In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie mit Formel-Fuzzy-Matching Schlüssel wörter in mehreren Word-Dateien stapel weise verarbeiten. Mit dem Word-Tool der Office-Software können Benutzer "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" auswählen, mehrere Docx-Dateien importieren und dann den Text mit einer regulären Ausdrucks regel in den Verarbeitung optionen abgleichen. Im Beispiel werden die drei Großbuchstaben von [A-Z]{3} durch A und die mit \ d übereinstimmen den Zahlen durch B ersetzt. Artikel eignen sich für Benutzer referenzen, die Verträge, Berichte, Kurs materialien und interne Dokumente stapel weise ändern müssen.
Die Batch-Suche und Ersetzung von Word-Schlüssel wörtern ist eine Anforderung, auf die viele Büro mitarbeiter stoßen werden. Insbesondere wenn die Inhalts struktur mehrerer Dateien ähnlich ist und bestimmte Wörter oder Nummern einheitlich geändert werden müssen, wird viel Zeit verschwendet, wenn sie einzeln manuell verarbeitet werden. Wenn die Schlüssel wörter nicht vollständig fixiert sind, sondern einem bestimmten Format entsprechen, z. B. einer dreistelligen Abkürzung oder einer fortlaufenden Zahl, ist die normale Suche und Ersetzung nicht flexibel genug.
Dieser Artikel beschreibt die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool Verarbeitet mehrere Word-Dateien durch Formel-Fuzzy-Übereinstimmungen. Diese Methode eignet sich für Stapel revisions szenarien von Word-Dokumenten wie Docx und Doc. Sie können komplexe Such bedingungen in Formeln festlegen und sie dann stapel weise auf die Datei liste anwenden.
Anwendbares Szenario: Mehrere Word-Dateien erfordern ein einheitliches Ersetzen von Schlüssel wörtern
Die Formel-Fuzzy-Übereinstimmung ist für die folgenden Szenarien geeignet: Englische Kurs abkürzungen müssen in einer Reihe von Kurs dokumenten ersetzt werden, numerische Nummern müssen in mehreren Berichten einheitlich verarbeitet werden, Projekt codes in Unternehmens vorlagen müssen stapel weise umgeschrieben werden, einige vertrauliche Informationen müssen vor dem Senden durch Platzhalter ersetzt werden. Solange diese Inhalte regelmäßig sind, können Sie die Verwendung regulärer Ausdrücke zur Beschreibung in Betracht ziehen.
Im Vergleich zum manuellen Betrieb besteht der Vorteil von Stapel verarbeitung software darin, mehrere Dateien gleichzeitig zu importieren, die Ersatz regel einmal festzulegen und die Verarbeitung einmal auszuführen. Bei Büro aufgaben mit mehr sich wiederholen den Arbeiten kann diese Methode die Effizienz erheblich verbessern.
Effekt vorschau: Datei-und Keyword-Verteilung vor der Verarbeitung
Im Beispiel sind 6 Word-Dateien mit den Dateinamen 1.docx bis 6.docx zu bearbeiten. Sie sind die Eingabe dateien für diese Massen ersatz aufgabe.
Öffnen Sie das Dokument vor der Verarbeitung, und Sie können sehen, dass der Inhalt, der ersetzt werden muss, an verschiedenen Orten verteilt ist. Es gibt BOT im Titel, ELA im Text und 60 in der Beschreibung. Da der Speicherort dieser Inhalte nicht festgelegt ist, ist es umständlich, nacheinander Dateien zu finden.
Effekt vorschau: Ersetzen Sie nach der Verarbeitung gemäß den Regeln
Nach Abschluss der Stapel verarbeitung wurde der übereinstimmende Inhalt im Dokument ersetzt. Im Beispiel wird der Text, der der Drei-Buchstaben-Regel entspricht, durch A und die Zahl durch B ersetzt. Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt deutlich mehrere Ersatz positionen.
Dieses Ergebnis zeigt, dass die Formel-Fuzzy-Übereinstimmung mehrere Positionen im Dokument abdecken kann, ohne dass der Benutzer sie einzeln finden muss. Dies ist ein praktischer Ansatz für Arbeiten, bei denen Word-Schlüssel wörter stapel weise geändert werden müssen.
Betriebs schritte: Vollständige Einstellung der Word-Batch-Such-Ersetzung aufgabe
Schritt 1: Wählen Sie die Ersatz funktion im Word-Tool
In HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie "Word-Tools" auf der linken Seite der Haupt oberfläche und klicken Sie in der Funktions karte auf "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen". Der Funktions name und die Beschreibung verweisen beide auf die Substitution der Stapel suche für den Inhalt der Word-Datei, die für diese Aufgabe geeignet ist.
Nach der Eingabe wird oben auf der Seite der Verarbeitung prozess angezeigt. Der Benutzer muss nur die Einstellungen gemäß den Schritten abschließen und kann die Ersetzung mehrerer Dokumente an die Software übergeben.
Schritt 2: Dateien hinzufügen oder aus einem Ordner importieren
Klicken Sie auf der Seite "Datensätze auswählen, die verarbeitet werden müssen" auf "Dateien hinzufügen", um eine einzelne oder mehrere Word-Dateien auszuwählen. Wenn die Dateien bereits im selben Verzeichnis organisiert sind, können Sie auf "Dateien aus Ordnern importieren" klicken. 6 docx-Dateien wurden im Screenshot importiert und der Name, der Pfad und die Erweiterung jeder Datei werden in der Tabelle angezeigt.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts besteht darin, eine genaue Liste zu erstellen. Es wird empfohlen, den Pfad sorgfältig zu überprüfen, um sicher zustellen, dass keine Auslassungen vorliegen und keine irrelevanten Dateien versehen tlich hinzugefügt wurden. Klicken Sie nach der Bestätigung auf "Weiter".
Schritt 3: Aktivieren Sie die Formel unschärfe, um Text zu finden
Wählen Sie auf der Seite "Verarbeitung optionen festlegen" die Option "Text mit Formel unschärfe suchen". Füllen Sie dann die Such regeln auf der linken Seite und das Ersatz ergebnis auf der rechten Seite aus.
Die Einstellung dieses Beispiels lautet: Eingabe der ersten Zeile der Such liste[A-Z]{3}, Ersetzen Sie die erste Zeile der Liste und geben Sie einA.; Geben Sie die zweite Zeile der Such liste ein\ D, Ersetzen Sie die zweite Zeile der Liste und geben Sie einB.. Auf diese Weise können die drei Großbuchstaben durch A und die fortlaufenden Zahlen durch B ersetzt werden.
Wenn Sie sich nur mit bestimmten Abkürzungen befassen möchten und nicht alle drei Großbuchstaben beeinflussen möchten, sollten Sie auf genauere Regeln oder die Suche nach normalen Schlüssel wörtern umsteigen. Je stärker die Fähigkeit der Formel-Fuzzy-Übereinstimmung ist, desto mehr muss der Benutzer seinen Ersetzung bereich klären.
Schritt 4: Speichern Sie an der angegebenen Position und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Klicken Sie auf "Weiter", um die Speicherort einstellungen aufzurufen. Um zu vermeiden, dass das Original dokument übers chrieben wird, wird empfohlen, ein neues Ausgabe verzeichnis auszuwählen. Geben Sie schließlich den Schritt "Verarbeitung starten" ein und führen Sie ihn aus. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ausgabe datei für eine stichproben artige Überprüfung, um sicher zustellen, dass der Ersetzung effekt mit den Erwartungen überein stimmt.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
1. Warum werden einige Zahlen auch nach der Verarbeitung ersetzt?Weil\ DGibt eine fortlaufende Zahl an, die abgeglichen werden kann, solange die Zahl im Dokument erscheint. Wenn Sie nur eine bestimmte Zahl ersetzen möchten, müssen Sie eine spezifischere Regel verwenden.
2. Warum können BOT und ELA zu A werden?Weil sie alle übereinstimmen[A-Z]{3}Diese Regel ist drei Großbuchstaben hintere in ander. Reguläre Ausdrücke suchen nach Mustern, nicht nach einem einzelnen festen Wort.
3. Muss ich vor der Stapel verarbeitung sichern?Backups werden dringend empfohlen. Der Vorteil von Bulk-Tools ist, dass sie schnell sind, aber auch schnell mehrere Dateien betreffen, wenn die Regeln falsch eingestellt sind. Backup reduziert das Risiko.
4. Wie kann die Genauigkeit des Ersatzes verbessert werden?Sie können zuerst mit einer kleinen Anzahl von Dateien testen, vor und nach der Verarbeitung überprüfen und vergleichen und dann auf alle Dateien erweitern. Sie können die Regeln auch spezifischer schreiben, um einen zu großen Übereinstimmung bereich zu vermeiden.
Zusammenfassung
Verwenden Sie die Formel-Fuzzy-Übereinstimmung, um Word-Schlüssel wörter in Stapeln zu finden und zu ersetzen, und Sie können den regulären Inhalt in mehreren Docx-und Doc-Dateien gleichzeitig verarbeiten. HeSoft Doc Batch Tool Bietet einen klaren Betriebs prozess für Office-Software, von der Auswahl von Word-Tools über das Importieren von Dateien bis hin zum Festlegen regulärer Ausdrucks regeln und Ausgabe ergebnisse, die für tägliche Office-Benutzer geeignet sind. Wenn Sie Word-Dokumente häufig stapel weise ändern müssen, wird empfohlen, diesen Vorgang als Standard methode zu verwenden, zuerst zu sichern, dann zu testen und schließlich stapel weise auszuführen.