Ya hemos organizado el informe de datos. Para evitar que otras personas modifiquen accidentalmente su contenido, es necesario proteger la hoja de cálculo bloqueando todas las celdas y prohibiendo su edición. Existen varias formas de cifrar una tabla de Excel: HeSoft Doc Batch Tool , la función de protección de documentos de Excel y la configuración de permisos de Google Sheets. A continuación, se detallan las ventajas y desventajas de cada método y los pasos específicos para su aplicación.
¿En qué casos es necesario establecer una contraseña para una tabla de Excel?
1. No se permite que nadie modifique el archivo
Cuando tenemos datos e informes ya elaborados que necesitan ser enviados a un superior para su revisión o compartidos con compañeros, para evitar que otras personas modifiquen los datos por error, debemos cifrar la tabla de Excel. Establecer una contraseña de restricción de edición en la hoja permite que otros vean libremente el contenido del archivo, pero no puedan realizar ninguna modificación en el contenido de las celdas.
2. Versión final bloqueada antes de la entrega
Todos los datos de la tabla de Excel ya han sido revisados y se ha formado la versión final, por lo que es necesario establecer una contraseña de restricción de edición para la tabla. Todos solo podrán ver los datos de la tabla y no podrán realizar ningún ajuste adicional.
3. Compartir archivos con personas no familiarizadas con Excel
Si vamos a enviar una tabla de Excel a compañeros, clientes u otras personas no familiarizadas con Excel, al añadir una contraseña de restricción de edición a la tabla, podemos evitar que hagan clic incorrectamente, borren datos por error, etc., reduciendo el riesgo operativo.
Vista previa del efecto de prohibición de edición en archivos de Excel
Método 1: Usar HeSoft Doc Batch Tool para cifrar Excel por lotes
Índice de recomendación: ★★★★★
Ventajas:
- Permite establecer varios tipos de contraseña para archivos de Excel, como contraseña de apertura, contraseña de solo lectura y contraseña de restricción de edición.
- Soporta procesamiento por lotes, permitiendo cifrar cientos de archivos de Excel con un solo clic, sin necesidad de operación manual, muy conveniente.
- Operación sencilla, sin ninguna dificultad, solo necesita añadir todos los archivos y seleccionar el tipo de contraseña para cifrar.
- También permite establecer contraseñas para varios tipos de archivos como Word, PPT y PDF, satisfaciendo las diversas necesidades de cifrado del usuario.
Desventajas:
- Requiere instalación en el ordenador.
Pasos de operación:
1. Abra 【 HeSoft Doc Batch Tool 】 y seleccione 【Herramientas de Excel】 - 【Protección con contraseña de Excel】.
2. A continuación, añada todos los archivos de Excel que necesitan ser cifrados, haga clic en añadir archivo o simplemente arrástrelos y suéltelos.
3. Seleccione 【Contraseña de restricción de edición】 - 【Proteger todas las hojas】, e introduzca la contraseña que desea establecer.
4. Una vez finalizado el proceso, haga clic en la ubicación de guardado para verificar; todos los archivos de Excel han sido cifrados correctamente.
Método 2: Usar la función de protección de documento de Excel para proteger la hoja
Índice de recomendación: ★★★☆☆
Ventajas:
- Los pasos de operación son sencillos y directos, encuentre la función de proteger libro directamente en Excel y podrá añadir una contraseña al archivo.
- Muy cómodo de usar, permite gestionar necesidades de cifrado temporales y urgentes, completándose en pocos segundos.
- También permite establecer una contraseña para el archivo sin conexión a internet, siendo más adecuado para entornos de trabajo con intranet.
Desventajas:
- El cifrado manual del archivo no tiene función de procesamiento por lotes; cuando hay muchos archivos, consume mucho tiempo y esfuerzo.
Pasos de operación:
Abra el archivo de Excel que necesita cifrar, haga clic en 【Archivo】 - 【Información】, encuentre 【Proteger hoja actual】 dentro de Proteger libro, introduzca la contraseña y confírmela de nuevo, haga clic en aceptar y el cifrado estará completo.
Método 3: Usar Google Sheets para establecer permisos de visualización de Excel
Índice de recomendación: ★★★☆☆
Ventajas:
- Permite establecer permisos de visualizador, editor y comentarista para Excel, detallando los permisos de edición del archivo a nivel individual.
- Puede bloquear solo áreas específicas de la tabla y abrir las áreas permitidas para rellenar, protegiendo permanentemente las áreas de fórmulas y encabezados.
- No requiere establecer una contraseña y los permisos se pueden revocar en cualquier momento, evitando el error de reenvío de contraseñas y ofreciendo una mayor confidencialidad.
Desventajas:
- Los archivos de Excel solo se pueden compartir en línea; el cifrado se pierde al descargar el archivo localmente.
Pasos de operación:
1. Abra Google Sheets, cree la tabla en línea o suba el archivo desde su ordenador a Google Sheets.
2. Haga clic en 【Compartir】 en la esquina superior derecha, añada las personas o grupos que necesitan verlo, seleccione 【Visualizador】 en los permisos de la derecha y haga clic en listo.
