En la oficina diaria, a menudo necesitamos colocar un sello electrónico en la última página de varios archivos PDF. Ya sea que se trate de archivo de contrato, aprobación de informes o retención de datos, el procesamiento manual uno por uno no solo es ineficiente, sino que también es propenso a omisiones o errores. Este artículo compartirá tres métodos prácticos, que se pueden utilizar tanto en la vida diaria como en escenarios de oficina, para ayudar a mejorar en gran medida la eficiencia del trabajo.
¿Por qué la última página de varios archivos PDF está sellada a granel?
1. Archivo de información de los empleados: cuando los nuevos empleados ingresan al trabajo, el departamento administrativo debe colocar el sello oficial de la empresa en varios archivos PDF, como las "Instrucciones de entrada", el "Manual del empleado" y el "Acuerdo de confidencialidad" de cada empleado. El sello por lotes puede evitar abrir el archivo y el posicionamiento uno por uno. La operación repetida de la página es especialmente adecuada para el reclutamiento escolar a gran escala y los escenarios de entrada por lotes, ahorre horas de trabajo.
2. Archivo de formularios de reembolso de gastos: las empresas generarán una gran cantidad de formularios de reembolso de empleados (como gastos de viaje y gastos de oficina) cada mes. Los formularios de reembolso en versión PDF deben sellarse con el capítulo "Revisión financiera aprobada" y archivarse. No es realista cubrir uno por uno y se pueden completar rápidamente en lotes La recopilación de datos de reembolso mensual también está más en línea con las especificaciones de gestión de archivos financieros, lo que facilita la seguimiento de la auditoría.
3. Archivo de contratos de clientes de la empresa: en muchas empresas, los departamentos de compras y ventas firmarán contratos a granel con los socios. En este momento, es necesario colocar el sello oficial y archivarlo, y sellar la última página de cada contrato para aclarar el contrato. El nodo efectivo facilita el seguimiento de los contratos posteriores por parte del departamento legal.
Añadir la última página de un PDF a granel en una vista previa del efecto de marca de agua
Antes de procesar:
Después del procesamiento:
Método 1: usar HeSoft Doc Batch Tool Sellos para múltiples PDF
Índice recomendado:★★★★★
Ventajas:
1. Procesamiento por lotes: admite la importación por lotes de carpetas y el límite de procesamiento único puede alcanzar miles de archivos.
2. Seguridad local: todo el proceso se completa localmente en su computadora y los datos no necesitan cargarse en ningún servidor de red.
3. Operación minimalista: todo el proceso solo toma unos pocos pasos: seleccione la carpeta, configure las opciones y guarde la ubicación, y haga clic para comenzar. El diseño de la interfaz es intuitivo, sin términos técnicos ni configuraciones complejas.
Desventajas:
[ HeSoft Doc Batch Tool 】 Necesita descargar el software para usarlo.
Pasos de operación:
1. Abrir 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, Seleccione [Herramienta PDF]-busque [Agregar sello a PDF] y haga clic en él.
2. Para importar los archivos que se procesarán en la interfaz, puede seleccionar [Agregar archivo] o [Importar archivos de una carpeta], o puede seleccionar varios documentos PDF con un clic y arrastrarlos directamente al cuadro de procesamiento. Después de importar, haga clic en [Siguiente] Puede.
3. Ingrese a la interfaz de opciones de configuración, haga clic en el botón que solo procesa parte de la página, porque aquí es para agregar un sello a la última página del documento pdf, por lo que el rango de página ingresa-1, que representa la última página, o puede seleccionar la página especificada, haga clic en Ayuda Puede ver el contenido de la regla. Además, seleccione el tipo de sello normal, haga clic en el botón Seleccionar archivo y agregue el archivo de imagen del sello que debe sellarse. La posición a continuación puede seleccionar la posición del sello, y el efecto puede ajustar el ángulo, la transparencia y el tamaño del sello, y puede personalizarlo de acuerdo con sus propias necesidades.
4. Después de confirmar que no hay ningún problema, comience a procesar y espere a que aparezca el mensaje [Procesamiento completado] en la interfaz, puede ver los archivos PDF que se han sellado en lotes en la ruta que guardó.
Método 2: Utilice la herramienta en línea PDFgea
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas: No es necesario instalar software, uso entre equipos, operación simple, adecuada para emergencias temporales o procesamiento de una pequeña cantidad de archivos; la mayoría de las funciones básicas son gratuitas para satisfacer las necesidades diarias de la oficina.
Desventajas: la versión gratuita puede tener límites de tamaño o cantidad de archivos, y la velocidad de procesamiento se ve afectada por la red. Preste atención a la privacidad y la seguridad cuando se trata de archivos confidenciales.
Pasos de operación:
1. Abra el sitio web oficial de PDFgear, busque el módulo de función "Firma electrónica" o "Procesamiento por lotes" y haga clic para ingresar a la página de procesamiento por lotes de PDF.
2. Cargue varios archivos PDF que deben sellarse, admite la carga por lotes de carpetas, la herramienta reconocerá automáticamente todos los archivos y los clasificará.
3. Cargue el sello electrónico: haga clic en "Agregar sello" para seleccionar el sello electrónico en el formato de imagen local (se recomienda utilizar el formato de fondo transparente PNG) o dibujar el sello de texto directamente en línea.
4. Establecer reglas de sellado: seleccione "Última página" en "Configuración de ubicación", ajuste el tamaño, la transparencia y la posición específica del sello (como la esquina inferior derecha, centrada) y obtenga una vista previa del efecto de confirmación.
5. Ejecución por lotes: haga clic en "Iniciar procesamiento", la herramienta sellará automáticamente la última página de todos los archivos PDF y, una vez completado el procesamiento, puede empaquetar y descargar todos los archivos con un solo clic.
Método 3: Procesamiento directo del software de oficina WPS (con complemento PDF)
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas: no es necesario cambiar el software, está perfectamente conectado con el proceso de oficina diario, la interfaz de operación es familiar y el costo de aprendizaje es bajo.
Desventajas: Algunas funciones avanzadas requieren miembros de WPS, que son un poco más lentas cuando se procesan lotes grandes de archivos, y la función de personalización de sellos no es tan completa como el software PDF profesional.
Pasos de operación:
1. Abra WPS Office, haga clic en la pestaña "PDF" en la parte superior, seleccione "Procesamiento por lotes" y haga clic en "Sello por lotes" en el menú desplegable.
2. Importar archivos PDF: haga clic en "Agregar archivo" para seleccionar varios archivos PDF en lotes, lo que permite ordenar o ajustar el orden de los archivos.
3. Importar sello electrónico: haga clic en "Agregar sello" para seleccionar la plantilla de sello que viene con WPS, o importar el archivo de sello electrónico local para establecer el estilo y las propiedades del sello.
4. Generación por lotes: haga clic en "Iniciar ejecución", WPS procesará automáticamente todos los archivos, aparecerá un mensaje después de la finalización y puede abrir directamente la carpeta donde se encuentran los archivos procesados.
Selle la última página de varios archivos PDF sin tener que hacerlo manualmente uno por uno. Estos métodos se pueden resolver de manera más eficiente, ya sea una emergencia temporal o un procesamiento por lotes diario, puede encontrar una solución que se adapte a usted. Elija el método correspondiente de acuerdo con su propia frecuencia de uso, cantidad de archivos y requisitos funcionales, puede realizar fácilmente una oficina eficiente y dedicar más tiempo al trabajo principal.