Si plusieurs fichiers Excel contiennent un grand nombre de numéros commençant par 030, de codes commençant par 46 ou d'autres mots-clés de format fixe, vous pouvez les supprimer en masse à l'aide d'expressions régulières. Cet article explique, à l'aide d'un exemple de tableau de liste d'hôpitaux, comment utiliser la fonction HeSoft Doc Batch Tool Rechercher et remplacer d'Excel, importer plusieurs fichiers xlsx, définir la plage de traitement sur le texte des cellules, et faire correspondre le contenu avec les règles 030\d{3}, 46\d{3}, puis vider le résultat du remplacement pour un nettoyage en masse, réduisant ainsi les tâches répétitives.
Lors du traitement des listes d'affaires, des rapports statistiques ou des fichiers Excel exportés par le système, on rencontre souvent un besoin : il y a des numéros ou des codes dans le tableau qui n'ont plus besoin d'être affichés et doivent être supprimés de manière uniforme. Par exemple, des numéros comme « 030006, 030010, 030064 » et des codes régionaux comme « 46060 » dans certains enregistrements. Ils sont répartis dans plusieurs fichiers xlsx, et les ouvrir un par un pour les supprimer manuellement prendrait beaucoup de temps.
Cet article prend comme exemple la liste des hôpitaux Excel dans la capture d'écran pour montrer comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour supprimer en lot les numéros commençant par 030 et les codes commençant par 46 dans un tableau Excel. L'essentiel de la méthode est d'utiliser des expressions régulières avec caractères génériques pour une correspondance floue, et de laisser le contenu de remplacement vide, réalisant ainsi une suppression par lot de mots-clés. Après avoir lu ceci, vous pourrez appliquer la même logique à d'autres tâches de nettoyage de données Excel comme les codes produits, les numéros de client, les numéros de commande, les codes régionaux, etc.
Scénarios applicables : Supprimer en lot des mots-clés Excel réguliers
Si le contenu à supprimer est complètement fixe, par exemple supprimer les mots « données de test » dans tous les fichiers, une recherche et un remplacement ordinaires suffisent. Mais dans de nombreux scénarios de bureau, le contenu à supprimer est souvent une chaîne de caractères « régulière mais pas complètement identique ». Par exemple :
- Des numéros à 6 chiffres commençant par 030 : 030006, 030010, 030111.
- Des codes à 5 chiffres commençant par 46 : 46060, 46123, 46999.
- Des codes produits commençant par un préfixe de lettre ou de chiffre spécifique.
- Des formats fixes de numéros d'employé, de codes de service, de numéros de projet.
- Certains champs de données à anonymiser.
Ce type de contenu se prête bien à la description de règles par expressions régulières. Par exemple 030\d{3} signifie « 030 suivi de 3 chiffres », et 46\d{3} signifie « 46 suivi de 3 chiffres ». L'avantage de la recherche par règle est qu'il n'est pas nécessaire de lister un par un tous les numéros possibles dans une liste de mots-clés.
HeSoft Doc Batch Tool est un logiciel orienté vers le traitement par lots de fichiers bureautiques. Son avantage est de pouvoir importer plusieurs fichiers Excel en une seule fois et de confier à l'outil les actions répétitives de recherche, remplacement et suppression.
Aperçu des résultats : Comparaison avant et après traitement
Avant traitement : Présence de numéros à nettoyer dans Excel
La capture d'écran avant traitement montre un tableau Excel avec des en-têtes comme Hospital CCN, Hospital Name, CBSA, CBSA Name. Dans la zone indiquée par les flèches rouges, la colonne B contient plusieurs numéros commençant par 030, et la colonne D contient le code 46060. Ces contenus sont la cible de la suppression à effectuer.
Il est important de noter que le contenu cible se trouve uniquement dans certaines cellules. Les noms d'hôpitaux, de villes et les autres numéros dans le tableau doivent être conservés. Par conséquent, ce traitement ne consiste ni à supprimer des colonnes entières, ni à supprimer des lignes entières, mais à supprimer le texte des cellules correspondant aux règles.
Après traitement : Les numéros cibles sont effacés, le reste est conservé
Une fois le traitement terminé, le contenu correspondant aux règles 030\d{3} et 46\d{3} a été effacé. Dans la capture d'écran, on peut voir que les cellules de la colonne B contenant les numéros de la série 030 sont vides, et que les cellules de la colonne D contenant le code commençant par 46 sont également vides, tandis que le reste du contenu non correspondant est conservé.
C'est le résultat d'une « recherche par expression régulière + remplacement par rien ». Cela convient au nettoyage par lots de plusieurs fichiers sans détruire la structure globale d'Excel.
Étapes d'opération : De la sélection de la fonction à la définition des règles régulières
Étape 1 : Trouver l'entrée de Rechercher et remplacer dans les outils Excel
Ouvrez HeSoft Doc Batch Tool et allez dans la catégorie « Outils Excel » sur la gauche. Sur la droite, vous pouvez voir plusieurs cartes de fonctions de traitement par lots Excel. Celle utilisée ici est « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel », dont la description fonctionnelle est : rechercher et remplacer en lot des mots-clés dans le contenu des fichiers Excel.
Après avoir sélectionné cette fonction, vous pouvez entrer dans le flux de travail dédié à la recherche et au remplacement par lots. Pour les situations où plusieurs fichiers xlsx doivent être traités, cette étape revient à centraliser les opérations manuelles dispersées dans Excel en une seule tâche de traitement par lots.
Étape 2 : Ajouter des fichiers ou importer depuis un dossier
Après être entré dans la page de fonction, la première étape est de « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut de l'interface se trouvent des actions comme « Ajouter des fichiers », « Importer des fichiers depuis un dossier », « Vider », « Plus ». Vous pouvez choisir la méthode d'ajout selon le nombre de fichiers : utilisez « Ajouter des fichiers » s'ils sont peu nombreux, et « Importer des fichiers depuis un dossier » s'ils sont nombreux et concentrés dans un seul répertoire.
Dans la capture d'écran, la liste à traiter contient 3 fichiers xlsx : product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx et test.xlsx. La liste montre également le chemin d'accès au fichier, l'extension, la date de création et la date de modification pour faciliter la vérification. Après confirmation, cliquez sur « Suivant ».
Le résultat attendu de cette étape est que tous les tableaux Excel dont les mots-clés doivent être supprimés en lot soient ajoutés à la liste des tâches. Si des fichiers ont été ajoutés par erreur, ils peuvent être retirés avant de passer à l'étape suivante pour éviter des modifications inutiles.
Étape 3 : Définir la plage de traitement sur le texte des cellules
Dans la deuxième étape « Définir les options de traitement », on voit d'abord « Définir les options Excel ». Les options de la plage de traitement comprennent « Texte des cellules », « Nom de la feuille de calcul », « Texte sur les formes dans la feuille de calcul », etc. Dans la capture d'écran, seule « Texte des cellules » est cochée.
Comme cet exemple vise à supprimer des numéros et des codes dans la zone de données du tableau Excel, il suffit de traiter le texte des cellules. Cela permet d'éviter de modifier par erreur les noms des feuilles ou le texte dans les objets graphiques.
Étape 4 : Confirmer les paramètres de formule et de type de données
Sur la même page, vous pouvez également définir le type de formule de cellule et le type de données. Dans la capture d'écran, « Type de formule de cellule à traiter » est réglé sur « Sans restriction », « Mode de traitement des cellules contenant des formules » sur « Valeur calculée de la formule », et « Type de données des cellules à traiter » sur « Texte ».
Ces configurations sont adaptées au traitement des données qui ressemblent à des numéros mais sont stockées comme du texte. De nombreux numéros avec un zéro initial doivent être conservés en format texte, par exemple 030006. S'il était traité comme un nombre ordinaire, le zéro initial pourrait être perdu. Par conséquent, lors du nettoyage de ce type de champ, le choix du type texte est plus conforme aux caractéristiques réelles des données.
Étape 5 : Choisir d'utiliser la recherche floue de texte par formule
Continuez à descendre jusqu'à « Définir les options de mots-clés ». Pour le mode de recherche, la capture d'écran montre que « Utiliser la recherche floue de texte par formule » est sélectionné, plutôt que « Recherche exacte de texte ». C'est parce que nous ne voulons pas supprimer une seule chaîne fixe, mais une catégorie de chaînes conformes à une règle.
Dans la « Liste des mots-clés à rechercher », saisissez :
- 030\d{3}
- 46\d{3}
Ici, chaque ligne représente une règle de recherche. La première correspondra aux numéros à 6 chiffres commençant par 030, la seconde aux codes à 5 chiffres commençant par 46.
Étape 6 : Laisser le contenu de remplacement vide pour réaliser la suppression
La « Liste des mots-clés de remplacement » à droite est vide, et l'interface indique « Ne pas remplir signifie supprimer ». Par conséquent, il ne s'agit pas de remplacer les numéros par de nouveaux numéros, mais d'effacer directement le contenu correspondant.
Si votre besoin est de remplacer par un texte uniforme, vous pouvez également remplir le contenu correspondant dans la liste de remplacement ; mais si l'objectif est la suppression par lot de mots-clés, laissez-la vide. Une fois les paramètres définis, cliquez sur « Suivant », configurez l'emplacement de sauvegarde, puis passez à « Démarrer le traitement ».
Questions fréquentes et points d'attention
1. Pourquoi ne pas utiliser la recherche exacte de texte ?
La recherche exacte convient à la suppression de mots fixes, mais dans cet exemple, le contenu cible a de nombreuses valeurs différentes. Utiliser la recherche exacte nécessiterait de lister chaque numéro, ce qui est lourd et sujet aux oublis. Une expression régulière peut couvrir une catégorie de numéros avec une seule règle.
2. L'expression régulière correspondra-t-elle à une partie du contenu d'une cellule ?
Selon la logique de la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés », la règle est utilisée pour trouver le contenu correspondant dans le texte. Pour éviter les suppressions involontaires, il est conseillé d'écrire des règles aussi spécifiques que possible, par exemple en fixant le début et la longueur, plutôt que d'écrire des règles de correspondance numérique trop larges.
3. Que faire si les numéros sont dans des cellules numériques ?
Dans la capture d'écran, le type de données est réglé sur « Texte ». Si dans votre fichier, les numéros sont en réalité de type numérique, date ou autre, vous devez cocher les options correspondantes dans les choix de type de données proposés par l'interface. Avant le traitement, vous pouvez vérifier le format des cellules ou utiliser un fichier de test pour valider l'effet de correspondance.
4. Le traitement par lots écrasera-t-il les fichiers originaux ?
La capture d'écran montre que le flux de travail inclut « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Par mesure de sécurité, il est recommandé de sauvegarder les résultats du traitement dans un nouveau répertoire et de ne pas écraser directement le seul fichier original. Ainsi, même si une règle s'avère inappropriée, vous pourrez revenir au fichier original pour le retraiter.
5. Peut-on traiter tous les fichiers Excel d'un dossier ?
L'interface d'opération fournit un bouton « Importer des fichiers depuis un dossier », pratique pour ajouter à la tâche les fichiers Excel situés dans un même répertoire. Pour le traitement par lots d'un grand nombre de fichiers xlsx, c'est plus pratique que de les ajouter un par un.
Résumé : Utiliser le remplacement par rien avec une expression régulière pour gagner du temps dans le nettoyage Excel par lots
Pour supprimer en lot les numéros commençant par 030 et les codes commençant par 46 dans un tableau Excel, la clé réside en deux points : premièrement, choisir la plage de traitement correcte, en ne traitant que le texte des cellules ; deuxièmement, écrire des expressions régulières précises, comme 030\d{3} et 46\d{3}. Dans HeSoft Doc Batch Tool , en remplissant ces règles dans la liste de recherche et en laissant la liste de remplacement vide, on peut réaliser la suppression par lots.
Cette méthode transforme les actions manuelles répétitives de recherche, suppression et sauvegarde en un flux de travail automatisé, particulièrement adapté au traitement de plusieurs fichiers de rapports Excel, xlsx, xls. Il est conseillé de copier d'abord un fichier d'exemple pour tester l'effet, de confirmer que les règles de correspondance sont exactes, puis d'importer le dossier complet pour le traitement par lots, afin d'accomplir le nettoyage des données de bureau de manière plus sûre et plus efficace.