Wenn sich eine große Anzahl von .xls-Tabellen in einem Ordner angesammelt hat, kostet es viel Zeit, diese einzeln zu öffnen und als .xlsx zu speichern. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie die einheitliche Verarbeitung mehrerer Excel-Dateiformate durchführen. Es wird beschrieben, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool das Excel-Tool aufrufen, „Excel in Xlsx konvertieren“ auswählen, Tabellen aus dem Ordner stapelweise importieren und gemäß dem Prozess den Speicherort festlegen und die Konvertierung abschließen.
Viele Menschen stoßen beim Ordnen alter Unterlagen auf ein ähnliches Problem: Ein Ordner enthält eine große Anzahl von Excel-Tabellen, deren Inhalt Finanzberichte, Projektlisten, Bestands- und Verkaufsaufzeichnungen oder statistische Journale sein mögen, die Dateiendung ist jedoch noch die alte Version .xls. Wenn spätere System-Uploads, Teamzusammenarbeit oder Archivierungsrichtlinien die Verwendung von .xlsx erfordern, müssen diese Dateien einheitlich konvertiert werden.
Die manuelle Methode ist allgemein bekannt: Eine XLS-Datei öffnen, auf „Speichern unter“ klicken, das XLSX-Format auswählen und speichern. Das Problem ist: Bei vielen Dateien wird dieser Vorgang zu einer mechanischen, sich wiederholenden Arbeit. Dieser Artikel stellt eine für die Stapelverarbeitung im Büro besser geeignete Vorgehensweise vor: Verwenden Sie die Funktion Excel in Xlsx konvertieren in „ HeSoft Doc Batch Tool “, um mehrere Excel-Dateien auf einmal zur Aufgabenliste hinzuzufügen und dann die Stapelkonvertierung von XLS zu XLSX einheitlich abzuschließen.
Anwendungsszenario: Mehrere Excel-Dateien müssen in das XLSX-Format vereinheitlicht werden
Die Stapelkonvertierung des Excel-Formats ist kein Nischenbedürfnis, sondern in der Büroumgebung von Unternehmen weit verbreitet. Insbesondere wenn Dateien aus Altsystemen, alten Computern, von externen Kunden oder verschiedenen Abteilungen stammen, beeinträchtigt eine uneinheitliche Formatierung die spätere Nutzung.
Die folgenden Szenarien eignen sich besonders für die Stapelkonvertierung:
- Aktualisierung historischer Daten: Früher gespeicherte Tabellen sind meist .xls-Dateien und müssen nun zur langfristigen Aufbewahrung und zum problemlosen Öffnen einheitlich in .xlsx umgewandelt werden.
- Ordnung von Finanzdateien: Monats-, Quartals- und Jahresberichte gibt es in großer Zahl; ein einheitliches Format erleichtert die Archivierung.
- Vorbereitung des Datenimports: Bestimmte Geschäftssysteme, Berichtsplattformen oder Datentools akzeptieren nur .xlsx-Dateien und erfordern eine vorherige Konvertierung.
- Zusammenführung von Abteilungsunterlagen: Die von verschiedenen Abteilungen eingereichten Excel-Dateien haben unterschiedliche Formate; eine vorherige Vereinheitlichung vor der Konsolidierung erleichtert die Verwaltung.
- Dateivereinheitlichung: Wenn ein Unternehmen Richtlinien für die Dokumentenverwaltung einführt, kann es vorschreiben, dass Tabellendateien einheitlich im aktuell gängigen Format vorliegen müssen.
Bei den oben genannten Aufgaben liegt der Fokus nicht darauf, wie eine einzelne Datei konvertiert wird, sondern wie Dutzende oder sogar Hunderte von Dateien nach derselben Regel verarbeitet werden können. Die Stapelverarbeitungsfunktion von Bürosoftware ist genau dazu gedacht, diese Art von sich wiederholender Arbeit zu reduzieren.
Ergebnisvorschau: Von einer Reihe von XLS-Dateien zu einer Reihe von XLSX-Dateien
Vor der Konvertierung: Der Ordner enthält .xls-Tabellen
Der Screenshot vor der Verarbeitung zeigt einen Ordner mit mehreren Excel-Dateien. Die Dateinamen reichen von „Financial Statements 1.xls“ bis „Financial Statements 30.xls“ und zeigen, dass es sich um eine Gruppe gleichartiger Tabellen handelt, deren aktuelle Endung .xls ist.
Bei manuellem Vorgehen müsste der Vorgang „Speichern unter“ 30 Mal wiederholt werden. Selbst wenn jede Datei nur 20 Sekunden dauert, summiert sich die Gesamtzeit erheblich, und bei Unachtsamkeit kann es passieren, dass eine Datei übersprungen oder am falschen Ort gespeichert wird.
Nach der Konvertierung: Die Dateiendung wurde einheitlich in .xlsx geändert
Auf dem Screenshot nach der Verarbeitung wurde dieselbe Dateireihe in „Financial Statements 1.xlsx“ bis „Financial Statements 30.xlsx“ geändert. Der Hauptteil der Dateinamen mit Nummerierung und Bezeichnung bleibt erhalten, die Änderung liegt hauptsächlich in der Umwandlung der Endung von .xls zu .xlsx.
Dies ist das ideale Ergebnis der Stapelkonvertierung von Excel-Formaten: Die Dateizuordnung ist klar, das Format einheitlich, und die Dateien können anschließend weiter für Archivierung, Upload, Bearbeitung oder Versand an Kollegen verwendet werden.
Vorgehensweise: Stapelkonvertierung von XLS- in XLSX-Dateien
Schritt 1: Das Excel-Tool-Modul öffnen
Nach dem Start von „ HeSoft Doc Batch Tool “ befindet sich links die Funktionskategorie-Navigation. Der Screenshot zeigt, dass die Software neben Excel-Tools auch Module für Word-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Text-Tools, Bild-Tools usw. enthält und damit ihre Positionierung als Software für die Stapelverarbeitung von Bürodokumenten unterstreicht.
Da diesmal Excel-Dateien verarbeitet werden sollen, klicken Sie links auf Excel-Tools. Nach dem Klick werden im rechten Hauptbereich die entsprechenden Funktionskarten für die Excel-Stapelverarbeitung angezeigt.
Schritt 2: Die Funktion „Excel in Xlsx konvertieren“ auswählen
Suchen Sie in der Liste der Excel-Tools nach „Excel in Xlsx konvertieren“. Im Screenshot wird diese Funktionskarte als „12. Excel in Xlsx konvertieren“ mit dem Beschreibungstext „Stapelweises Konvertieren von Excel-Dateien in das Xlsx-Format“ angezeigt. Dies entspricht exakt der aktuellen Anforderung.
Wichtig: Auf der Seite der Excel-Tools gibt es viele weitere Formatkonvertierungsfunktionen, z. B. Konvertieren in PDF, Konvertieren in Csv, Konvertieren in Xls usw. Um .xls in .xlsx zu konvertieren, sollte „Excel in Xlsx konvertieren“ ausgewählt werden; achten Sie darauf, kein anderes Ausgabeformat zu wählen.
Schritt 3: Tabellen über „Dateien hinzufügen“ oder „Aus Ordner importieren“ hinzufügen
Auf der Funktionsseite lautet der Seitentitel „Excel in Xlsx konvertieren“. Oben rechts befinden sich zwei auffällige Import-Schaltflächen: Dateien hinzufügen und Aus Ordner importieren.
Wenn Ihre .xls-Dateien an verschiedenen Orten verteilt sind, können Sie sie mit „Dateien hinzufügen“ in mehreren Durchgängen auswählen. Wenn sich – wie im Beispiel – alle Dateien bereits in einem Ordner befinden, empfiehlt es sich, „Aus Ordner importieren“ zu verwenden. Dies reduziert die Auswahlschritte und entspricht eher der Arbeitsweise der Stapelverarbeitung.
Nach dem Import werden die Dateien in der Liste angezeigt. Die Listenspalten umfassen u. a. Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit und Aktion. Anhand dieser Informationen kann überprüft werden, ob alle importierten Dateien die gewünschten Excel-Zieldateien sind. Im Screenshot zeigt die Spalte „Erweiterung“ xls an, was bedeutet, dass es sich um Dateien handelt, die in xlsx konvertiert werden müssen.
Schritt 4: Dateiliste prüfen und ggf. filtern, sortieren oder löschen
Die Überprüfung vor der Stapelverarbeitung ist entscheidend. Je mehr Dateien, desto wichtiger ist es, vor Beginn der Verarbeitung zu prüfen, ob die Liste korrekt ist. Der Listenbereich im Screenshot bietet Funktionen wie Seitennummerierung, Zeilen pro Seite, Filtern, Sortieren; in der Aktionsspalte rechts sind auch Löschsymbole zu sehen.
Es wird empfohlen, die Liste wie folgt zu überprüfen:
- Namen prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Dateinamen zu den Tabellen gehören, die diesmal verarbeitet werden sollen, z. B. ob es sich bei allen um die „Financial Statements“-Serie handelt.
- Pfad prüfen: Vergewissern Sie sich, dass die Dateien aus dem richtigen Ordner stammen, um nicht versehentlich gleichnamige Dateien aus anderen Verzeichnissen auszuwählen.
- Erweiterung prüfen: Bestätigen Sie, dass die Erweiterung xls ist, damit das Ziel der diesmaligen Konvertierung eindeutig ist.
- Anzahl prüfen: Wenn sich im ursprünglichen Ordner 30 Dateien befanden, sollte die Anzahl der importierten Listeneinträge ebenfalls der erwarteten Stückzahl entsprechen.
Sollten einzelne Dateien nicht verarbeitet werden müssen, können Sie diese über das Löschsymbol in der Aktionsspalte entfernen; ist die Liste insgesamt nicht korrekt, klicken Sie auf der Seite auf „Leeren“, um Dateien erneut hinzuzufügen.
Schritt 5: Zum nächsten Schritt gehen und Speicherort festlegen
Nach Bestätigung der Datensätze klicken Sie unten auf der Seite auf Nächster Schritt. Der Ablaufbalken zeigt Schritt 2 als „Speicherort festlegen“. Bei der Stapelkonvertierung empfiehlt es sich, die Dateien nicht willkürlich in einem unübersichtlichen Verzeichnis zu speichern, sondern einen klaren Ausgabeordner anzugeben.
Sie könnten beispielsweise neben dem ursprünglichen Ordner einen neuen Ordner namens „In XLSX konvertiert“ erstellen, um die generierten .xlsx-Dateien dort abzulegen. Der Vorteil ist, dass die ursprünglichen .xls-Dateien und die konvertierten .xlsx-Dateien getrennt gespeichert werden, was spätere Überprüfungen, Sicherungen, Löschungen oder Uploads erleichtert.
Da der aktuelle Screenshot keine Details zur Seite für den Speicherort zeigt, folgen Sie in der Praxis den Anweisungen der Softwareoberfläche, um die Pfadeinstellung abzuschließen.
Schritt 6: Verarbeitung starten und Ausgabeergebnis prüfen
Schritt 3 des Ablaufbalkens lautet „Verarbeitung starten“. Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, starten Sie die Konvertierungsaufgabe gemäß den Anweisungen auf der Oberfläche. Die Software verarbeitet die Excel-Dateien in der Liste im Stapel und konvertiert sie in das XLSX-Format.
Nach Abschluss der Verarbeitung öffnen Sie das Ausgabeverzeichnis und prüfen, ob die Dateien generiert wurden. Achten Sie vor allem auf zwei Aspekte: Erstens, ob die Dateiendung von .xls auf .xlsx geändert wurde; zweitens, ob der Hauptteil des Dateinamens mit der Originaldatei übereinstimmt. Der Beispiel-Screenshot nach der Verarbeitung zeigt, dass alle Dateien der Financial Statements-Serie einheitlich in .xlsx konvertiert wurden, was bedeutet, dass die Stapelverarbeitung das erwartete Ergebnis erzielt hat.
Häufig gestellte Fragen und wichtige Hinweise
Warum wird davon abgeraten, Excel-Dateien einzeln zu öffnen und „Speichern unter“ zu verwenden?
Bei wenigen Dateien ist manuelle Verarbeitung möglich, bei vielen Dateien jedoch nicht ratsam. Denn beim manuellen „Speichern unter“ müssen Schritte wie Öffnen, Format wählen, Speichern und Schließen wiederholt werden, was zeitaufwändig und fehleranfällig ist. Mit einem Stapelverarbeitungstool lassen sich diese sich wiederholenden Aktionen in einem Durchlauf bündeln.
Bleiben die ursprünglichen XLS-Dateien nach der Konvertierung vorhanden?
Die Art der Dateiverarbeitung hängt mit der Einstellung des Speicherorts zusammen. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, vor der Konvertierung eine Sicherung der Originaldateien anzufertigen und die Ausgabedateien in einem separaten Verzeichnis zu speichern. So können Sie jederzeit auf die ursprünglichen .xls-Dateien zurückgreifen, falls nötig.
Beeinträchtigen Leerzeichen oder Nummerierungen im Dateinamen die Konvertierung?
Wie das Beispiel zeigt, enthält der Dateiname „Financial Statements 1.xls“ Leerzeichen und Nummerierung und wird nach der Verarbeitung korrekt als „Financial Statements 1.xlsx“ ausgegeben. Es wird dennoch empfohlen, Dateinamen in der Praxis übersichtlich zu halten und übermäßig spezielle Symbole zu vermeiden.
Was tun, wenn die Reihenfolge nach dem Importieren der Dateien nicht stimmt?
Die Reihenfolge der Dateien beeinflusst das Ergebnis der Formatkonvertierung normalerweise nicht. Wenn Sie sie überprüfen möchten, nutzen Sie die Sortierfunktion in der Liste. Der Fokus sollte darauf liegen, zu bestätigen, dass die Dateien vollständig importiert wurden, und nicht auf der exakten Übereinstimmung der Anzeigereihenfolge.
Sollte Excel vor der Konvertierung geschlossen werden?
Es wird empfohlen, alle betreffenden, geöffneten Excel-Dateien vor der Stapelverarbeitung zu schließen, um Dateisperren oder ungesicherte Änderungen zu vermeiden. Insbesondere bei Dateien in Verzeichnissen für die Mehrbenutzer-Zusammenarbeit sollte zuerst sichergestellt sein, dass niemand anderes die Dateien gerade bearbeitet.
Zusammenfassung: Übertragen Sie die sich wiederholende Excel-Formatkonvertierung dem Stapelverarbeitungsprozess
Das Kernziel der Stapelumwandlung mehrerer XLS-Dateien in XLSX ist die „Formatvereinheitlichung“ und die „Reduzierung sich wiederholender Arbeit“. Wenn jede Datei manuell mittels „Speichern unter“ konvertiert wird, ist dies nicht nur ineffizient, sondern führt auch leicht zu Auslassungen. Mit „ HeSoft Doc Batch Tool “ können Sie in den Excel-Tools direkt „Excel in Xlsx konvertieren“ wählen und dann über „Dateien hinzufügen“ oder „Aus Ordner importieren“ eine große Anzahl von Tabellen auf einmal in die Verarbeitungsliste aufnehmen.
Nach Abschluss der Listenüberprüfung, Festlegung des Speicherorts und Start der Verarbeitung erhalten Sie einheitliche .xlsx-Dateien. Für Anwender, die häufig mit Finanzberichten, Geschäftsjournalen, Projektdaten und historischen Tabellen arbeiten, ist diese Methode der Stapelkonvertierung mittels Bürosoftware stabiler, zeitsparender und entspricht eher den Anforderungen des täglichen Dateimanagements.
Wenn Sie vor einer Reihe von .xls-Dateien stehen, können Sie zunächst den Quellordner ordnen und dann die Stapelkonvertierung gemäß den Schritten in diesem Artikel durchführen, damit die Standardisierung des Excel-Dateiformats nicht länger von sich wiederholenden manuellen Arbeitsschritten abhängt.