Viele Word-Daten enthalten Schlüssel wörter wie Ländernamen, Projektnamen und Kundennamen, die einheitlich gelöscht werden müssen. Wenn die Anzahl der Dateien groß ist, ist es sehr ineffizient, sie einzeln zu bearbeiten. In diesem Artikel werden Australia und USA in mehreren Docx-Dokumenten als Beispiele gelöscht, um zu veranschaulichen, wie HeSoft Doc Batch Tool Verwenden Sie die Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen", importieren Sie Dateien stapel weise, legen Sie eine genaue Suche fest, lassen Sie den Ersatz inhalt leer und schließen Sie die Speicher verarbeitung ab, damit Benutzer eine große Anzahl von Word-Dateien schnell bereinigen können.
Vor dem Archivieren von Daten, der Standard isierung von Inhalten oder dem Senden von Dokumenten an die Außenwelt müssen häufig bestimmte Schlüssel wörter wie Ländernamen, Projektnamen und Kunden namen in Word-Dateien gelöscht werden. Einzelne Dateien können auch manuell geändert werden. Wenn es sich jedoch um eine Reihe von Docx-Dokumenten handelt, dauert das Öffnen und Verarbeiten nacheinander viel Zeit. Dieser Artikel zeigt, wie man verwendet HeSoft Doc Batch Tool , Suchen und entfernen Sie die angegebenen Schlüssel wörter in Word im Batch.
Anwendbare Szenarien
Die Methode in diesem Artikel eignet sich zum Löschen von festem Text in mehreren Word-Dateien, z. B. dem Ländernamen Australia, USA, dem alten Projektnamen, dem Abteilungs namen, der Kunden abkürzung, dem Inhalt der Vorlage usw. Es eignet sich für die Verarbeitung von Büro materialien wie Word-Dokumenten und Docx-Dateien, insbesondere für Situationen, in denen die Anzahl der Dateien groß ist und die Lösch regeln konsistent sind. Durch die Stapel verarbeitung durch Office-Software können wiederholte manuelle Vorgänge in eine Regel konfiguration umgewandelt werden.
Effekt vorschau: Vergleich vor und nach der Verarbeitung
In diesem Beispiel handelt es sich bei dem Verarbeitung objekt um 6 Word-Dokumente in einem Ordner mit Dateinamen von 1.docx bis 6.docx. Stellen Sie vor der Stapel verarbeitung sicher, dass diese Dateien diesmal bereinigt werden.
In den Dokumenten vor der Verarbeitung stehen Australien und USA hinter dem Land der Ordnung. Sie sind die Schlüssel wörter, die dieses Mal gelöscht werden sollen. Da diese Inhalte auf mehrere Dokumente verteilt werden können, kann die manuelle Suche und Löschung leicht übersehen werden.
Nach der Verarbeitung sind Australien und USA von der entsprechenden Position verschwunden, und die Feld beschriftungen, Tabellen linien, Bilder und andere Beschreibung inhalte bleiben erhalten. Dies schließt nicht nur das Löschen von Schlüssel wörtern ab, sondern vermeidet auch die Beschädigung der Gesamt struktur des Dokuments.
Betriebs schritte
Schritt 1: Suchen Sie das Word-Schlüssel wort, um den Ersatz eintrag zu finden.Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Geben Sie "Word-Tools" in der linken Navigation ein. Wählen Sie in der Liste der Tools "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen". Aus dem Screenshot geht hervor, dass die Funktion verwendet wird, um Schlüssel wörter im Word-Datei inhalt in großen Mengen zu finden und zu ersetzen.
Schritt 2: Importieren Sie Dokumente, die Sie in großen Mengen verarbeiten möchten.Fügen Sie nach dem Aufrufen der Funktions seite die Dateien in Schritt 1 "Datensätze auswählen, die verarbeitet werden müssen" hinzu. Sie können entweder auf "Dateien hinzufügen" oder auf "Dateien aus einem Ordner importieren" klicken. Nach Abschluss des Imports werden in der Tabelle Name, Pfad und Erweiterung für jede Datei aufgeführt. Die 6 Docx-Dateien im Screenshot wurden hinzugefügt, was darauf hinweist, dass die Datei vorbereitung abgeschlossen ist.
Schritt 3: Legen Sie die Such methode und die Schlüssel wörter fest.Klicken Sie auf "Weiter", um zu "Verarbeitung optionen festlegen" zu gelangen. Wählen Sie unter "Such methode" die Option "Text genau suchen", um feste Wörter wie Australien und USA explizit zu löschen. Füllen Sie dann die Schlüssel wörter Zeile für Zeile in der "Liste der zu suchen den Schlüssel wörter" aus. Ein Schlüssel wort pro Zeile ist für die Software-Stapel identifikation praktisch.
Schritt 4: Die Liste der Stichwörter bleibt nach dem Ersetzen leer.Dieses Mal ist das Ziel zu löschen und nicht durch einen anderen Text zu ersetzen. Daher muss die rechte "Liste der ersetzten Schlüssel wörter" nicht ausgefüllt werden. Die Benutzer oberfläche fordert "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" auf. Dies ist auch die Schlüssel einstellung zum Löschen von Word-Schlüssel wörtern in Stapeln.
Schritt 5: Stellen Sie die Ausgabe position ein und beginnen Sie mit der Verarbeitung.Befolgen Sie den Vorgang oben auf der Seite, um "Speicherort festlegen" aufzurufen, und führen Sie dann "Verarbeitung starten" aus. Es wird empfohlen, die verarbeiteten Dateien in einem neuen Ordner zu speichern, um sie mit den Original dokumenten zu vergleichen. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ergebnis datei, um zu überprüfen, ob die Schlüssel wörter bereinigt wurden.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
Was ist, wenn Sie nur den Inhalt nach einem bestimmten Feld löschen möchten?In diesem Artikel werden beispiels weise die expliziten Schlüssel wörter Australia und USA gelöscht, anstatt den gesamten Inhalt gemäß der Feld regel zu löschen. Wenn Sie nur diese festen Wörter löschen müssen, folgen Sie der Methode in diesem Artikel.
Können mehrere Schlüssel wörter gleichzeitig verarbeitet werden?Kann. Im Screenshot wurden zwei Elemente in die Schlüssel wort liste eingegeben, was darauf hinweist, dass mehrere zu löschende Schlüssel wörter durch Zeilen eingabe konfiguriert werden können.
Warum wird empfohlen, einen neuen Ausgabe ordner zu erstellen?Der Stapel vorgang wirkt sich auf mehrere Dateien aus, und die Ausgabe in einen neuen Ordner kann die Original version beibehalten, um den Vergleich und die Wiederherstellung zu erleichtern.
Müssen Sie Word vor der Verarbeitung schließen?Es wird empfohlen, das verarbeitete Dokument nicht zu öffnen, um zu vermeiden, dass die Datei belegt wird oder Konflikte beim Speichern. Es ist sicherer, die entsprechende Word-Datei vor der Verarbeitung zu schließen.
Zusammenfassung
Das Batch-Suchen und Löschen von Schlüssel wörtern wie Ländernamen und Projektnamen in Word kann über die Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" erfolgen. Die Kern operation besteht darin, mehrere Dateien zu importieren, die zu löschenden Schlüssel wörter einzugeben und den Ersatz inhalt leer zu lassen. HeSoft Doc Batch Tool Als Batch-Verarbeitung software für Büros zen arien kann es Benutzern helfen, wiederholte Bearbeitungen zu reduzieren und das Risiko fehlender Änderungen zu verringern. Es wird empfohlen, die Liste der Schlüssel wörter und den Ausgabe ort vor der formellen Stapel verarbeitung zu bestätigen und dann die Aufgabe auszuführen.