Viele Word-Dokumente enthalten Ländernamen, Projektnamen, Kundennamen und andere Schlüsselwörter, die einheitlich gelöscht werden müssen. Bei einer großen Anzahl von Dateien ist die Bearbeitung einzeln sehr ineffizient. Dieser Artikel zeigt am Beispiel des Löschens von Australia und USA in mehreren docx-Dokumenten, wie man in HeSoft Doc Batch Tool die Funktion „Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Word“ nutzt, um Dateien stapelweise zu importieren, präzise Suchen einzurichten, Ersetzungsinhalte leer zu lassen und die Speicherung abzuschließen, um Benutzern beim schnellen Bereinigen einer großen Anzahl von Word-Dateien zu helfen.
Vor der Archivierung von Materialien, der Standardisierung von Inhalten oder dem externen Versand von Dokumenten ist es häufig erforderlich, bestimmte Schlüsselwörter wie Ländernamen, Projektnamen oder Kundennamen aus Word-Dateien zu löschen. Einzelne Dateien können manuell geändert werden, aber bei einer Reihe von docx-Dokumenten kostet das Öffnen und Bearbeiten jeder Datei viel Zeit. Dieser Artikel zeigt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool stapelweise bestimmte Schlüsselwörter in Word suchen und löschen können.
Anwendungsszenarien
Die Methode in diesem Artikel eignet sich zum Löschen von festen Texten in mehreren Word-Dateien, wie z. B. Ländernamen Australia, USA, alte Projektnamen, Abteilungsnamen, Kundenkürzel, Platzhalterinhalte in Vorlagen usw. Sie ist geeignet für die Bearbeitung von Büromaterialien wie Word-Dokumenten und docx-Dateien, insbesondere wenn die Anzahl der Dateien hoch und die Löschregeln einheitlich sind. Durch die Stapelverarbeitung mit Bürosoftware können wiederholte manuelle Vorgänge auf eine einmalige Regelkonfiguration reduziert werden.
Vorschau des Ergebnisses: Vergleich vor und nach der Bearbeitung
In diesem Beispiel sind die Bearbeitungsobjekte 6 Word-Dokumente in einem Ordner mit den Dateinamen 1.docx bis 6.docx. Vor der Stapelverarbeitung bestätigen Sie, dass alle diese Dateien in den zu bereinigenden Bereich fallen.
In den Dokumenten vor der Bearbeitung steht hinter Country of origin jeweils Australia und USA. Dies sind die zu löschenden Schlüsselwörter. Da diese Inhalte über mehrere Dokumente verteilt sein können, kann die manuelle Suche und Löschung leicht zu Auslassungen führen.
Nach der Bearbeitung sind Australia und USA von den entsprechenden Stellen verschwunden, während Feldbezeichnungen, Tabellenlinien, Bilder und andere beschreibende Inhalte erhalten bleiben. Dadurch wird die Löschung der Schlüsselwörter abgeschlossen, ohne die Gesamtstruktur des Dokuments zu beeinträchtigen.
Vorgehensweise
Schritt 1: Finden Sie den Einstiegspunkt für das Suchen und Ersetzen von Word-Schlüsselwörtern.Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool , und navigieren Sie in der linken Leiste zu „Word Tools“. Wählen Sie in der Werkzeugliste "Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Word". Wie der Screenshot zeigt, dient diese Funktion der stapelweisen Suche und Ersetzung von Schlüsselwörtern in Word-Dateiinhalten.
Schritt 2: Importieren Sie die stapelweise zu verarbeitenden Dokumente.Nachdem Sie die Funktionsseite aufgerufen haben, fügen Sie zunächst in Schritt 1 „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ die Dateien hinzu. Sie können auf „Dateien hinzufügen“ oder auf „Dateien aus Ordner importieren“ klicken. Nach dem Import listet die Tabelle Name, Pfad und Erweiterung jeder Datei auf. Im Screenshot sind die 6 docx-Dateien bereits hinzugefügt, was anzeigt, dass die Dateivorbereitung abgeschlossen ist.
Schritt 3: Legen Sie Suchmethode und Schlüsselwörter fest.Klicken Sie auf „Weiter“, um „Verarbeitungsoptionen einstellen“ aufzurufen. Wählen Sie bei "Suchmethode" "Genaue Textsuche", geeignet für das eindeutige Löschen fester Wörter wie Australia und USA. Tragen Sie dann in der "Liste der zu suchenden Schlüsselwörter" die Schlüsselwörter zeilenweise ein. Ein Schlüsselwort pro Zeile zur einfachen stapelweisen Erkennung durch die Software.
Schritt 4: Die Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter bleibt leer.Dieses Mal ist das Ziel das Löschen, nicht das Ersetzen durch anderen Text. Daher muss die rechte "Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter" nicht ausgefüllt werden. Der Hinweis auf der Oberfläche „Nicht ausfüllen bedeutet Löschen“ ist die entscheidende Einstellung, um das stapelweise Löschen von Word-Schlüsselwörtern zu realisieren.
Schritt 5: Ausgabeposition festlegen und Verarbeitung starten.Folgen Sie weiter dem Prozess am oberen Seitenrand, gehen Sie zu „Speicherort festlegen“ und führen Sie dann „Verarbeitung starten“ aus. Es wird empfohlen, die verarbeiteten Dateien in einem neuen Ordner zu speichern, um einen Vergleich mit den Originaldokumenten zu erleichtern. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ergebnisdateien und prüfen Sie, ob die Schlüsselwörter bereinigt wurden.
Häufige Fragen und Hinweise
Was tun, wenn nur der Inhalt nach einem bestimmten Feld gelöscht werden soll?Das Beispiel in diesem Artikel löscht die eindeutigen Schlüsselwörter Australia und USA und nicht ganze Abschnitte nach einer Feldregel. Wenn nur diese festen Wörter gelöscht werden müssen, befolgen Sie die Methode dieses Artikels.
Können mehrere Schlüsselwörter gleichzeitig verarbeitet werden?Ja. Im Screenshot wurden bereits zwei Einträge in die Schlüsselwortliste eingegeben, was zeigt, dass mehrere zu löschende Schlüsselwörter durch zeilenweise Eingabe konfiguriert werden können.
Warum wird empfohlen, einen neuen Ausgabeordner zu erstellen?Da Stapelvorgänge mehrere Dateien betreffen, kann durch die Ausgabe in einen neuen Ordner die Originalversion erhalten bleiben, was Vergleich und Wiederherstellung erleichtert.
Muss Word vor der Verarbeitung geschlossen werden?Es wird empfohlen, die zu verarbeitenden Dokumente nicht geöffnet zu haben, um zu vermeiden, dass Dateien belegt sind oder Speicherkonflikte auftreten. Es ist sicherer, die relevanten Word-Dateien vor der Verarbeitung zu schließen.
Zusammenfassung
Das stapelweise Suchen und Löschen von Schlüsselwörtern wie Ländernamen oder Projektnamen in Word kann mit der Funktion "Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Word" durchgeführt werden. Die Kernoperationen sind der Import mehrerer Dateien, die Eingabe der zu löschenden Schlüsselwörter und das Leerlassen des Ersatztextes. Als stapelverarbeitende Software für Büroszenarien hilft HeSoft Doc Batch Tool Benutzern, wiederholte Bearbeitungen zu reduzieren und das Risiko von übersehenen Änderungen zu senken. Es wird empfohlen, vor der formalen Stapelverarbeitung die Schlüsselwortliste und die Ausgabeposition zu bestätigen und dann die Aufgabe auszuführen.