En la oficina diaria, nadie puede escapar al destino de estar rodeado de archivos apilados, y la gestión de documentos, especialmente para RR. HH., afecta directamente el proceso de trabajo. Cuando se enfrentan a cientos de fotos sin nombre, documentos iterativos de versiones o archivos de proyectos de tiempo cruzado, el método tradicional de cambio de nombre manual no solo lleva mucho tiempo, sino que también es fácil de usar debido a nombres similares. La solución para agregar prefijos de fecha a los archivos por lotes ha surgido. Agrega una fecha especificada antes del nombre del archivo y crea una línea de tiempo clara para aumentar la eficiencia de recuperación de archivos varias veces.
En este artículo, exploraré en profundidad los tres escenarios centrales y la necesidad de modificar el prefijo del archivo, y le proporcionaré varios métodos operativos factibles y simples. Desde los aspectos de funciones, pasos de operación, ventajas y desventajas, presentaré y explicaré uno por uno. Ya sea que sea un técnico o un usuario senior de administración de archivos, puede encontrar la solución más adecuada para usted y hacer que la administración de archivos pase de "caótica" a "ordenada". "Si le preocupa organizar una gran cantidad de nombres de archivos, espero que este artículo pueda ayudarte.
¿Por qué necesito agregar la hora y la fecha al comienzo del nombre del archivo en lotes?
- Gestión de documentos del proyecto, requisitos de trazabilidad de la línea de tiempo. Por ejemplo, puede haber varias versiones del mismo tipo de documento. Para distinguirlo, el tiempo de generación del documento se puede ubicar visualmente agregando un prefijo de fecha, especialmente durante la auditoría o revisión, y los archivos en un ciclo específico se pueden filtrar rápidamente.
- Archivo de fotos y archivos de vídeo. Las fotos/videos que tomamos a menudo se almacenan con nombres predeterminados como "IMG _ 001", "MOV _ 002", etc., lo que hace que sea necesario previsualizar las búsquedas una por una. Agregar el prefijo de fecha de disparo en lotes puede ahorrar mucho tiempo de búsqueda.
- En el trabajo en equipo, varias personas pueden modificar el mismo documento varias veces. Si agrega un prefijo de fecha, puede aclarar el tiempo de generación de la versión final y evitar la confusión de la versión debido a nombres similares.
Vista previa del efecto de agregar la fecha al frente del nombre del archivo en lotes
Antes de procesar:
Después del procesamiento:
Método 1: usar HeSoft Doc Batch Tool Agregar un prefijo a un nombre de archivo
Índice recomendado:★★★★★
Ventajas:
- Todas las operaciones se realizan localmente y no es necesario cargarlas en la red para evitar el riesgo de fuga de información confidencial y cumplir con los requisitos de cumplimiento de la privacidad.
- Con todas las funciones, admite múltiples formatos, puede manejar Word, Excel, PPT, PDF, texto, imágenes y otros formatos de archivo, e incluso puede manejar nombres de carpetas.
- Admite el procesamiento de docenas o incluso decenas de miles de archivos al mismo tiempo, lo que ahorra tiempo de operación manual y es muy eficiente.
- La operación es simple, la interfaz es intuitiva y conveniente para encontrar la función, el proceso de operación es claro y los principiantes pueden comenzar rápidamente.
- Obtenga una vista previa del efecto en tiempo real y muestre el efecto inmediatamente después de modificar las reglas para evitar un mal funcionamiento.
Desventajas:
- Solo es compatible con el sistema informático Windows, y no se puede descargar ni instalar en tabletas o teléfonos móviles.
- Debe instalarse antes de que pueda usarse, ocupando espacio para el almacenamiento.
Pasos de operación:
1. Después de instalar el software, abra 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, Seleccione [Nombre del archivo]-[Insertar texto en el nombre del archivo].
2. Agregue archivos que necesiten modificar el nombre del archivo, cualquier tipo de formato se puede agregar al mismo tiempo. [Agregar archivos]-Agregar archivos que necesitan agregar prefijos de texto de forma independiente; [Importar archivos de carpetas]-Importar todos los archivos en la carpeta seleccionada; también puede arrastrar y soltar archivos con un solo clic.
3. Ingrese 0 en [Posición], lo que indica que se inserta en la apertura. Si tiene otras necesidades, puede consultar las instrucciones de ayuda a continuación, específicamente:
[0] significa agregar texto al principio del nombre del archivo.
[1] Indica agregar texto a la derecha de la primera letra, caracteres chinos, números o símbolos.
[2] Expresa el segundo, y así sucesivamente.
[2:5] significa agregar texto a la derecha de los caracteres 2, 3, 4 y 5.
3,9 significa insertar texto a la derecha de los caracteres 3 y 9.
[-1,-2] Inserte texto en el lado derecho del último carácter y el penúltimo carácter.
En el cuadro de selección de texto que debe insertarse, ingrese o pegue el texto que debe usarse como prefijo, como [2025].
4. Espere unos segundos. Una vez completado el procesamiento, haga clic en Guardar ubicación para ver el archivo agregado.
Método 2: Modifique el nombre del archivo en lotes con la herramienta en línea de la página web WebRename
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- Operación web pura, no es necesario descargar, no hay necesidad de preocuparse por ocupar la memoria, y también admite arrastrar y soltar archivos directamente en el área de la página web.
- Combinación de múltiples reglas, puede aplicar 7 reglas como reemplazo, número de serie y expresiones regulares al mismo tiempo.
- Es una herramienta de modificación de nombre de archivo profesional que admite el procesamiento en varios idiomas.
Desventajas:
- El número de archivos es limitado, es decir, la versión gratuita puede procesar hasta docenas de archivos a la vez, y más archivos deben pagarse.
- La interfaz es complicada, hay muchas opciones de configuración de reglas y los principiantes son fáciles de confundir.
Pasos de operación:
1. Primero abra la página web del sitio web y agregue el archivo que necesita modificar el nombre;
2. Luego seleccione el modo "Insertar" e ingrese el prefijo de fecha, como "2025";
3. Luego obtenga una vista previa del efecto, haga clic en "Ejecutar" después de la confirmación y, finalmente, descargue y guarde el archivo procesado.
Método 3: trabajar con varios nombres de archivo con ReNamer Online
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- Las herramientas en línea no necesitan instalarse y no ocupan la memoria de la computadora.
- Soporte de expresiones regulares, adecuado para que los usuarios técnicos manejen reglas complejas.
Desventajas:
- Sin función de vista previa, el efecto no se puede ver en tiempo real después de la modificación.
- La operación es complicada y las reglas de expresión regular requieren una base de programación. Me temo que Xiaobai no operará y el costo de aprendizaje es alto.
- No hay una versión gratuita, debe comprarla, si no la compra, debe instalar software de terceros, pero también debe pagar y el costo es alto.
Pasos de operación:
1. Visite el sitio web, preste atención a encontrar la URL correcta, luego busque y reemplace, agregue archivos y seleccione "Insertar cadena";
2. Ingrese el prefijo de fecha, seleccione la ubicación de inserción, haga clic en "Reglas de aplicación" y descargue el resultado.
Método 4: Use la herramienta de cambio de nombre inteligente WisFile para agregar un prefijo de nombre de archivo
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- Reconocimiento inteligente del contenido de IA, análisis automático del contenido del archivo, extracción de palabras clave y nombres precisos.
- El procesamiento por lotes, que admite el procesamiento de cientos de archivos al mismo tiempo, es muy eficiente.
- Privacidad segura, procesamiento local, los datos del archivo no se cargan en la nube.
Desventajas:
- Existen requisitos para los tipos de archivos, solo se admite la modificación de nombres de archivos como pdf o word, imágenes, etc. La compatibilidad del formato es deficiente y no se pueden utilizar otros tipos de archivos.
- El costo de aprendizaje es alto y la configuración de las reglas de IA requiere una cierta base técnica, que no es adecuada para máquinas.
Pasos de operación:
1. Después de abrir el sitio web, agregue los archivos de formato docx, pdf y otros que deben renombrarse para habilitar el reconocimiento de IA.
2. Luego haga clic en rename para cambiar el nombre y clasificar el archivo automáticamente.
Método 5: Utilice el método tradicional para modificar y agregar directamente en el nombre del archivo.
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- No es necesario instalar ningún software, el sistema informático viene con funciones y es compatible con todas las versiones de Windows.
- No hay necesidad de aprender, no hay pago, cualquiera puede usarlo y puede usarlo.
- Fácil de operar, adecuado para el procesamiento rápido de pequeñas carpetas.
Desventajas:
- Solo se admite la sustitución básica y la adición de funciones, y no se pueden manejar reglas complejas.
- No se puede operar en lotes al mismo tiempo y debe completarse manualmente uno por uno.
- Baja eficiencia, operación engorrosa, fácil de causar errores y fatiga.
- Muy inadecuado para trabajos con más de 10 archivos.
Pasos de operación:
1. Abra el Explorador de archivos y localice el archivo de destino.
2. Seleccione el archivo que se cambiará de nombre, haga clic con el botón derecho en el archivo, seleccione "Cambiar nombre" o modifique directamente.
Resumen
Agregar prefijos de fecha por lotes es una estrategia clave para mejorar la eficiencia de la gestión de archivos. Mediante la construcción de la línea de tiempo, resuelve los problemas de dificultad de recuperación y confusión de versiones causados por los métodos de nomenclatura tradicionales. El primero HeSoft Doc Batch Tool , No solo tiene funciones completas, sino que también es muy adecuado para la operación de Xiaobai, y la velocidad de procesamiento es rápida. También puede garantizar la privacidad de los archivos. Admite el uso de una gran cantidad de archivos. Es una buena opción para individuos o empresas ~
En el futuro, las herramientas de administración de archivos serán más inteligentes, como identificar automáticamente el contenido del archivo y generar nombres semánticos. Pero en la etapa actual, agregar prefijos de fecha por lotes sigue siendo la solución más rentable. Mediante el uso razonable de estas herramientas, no solo podemos ahorrar mucho tiempo, sino también proporcionar un soporte de datos más confiable para el trabajo en equipo y la revisión de proyectos, y realmente lograr el objetivo de "mejorar la eficiencia de los servicios de administración de archivos". Puede obtener lo que necesite. Espero poder ayudarte.