Wenn Word-Frachtbriefe, Bestelltabellen oder Lieferscheine bereits Barcodenummern enthalten, die Dateinamen jedoch immer noch aus bedeutungslosen Standardnummern bestehen, verschwendet das manuelle Öffnen jedes Dokuments zum Kopieren des Barcodes und anschließende Umbenennen viel Zeit. Dieser Artikel zeigt am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool , wie Sie die Funktion „Word-Dateien anhand des Dateiinhalts umbenennen“ aufrufen, docx-Dateien stapelweise importieren, das erste Barcode-Bild zur Erkennung auswählen und das Erkennungsergebnis als vollständigen Dateinamen übernehmen, sodass Word-Dateien automatisch nach Barcodenummern benannt werden und so das Auffinden, Archivieren und Übergeben erleichtert wird.
Viele Unternehmen speichern Dokumente wie Frachtbriefe, Lieferscheine, Auslagerungsscheine und Kundendienstbelege im Word-Format. Häufig enthalten diese Dokumente bereits Barcodes und entsprechende Nummern, aber die Dateinamen verwenden diese Nummern nicht. Nach dem Systemexport sieht man im Ordner beispielsweise nur Barcode(1).docx, Barcode(2).docx, Barcode(3).docx. Wenn man dann eine bestimmte Frachtbriefnummer sucht, muss man die Word-Dateien einzeln öffnen, um sie zu überprüfen.
Diese Art von Arbeit erscheint einfach, ist aber in Wirklichkeit sehr zeitaufwendig. Besonders wenn eine Reihe von docx-Dateien in ein System hochgeladen, an Kunden gesendet oder auf einem freigegebenen Laufwerk archiviert werden müssen, verlangsamt sich die spätere Kommunikation und Suche, wenn der Dateiname keine geschäftsrelevante Nummer ist. Noch problematischer ist, dass man beim manuellen Umbenennen leicht Barcode-Nummern falsch kopieren oder die Nummer von Datei A auf Datei B ändern kann.
Dieser Artikel stellt einen Ansatz vor, der sich besser für die Stapelverarbeitung im Büro eignet: Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool , um automatisch Barcode-Bilder in Word-Dokumenten zu erkennen und die erkannten Barcode-Nummern als Dateinamen stapelweise festzulegen. Es handelt sich nicht um ein einfaches Tool zum Ersetzen von Dateinamen, sondern es benennt Dateien um, basierend auf Informationen, die aus dem Inhalt der Word-Datei gelesen werden. Es eignet sich für Szenarien, in denen eine Korrespondenz zwischen Inhalt und Dateiname hergestellt werden muss.
Anwendungsszenario: Extraktion von Barcode-Nummern aus Word-Inhalten zur Dateibenennung
Wenn Ihre Word-Dokumente die folgenden Eigenschaften aufweisen, können Sie diese Methode in Betracht ziehen:
- Die Dateien enthalten Barcode-Bilder, wobei der Barcode eine Frachtbriefnummer, Bestellnummer, Sendungsverfolgungsnummer oder Archivnummer darstellt.
- Die Dateinamen haben derzeit keine geschäftliche Bedeutung, z. B. Barcode(1).docx oder ExportierteDatei001.docx.
- Eine große Anzahl von Word-Dateien muss nach Barcode-Nummern archiviert, durchsucht oder hochgeladen werden.
- Die sich wiederholenden manuellen Vorgänge des Öffnens von Word-Dokumenten, Anzeigens des Barcodes, Kopierens der Nummer und Umbenennens der Datei sollen reduziert werden.
- Die Dokumentvorlagen innerhalb einer Charge sind relativ einheitlich strukturiert, wobei der Barcode typischerweise in einem festen Bereich oder als erstes Barcode-Bild erscheint.
Das Word-Dokument im Screenshot ist ein typisches Beispiel. Die Seite enthält eine Tabelle mit Feldern wie OrderID, Tracking Number, Shipper Name, Consignee Name usw. In dem Bereich, der der Tracking Number entspricht, ist ein Barcode platziert. Die unter dem Barcode angezeigte Nummer ist die geschäftsrelevante Nummer, die die Datei tatsächlich verwenden sollte.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung muss Word geöffnet werden, um die Barcode-Nummer zu erfahren
Vor der Verarbeitung zeigt der Ordner eine Reihe von Word-Dateien mit Standardnamen. Im linken Datei-Explorer ist die ausgewählte Datei Barcode(1).docx; nach dem Öffnen des Dokuments auf der rechten Seite sieht man, dass die Nummer unter dem Barcode 734589001256734 lautet.
Diese Benennungsmethode ist für die Stapelverwaltung nicht geeignet. Wenn beispielsweise ein Kollege fragt: „Wo ist die Word-Datei für 734589001256734?“, können Sie sie nicht direkt im Ordner finden, sondern müssen mehrere Dokumente durchsuchen. Je mehr Dateien, desto höher der Suchaufwand.
Ergebnisvorschau: Nach der Verarbeitung können Word-Dateien direkt anhand der Barcode-Nummer gefunden werden
Nach der Verarbeitung wurden die Dateinamen im Ordner in die Barcode-Nummern geändert. Beispielsweise wurde eine Datei in 734589001256734.docx umbenannt, und beim Öffnen stellt man fest, dass die Nummer unter dem Barcode im Dokument ebenfalls 734589001256734 lautet.
Nach dieser Organisation hat der Dateiname selbst eine geschäftliche Bedeutung. Ob bei der Suche im Windows-Ordner oder auf einem freigegebenen Laufwerk, in einer Cloud oder einem Archivsystem, die Datei kann direkt über die Barcode-Nummer gefunden werden, was eine zweite Überprüfung reduziert.
Bedienungsschritt 1: Finden der Funktion „Umbenennen nach Word-Inhalt“ in der Kategorie „Dateiname“
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool , sehen Sie links Kategorien wie „Startseite“, „Aufgabenablauf“, „Alle Werkzeuge“, „Dateiname“, „Ordnername“, „Datei sortieren“, „Word-Werkzeuge“ usw. Da es in diesem Artikel darum geht, Dateinamen basierend auf dem Word-Inhalt zu ändern, gehen Sie in die Kategorie „Dateiname“.
Finden Sie in den Funktionskarten die Option „Word-Dateien mit Dateiinhalt umbenennen“. Im Screenshot befindet sich diese Funktion an Position 6, mit dem Beschreibungstext: „Stapelweises Einstellen bestimmter Texte aus dem Inhalt von Word-Dateien als deren Dateiname.“ Für das Barcode-Szenario in diesem Artikel können Sie die Barcode-Erkennungsoption in dieser Funktion nutzen, um den Barcode-Inhalt in Word als Dateinamen zu verwenden.
Ziel dieses Schrittes ist die Auswahl des richtigen Funktionseinstiegs. Wählen Sie keine allgemeinen Funktionen wie Suchen/Ersetzen oder das Hinzufügen von Präfixen/Suffixen, da diese hauptsächlich den ursprünglichen Dateinamen selbst bearbeiten; hier muss jedoch die Barcode-Nummer aus dem Word-Dokumentinhalt gelesen werden, um einen neuen Dateinamen zu generieren.
Bedienungsschritt 2: Importieren der stapelweise zu verarbeitenden Word-Dokumente
Nachdem Sie die Seite „Word-Dateien mit Dateiinhalt umbenennen“ aufgerufen haben, besteht der erste Schritt darin, „die zu verarbeitenden Datensätze auszuwählen“. Oben rechts auf der Oberfläche befinden sich die Schaltflächen „Datei hinzufügen“ und „Dateien aus Ordner importieren“. Wenn nur wenige Dateien verarbeitet werden müssen, können Sie „Datei hinzufügen“ verwenden; befinden sich alle Word-Dateien im selben Ordner, empfiehlt sich die effizientere Option „Dateien aus Ordner importieren“ für einen einzelnen Import.
Nach dem Import werden die Dateiinformationen in einer Tabelle aufgelistet. Im Screenshot sind Spaltennamen wie Sequenznummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Aktion usw. zu sehen. In der Liste erscheinen bereits Dateien wie Barcode(1).docx, Barcode(10).docx, Barcode(2).docx mit der Erweiterung docx.
In diesem Schritt empfiehlt es sich, zwei Punkte sorgfältig zu prüfen: Erstens, ob die importierte Anzahl mit der zu verarbeitenden Anzahl im Ordner übereinstimmt; zweitens, ob der Pfad zum Zielordner führt, um zu vermeiden, dass versehentlich Word-Dokumente aus anderen Verzeichnissen hinzugefügt werden. Klicken Sie nach der Bestätigung auf „Weiter“ unten.
Bedienungsschritt 3: Einstellen des Suchbereichs auf das erste Barcode-Bild
Im zweiten Schritt „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sehen Sie den Abschnitt „Suchbereich“. Die Oberfläche bietet Optionen wie „Erste Textzeile“, „Erstes Barcode-Bild“ und „Durch benutzerdefinierte Formel gefundener Text“. Da das Ziel dieses Artikels die Erkennung des Barcodes im Word-Dokument ist, sollte „Erstes Barcode-Bild“ ausgewählt werden.
Das „Erste Barcode-Bild“ eignet sich hier sehr gut für einheitliche Word-Dokumentvorlagen für Frachtbriefe. Solange der zu benennende Barcode in jedem Dokument das erste Barcode-Bild ist, kann die Software ihn mit derselben Regel stapelweise lesen, ohne dass eine manuelle, dokumentweise Auswahl erforderlich ist.
Sollten Ihre Word-Dateien andere dekorative Barcodes, QR-Codes oder mehrere Barcodes enthalten, müssen Sie zuerst die Reihenfolge des Ziel-Barcodes bestätigen. Die Vorlagenstruktur in den Screenshots dieses Artikels ist relativ klar: Der Barcode im Tracking Number-Bereich ist der Inhalt, der als Dateiname verwendet werden soll.
Bedienungsschritt 4: Auswählen von „Gesamten Dateinamen überschreiben“
Auf derselben Einstellungsseite bietet der Bereich „Position“ Optionen wie „Gesamten Dateinamen überschreiben“, „Links vom Dateinamen“, „Rechts vom Dateinamen“ usw. Im Screenshot ist „Gesamten Dateinamen überschreiben“ ausgewählt. Dies bedeutet, dass das ursprüngliche Barcode(1) nach der Verarbeitung vollständig durch die erkannte Barcode-Nummer ersetzt wird, was zu einem Dateinamen wie 734589001256734.docx führt.
Wenn Ihre Verwaltungsvorschrift vorschreibt, dass der Dateiname nur die Frachtbriefnummer enthalten soll, ist „Gesamten Dateinamen überschreiben“ am einfachsten. Falls Sie den ursprünglichen Namen beibehalten oder andere Kennungen hinzufügen müssen, können Sie je nach den Optionen der Benutzeroberfläche das Platzieren links oder rechts vom Dateinamen in Betracht ziehen. Im Beispiel dieses Artikels hat der Dateiname vor der Verarbeitung jedoch keinen praktischen Geschäftswert, weshalb das direkte Überschreiben besser geeignet ist.
Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungen auf „Weiter“. Entsprechend dem Prozessablauf oben auf der Benutzeroberfläche folgen später noch „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Bevor Sie den Stapelauftrag ausführen, sollten Sie ein leicht identifizierbares Ausgabeverzeichnis wählen, um die Ergebnisse vor und nach der Verarbeitung besser vergleichen zu können.
Bedienungsschritt 5: Verarbeitung starten und Ausgabeergebnisse überprüfen
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, können Sie mit der „Verarbeitung starten“. Die Software verarbeitet die Word-Dateien nacheinander gemäß der Importliste: Sie liest den Dokumentinhalt, lokalisiert das erste Barcode-Bild, erkennt die Barcode-Nummer und benennt die Datei dann nach der Regel „Gesamten Dateinamen überschreiben“ um.
Überprüfen Sie nach Abschluss der Verarbeitung den Ausgabeordner. Sie können einige Dateien zufällig auswählen und öffnen, um zu prüfen, ob die Nummer im Dateinamen mit der Nummer unter dem Barcode im Dokument übereinstimmt. Die Ergebnisse im Screenshot zeigen, dass 734589001256734.docx mit der Nummer 734589001256734 im Dokumentinhalt übereinstimmt, was darauf hinweist, dass die Regel korrekt eingestellt ist.
Wenn Sie eine bestimmte Art von Vorlage zum ersten Mal verarbeiten, sollten Sie nicht sofort alle Originaldateien verarbeiten. Kopieren Sie zunächst 10 Beispieldateien in einen Testordner, bestätigen Sie, dass die Barcode-Erkennung und die Dateibenennung den Erwartungen entsprechen, bevor Sie den vollständigen Datenbestand stapelweise verarbeiten.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Warum wird „Erstes Barcode-Bild“ und nicht „Erste Textzeile“ gewählt?
Weil in diesem Artikel die Nummer aus dem Barcode-Bild extrahiert werden muss und nicht der Text der ersten Zeile im Word-Dokument. Die erste Zeile enthält im Screenshot Inhalte wie OrderID, die nicht der Ziel-Dateiname sind. Die Auswahl von „Erstes Barcode-Bild“ entspricht eher der Anforderung, die Frachtbriefnummer umzubenennen.
2. Bleibt der ursprüngliche Name Barcode(1) im Dateinamen erhalten?
Wenn „Gesamten Dateinamen überschreiben“ gewählt wurde, wird der Hauptteil des ursprünglichen Dateinamens durch die Barcode-Nummer ersetzt. Die Erweiterung bleibt als die entsprechende Erweiterung der Word-Datei, z. B. docx, erhalten. Das Ergebnis nach der Verarbeitung im Screenshot ist die Nummer plus .docx.
3. Beeinflusst die Qualität des Barcode-Bildes die Erkennung?
Ja. Empfohlen werden klare, vollständige und unverzerrte Barcode-Bilder. Wenn der Barcode verdeckt oder die Auflösung zu niedrig ist, kann das Erkennungsergebnis unbefriedigend sein. Bei gescannten oder als Screenshot erstellten Word-Dateien sollten Sie erst recht einen Test mit einer kleinen Menge durchführen.
4. Können Word-Dateien unterschiedlicher Vorlagen verarbeitet werden?
Falls der Ziel-Barcode auch in unterschiedlichen Vorlagen das erste Barcode-Bild ist, können diese in der Regel im selben Stapel getestet werden. Wenn jedoch bei einigen Dateien der erste Barcode nicht die Frachtbriefnummer ist, wird von einer gemeinsamen Verarbeitung abgeraten; stattdessen sollte vorlagenspezifisch im Stapel gearbeitet werden.
5. Muss vor dem Umbenennen im Stapel eine Sicherung gemacht werden?
Eine Sicherung wird empfohlen. Der Vorteil der Stapelverarbeitung ist die Geschwindigkeit, aber wenn die falsche Regel gewählt wird, kann sich dies schnell auf eine große Anzahl von Dateien auswirken. Es ist eine gute Bürogewohnheit, die Original-Word-Dateien in einem Sicherungsordner aufzubewahren.
Zusammenfassung: Automatische Korrespondenz von Word-Dateinamen und Barcode-Nummern
Mit HeSoft Doc Batch Tool kann das erste Barcode-Bild in Word-Dokumenten erkannt und stapelweise als docx-Dateiname verwendet werden. Im Vergleich zur manuellen Methode, jede Word-Datei einzeln zu öffnen, um die Frachtbriefnummer zu kopieren, eignet sich diese Methode besser für Büroszenarien mit vielen Dateien, einheitlichen Vorlagenstrukturen und dem Bedarf an schneller Archivierung.
Wenn Sie gerade Logistikdokumente, Word-Bestellungen, Versandunterlagen oder andere docx-, doc-Dokumente mit Barcodes organisieren, können Sie die Schritte in diesem Artikel befolgen: Gehen Sie zur Kategorie Dateiname, wählen Sie „Word-Dateien mit Dateiinhalt umbenennen“, importieren Sie die Dateien, wählen Sie „Erstes Barcode-Bild“, dann „Gesamten Dateinamen überschreiben“, legen Sie zuletzt den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung. So können Sie die ursprünglich repetitive, fehleranfällige Umbenennungsarbeit in einen standardisierten Prozess umwandeln, der stapelweise in einem Durchgang erledigt wird.