En la oficina, ¿alguna vez te has enojado por establecer contraseñas para cientos de contratos uno por uno? En el campus, ¿le preocupa que el material didáctico compartido sea manipulado a voluntad? ¿Cómo ciframos de manera eficiente y segura los documentos de Word de nuestra empresa u organización en lotes en nuestro trabajo y aprendizaje diario? Esto se ha convertido en un problema doloroso para muchas personas. Especialmente algunos casos personales de pacientes, información de clientes de la industria financiera, etc.
Lo siguiente en este artículo lo llevará a través de la engorrosa era del "cifrado manual" y entrará en una nueva era de procesamiento rápido e inteligente por lotes. Desde el acuerdo de confidencialidad en la industria legal hasta la protección de la propiedad intelectual en el campo de la educación; desde el cumplimiento de los registros médicos en la industria médica, hasta el acceso jerárquico a los datos en la industria financiera, y luego hasta la protección de la privacidad de los archivos personales, presentaré 6 métodos operativos para todos., A través de una evaluación práctica y en profundidad, revela el último truco para el cifrado masivo. Si usted es un técnico o un administrador de TI empresarial, creo que puede encontrar una solución adecuada aquí. ¿Estás listo? ¡Déjame analizarlo paso a paso para todos!
¿En qué circunstancias necesito configurar la contraseña en lotes para documentos de Word como docx?
- Departamento de finanzas corporativas: los documentos confidenciales, como los estados financieros trimestrales y los datos salariales de los empleados, deben actualizarse periódicamente y distribuirse a la administración. El cifrado tradicional de un solo archivo debe operarse uno por uno, lo que requiere mucho tiempo y es fácil de omitir.
- Firma de abogados: los contratos de clientes, los materiales de litigio y otros documentos deben enviarse a terceros. Al establecer la contraseña de permiso en lotes, puede evitar que la otra parte modifique el contenido o la captura de pantalla.
- Los exámenes finales de las instituciones educativas, las transcripciones de los estudiantes y otros documentos deben distribuirse al equipo de maestros.
- Los datos experimentales del equipo de investigación científica, los primeros borradores de artículos, el diseño publicitario y otros documentos deben proteger los derechos de propiedad intelectual en colaboración.
Vista previa del efecto de agregar contraseñas abiertas a documentos de Word en lotes
Puede abrir directamente el documento docx antes del procesamiento:
Después del procesamiento, debe ingresar una contraseña para abrir el documento:
Método 1: usar HeSoft Doc Batch Tool Cifrado de archivos
Índice recomendado:★★★★★
Ventajas:
- Admite el cifrado de formato completo de Word/PDF/Excel/PPT, proporciona "contraseña abierta", "contraseña de solo lectura", "edición restringida" protección triple, procesamiento fuera de línea, adecuado para el cifrado de datos confidenciales de agencias gubernamentales.
- Concéntrese en el procesamiento por lotes, admita 1000 cifrado de sincronización de archivos y proporcione protección de doble capa de "contraseña abierta" y "restricción de edición".
- Los registros cifrados se generan automáticamente para facilitar la auditoría.
- La interfaz es amigable y la operación se puede completar en unos sencillos pasos.
- Admite protección de contraseña triple, como abrir/editar/solo lectura.
- Genere automáticamente registros de operaciones para cumplir con los requisitos de cumplimiento.
- Hay funciones de cifrado y también hay funciones de cifrado de apagado.
Desventajas: es necesario descargar el software para la instalación, que no solo ocupa memoria, sino que solo admite el sistema Windows y no se puede descargar en dispositivos móviles como teléfonos móviles.
Pasos de operación:
1. Después de descargar, ábralo primero HeSoft Doc Batch Tool , Seleccione la herramienta Word en la página de inicio y busque Word para agregar protección con contraseña.
2. En el siguiente paso, agregue el documento de Word que necesita ser protegido con contraseña. Admite varios formatos de documentos. No se limita a docx,doc, etc., se puede agregar. Agregue archivos o carpetas desde la esquina superior derecha o también admita el arrastre directo con un clic a continuación. Entra todos los archivos.
3. Marque el archivo para abrir la contraseña y luego complete la contraseña que se establecerá a continuación. También puede sincronizar la configuración de la contraseña de solo lectura del archivo y restringir la edición de la contraseña, elegir la configuración de acuerdo con sus necesidades. Tenga en cuenta aquí que debe recordarles a todos que al configurar la protección con contraseña, se recomienda que utilice contraseñas complejas y de alta intensidad, como mayúsculas y minúsculas, números, símbolos especiales, etc., para evitar que las contraseñas de documentos se descifren fácilmente.
4. Después de esperar unos segundos, después de completar el procesamiento, haga clic directamente en la ubicación de guardado para ver, todos los documentos de Word se han configurado para abrir la contraseña.
Método 2: utilice la función de contraseña incorporada de Word para cifrar
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- Es muy fácil configurar la protección con contraseña directamente en Word, y los pasos son simples de aprender.
- ¡No se requiere ningún software para no ocupar memoria y no se requieren cargos!
Desventajas:
- Pero esta operación tiene una desventaja obvia, es decir, solo se puede configurar manualmente una por una. Si el número de archivos es pequeño, también se puede procesar; si hay docenas de cientos de archivos, obviamente no es realista establecer manualmente las contraseñas una por una, y aún es necesario utilizar el método de operación por lotes anterior.
- Fácil de cometer errores, configure la seguridad libremente sin ingresar al sistema.
Los pasos para configurar la contraseña de apertura directamente en Word son los siguientes:
1. Abra el documento de Word que necesita ser protegido con contraseña, haga clic en el archivo en la esquina superior izquierda y seleccione la información.
2. Haga clic en Proteger el documento → Cifrar con contraseña, luego ingrese la contraseña que desea configurar y haga clic en Aceptar.
3. El sistema abrirá otra ventana, solicitando ingresar la contraseña nuevamente para confirmar, e ingresando la contraseña nuevamente y haciendo clic en Aceptar.
Método 3: utilice la caja de herramientas de procesamiento por lotes de Eagle Xun para cifrar la palabra
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- Admite el procesamiento por lotes de 10,000 archivos y puede operar por lotes.
- La velocidad de cifrado es relativamente rápida.
- Proporcione controles de autoridad refinados como "restricciones de revisión" y "restricciones de anotación".
Desventajas:
- Solo se admite el sistema Windows y los usuarios de Mac deben ejecutarlo a través de una máquina virtual.
- El costo es alto, hay una tarifa y la versión gratuita tiene restricciones.
- Hay muchos pasos, un poco problemáticos.
- Necesita descargar y ocupar memoria.
Pasos de operación:
1. Abra el software y seleccione la herramienta Word a la izquierda: agregue o elimine la protección de Word.
2. Haga clic en [Agregar archivo] para admitir la selección Ctrl A o la importación de arrastre, y la lista de archivos muestra el nombre, el tamaño y la ruta.
3. Marque la contraseña de edición restringida y seleccione el menú desplegable para permitir solo revisiones, solo comentarios o solo completar formularios.
4. Después de configurar la contraseña, haga clic en [Seleccionar ubicación para guardar], se recomienda crear una nueva carpeta para evitar sobrescribir el archivo original.
5. Haga clic para iniciar el procesamiento, solo se necesitan unos segundos para cifrar 100 archivos, y la ventana de registro muestra que el procesamiento es exitoso, lo que indica que la operación está completa.
Método 4: Configuración de la contraseña de apertura de archivos con EncryptEase X
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- Biblioteca de plantillas de cumplimiento incorporada, aplicación con un clic de estándares de cifrado de industrias financieras, médicas y otras;
- Admite la copia de seguridad automática en la nube después del cifrado por lotes.
Desventajas:
- Solo se admite el sistema Windows y los usuarios de Mac deben ejecutarlo a través de una máquina virtual.
- El costo es alto y se requiere registro.
Pasos de operación:
1. ¡Primero debes pagar!! Después de iniciar sesión, seleccione [Cifrado por lotes]-[Documento de Word].
2. Luego agregue el archivo y seleccione [Cifrado de AES-256] [Protección con contraseña].
3. Ingrese la contraseña, marque [Generar registro cifrado] y haga clic en [Ejecutar] para completar la operación.
Método 5: Automatizar el cifrado de documentos de Word con scripts de Python
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- Adecuado para usuarios técnicos y alta eficiencia de procesamiento por lotes.
- Gestión unificada de contraseñas para evitar omisiones manuales.
- Expansión personalizada, como agregar marcas de agua, restringir la edición, etc.
Desventajas:
- Necesita instalar el entorno Python y la suite Office.
- Existen umbrales de aprendizaje para personas no técnicas.
- Es posible que se encuentren problemas residuales de objetos COM, como reiniciar el proceso de Word.
Pasos de operación:
1. Instale Python y la biblioteca de dependencias: pip install win32com
2. Cree el script batch_encrypt.py:
3. Realice la operación. Este método es muy inadecuado para Xiaobai, porque una vez que se escribe el código incorrecto, también puede causar confusión en el documento.
Método 6: Establezca la contraseña de apertura de docx con la macro VBA incorporada de Office
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- Perfecto para usuarios de Office de alto nivel, sin necesidad de software adicional, aprovecha las funciones de Office directamente.
- Se puede integrar en un flujo de trabajo existente.
- No es necesario descargar e instalar software de terceros, no ocupa memoria.
Desventajas:
- Necesita escribir código manualmente, es propenso a errores, no es adecuado para máquinas, es adecuado para personas con experiencia de aprendizaje y tiene costos de aprendizaje.
- La configuración de seguridad de macros puede desencadenar una advertencia del sistema
- Solo se admiten las versiones de Office instaladas en el equipo actual
Pasos de operación:
1. Abra la herramienta de desarrollador de Word: archivo-opciones-área de función personalizada-marque [Herramientas de desarrollo]
2. Cree una macro de la siguiente manera:
3. Para ejecutar macros, es necesario habilitar los permisos de macros. Este método también es muy inadecuado para la máquina, adecuado para personas técnicas que entienden la programación de código.
Resumen
El cifrado masivo de documentos de Word no solo es una mejora de la eficiencia, sino también la piedra angular de la seguridad de la información. El primer método puede lograr el procesamiento de segundos, la protección de la privacidad y la seguridad, y una gran cantidad de operaciones de archivos en lotes, lo cual es muy recomendable. Por supuesto, cada herramienta está hecha a medida para escenarios específicos, puede juzgar y elegir por sí mismo ~
Recuerde, el cifrado no es el punto final, sino el punto de partida para la gestión de la seguridad. Actualice regularmente las contraseñas, haga copias de seguridad de los archivos originales y pruebe la compatibilidad. Estos detalles determinan si sus datos son indestructibles en momentos críticos. En esta era de frecuentes incidentes de fuga de datos, dominar la tecnología de cifrado por lotes es construir un firewall invisible para usted y la empresa. Ahora que tiene estas 6 llaves de seguridad, ¡es hora de usar ellas para bloquear sus activos digitales!