Frente a números, abreviaturas en inglés, números o códigos en varios documentos de Word, la búsqueda y reemplazo ordinarios a menudo requiere operaciones repetidas. Usar HeSoft Doc Batch Tool , Puede aplicar la regla de fórmula de expresión regular a varios archivos doc y docx a través de la función "Buscar y reemplazar palabras clave en Word". Este artículo combina los efectos antes y después del procesamiento y la interfaz de operación para explicar cómo importar archivos, seleccionar fórmulas para desenfocar el texto de búsqueda, establecer listas de búsqueda y reemplazo y recordar a los usuarios que realicen copias de seguridad y pruebas de reglas antes del procesamiento por lotes.
Muchos trabajadores de oficina encontrarán necesidades similares: hay un lote de documentos de Word en una carpeta, que contiene una gran cantidad de texto con formatos similares pero contenido diferente, como abreviaturas de cursos en inglés, códigos de proyectos, números de documentos, números de página, números de cantidad, etc. No son exactamente las mismas palabras clave, y no se pueden resolver con una búsqueda y reemplazo normales; si abre los archivos docx o doc uno por uno y los modifica manualmente, perderá mucho tiempo y es difícil garantizar que todos los archivos estén completamente reemplazados.
Este artículo presenta un método de procesamiento que es más adecuado para la oficina por lotes: utilice" HeSoft Doc Batch Tool En la función "Buscar y reemplazar palabras clave en Word", habilite "Usar fórmulas para desenfocar la búsqueda de texto", use reglas similares a los comodines de expresiones regulares para hacer coincidir el contenido en lotes y luego reemplácelo con el resultado especificado. En el ejemplo, coincidimos con tres letras mayúsculas en varios archivos de Word en una categoría, coincidimos con números en otra categoría y reemplazamos con A y B, respectivamente. Esto permite a los usuarios no tener que enumerar texto específico como BOT, ELA, 60, 5, etc. uno por uno, sino completar el reemplazo de acuerdo con las reglas.
Escenario aplicable: ¿Por qué varios archivos de Word necesitan ser reemplazados por lotes según las reglas?
Cuando haya muy poco contenido a reemplazar, simplemente busque el reemplazo directamente en Word. Sin embargo, en el procesamiento de documentos por lotes, lo que realmente consume mucho tiempo a menudo no es un reemplazo único, sino la apertura repetida del archivo, la confirmación de la ubicación, la entrada de palabras clave, el guardado y el cierre. Especialmente cuando el número de archivos llega a docenas, la operación manual no solo es lenta, sino que también es propensa a problemas como omisiones, correcciones y confusión de versiones.
Reemplace el contenido de Word en lotes por regla para los siguientes escenarios de oficina:
- Varios documentos docx contienen diferentes números que requieren reemplazo uniforme o desensibilización.
- Hay una gran cantidad de abreviaturas en mayúsculas en los materiales en inglés, que deben manejarse de acuerdo con reglas uniformes.
- El código del proyecto, el número de curso y el número de formulario en el archivo de plantilla tienen un formato fijo y deben modificarse por lotes.
- Es necesario establecer múltiples conjuntos de reglas de reemplazo de búsqueda al mismo tiempo, en lugar de ejecutarse repetidamente una por una.
- Espero reducir el número de veces que se abren archivos de Word y entregar el procesamiento de documentos repetitivos al software de oficina para que lo complete.
HeSoft Doc Batch Tool Es un software de oficina para el procesamiento por lotes de documentos. Como puede ver en la captura de pantalla, no solo proporciona reemplazo de búsqueda de Word, sino que también contiene herramientas como agregar marca de agua, eliminar espacios en blanco, convertir a PDF, convertir a Doc, convertir a Docx, etc. Este artículo se centra en la función de reemplazo por lotes de palabras clave de Word, centrándose en cómo utilizar las reglas de fórmula para mejorar la eficiencia del procesamiento.
Vista previa de efectos: archivos y contenido de Word antes del procesamiento
Primero observe el estado del archivo antes del procesamiento. Hay 6 documentos de Word en la carpeta de ejemplo, los nombres de archivo son 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx y 6.docx. Esto muestra que el objetivo de esta tarea no es modificar un Word por separado, sino ejecutar las mismas reglas de reemplazo para un conjunto de archivos docx.
Mire el contenido de uno de los documentos de Word. BOT aparece en el título de la página y texto como ELA y 60 aparece en el texto principal. La posición marcada por la flecha roja es el contenido típico que se procesará esta vez: BOT y ELA pertenecen a tres letras mayúsculas en inglés y 60 pertenecen a números. Se pueden usar por fórmula[A-Z]{3}Y\ DPara coincidir.
Si no usa reglas de fórmula, debe buscar BOT, ELA y varios números como palabras clave. Puede haber más contenido similar en el documento real, y la enumeración manual será cada vez más complicada. La ventaja de usar fórmulas de comodines de expresiones regulares es abstraer el "texto específico" en "reglas coincidentes", lo que permite al software identificar automáticamente el contenido que cumple con las condiciones.
Efecto posterior al procesamiento: las tres letras mayúsculas y los números se reemplazan por separado
Una vez completado el procesamiento, puede ver que aparecen marcas amarillas en varias ubicaciones en la captura de pantalla. Las tres letras mayúsculas originales, como BOT y ELA, se reemplazaron con A, y los números originales como 60 y 5 se reemplazaron con B. El contenido coincidente en el título, el párrafo del cuerpo y la descripción de la lista se han modificado de acuerdo con las mismas reglas.
Este resultado refleja los dos puntos clave del reemplazo por lotes: primero, el software puede encontrar contenido dentro del documento de Word, no solo modificar el nombre del archivo; segundo, las condiciones de búsqueda pueden ser reglas de fórmula, no limitadas a palabras clave fijas. Por lo tanto, este enfoque es más eficiente cuando los usuarios necesitan estandarizar el contenido, desensibilizar o reemplazar plantillas en una gran cantidad de archivos doc y docx.
Paso 1 de la acción: encuentre la función Buscar y reemplazar en la herramienta de Word
Abrir HeSoft Doc Batch Tool , Seleccione en la navegación izquierdaHerramientas de Word-No. Se mostrarán varias funciones de procesamiento por lotes relacionadas con Word en la interfaz, la primera tarjeta de función esBuscar y reemplazar palabras clave en Word, El texto de la descripción es "Buscar y reemplazar palabras clave en el contenido del archivo de Word por lotes".
El propósito de este paso es ingresar al módulo de funciones dedicado a la sustitución de búsqueda de contenido de Word. La parte superior de la captura de pantalla también puede ver la entrada del tutorial de búsqueda y varias tarjetas de herramientas, pero esta tarea solo necesita seleccionar "Buscar y reemplazar palabras clave en Word". Después de ingresar, el software guiará al usuario a través de la selección de archivos, la configuración de las opciones de procesamiento, la configuración de la ubicación de guardado y el inicio del procesamiento de acuerdo con los pasos.
Para los nuevos usuarios, se recomienda aclarar primero los objetivos de este reemplazo: qué archivos deben procesarse, qué reglas deben coincidir y qué contenido debe reemplazarse. Después de ingresar a la página de configuración, puede completar la lista de búsqueda y la lista de reemplazo más rápido.
Paso 2 de la operación: agregue Word, archivo docx y verifique la lista de procesamiento
Después de ingresar a la página de funciones, el primer paso es seleccionar los registros que deben procesarse. La parte superior derecha de la interfaz proporcionaAñadir un archivoYImportar archivos de una carpeta-No. Si los archivos están dispersos en diferentes ubicaciones, puede usar Agregar archivos; Si todos los documentos de Word están en la misma carpeta, es más conveniente usar la importación desde la carpeta.
En la captura de pantalla, se han importado con éxito 6 registros, los nombres son 1.docx a 6.docx, y las rutas están todas en D:\ test\. La lista también muestra el nombre de extensión docx y enumera la hora de creación y la hora de modificación. Después de la introducción, debe verificar los tres elementos: el número de archivos es correcto, el camino del archivo es correcto y el nombre de extensión es el esperado. La parte inferior muestra que el número de registros es 6, lo que indica que las reglas se aplicarán a estos 6 archivos de Word.
Si encuentra un error de importación de archivos, puede usar la operación de eliminación en el lado derecho de cada línea para eliminar el registro correspondiente; si necesita volver a seleccionar, también puede usar el botón Borrar en la interfaz. La lista de verificación antes del procesamiento por lotes es muy importante, porque una vez que comienza el procesamiento, el software realiza reemplazos de manera uniforme según el rango de la lista.
Paso de operación tres: iniciar una búsqueda de texto borrosa
Después de confirmar que la lista de archivos es correcta, haga clic en la parte inferiorSiguiente paso, Ingrese al segundo paso "Establecer opciones de procesamiento". En "Establecer opciones de palabras clave", primero debe seleccionar el método de búsqueda. La interfaz proporciona dos opciones: "Buscar texto con precisión" y "Buscar texto con fórmulas difusas". Dado que este ejemplo requiere una regla de comodines de expresiones regulares, seleccioneEncuentra texto con desenfoque de fórmula-No.
"Buscar texto exacto" es más adecuado para buscar exactamente la misma palabra, por ejemplo, sustituyendo un nombre fijo por otro nombre fijo. Y "usar fórmulas para difuminar para encontrar texto" es adecuado para encontrar contenido regular pero no idéntico. Por ejemplo, BOT y ELA son textos diferentes, pero ambos cumplen con la regla de tres letras mayúsculas en inglés; 60 y 5 son números diferentes, pero ambos cumplen con la regla de números continuos.
Paso 4: Configure la lista de palabras clave que debe buscar
, Complete el contenido que debe coincidir de acuerdo con las reglas de cada línea. Hay dos líneas escritas en el ejemplo:
- [A-Z]{3}: Coincide con tres letras mayúsculas en inglés.
- \ D: Coincide con uno o más números consecutivos.
Estas dos reglas pueden cubrir el contenido típico marcado por la flecha roja en la captura de pantalla. Por ejemplo, BOT y ELA coincidirá con la primera regla, y 60 y 5 coincidirá con la segunda regla. Para los archivos de oficina reales, puede ajustar la fórmula de acuerdo con el contenido de su documento, como hacer coincidir números de prefijo específicos, códigos de longitud fija u otro texto regular.
Es importante tener en cuenta que cuanto más amplia sea la regla, mayor será el rango de coincidencia. Por ejemplo[A-Z]{3}Coincidirá con las tres letras mayúsculas en inglés, no solo con BOT o ELA. Por lo tanto, antes de procesar formalmente una gran cantidad de archivos, es mejor usar documentos de prueba para confirmar que las reglas no dañarán accidentalmente otro contenido.
Paso 5: Establecer la lista de palabras clave reemplazadas
En la lista de palabras clave reemplazadas a la derecha, complete el resultado de la sustitución correspondiente a cada regla de búsqueda. Complete las mismas dos líneas en el ejemplo:
- El primer actoA, Correspondiente a la línea 1 a la izquierda[A-Z]{3}-No.
- Segundo actoB, Correspondiente a la segunda línea a la izquierda\ D-No.
La correspondencia del número de línea aquí es muy importante. El software reemplazará el contenido que coincide con la primera línea de la izquierda con el contenido de la primera línea de la derecha de acuerdo con el orden de las listas en los lados izquierdo y derecho, y reemplazará el contenido que coincide con la segunda línea de la izquierda con el contenido de la segunda línea de la derecha. El resultado en la captura de pantalla se basa precisamente en esta configuración: las abreviaturas en mayúsculas se reemplazan por A y los números se reemplazan por B.
Si una línea reemplaza el contenido en blanco, puede ver la descripción de "Si no completa, significa eliminar" en el mensaje de la interfaz. Por lo tanto, al usarlo, debe confirmar si la lista de la derecha está completa para evitar eliminar accidentalmente algún contenido coincidente. El reemplazo vacío puede ser útil para escenarios en los que se necesita eliminar una determinada clase de texto; pero si el objetivo es reemplazar el contenido especificado, debe completar el resultado correspondiente.
Paso 6 de la operación: continúe con el siguiente paso, establezca la ubicación de guardado y ejecute
Después de configurar la regla, haga clic en la parte inferiorSiguiente paso-No. Como puede ver en la barra de pasos superior, los pasos siguientes incluyen "Establecer ubicación para guardar" y "Iniciar procesamiento". Al reemplazar el contenido de Word por lotes, la configuración de la ubicación de guardado está relacionada con si el archivo original se conserva, por lo que se recomienda dar preferencia a una nueva ubicación de salida para guardar el resultado del procesamiento.
Dado que la captura de pantalla no muestra los detalles específicos del botón para guardar la página de ubicación y comenzar a procesar la página, el nombre de la opción que no existe en la captura de pantalla no se expanda aquí. En la operación real, solo necesita continuar con la configuración de ubicación de guardado de acuerdo con el asistente y comenzar el procesamiento después de confirmar que la lista de archivos y las reglas de reemplazo son correctas. Después del procesamiento, abra el archivo de Word de salida para verificar el efecto y confirmar si las tres letras mayúsculas y los números se han reemplazado como se esperaba.
Preguntas y precauciones frecuentes
1. ¿La fórmula regular reemplazará demasiado contenido?Es posible. La regla de fórmula en sí misma determina el rango de coincidencia, cuanto más amplio es el rango, más contenido se reemplaza. Por ejemplo, [A-Z]{3} puede coincidir siempre que encuentre tres letras mayúsculas consecutivas. Por lo tanto, se recomienda comenzar la prueba con un archivo de copia.
2. ¿Se pueden manejar doc y docx de la misma manera?La extensión del archivo en la captura de pantalla de este ejemplo es docx. En el uso real, puede confirmar el rango de archivos de acuerdo con la extensión que se muestra en la lista de importación de software. Si procesa doc y docx al mismo tiempo, primero debe verificar si los archivos se han importado correctamente.
3. ¿Qué debo hacer si el número de filas en la lista izquierda y derecha es inconsistente?Intente mantener la correspondencia uno a uno entre las reglas de búsqueda y los resultados de reemplazo. Si hay dos reglas en el lado izquierdo, el lado derecho también debe completar las dos alternativas en el mismo orden. De lo contrario, es probable que los resultados de reemplazo sean inconsistentes con las expectativas.
4. ¿Es necesario verificar Ignorar el caso?Esta opción no está marcada en la captura de pantalla. Si está marcado o no depende de su objetivo de coincidencia. Si solo desea lidiar con abreviaturas en mayúsculas, puede mantener reglas estrictas; si desea que las mayúsculas y minúsculas coincidan, debe establecer cuidadosamente la fórmula real y esta opción.
5. ¿Por qué se recomienda la copia de seguridad antes del procesamiento por lotes?La ventaja del procesamiento por lotes es que afecta a varios archivos a la vez, pero también significa que la configuración incorrecta afecta a varios archivos al mismo tiempo. Hacer una copia de seguridad de los archivos originales o enviarlos a una nueva carpeta puede dejar espacio para la revisión y el retroceso posteriores.
Resumen: entregue la búsqueda y reemplazo de Word duplicados al software de procesamiento por lotes
A través del proceso anterior, puede ver el uso HeSoft Doc Batch Tool Reemplazar palabras clave de Word por lotes no es complicado: primero ingrese "Buscar y reemplazar palabras clave en Word" en la herramienta Word, luego importe varios archivos docx, seleccione "Usar fórmulas para desenfocar el texto para encontrar texto", complete las reglas de búsqueda y los resultados de reemplazo, respectivamente. Finalmente, continúe configurando la ubicación de guardado y comience a procesar.
En comparación con abrir archivos de Word uno por uno para buscar y reemplazar manualmente, la búsqueda difusa de fórmulas es más adecuada para procesar texto regular, como números, códigos, abreviaturas y números. Para los usuarios que a menudo necesitan organizar una gran cantidad de documentos de oficina, este método puede reducir significativamente la duplicación de trabajo y mejorar la consistencia del procesamiento de archivos. Se recomienda que primero verifique las reglas con una pequeña cantidad de archivos de copia, confirme que el efecto del procesamiento es el esperado y luego aplínelo a la carpeta completa de Word.