Lorsque les systèmes d'archivage, les projets d'audit ou l'archivage des contrats exigent la soumission de formats standard tels que PDF/A-1a, PDF/A-1b, etc., la conversion d'un PDF à la fois peut prendre beaucoup de temps. Cet article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour expliquer comment sélectionner « Convertir le PDF en une autre version de PDF » dans l'outil PDF, ajouter des fichiers PDF par lots, sélectionner uniformément la version PDF/A, et terminer l'emplacement d'enregistrement et le flux de traitement. L'article présente également les différences avant et après le traitement, les scénarios applicables et les précautions à prendre, afin d'aider les utilisateurs bureautiques à effectuer l'archivage de fichiers de manière plus standardisée.
De nombreuses unités rencontrent un problème très concret lors de la gestion des archives électroniques : les documents déjà organisés sont des PDF ordinaires, mais les spécifications de soumission des archives exigent l'utilisation de PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a ou d'autres versions PDF/A. En particulier pour les contrats, les rapports d'audit, les documents de certification ISO, les rapports annuels, les actes juridiques et autres fichiers, une fois qu'ils sont nombreux, la conversion manuelle un par un est non seulement lente, mais aussi sujette à des omissions, à la sélection d'une mauvaise version, à la confusion des emplacements de sauvegarde et à d'autres problèmes.
Cet article résout le problème de « comment convertir uniformément plusieurs fichiers PDF au format d'archivage PDF/A ». Nous utiliserons HeSoft Doc Batch Tool pour effectuer l'opération. Il s'agit d'un logiciel de traitement par lots de documents bureautiques, dont le positionnement produit n'est pas d'ouvrir simplement des fichiers, mais d'aider les utilisateurs à traiter des fichiers par lots, à réduire le travail répétitif et à améliorer l'efficacité de l'organisation des fichiers. Grâce à son outil PDF, un lot de PDF peut être converti en une seule fois en une version PDF spécifiée, y compris diverses normes PDF/A.
Scénarios applicables : tâches bureautiques nécessitant une version PDF/A unifiée
Dans le travail de bureau réel, la conversion PDF/A n'est généralement pas une préférence personnelle, mais est déterminée par les exigences d'archivage, de soumission ou institutionnelles. Les scénarios suivants sont particulièrement adaptés à l'utilisation du traitement par lots :
- Transfert d'archives : le service doit soumettre un lot de documents électroniques au service des archives, nécessitant un format PDF/A unifié.
- Projets d'audit : les documents de travail d'audit, les documents financiers, les rapports annuels, etc., doivent être conservés à long terme et exigent un format de fichier stable.
- Archivage des contrats : les accords clients, les contrats d'achat, les avenants, les documents d'autorisation, etc., doivent être conservés de manière uniforme.
- Soumission de documents de conformité : les documents de certification, les documents réglementaires, les documents juridiques, etc., doivent répondre à l'exigence d'une version PDF/A spécifiée.
- Normalisation des fichiers historiques : les versions PDF de sources multiples ne sont pas cohérentes et doivent être converties par lots en une même norme PDF/A.
La difficulté de ces tâches réside dans le grand nombre de fichiers et la nécessité d'une norme unifiée. Si l'on s'appuie sur un traitement manuel un par un, non seulement l'efficacité est faible, mais il est également difficile de garantir que la même version a été sélectionnée pour chaque fichier. L'utilisation de HeSoft Doc Batch Tool permet de faire passer le même lot de fichiers par le même flux de traitement, réduisant ainsi les différences dues aux interventions humaines.
Aperçu des résultats : la différence entre un PDF ordinaire et un fichier d'archivage PDF/A
Avant traitement : vos fichiers peuvent être dispersés sur le bureau, dans des dossiers de projet ou des répertoires partagés. Les extensions de fichier sont toutes .pdf, mais la version PDF interne peut différer. Certains fichiers proviennent de scanners, d'autres de Word, doc, docx, Excel, PPT ou d'exportations système, avec des normes de génération incohérentes.
Après traitement : tous les PDF sélectionnés seront exportés en tant que fichiers PDF de type PDF/A selon la même version cible. Par exemple, si vous choisissez PDF/A-1a, alors ce lot de fichiers sera converti dans le sens PDF/A-1a ; si vous choisissez PDF/A-2b, ils seront uniformément convertis vers la version correspondante. Cela facilite la réception par le système d'archivage, la vérification de la liste des fichiers et la conservation ultérieure à long terme.
Il convient de noter que les fichiers PDF/A conservent généralement l'extension .pdf, de sorte que le fichier traité n'indique pas nécessairement le PDF/A directement par son nom. La différence réelle réside dans la norme interne du fichier, et non dans le changement d'extension.
Étapes d'opération : convertir un lot de PDF vers une version PDF/A spécifiée
Étape 1 : Trouver l'accès à la conversion dans l'outil PDF
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , regardez d'abord la barre de navigation de gauche. Dans la capture d'écran, la partie gauche comprend les catégories Accueil, Flux de tâches, Tous les outils, Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils texte, Outils image, etc. Pour traiter une conversion PDF/A, vous devez cliquer sur « Outils PDF ».
Après être entré dans les Outils PDF, sélectionnez « Convertir le PDF en d'autres versions de PDF » dans les cartes de fonctions à droite. Cette entrée ne sert pas à convertir le PDF en docx, Pptx, TXT, Excel ou image JPG, mais à convertir un PDF en une autre version PDF, elle est donc adaptée à la conversion PDF/A.
Objectif de l'opération : accéder à la fonction correcte de conversion de version PDF.
Résultat attendu : le logiciel ouvre la page de l'assistant « Convertir le PDF en d'autres versions de PDF ».
Étape 2 : Ajouter des fichiers individuels ou importer des PDF depuis un dossier
En haut de la page de l'assistant, vous pouvez voir le nom de la fonction actuelle « Convertir le PDF en d'autres versions de PDF ». La première étape de la page est « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut à droite se trouvent les deux boutons « Ajouter un fichier » et « Importer des fichiers depuis un dossier ». Pour un petit nombre de fichiers, vous pouvez cliquer sur « Ajouter un fichier » ; pour les tâches d'archivage par lots, il est plus recommandé de placer d'abord les fichiers dans un dossier, puis d'utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier ».
Après l'importation, le tableau liste le numéro du fichier, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification et l'opération. Grâce à ces colonnes, vous pouvez vérifier s'il s'agit bien de tous les fichiers PDF et si les chemins proviennent du bon dossier. Dans l'exemple de la capture d'écran, la liste comprend Annual_Report_2024.pdf, Audit_Report_Company_Y_2024.pdf, Contract_Agreement_Client_X.pdf et d'autres fichiers, avec un nombre d'enregistrements affiché de 8 en bas.
Objectif de l'opération : ajouter tous les fichiers qui doivent être convertis en PDF/A dans la même liste de tâches.
Résultat attendu : la liste affiche les fichiers à traiter, et le nombre d'enregistrements correspond au nombre réel de fichiers.
Si un fichier a été importé par erreur, vous pouvez le supprimer via l'icône de suppression à droite de chaque ligne ; si toute la liste est incorrecte, vous pouvez cliquer sur « Vider » puis réimporter. Effectuer la vérification avant la conversion formelle permet d'éviter de mélanger des fichiers non pertinents dans le résultat du traitement.
Étape 3 : Cliquer sur Suivant et sélectionner la version PDF/A
Une fois la liste de fichiers confirmée comme correcte, cliquez sur « Suivant » en bas pour entrer dans « Définir les options de traitement ». La zone clé de cette page est la « Version ». Comme on peut le voir sur la capture d'écran, le logiciel offre plusieurs options PDF/A, y compris PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u, PDF/A-4, PDF/A-4e, PDF/A-4f, etc., et énumère également les versions PDF/UA-1, PDF/X-1a, PDF/X-3, ZUGFeRD, ainsi que PDF 1.0 à PDF 2.0, etc.
Si votre tâche est l'archivage de documents, concentrez-vous sur les options commençant par PDF/A. Dans la capture d'écran, PDF/A-1a est déjà sélectionné. Vous pouvez sélectionner PDF/A-1a, PDF/A-1b ou une autre version spécifiée selon l'exigence. Une fois la sélection faite, cliquez sur « Suivant » pour continuer.
Objectif de l'opération : spécifier selon quelle norme PDF/A ce lot de PDF doit être converti uniformément.
Résultat attendu : la version PDF/A cible est sélectionnée, la tâche par lots sera traitée selon cette norme.
Étape 4 : Définir l'emplacement de sauvegarde pour les fichiers de sortie
Le haut de l'assistant indique que la troisième étape est « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Bien que la capture d'écran ne montre pas les détails de cette page, le flux de travail permet de déterminer qu'il est nécessaire de définir l'emplacement de sauvegarde des résultats de conversion avant de commencer le traitement. Il est recommandé de définir l'emplacement de sortie sur un dossier indépendant, par exemple « Sortie PDFA », « PDF Version Archive » ou un dossier avec le nom du projet et la date. Cela présente deux avantages : premièrement, cela permet de distinguer facilement les fichiers source des fichiers résultants ; deuxièmement, cela facilite la vérification ultérieure du nombre, l'empaquetage pour soumission ou l'importation dans le système d'archivage.
Objectif de l'opération : faire en sorte que les fichiers PDF/A convertis soient sauvegardés de manière centralisée, en évitant qu'ils ne soient mélangés avec les fichiers originaux.
Résultat attendu : le répertoire de sortie est déterminé, prêt à passer à l'étape finale du traitement.
Étape 5 : Commencer le traitement et vérifier la sortie
Une fois l'emplacement de sauvegarde défini, passez à la phase « Débuter le traitement ». Avant de commencer, il est conseillé de confirmer à nouveau trois informations : la liste des fichiers est-elle correcte, la version sélectionnée est-elle la norme PDF/A requise, l'emplacement de sauvegarde est-il approprié. Une fois confirmées comme correctes, exécutez le traitement. Une fois le traitement terminé, allez dans le dossier de sortie pour vérifier si le nombre de fichiers correspond au nombre d'enregistrements importés, et vérifiez ponctuellement si quelques fichiers peuvent être ouverts normalement.
Objectif de l'opération : générer par lots des fichiers PDF/A conformes aux exigences.
Résultat attendu : un lot de PDF ordinaires est converti uniformément en la version PDF/A spécifiée, prêt pour l'archivage ou la soumission.
Questions fréquemment posées et points d'attention
1. Comment choisir entre PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a ?
Le choix de la version doit être basé sur l'exigence du destinataire. Si le service d'archives, le client, le cabinet d'audit ou la spécification du système indique clairement PDF/A-1a, sélectionnez PDF/A-1a ; s'ils exigent PDF/A-1b, sélectionnez PDF/A-1b. Ne changez pas de version arbitrairement sans confirmation.
2. Pourquoi le nom de la fonction n'est-il pas « PDF vers PDF/A » ?
Dans la capture d'écran, le nom de la fonction est « Convertir le PDF en d'autres versions de PDF ». Le PDF/A est une version standard du PDF, il est donc placé dans l'option « d'autres versions de PDF ». Après y être entré, vous pouvez sélectionner les options relatives au PDF/A dans la zone « Version ».
3. Après avoir importé un dossier, est-il nécessaire de vérifier la liste ?
C'est nécessaire. L'efficacité du traitement par lots est très élevée, mais à condition que la liste des tâches soit correcte. Il est recommandé de vérifier les extensions, les noms de fichiers et les chemins pour confirmer qu'il n'y a pas de fichiers temporaires, de fichiers en double ou de PDF non pertinents importés par erreur.
4. Les fichiers convertis peuvent-ils encore être ouverts comme des PDF ordinaires ?
Ils peuvent généralement être ouverts et lus comme des PDF. L'objectif du PDF/A est la conservation à long terme et la normalisation, et non de changer l'extension du fichier ou de le convertir en format éditable comme Word ou Excel.
5. Quels sont les conseils avant de traiter des documents importants ?
Il est recommandé de conserver les fichiers originaux et de sauvegarder les résultats de sortie dans un répertoire indépendant. Pour les documents importants tels que les contrats, les finances, l'audit, les documents juridiques, une fois le traitement terminé, il est également conseillé d'effectuer une vérification par échantillonnage et, si nécessaire, d'utiliser le système d'archivage ou des outils professionnels pour vérifier la conformité PDF/A.
Résumé : Une version unifiée est plus adaptée à l'archivage par lots qu'une conversion individuelle
Lorsque plusieurs fichiers PDF doivent être uniformément convertis en PDF/A-1a, PDF/A-1b ou d'autres versions PDF/A, le plus important est de garantir que les fichiers par lots sont traités selon la même règle. HeSoft Doc Batch Tool , grâce à un flux d'assistant clair, décompose les étapes « Sélectionner les fichiers, Définir la version, Définir l'emplacement de sauvegarde, Démarrer le traitement », permettant au personnel de bureau d'effectuer des conversions par lots sans avoir à ouvrir chaque PDF à plusieurs reprises.
Si vous êtes en train d'organiser des archives électroniques, des documents d'audit ou contractuels, vous pouvez d'abord clarifier la version PDF/A cible, puis placer les PDF à traiter dans un même dossier, utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier » pour les ajouter par lots, et enfin lancer la conversion unifiée. Cela permet non seulement de réduire le travail répétitif, mais aussi d'améliorer la normalisation et la traçabilité de l'archivage des fichiers.