Wenn das Archivierungssystem, das Auditprojekt oder der Vertragsablauf die Einreichung von Standardformaten wie PDF/A-1a oder PDF/A-1b verlangt, kostet die Einzelkonvertierung von PDFs viel Zeit. Am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool wird in diesem Artikel erläutert, wie man im PDF-Tool die Option „PDF in eine andere PDF-Version konvertieren“ auswählt, PDF-Dateien stapelweise hinzufügt, einheitlich die PDF/A-Version wählt und den Speicherort sowie den Verarbeitungsablauf abschließt. Der Artikel stellt zugleich Unterschiede vor und nach der Verarbeitung, Anwendungsszenarien und Hinweise vor, um Büroanwender bei einer normgerechteren Dateiarchivierung zu unterstützen.
Viele Organisationen stoßen bei der elektronischen Archivverwaltung auf ein sehr reales Problem: Die bereits sortierten Unterlagen liegen als gewöhnliche PDFs vor, doch die Spezifikationen für die Archivabgabe verlangen die Verwendung von PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a oder anderen PDF/A-Versionen. Insbesondere bei Verträgen, Prüfberichten, ISO-Zertifizierungsmaterialien, Jahresberichten, juristischen Dokumenten und ähnlichen Dateien führt die manuelle Einzelkonvertierung bei einer großen Menge nicht nur zu langsamer Arbeit, sondern auch leicht zu Auslassungen, falscher Versionsauswahl und unübersichtlichen Speicherorten.
Dieser Artikel befasst sich mit dem Problem, "wie man mehrere PDF-Dateien einheitlich in das PDF/A-Archivformat konvertiert". Wir werden dafür HeSoft Doc Batch Tool verwenden. Es handelt sich um eine Software zur Stapelverarbeitung von Bürodokumenten, deren Produktziel nicht das bloße Öffnen von Dateien ist, sondern die Unterstützung der Benutzer bei der Stapelverarbeitung von Dateien, der Reduzierung repetitiver Arbeit und der Steigerung der Effizienz bei der Dateiorganisation. Mit ihren PDF-Werkzeugen lassen sich Stapel von PDFs auf einmal in eine bestimmte PDF-Version, einschließlich verschiedener PDF/A-Standards, konvertieren.
Anwendungsszenario: Büroaufgaben, die eine einheitliche PDF/A-Version erfordern
In der Büropraxis ist die PDF/A-Konvertierung in der Regel keine persönliche Präferenz, sondern durch Archivierungs-, Abgabe- oder Systemanforderungen bedingt. Die folgenden Szenarien eignen sich besonders für den Einsatz der Stapelverarbeitung:
- Archivabgabe: Eine Abteilung muss eine Reihe elektronischer Dateien an das Archiv übergeben und verlangt eine Vereinheitlichung im PDF/A-Format.
- Prüfungsprojekte: Prüfungsunterlagen, Finanzdaten, Jahresabschlüsse usw. müssen langfristig aufbewahrt werden und erfordern ein stabiles Dateiformat.
- Vertragsarchivierung: Kundenvereinbarungen, Einkaufsverträge, Zusatzvereinbarungen, Vollmachtsdokumente usw. müssen einheitlich aufbewahrt werden.
- Einreichung von Compliance-Unterlagen: Zertifizierungsdokumente, Richtliniendokumente, juristische Dokumente usw. müssen die Anforderungen einer bestimmten PDF/A-Version erfüllen.
- Standardisierung historischer Dateien: PDFs aus verschiedenen Quellen haben inkonsistente Versionen und müssen stapelweise in denselben PDF/A-Standard konvertiert werden.
Die Schwierigkeit dieser Aufgaben liegt in der großen Dateianzahl und dem Erfordernis eines einheitlichen Standards. Verlässt man sich auf manuelle Einzelbearbeitung, ist dies nicht nur ineffizient, sondern es ist auch schwer zu gewährleisten, dass jede Datei mit derselben Version gewählt wird. Die Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool ermöglicht es, denselben Verarbeitungsablauf auf einen Stapel Dateien anzuwenden und menschliche Abweichungen zu reduzieren.
Effektvorschau: Unterschiede zwischen gewöhnlichem PDF und PDF/A-Archivdateien
Vor der Verarbeitung: Ihre Dateien können über Desktop, Projektordner oder freigegebene Verzeichnisse verstreut sein. Die Dateierweiterung ist zwar jeweils .pdf, aber die interne PDF-Version kann unterschiedlich sein. Einige Dateien stammen von Scannern, andere aus Word-, doc-, docx-, Excel-, PPT- oder Systemexporten, wobei die Erzeugungsstandards inkonsistent sind.
Nach der Verarbeitung: Alle ausgewählten PDFs werden entsprechend derselben Zielversion als PDF/A-Dateien ausgegeben. Wählen Sie beispielsweise PDF/A-1a, wird dieser Stapel in Richtung PDF/A-1a konvertiert; wählen Sie PDF/A-2b, erfolgt die Umwandlung einheitlich in die entsprechende Version. Dies erleichtert die Übernahme durch das Archivsystem, den Abgleich der Dateiliste und die anschließende Langzeitarchivierung.
Zu beachten ist, dass PDF/A-Dateien in der Regel weiterhin .pdf als Erweiterung tragen, sodass verarbeitete Dateien den PDF/A-Status nicht unbedingt direkt im Dateinamen erkennen lassen. Der tatsächliche Unterschied liegt im internen Standard der Datei, nicht in einer Änderung der Erweiterung.
Vorgehensweise: Stapelkonvertierung von PDF in eine bestimmte PDF/A-Version
Schritt 1: Finden des Konvertierungseinstiegs in den PDF-Werkzeugen
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool sehen Sie sich zuerst die linke Navigationsleiste an. Im Screenshot enthält diese links Kategorien wie Startseite, Aufgabenfluss, Alle Werkzeuge, Dateiname, Ordnername, Dateien ordnen, Word-Werkzeuge, Excel-Werkzeuge, PowerPoint-Werkzeuge, PDF-Werkzeuge, Textwerkzeuge, Bildwerkzeuge usw. Um die PDF/A-Konvertierung zu verarbeiten, sollten Sie auf "PDF-Werkzeuge" klicken.
Sobald Sie in den PDF-Werkzeugen sind, wählen Sie in den Funktionskarten auf der rechten Seite "PDF in andere PDF-Version konvertieren". Dieser Einstieg konvertiert PDF nicht in docx, pptx, TXT, Excel oder JPG-Bilder, sondern wandelt ein PDF in eine andere PDF-Version um und eignet sich daher für die PDF/A-Konvertierung.
Operationsziel: Aufrufen der korrekten Funktion zur PDF-Versionskonvertierung.
Erwartetes Ergebnis: Die Software öffnet die Assistentenseite "PDF in andere PDF-Version konvertieren".
Schritt 2: Hinzufügen einzelner Dateien oder Importieren von PDFs aus einem Ordner
Oben auf der Assistentenseite sehen Sie den aktuellen Funktionsnamen "PDF in andere PDF-Version konvertieren". Der erste Schritt der Seite ist "Zu verarbeitende Datensätze auswählen". Oben rechts befinden sich die Schaltflächen "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordner importieren". Für wenige Dateien können Sie auf "Dateien hinzufügen" klicken; für Stapelarchivierungsaufgaben ist es empfehlenswerter, die Dateien zuerst in einen Ordner zu legen und dann "Dateien aus Ordner importieren" zu verwenden.
Nach dem Import listet die Tabelle Dateinummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum, Änderungsdatum und Aktionen auf. Anhand dieser Spalten können Sie überprüfen, ob es sich bei allen um PDF-Dateien handelt und ob die Pfade aus dem korrekten Ordner stammen. Die Beispielliste im Screenshot enthält Dateien wie Annual_Report_2024.pdf, Audit_Report_Company_Y_2024.pdf, Contract_Agreement_Client_X.pdf, und unten wird eine Datensatzanzahl von 8 angezeigt.
Operationsziel: Alle Dateien, die in PDF/A konvertiert werden müssen, derselben Aufgabenliste hinzufügen.
Erwartetes Ergebnis: Die Liste zeigt die zu verarbeitenden Dateien an, die Datensatzanzahl stimmt mit der tatsächlichen Dateianzahl überein.
Sollte eine Datei fälschlich importiert worden sein, kann sie über das Löschsymbol rechts in der Zeile entfernt werden; ist die gesamte Liste falsch, können Sie auf "Leeren" klicken und anschließend neu importieren. Eine Überprüfung vor der eigentlichen Konvertierung hilft, zu vermeiden, dass unerwünschte Dateien im Verarbeitungsergebnis enthalten sind.
Schritt 3: Klicken Sie auf Weiter und wählen Sie die PDF/A-Version
Nachdem die Dateiliste bestätigt und korrekt ist, klicken Sie unten auf "Weiter", um zu den "Verarbeitungsoptionen festlegen" zu gelangen. Der Schlüsselbereich dieser Seite ist die "Version". Wie im Screenshot ersichtlich, bietet die Software verschiedene PDF/A-Optionen, darunter PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u, PDF/A-4, PDF/A-4e, PDF/A-4f sowie PDF/UA-1, PDF/X-1a, PDF/X-3, ZUGFeRD und Versionen von PDF 1.0 bis PDF 2.0.
Wenn Ihre Aufgabe die Archivierung ist, konzentrieren Sie sich bitte auf die Optionen, die mit PDF/A beginnen. Im Screenshot ist PDF/A-1a ausgewählt. Sie können je nach Anforderung PDF/A-1a, PDF/A-1b oder eine andere spezifizierte Version wählen. Klicken Sie nach der Auswahl auf "Weiter", um fortzufahren.
Operationsziel: Festlegen, in welchen PDF/A-Standard dieser PDF-Stapel einheitlich konvertiert werden soll.
Erwartetes Ergebnis: Die Ziel-PDF/A-Version ist ausgewählt, der Stapelauftrag wird nach diesem Standard verarbeitet.
Schritt 4: Speicherort für die Ausgabedateien festlegen
Die Assistentenüberschrift zeigt den dritten Schritt "Speicherort festlegen" an. Obwohl der Screenshot die Details dieser Seite nicht zeigt, lässt sich aus dem Ablauf ableiten, dass vor Beginn der Verarbeitung der Speicherort für das Konvertierungsergebnis festgelegt werden muss. Es wird empfohlen, den Ausgabeort als eigenen Ordner einzurichten, z.B. "PDFA-Ausgabe", "Archiv-PDF" oder ein Ordnername mit Projektname und Datum. Dies hat zwei Vorteile: Erstens können Quelldateien und Ergebnisdateien leicht unterschieden werden; zweitens erleichtert es die spätere Überprüfung der Anzahl, das Packen zur Abgabe oder den Import in das Archivsystem.
Operationsziel: Die konvertierten PDF/A-Dateien zentral speichern, um eine Vermischung mit den Originaldateien zu vermeiden.
Erwartetes Ergebnis: Das Ausgabeverzeichnis ist festgelegt, bereit für den letzten Verarbeitungsschritt.
Schritt 5: Verarbeitung starten und Ausgabe überprüfen
Nach Festlegung des Speicherorts gelangen Sie in die Phase "Verarbeitung starten". Vor dem Start wird empfohlen, drei Informationen nochmals zu bestätigen: Ist die Dateiliste korrekt? Ist die gewünschte PDF/A-Standardversion ausgewählt? Ist der Speicherort geeignet? Nach der Bestätigung führen Sie die Verarbeitung aus. Nach Abschluss der Verarbeitung gehen Sie in den Ausgabeordner, überprüfen, ob die Dateianzahl mit den importierten Datensätzen übereinstimmt, und testen stichprobenartig einige Dateien, ob sie sich normal öffnen lassen.
Operationsziel: Stapelweise Erzeugung von PDF/A-Dateien, die den Anforderungen entsprechen.
Erwartetes Ergebnis: Ein Stapel gewöhnlicher PDFs wird einheitlich in die festgelegte PDF/A-Version konvertiert und kann zur Archivierung oder Abgabe verwendet werden.
Häufige Fragen oder Hinweise
1. Wie soll man zwischen PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a wählen?
Die Versionswahl sollte sich nach den Anforderungen des Empfängers richten. Wenn Archiv, Kunde, Prüforganisation oder Systembeschreibung explizit PDF/A-1a vorgeben, wählen Sie PDF/A-1a; wird PDF/A-1b gefordert, wählen Sie PDF/A-1b. Ändern Sie die Version nicht willkürlich ohne Bestätigung.
2. Warum lautet der Funktionsname nicht "PDF zu PDF/A"?
Im Screenshot heißt die Funktion "PDF in andere PDF-Version konvertieren". PDF/A ist eine Standardversion von PDF und daher unter der Option "andere PDF-Version" zu finden. Nach dem Aufruf können Sie im Bereich "Version" die entsprechenden PDF/A-Optionen auswählen.
3. Muss die Liste nach dem Ordnerimport überprüft werden?
Ja. Die Effizienz der Stapelverarbeitung ist hoch, vorausgesetzt, die Aufgabenliste ist korrekt. Es wird empfohlen, Erweiterung, Dateiname und Pfad zu überprüfen und sicherzustellen, dass keine temporären Dateien, doppelten Dateien oder irrelevanten PDFs fälschlich importiert wurden.
4. Können die konvertierten Dateien weiterhin wie normale PDFs geöffnet werden?
In der Regel können sie weiterhin als PDFs geöffnet und gelesen werden. Der Schwerpunkt von PDF/A liegt auf der Langzeitarchivierung und Standardisierung, nicht auf der Änderung der Dateierweiterung oder der Umwandlung in bearbeitbare Formate wie Word, Excel usw.
5. Welche Empfehlungen gibt es vor der Verarbeitung wichtiger Unterlagen?
Es wird empfohlen, die Originaldateien aufzubewahren und das Ausgabeergebnis in einem unabhängigen Verzeichnis zu speichern. Bei wichtigen Dateien wie Verträgen, Finanzdaten, Prüfungs- und juristischen Unterlagen sollte nach der Verarbeitung zusätzlich eine Stichprobenprüfung erfolgen und bei Bedarf die PDF/A-Konformität mit dem Archivsystem oder professionellen Werkzeugen validiert werden.
Zusammenfassung: Einheitliche Versionen sind für die Stapelarchivierung besser geeignet als Einzelkonvertierungen
Wenn mehrere PDF-Dateien einheitlich in PDF/A-1a, PDF/A-1b oder andere PDF/A-Versionen konvertiert werden müssen, ist das Wichtigste sicherzustellen, dass der Stapel Dateien nach derselben Regel verarbeitet wird. HeSoft Doc Batch Tool unterteilt durch einen klaren Assistentenablauf die Schritte "Dateien auswählen, Version festlegen, Speicherort festlegen, Verarbeitung starten", sodass Büroangestellte die Stapelkonvertierung abschließen können, ohne jedes PDF einzeln öffnen zu müssen.
Wenn Sie gerade elektronische Archive, Prüfungsunterlagen oder Vertragsdateien ordnen, können Sie zunächst die Ziel-PDF/A-Version klären, dann die zu verarbeitenden PDFs in einen Ordner legen, die Funktion "Dateien aus Ordner importieren" für den Stapelimport nutzen und schließlich einheitlich konvertieren. Dies reduziert nicht nur repetitive Arbeit, sondern erhöht auch die Standardisierung und Nachvollziehbarkeit der Dateiarchivierung.