字が3文字だったり4文字だったり、かつ位置が一致しない場合、固定範囲での分類は適さない可能性があります。その場合は、まずファイル命名を統一するか、画面で提供されている他の分類方法（例：先頭数文字やカスタム正規表現）から、より適切な方法を選択してください。
3. 処理後に大文字と小文字が異なる複数のフォルダが生成されたのはなぜですか？
これは通常、ファイル名内の分類文字の大文字小文字が統一されていないために発生します。例えば、LONとlonはフォルダ名上で異なるテキストとして扱われる可能性があります。この状況を避けるには、「英字の大文字/小文字変換」で大文字または小文字への統一変換を選択します。
4. この方法はtxtファイルにのみ適用されますか？
txtに限らず適用可能です。本記事のスクリーンショット例はtxtファイルですが、「ファイル名で分類」するロジックは、多くのオフィスファイル整理シーンに応用できます。ファイルがインポートでき、ファイル名がルールに合致していれば、doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、pdf、その他一般的なファイルの整理にも使用できます。実際の処理範囲はソフトウェアのサポート状況によります。
5. 処理前にバックアップは必要ですか？
重要な資料の場合は、元のファイルのバックアップを残すか、分類結果を新しい保存場所に出力することをお勧めします。そうすれば、範囲設定が不正確だった場合でも、ルールを再調整して再処理することができ、元のファイル管理への影響を避けられます。
まとめ：ルールをソフトウェアに任せ、ファイルを自動分類
ファイル名の途中にある特定の数文字が分類情報を表している場合、最も効率的な整理方法は、手動で一つ一つ移動することではなく、オフィスソフトウェアにルールに従った一括処理をさせることです。 HeSoft Doc Batch Tool の「ファイルをファイル名で分類する」機能を使用すれば、まずファイルをインポートし、次に「カスタム位置範囲内の文字で分類」を選択し、範囲を「4:6」に設定し、最後に保存場所を指定して処理を開始します。
処理後、ファイルはLON、NYC、PAR、SYD、TYOなどの中間文字に従って自動的にグループ化され、ディレクトリ構造が明確になり、検索と整理がより便利になります。大量のtxt、docx、xlsx、pdfなどのオフィスファイルを日常的に扱うユーザーにとって、この一括分類方法は繰り返し作業を大幅に削減し、手動整理時のミスのリスクを低減します。同様のファイル整理ニーズに直面した際は、まずファイルの命名規則を観察し、次に指定位置の文字分類機能を使って迅速に分類を完了することをお勧めします。