En este artículo se explica cómo usar fórmulas para hacer coincidir las palabras clave en múltiples archivos de Word en lotes. A través de la herramienta Word del software de oficina, los usuarios pueden seleccionar "Buscar y reemplazar palabras clave en Word", importar varios archivos docx y luego usar la regla de expresión regular en las opciones de procesamiento para hacer coincidir el texto. El ejemplo reemplaza [A-Z]{3} con una letra mayúscula de tres dígitos que coincide con A, y reemplaza el número que coincide con \ d con B. El artículo es adecuado para referencias de usuarios que necesitan modificar contratos, informes, materiales del curso y documentos internos en lotes.
Oye. Especialmente cuando la estructura de contenido de varios documentos es similar y es necesario corregir ciertas palabras o números de serie de manera uniforme, el procesamiento manual de partes por partes llevará mucho tiempo. Además, si las palabras clave no son completamente fijas, pero están en línea con un formato determinado, como una gran contracción o un número continuo, entonces el reemplazo de búsqueda ordinaria no es lo suficientemente flexible.
Este artículo describe cómo usar HeSoft Doc Batch Tool , Maneja varios archivos de Word a través de una combinación vaga. Este método es adecuado para escenarios de revisión por lotes de documentos de Word como docx y docs. Las condiciones de búsqueda complejas se pueden configurar en fórmulas y luego aplicar por lotes a la lista de archivos.
Escenario aplicable: varios archivos de Word deben reemplazarse por palabras clave
La fórmula es vaga y adecuada para el siguiente escenario:; múltiples informes deben manejar uniformemente el número de números; el nombre del proyecto en la plantilla empresarial debe reescribirse por lotes;. Solo si estos contenidos son regulares, puede considerar usar expresiones regulares para describirlos.
Comparación de la operación manual,, establecer reglas de reemplazo una vez, procesamiento de ejecución una vez. Para tareas de oficina con más trabajo, este método puede mejorar significativamente la eficiencia.
Vista previa de efectos: procesamiento de archivos previos y distribución de palabras clave
Hay 6 archivos de Word pendientes en el ejemplo, los archivos se denominan 1.docx a 6.docx. Son los archivos de entrada de esta tarea de reemplazo por lotes.
El documento antes de abrir el procesamiento,. Hay BOT en la pregunta, ELA en el texto y 60 números en la descripción. Como estos contenidos no están fijos, buscar documentos uno por uno será más engorroso.
Vista previa de efectos: después del procesamiento, complete el reemplazo de acuerdo con las reglas
Una vez completado el procesamiento por lotes, el contenido de la combinación en el documento ha sido reemplazado. En el ejemplo,, el número se reemplaza por B. Después del procesamiento, la vista transversal muestra claramente múltiples posiciones de reemplazo.
Este resultado muestra que no es necesario que los usuarios se posicionen uno por uno. Este es un método práctico para el trabajo de modificar las palabras clave de Word por lotes.
Pasos operativos: configure completamente la tarea de reemplazo de búsqueda por lotes de Word
Paso uno: seleccione la función de reemplazo en la herramienta Word
En HeSoft Doc Batch Tool Seleccione "Herramientas de Word" en el lado izquierdo del área principal,. , Adecuado para esta tarea.
Después de ingresar, el proceso de procesamiento se mostrará en la parte superior de la página. Los usuarios solo necesitan completar la configuración paso a paso,.
Paso 2: agregue archivos o importe desde una carpeta
En la página "Seleccionar registros que se deben procesar", haga clic en "Agregar archivo" para seleccionar uno o más archivos de Word; si el archivo ya está en el mismo video, haga clic en "Introducir archivo desde la carpeta". Se han importado 6 archivos docx en la captura de pantalla y el nombre, la ruta y la extensión de cada archivo se muestran en la tabla.
Se le aconsejó que revisara cuidadosamente la ruta y confirmara que no había omisiones ni documentos irrelevantes agregados por error. Haga clic en "Siguiente paso" después de la confirmación.
Paso tres: iniciar una búsqueda de texto borrosa
En la página Opciones de proceso de configuración,. Luego complete las reglas de búsqueda en el lado izquierdo y complete los resultados de reemplazo en el lado derecho.
La configuración de este ejemplo es: busque la entrada en la primera línea de la lista[A-Z]{3}, Ingrese por la primera línea de la listaA; Busque la entrada en la segunda línea de la lista\ D, Ingrese en la segunda línea de la lista de reemplazoB-No. De esta manera, puede reemplazar el maestro de escritura con A y reemplazar el número continuo con B.
Si solo desea lidiar con ciertas abreviaturas especiales y no desea afectar todas las letras en forma de letra grande, debe cambiar a reglas más precisas o palabras clave comunes. Cuanto más fuerte sea la capacidad de combinar la fórmula, más se requiere que el usuario aclare su propio rango de reemplazo.
Paso cuatro: guarde la ubicación y comience a procesar
Haga clic en "Siguiente paso" para ingresar a la configuración de ubicación de almacenamiento. Para evitar la portada del documento original, se debe seleccionar un nuevo catálogo de salida. El último paso en "comenzar a procesar" y ejecutar. Una vez finalizado el procesamiento, abra los documentos de salida y realice una verificación aleatoria para confirmar que el efecto de reemplazo es el mismo que el esperado.
Preguntas o notas comunes
1. ¿Por qué se han reemplazado algunos números después del procesamiento?Porque\ DSe indican números continuos, y solo los números en el documento pueden coincidir. Si solo desea reemplazar números específicos, debe usar reglas más específicas.
2. ¿Por qué BOT y ELA pueden convertirse en A?Porque todos cumplen[A-Z]{3}Esta regla es escribir tres letras en inglés. La expresión regular busca patrones, no una sola palabra fija.
3. ¿Debe hacer una copia de seguridad antes del procesamiento por lotes?Fuerte sugerencia de respaldo. La ventaja de las herramientas por lotes es rápida, pero si las reglas se configuran incorrectamente, afectará rápidamente a varios archivos. La copia de seguridad puede reducir el riesgo.
4. ¿Cómo mejorar la precisión de reemplazo?Puede usar una pequeña cantidad de documentos para probar primero, verificar y comparar antes y después del procesamiento, y luego ampliar a todos los documentos; también puede escribir las reglas de manera más específica y evitar que el abanico sea demasiado amplio.
Resumen
, El contenido regulado de varios archivos docx y docs se puede procesar de forma desechable. HeSoft Doc Batch Tool Proporcionar un proceso de operación de software de oficina claro, desde la selección de herramientas de Word, archivos de importación hasta el establecimiento de reglas de expresión regulares y resultados de salida, que son adecuados para usuarios de oficina diarios. Si a menudo necesita modificar el documento de Word por lotes, se le debe sugerir que este conjunto de procesos sea un método estándar, primero haga una copia de seguridad, luego pruebe y, por último, ejecute por lotes.