Cet article explique comment traiter par lots des mots-clés dans plusieurs fichiers Word en utilisant des correspondances floues de formule. Grâce à l'outil Word du logiciel bureautique, les utilisateurs peuvent sélectionner "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word", importer plusieurs fichiers docx, puis utiliser les règles d'expression régulière dans les options de traitement pour faire correspondre le texte. Exemple Remplacez les trois majuscules correspondant à [A-Z]{3} par A et remplacez le nombre correspondant à \ d par B. Les articles sont adaptés aux utilisateurs qui ont besoin de modifier par lots des contrats, des rapports, du matériel de cours et des documents internes.
La recherche par lots de mots clés Word est une demande que de nombreux employés de bureau rencontreront. Surtout lorsque la structure de contenu de plusieurs fichiers est similaire et que certains mots ou numéros doivent être modifiés de manière uniforme, le traitement manuel par copie perdra beaucoup de temps. De plus, si le mot-clé n'est pas complètement fixe, mais conforme à un certain format, tel que l'abréviation à trois majuscules ou un nombre continu, la recherche et la substitution ordinaires ne sont pas assez flexibles.
Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Qui gère plusieurs fichiers Word par correspondance floue de formule. Cette méthode convient aux scénarios de révision par lots de documents Word tels que docx et doc. Vous pouvez définir des conditions de recherche complexes dans des formules, puis les appliquer par lots à la liste de fichiers.
Scène applicable: plusieurs fichiers Word nécessitent un remplacement unifié des mots-clés
La correspondance floue de la formule convient aux scénarios suivants: les abréviations de cours en anglais doivent être remplacées dans un lot de documents de cours; les numéros numériques doivent être traités de manière uniforme dans plusieurs rapports; les codes de projet dans les modèles d'entreprise doivent être réécrits par lots; certaines informations sensibles doivent être remplacées par des espaces réservés avant d'être envoyées. Tant que ces contenus sont réguliers, vous pouvez envisager d'utiliser des expressions régulières pour décrire.
Par rapport aux opérations manuelles, l'avantage du logiciel de traitement par lots est d'importer plusieurs fichiers à la fois, de définir des règles de remplacement à la fois et d'effectuer le traitement à la fois. Pour les tâches de bureau avec plus de travail répétitif, cette méthode peut considérablement améliorer l'efficacité.
Aperçu des effets: distribution des fichiers et des mots-clés avant traitement
Il y a 6 fichiers Word en attente dans l'exemple, avec des noms de fichiers de 1.docx à 6.docx. Ce sont des fichiers d'entrée pour cette tâche de remplacement par lots.
Ouvrez le document avant le traitement et vous pouvez voir que le contenu qui doit être remplacé est distribué à différents endroits. Il y a BOT dans le titer, ELA dans le corps et 60 autres chiffres dans la description. Étant donné que l'emplacement de ces contenus n'est pas fixe, la recherche de fichiers un par un sera plus lourde.
Aperçu des effets: remplacer par des règles après traitement
Une fois le traitement par lots terminé, le contenu correspondant dans le document a été remplacé. Dans l'exemple, le texte qui répond à la règle des trois majuscules est remplacé par A et le nombre est remplacé par B. La capture d'écran après le traitement montre clairement plusieurs positions de remplacement.
Ce résultat montre que la correspondance floue de formule peut couvrir plusieurs positions dans le document et ne nécessite pas que les utilisateurs les localisent un par un. C'est une méthode pratique pour le travail qui nécessite la modification par lots des mots-clés Word.
Étapes: Définir complètement la tâche de remplacement de recherche par lots Word
Étape 1: Choisissez la fonction de remplacement dans l'outil Word
Dans HeSoft Doc Batch Tool Sélectionnez "Outils Word" sur le côté gauche de l'interface principale et cliquez sur "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word" dans la carte de fonctionnalités. Le nom et la description de la fonction pointent tous deux vers le remplacement de recherche par lots du contenu du fichier Word, qui convient à cette tâche.
Une fois entré, le processus s'affiche en haut de la page. Les utilisateurs n'ont qu'à terminer la configuration en quelques étapes pour remettre la tâche de remplacement de plusieurs documents au logiciel.
Étape 2: Ajouter un fichier ou importer à partir d'un dossier
Sur la page "Sélectionner les enregistrements à traiter", cliquez sur "Ajouter des fichiers" pour sélectionner un ou plusieurs fichiers Word. Si les fichiers ont été organisés dans le même répertoire, vous pouvez cliquer sur "Importer des fichiers à partir d'un dossier". Six fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran, et le nom, le chemin et l'extension de chaque fichier sont affichés dans le tableau.
Le résultat attendu de cette étape est de former une liste précise à traiter. Il est recommandé de vérifier soigneusement le chemin pour confirmer qu'il n'y a pas d'omission et d'ajouter des documents non pertinents par erreur. Cliquez sur "Suivant" après confirmation.
Étape 3: Activer le flou de formule pour trouver du texte
Sur la page "Définir les options de traitement", sélectionnez "Rechercher du texte avec un flou de formule". Remplissez ensuite la règle de recherche à gauche et le résultat de remplacement à droite.
Le réglage de cet exemple est: Rechercher la liste de saisie de la ligne 1[A-Z]{3}La liste de remplacement de la ligne 1 entréeA; Rechercher la liste de la ligne 2 pour entrer\ DLa liste de remplacement est entrée à la ligne 2B. De cette manière, vous pouvez remplacer les trois lettres majuscules par A et les nombres consécutifs par B.
Si vous ne souhaitez traiter que certaines abréviations spécifiques et que vous ne souhaitez pas affecter les trois majuscules, vous devez utiliser des règles plus précises ou des recherches de mots clés ordinaires. Plus la capacité de la formule à brouiller la correspondance est forte, plus l'utilisateur doit clarifier sa propre plage de remplacement.
Étape 4: Enregistrer à l'emplacement spécifié et commencer le traitement
Cliquez sur "Suivant" pour accéder aux paramètres de l'emplacement de sauvegarde. Pour éviter de remplacer le document d'origine, il est recommandé de sélectionner un nouveau répertoire de sortie. Enfin, entrez dans l'étape "Démarrer le traitement" et exécutez. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier de sortie pour un contrôle ponctuel pour confirmer que l'effet de remplacement est conforme aux attentes.
Questions fréquentes ou considérations
1. Pourquoi certains chiffres ont-ils également été remplacés après traitement?Parce que\ DSignifie des nombres continus, tant que les nombres apparaissent dans le document, ils peuvent être appariés. Si vous souhaitez simplement remplacer un nombre spécifique, vous devez utiliser des règles plus spécifiques.
2. Pourquoi BOT et ELA devitent-ils A?Parce qu'ils sont tous conformes[A-Z]{3}Cette règle est trois lettres anglaises en majuscules consécutives. Les expressions régulières recherchent des modèles, pas des mots fixes individuels.
3. Doit-on sauvegarder avant le traitement par lots?La sauvegarde est fortement recommandée. L'avantage de l'outil de volume est rapide, mais il affecte également rapidement plusieurs fichiers si les règles sont mal définies. La sauvegarde réduit les risques.
4. Comment améliorer la précision de remplacement?Vous pouvez d'abord tester avec un petit nombre de fichiers, vérifier et comparer avant et après le traitement, puis l'étendre à tous les fichiers; vous pouvez également écrire les règles plus précisément pour éviter une portée de correspondance trop large.
Résumé
En utilisant la correspondance floue de formule pour la recherche et la substitution par lots de mots-clés Word, le contenu normalisé de plusieurs fichiers docx et doc peut être traité en une seule fois. HeSoft Doc Batch Tool Il fournit un processus de fonctionnement clair du logiciel de bureau, de la sélection des outils Word, de l'importation de fichiers, à la définition des règles d'expression régulière et des résultats de sortie, qui conviennent aux utilisateurs de bureau quotidiens. Si vous avez souvent besoin de modifier des documents Word par lots, il est recommandé d'utiliser ce processus comme méthode standard, d'abord sauvegarder, tester et enfin exécuter par lots.