Wenn Unternehmen eine große Anzahl von PDF-Rechnungen, -Abrechnungen oder -Verträgen einheitlich in das ZUGFeRD-Format konvertieren müssen, kann die schrittweise Verarbeitung viel Zeit in Anspruch nehmen. Dieser Artikel stellt eine Methode vor, die besser für Büroszenarien geeignet ist: Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool , wählen Sie im PDF-Tool „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“, importieren Sie Dateien stapelweise und wählen Sie in den Versionsoptionen ZUGFeRD aus. Folgen Sie dann den Anweisungen, um den Speicherort festzulegen und den Vorgang zu starten. Der Artikel enthält Anwendungsszenarien, Vorher-Nachher-Effekte, detaillierte Schritte und Hinweise.
Im täglichen Büroalltag ist PDF eines der gängigsten Dateiformate. Finanzmitarbeiter empfangen PDF-Rechnungen, Einkäufer organisieren Lieferantenabrechnungen, Projektteams archivieren Vertragsanhänge und Archivverwalter pflegen historische Dokumente. Mit der zunehmenden Verbreitung elektronischer Rechnungen und systemübergreifendem Datenaustausch müssen normale PDFs manchmal in spezifische Standardformate wie ZUGFeRD konvertiert werden. Das Problem ist: Bei einer großen Anzahl von Dateien wird die manuelle Einzelkonvertierung zu einer sich wiederholenden, ineffizienten und fehleranfälligen Arbeit.
Dieses Tutorial zeigt, wie man mehrere PDF-Dateien stapelweise in das ZUGFeRD-Standardformat konvertiert. Die verwendete Software ist das im Screenshot gezeigte „ HeSoft Doc Batch Tool “. Es handelt sich um ein Stapelverarbeitungstool für Bürodokumente, dessen Kernwert darin besteht, Benutzern die zentrale Erledigung wiederkehrender Dateioperationen zu ermöglichen, z. B. die Stapelverarbeitung von PDF-, Word-, Excel-, PowerPoint-Dokumenten usw. Dieser Artikel konzentriert sich auf das Szenario „Stapelweise Konvertierung von PDF-Rechnungsdateien in ZUGFeRD“ und erklärt anhand von Screenshots der Bedienschritte, was in jedem Schritt zu tun ist, warum dies so ist und welche Ergebnisse nach Abschluss überprüft werden sollten.
Anwendbare Szenarien: Wenn PDF-Rechnungen, Abrechnungen und Verträge einen einheitlichen Standard benötigen
ZUGFeRD ist häufig bei elektronischen Rechnungen und strukturiertem Belegaustausch anzutreffen. Für normale Büroanwender ist es nicht notwendig, alle technischen Details zu verstehen, um Dateien mit der Software in das Zielstandardformat zu konvertieren. Solange Ihre Anforderung darin besteht, „viele PDFs einheitlich in ZUGFeRD zu verarbeiten“, können Sie sich an dem Ablauf in diesem Artikel orientieren.
Die folgenden Situationen eignen sich besonders für die Stapelverarbeitung: Erstens, wenn die Finanzabteilung monatlich eine große Anzahl von PDF-Rechnungen erhält und sie nach einem einheitlichen Standard archivieren muss; zweitens, wenn Unternehmen elektronische Rechnungs-PDFs gemäß den Anforderungen an Kunden oder Partner übermitteln müssen; drittens, wenn Einkaufs- und Verwaltungsmitarbeiter Lieferantenabrechnungen organisieren müssen, um uneinheitliche Dateiformate aus verschiedenen Quellen zu vermeiden; viertens, wenn Archivverwalter historische PDF-Dateien gemäß einem Standardformat neu organisieren müssen; fünftens, im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr, wenn der Partner ausdrücklich die Einreichung von Dateien im ZUGFeRD-Format verlangt.
Bei der traditionellen manuellen Methode müsste der Benutzer möglicherweise mehrfach Dateien öffnen, das Format wählen und Kopien speichern. Je mehr Dateien, desto deutlicher wird die repetitive Arbeit. Mit HeSoft Doc Batch Tool können diese Aktionen in einer einzigen Stapelaufgabe zusammengefasst werden: PDF-Dateien hinzufügen, ZUGFeRD wählen, Speicherort festlegen und Verarbeitung starten.
Ergebniseinblick: Zustand vor und nach der Konvertierung
Vor der Konvertierung: Die Originaldateien sind weiterhin mehrere normale PDFs
Die Dateien vor der Konvertierung sind in der Regel normale PDF-Dokumente mit der Erweiterung .pdf. Diese Dateien können im selben Ordner oder verteilt über verschiedene Pfade gespeichert sein. Die Liste im Screenshot zeigt den Status der importierten Dateien, einschließlich Dateiname, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum und Änderungsdatum. Anhand dieser Liste kann der Benutzer den Importumfang überprüfen, bevor die eigentliche Verarbeitung beginnt, und sicherstellen, dass keine Datei ausgelassen oder irrelevante PDFs zur Aufgabe hinzugefügt wurden.
Nach der Konvertierung: Dateien werden gemäß derselben Zielversion als ZUGFeRD ausgegeben
Das erwartete Ergebnis nach der Konvertierung ist die einheitliche Umwandlung dieser PDFs in das ZUGFeRD-Standardformat. Der Vorteil ist eine konsistentere nachfolgende Übertragung, Archivierung und Systemerkennung. Insbesondere bei der Verarbeitung elektronischer Rechnungs-PDFs reduziert ein einheitlicher Standard die Wahrscheinlichkeit von Rückweisungen durch den Empfänger, Nichterkennung durch das System oder manueller Nachbearbeitung. Da die Screenshots hauptsächlich den Bedienprozess zeigen und kein Bild des Ausgabeordners, wird empfohlen, dass Benutzer das Ausgabeergebnis nach Abschluss der Verarbeitung selbstständig am Speicherort überprüfen.
Arbeitsschritte: Stapelweise Konvertierung von PDF zu ZUGFeRD mit Bürosoftware
Schritt 1: In der Hauptoberfläche zur Kategorie PDF-Tools navigieren
Achten Sie nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool zunächst auf die linke Navigationsleiste. Im Screenshot ist die funktionale Klassifizierung auf der linken Seite sehr übersichtlich und umfasst „Startseite“, „Aufgabenablauf“, „Alle Tools“, „Dateiname“, „Ordnername“, „Dateiorganisation“, „Word-Tools“, „Excel-Tools“, „PowerPoint-Tools“, „PDF-Tools“, „Texttools“, „Bildtools“ usw. Da das Verarbeitungsobjekt dieser Aufgabe PDFs sind, sollte „PDF-Tools“ betreten werden.
Nach dem Betreten der PDF-Tools listet die Hauptoberfläche verschiedene PDF-Stapelfunktionen in Kartenform auf. Wählen Sie hier nicht „PDF zu Word konvertieren“, „PDF zu Excel konvertieren“, „PDF zu JPG-Bild konvertieren“ usw., da diese in andere Dateitypen umwandeln; das Ziel ist diesmal, PDF in eine andere PDF-Standardversion zu konvertieren. Wählen Sie daher „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“.
Das erwartete Ergebnis dieses Schrittes ist das Betreten der entsprechenden Aufgabenseite für die PDF-Versionskonvertierung. Der rote Pfeil im Screenshot markiert die Funktionskarte „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“, deren Beschreibung lautet: „Konvertiert PDF-Dateien stapelweise in andere PDF-Versionen“. Dieser Einstieg ist die Voraussetzung für die spätere Auswahl von ZUGFeRD.
Schritt 2: Die zu konvertierenden PDF-Dateien stapelweise hinzufügen
Nach dem Betreten der Funktionsseite zeigt die Oberfläche oben „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ an, was signalisiert, dass die korrekte Aufgabe erreicht wurde. Der Prozessbalken oben auf der Seite zeigt als 1. Schritt „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Jetzt müssen die zu konvertierenden PDFs hinzugefügt werden.
Rechts oben sind zwei Hauptzugänge zu sehen: „Dateien hinzufügen“ und „Dateien aus Ordner importieren“. Bei einer geringen Anzahl von Dateien, die an verschiedenen Orten verteilt sind, kann „Dateien hinzufügen“ zur chargenweisen Auswahl verwendet werden; befinden sich alle zu verarbeitenden PDFs im selben Ordner, kann „Dateien aus Ordner importieren“ genutzt werden, was sich besser für die Stapelkonvertierung von PDF-Rechnungen, Abrechnungs-PDFs oder Vertrags-PDFs eignet.
Nach dem Import der Dateien zeigt die Tabelle mehrere Informationsspalten. Im Screenshot sind es 4 Datensätze, und der Zusammenfassungsbereich unten zeigt ebenfalls „Anzahl Datensätze: 4“. Dies zeigt an, dass die Software bereit ist, die nachfolgende Konvertierung für diese 4 PDFs durchzuführen. Es wird empfohlen, dass Benutzer sich zur Gewohnheit machen: Zuerst den Dateinamen, dann den Pfad und zuletzt die Erweiterung prüfen. Stellen Sie sicher, dass die Erweiterung pdf ist, der Pfad dem zu verarbeitenden Ordner entspricht und der Dateiname keine offensichtliche Fehlauswahl darstellt.
Schritt 3: Dateiliste bereinigen, um Fehlverarbeitung zu vermeiden
Bevor Sie zum nächsten Schritt übergehen, können Sie die Aktionsspalte rechts in der Liste überprüfen. Im Screenshot befindet sich ein Löschsymbol neben jedem Datensatz. Sollte ein bestimmtes PDF nicht an dieser ZUGFeRD-Konvertierung teilnehmen sollen, kann es aus der Liste entfernt werden. Rechts oben gibt es zudem die Schaltfläche „Leeren“. Ist der gesamte diesmal importierte Bereich fehlerhaft, kann die Liste geleert und neu hinzugefügt werden.
Dieser Schritt mag einfach erscheinen, ist aber für Stapelverarbeitungsaufgaben im Büro sehr wichtig. Die Effizienz der Stapelverarbeitung beruht auf der „einmaligen Verarbeitung mehrerer Dateien“, bedeutet jedoch auch, dass sich Fehler in der Dateiliste vervielfachen, wenn die Auswahl falsch ist. Daher ist es am besten, vor dem Klicken auf „Weiter“ zu bestätigen, dass die Anzahl der Dateien der Erwartung entspricht. Wenn Sie z. B. 100 PDFs konvertieren wollten, die Liste aber nur 80 Datensätze anzeigt, sollten Sie zuerst prüfen, ob Dateien nicht importiert wurden.
Schritt 4: Verarbeitungsoptionen aufrufen und ZUGFeRD wählen
Nachdem Sie die Korrektheit der Dateiliste bestätigt haben, klicken Sie unten auf „Weiter“. Die Oberfläche wechselt zum 2. Schritt „Verarbeitungsoptionen festlegen“. Der Screenshot zeigt den Einstellungsbereich mit einem Abschnitt „Version“, der mehrere wählbare Versionen auflistet, darunter PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2u, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-4, PDF/X-1a, PDF/X-3, PDF/UA-1, PDF 1.0, PDF 1.4, PDF 1.7, PDF 2.0 und ZUGFeRD.
Auf dieser Seite muss „ZUGFeRD“ ausgewählt werden. Im Screenshot ist die runde Option neben ZUGFeRD bereits ausgewählt und ein roter Pfeil zeigt auf diese Position. Nach der Auswahl ist die Zielversion für diese Stapelaufgabe auf ZUGFeRD festgelegt.
Das erwartete Ergebnis dieses Schrittes ist eindeutig: Die Versionsoption bleibt auf ZUGFeRD stehen, nicht auf anderen PDF/A-, PDF/X- oder PDF 1.x-Versionen. Da diese Optionen alle mit PDF-Versionen oder -Standards zusammenhängen, besteht visuelle Verwechslungsgefahr. Daher wird eine letztmalige Überprüfung vor dem Fortfahren empfohlen.
Schritt 5: Weiter zum nächsten Schritt, Speicherort für die Ausgabe festlegen
Klicken Sie nach Auswahl von ZUGFeRD unten auf der Seite auf „Weiter“. Laut dem oberen Prozessbalken folgt nun der 3. Schritt „Speicherort festlegen“. Der Screenshot zeigt die spezifische Oberfläche dieser Seite nicht, daher werden hier keine nicht angezeigten spezifischen Steuerelementnamen beschrieben. Allgemein dient der Speicherort dazu, zu bestimmen, wohin die konvertierten PDFs ausgegeben werden.
Für eine übersichtliche Dateiverwaltung wird empfohlen, die Konvertierungsergebnisse nicht direkt mit den Original-PDFs zu vermischen. Legen Sie einen dedizierten Ordner an, z. B. „ZUGFeRD_Konvertierungsergebnisse“, „E-Rechnung_ZUGFeRD“ oder ein nach Monat benanntes Ausgabeverzeichnis. Dies hat zwei Vorteile: Erstens bleiben die Originaldateien als Backup erhalten, zweitens sind die Konvertierungsergebnisse leichter hochzuladen, zu archivieren oder auszuliefern.
Schritt 6: Verarbeitung starten und Ergebnis überprüfen
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, geht es weiter zum 4. Schritt „Verarbeitung starten“. Prüfen Sie vor dem Start noch einmal die drei Schlüsselinformationen: Ist die Dateiliste korrekt, ist die Version ZUGFeRD, entspricht der Speicherort den Archivierungsregeln? Starten Sie die Verarbeitung nach der Bestätigung.
Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung den Ausgabeordner und überprüfen Sie die generierten PDF-Dateien. Es wird empfohlen, zumindest einige Dateien stichprobenartig zu prüfen, um zu bestätigen, dass die Dateien normal geöffnet werden können und der Inhalt keine offensichtlichen fehlenden Seiten oder Anomalien aufweist. Sollen diese PDFs für den Import in Geschäftssysteme verwendet werden, führen Sie zusätzlich einen Erkennungstest gemäß den Systemanforderungen durch, um sicherzustellen, dass das ZUGFeRD-Format den Anforderungen des Empfängers entspricht.
Häufige Fragen und wichtige Hinweise
1. Wie unterscheidet man PDF/A, PDF/X und ZUGFeRD?
In der Versionsliste der Software sind viele PDF-Standards zu sehen. PDF/A wird häufig für die Langzeitarchivierung verwendet, PDF/X ist oft in druckbezogenen Prozessen anzutreffen, ZUGFeRD erscheint hingegen häufiger in Szenarien elektronischer Rechnungen und strukturiertem Datenaustausch. Das Ziel dieses Artikels ist die Konvertierung von PDF zu ZUGFeRD, daher muss im Versionsbereich zwingend ZUGFeRD ausgewählt werden.
2. Kann man einen ganzen Ordner auf einmal importieren?
Ja. Wie im Screenshot zu sehen, bietet die Seite die Schaltfläche „Dateien aus Ordner importieren“. Für eine große Anzahl von PDF-Rechnungen, -Abrechnungen oder -Verträgen spart diese Methode Zeit gegenüber dem manuellen Hinzufügen jeder einzelnen Datei. Es wird dennoch empfohlen, nach dem Import die Anzahl der Datensätze und die Dateipfade zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Ziel-PDFs aus dem Ordner hinzugefügt wurden.
3. Beeinträchtigt ein sehr langer Dateiname die Verarbeitung?
Der Dateiname Learn_English_in_an_easy_fast_and_fun_way.pdf im Screenshot ist relativ lang und wird von der Softwareliste korrekt dargestellt. Im praktischen Büroalltag wird empfohlen, Dateinamen möglichst normiert zu gestalten, z. B. mit Datum, Lieferant, Rechnungsnummer oder Projektnummer, um die Suche nach der Konvertierung zu erleichtern. Ob die Verarbeitung beeinträchtigt wird, hängt auch von der Länge des Systempfads und den Richtlinien zur Dateiverwaltung ab, daher sollten übermäßig lange Pfade vorab bereinigt werden.
4. Ist vor der Stapelkonvertierung ein Backup notwendig?
Ein Backup wird empfohlen. Obwohl die Stapelverarbeitung Zeit spart, sollten zur Vermeidung von Fehlbedienungen die Original-PDF-Dateien aufbewahrt und die Ausgabeergebnisse in einem neuen Ordner gespeichert werden. So können Dateien, die eine erneute Konvertierung benötigen, erneut aus der Originaldatei verarbeitet werden.
5. Entspricht die Datei nach der Konvertierung garantiert allen Empfängeranforderungen?
ZUGFeRD ist das Zielstandardformat, aber verschiedene Geschäftssysteme, Partner oder regionale Prozesse können zusätzliche Anforderungen haben. Die Software hilft Ihnen bei der Stapelkonvertierung, doch nach der Konvertierung wird eine Abnahme gemäß den Empfängerregeln empfohlen, insbesondere wenn es um die Einreichung elektronischer Rechnungen, Prüfungsarchivierung oder systemübergreifenden Import geht.
Zusammenfassung: Übergeben Sie die wiederkehrende PDF-Konvertierungsarbeit dem Stapelverarbeitungstool
Wenn eine große Anzahl von PDF-Rechnungen oder Bürodokumenten in das ZUGFeRD-Format konvertiert werden muss, ist die am wenigsten empfohlene Methode das einzelne Öffnen, Konvertieren und Speichern jeder Datei. Ein solcher Prozess ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie in den PDF-Tools „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ wählen, die Dateien stapelweise importieren, in den Versionsoptionen ZUGFeRD auswählen und dann gemäß dem Ablauf den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten.
Für Mitarbeiter in Finanz-, Einkaufs-, Verwaltungs- und Archivabteilungen kann diese Stapelkonvertierungsmethode die repetitive Arbeit deutlich reduzieren und die PDF-Standardisierung stabiler und kontrollierbarer machen. Es wird empfohlen, den gesamten Prozess zunächst mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen, zu bestätigen, dass die Konvertierungsergebnisse den geschäftlichen Anforderungen entsprechen, und dann die gesamte Charge der PDF-Dateien zur Verarbeitung in die Software zu importieren.