複数のword文書の中の番号、英語の略語、数字またはコードに対して、普通は検索して置換します。 を使う HeSoft Doc Batch Tool 、Wordのキーワードを検索して置換する機能で、正規表現式の公式ルールを複数のdoc、docxファイルに適用することができます。 本論文では、処理前後の効果と操作インタフェースを組み合わせて、ファイルをインポートし、式を選択してテキストをあいまいに検索し、検索と置換リストを設定し、一括処理前にバックアップとルールテストを行うようにユーザーに注意する。
多くのオフィススタッフは、同じようなニーズに直面しています。1つのフォルダにword文書があり、その中には類似した書式で内容の異なるテキストがたくさん含まれています例えば、英語コースの略語、項目コード、文書番号、ページ番号、金額の数字など。 これらは全く同じキーワードではなく、普通の検索ですべてを置き換えることはできませんdocxまたはdocファイルを一つずつ開いて手動で修正すると、多くの時間が無駄になりますそして、すべてのファイルが完全に置き換えられることを保証することは困難です。
この記事では、一括勤務に適した処理方法を紹介します。 HeSoft Doc Batch Tool 」の「Wordのキーワードを検索して置換」機能で「式を使ってテキストをあいまいに検索」を有効にし、正規表現のワイルドカードのようなルールで内容を一括して照合し、指定した結果に統一的に置換します。 例では、複数のWordファイルの3桁の大文字を1つのクラスに、数字を別のクラスに、それぞれAとBに置き換えます。 これにより、BOT、ELA、60、5などの具体的なテキストを一つずつリストする必要がなく、ルールに基づいて一度に置換を完了することができます。
適用シーン: 複数のWordファイルをルールで一括置換する必要がある理由
置換する内容が少ない場合は、Wordで直接置換を検索すればよい。 しかし、一括文書処理では、実際に時間がかかるのは、単一の置換ではなく、ファイルを繰り返し開いたり、場所を確認したり、キーワードを入力したり、閉じたりすることが多い。 特に書類数が数十個に達すると、手動操作が遅いだけでなく、改ざん、改ざん、バージョンの混乱などの問題も起こりやすい。
Wordの内容をルールで一括して置き換えます。次のオフィスシーンに適しています
- 複数のdocxドキュメントには異なる数字が含まれているため、統一的な置換または脱感作が必要です。
- 英語資料には大文字の略語が多く存在し、統一ルールで処理する必要がある。
- テンプレートファイルの項目コード、コース番号、フォーム番号は固定形式で、一括修正が必要です。
- 1つの重複実行ではなく、複数のセットの検索置換ルールを同時に設定する必要があります。
- Wordファイルを開く回数を減らし、反復的な文書処理をオフィスソフトに任せたい。
HeSoft Doc Batch Tool ドキュメントの一括処理向けのオフィスソフトです。 スクリーンショットによると、Word検索置換だけでなく、Wordの透かし追加、空白の削除、PDFへの変換、Docへの変換、Docxへの変換などのツールも含まれています。 本文はその中のWordキーワード一括置換機能に焦点を当て、公式ルールを使って処理効率を高める方法を重点的に説明した。
効果プレビュー: 処理前のファイルとWordの内容
まず処理前のファイルの状態を見ます。 サンプルフォルダには6つのword文書があり、ファイル名は1.Docx、2.Docx、3.Docx、4.Docx、5.Docx、6.Docxの順です。 これは、このタスクの目標がWordを個別に修正するのではなく、一連のdocxファイルに対して同じ置換ルールを実行することを示しています。
Word文書の内容をもう一つ見てください。 ページタイトルにBOT、本文にはELA、60などのテキストが出ている。 赤い矢印の位置は今回処理する典型的な内容である: BOTとELAは3桁の大文字のアルファベットに属し、60は数字に属する。 それらはそれぞれ式を通すことができます。[A-Z]{3}と\ Dマッチします。
公式ルールを使わなければ、BOT、ELA、さまざまな数字をそれぞれキーワードとして探す必要がある。 実際の文書には、より多くの種類の内容がある可能性があり、人手による列挙はますます複雑になる。 正規表現のワイルドカード式を使うメリットは、「具体的なテキスト」を「マッチングルール」に抽象化し、条件を満たす内容を自動的に認識させることです。
処理後の効果: 三位の大文字と数字は別々に置き換えられます。
処理が完了すると、複数の位置に黄色のマークが表示されます。 元のBOT、ELAなどの3桁の大文字がAに置き換えられ、元の60、5などの数字がBに置き換えられた。 タイトル、本文段落、リスト説明の一致する内容は、同じルールに従って修正されました。
この結果は、一括置換の二つの重要なポイントを体現している。第一に、ソフトウェアはファイル名を変更するだけでなく、word文書内で内容を検索することができる第二に、検索条件は公式ルールであってもよい固定キーワードに限らない。 したがって、この方法は、ユーザーが大量のdoc、docxファイルをコンテンツの標準化、脱感作、またはテンプレートに置き換える必要がある場合に、より効率的になります。
操作手順1: Wordツールで検索と置換機能を見つけます
開く HeSoft Doc Batch Tool 、左側のナビゲーションで選択しますWordツール。 複数のWord関連バッチ機能が画面に表示されます。最初の機能カードはWordのキーワードを検索して置き換えますを選択します。
この一歩の操作の目的は、どうぞ。 ええ、どうぞ。 入った後、ソフトウェアはステップごとにユーザーにファイルの選択、処理オプションの設定、保存位置の設定と開始処理を完成させます。
新しいユーザーにとっては、どの文書を処理するか、どのルールを一致させるか、どの内容を交換するかを明確にすることを提案する。 このように設定ページに入ったら、そのままにします。
操作手順Word、docxファイルを追加し、処理リストを照合する
機能ページに入ったら、最初のステップは処理するレコードを選択することです。 画面右上に提供されていますファイルを追加とフォルダからファイルをインポートする。 ファイルが別の場所に分散している場合は、を使用してファイルを追加できますすべてのword文書が同じフォルダにある場合は、フォルダからインポートする方が便利です。
スクリーンショットでは、1.Docxから6.Docxという6つのレコードが正常にインポートされ、パスはD:\ test \ の下にあります。 リストには、拡張子がdocxで、作成時間と変更時間も表示されます。 インポート後は、ファイル数が正しいか、ファイルパスが正しいか、拡張子が期待通りかの3つを重点的にチェックします。 下部に表示されるレコード数は6で、後続のルールがこの6つのWordファイルに適用されることを示しています。
ファイルのインポートエラーが見つかった場合は、各行の右側にある削除操作を使用して、対応するレコードを削除できます再選択が必要な場合は、画面上のクリアボタンを使用することもできます。 一括処理前にリストをチェックすることは非常に重要です。処理が開始されると、ソフトウェアはリストの範囲に合わせて交換を実行するからです。
操作手順3: 式を有効にしてテキストを検索する
ファイルリストに間違いがないことを確認したら、下部をクリックします次へを選択します。 「キーワードの設定オプション」では、まず探し方を選択する必要があります。 インタフェースには、「テキストを正確に検索」と「式を使用してテキストをあいまいに検索」の2つのオプションがあります。 この例では、正規表現式のワイルドカードルールを使用する必要があるため、を選択します式を使用してテキストをあいまいに検索します。
「テキストの正確な検索」は、固定名を別の固定名に置き換えるなど、まったく同じ単語を検索するのに適しています。 「式を使ってテキストをあいまいに探す」は、規則的ではあるが全く同じではない内容を探すのに適している。 たとえば、BOTとELAは異なるテキストですが、3桁の大文字の英語のルールに従っています60と5は異なる数字ですが、連続した数字というルールに従っています。
操作手順4: 検索するキーワードのリストを設定します
左側の「検索するキーワードのリスト」で、一致する内容を行ごとに1つのルールで入力します。 例には、次の2行が入力されています
- [A-Z]{3}: 3桁の大文字のアルファベットにマッチします。
- \ D: 1つ以上の連続した数字にマッチします。
この2つのルールは、スクリーンショットの赤い矢印マークの典型的な内容をカバーすることができる。 例えばBOT、ELAは最初のルールにマッチし、60、5は2番目のルールにマッチします。 実際のオフィスファイルでは、特定の接頭辞番号、固定長コード、その他の規則的なテキストと一致するなど、独自の文書の内容に基づいて式を調整できます。
ルールが広いほど、マッチング範囲が大きくなることに注意してください。 例えば[A-Z]{3}すべての3桁の大文字の英語の文字にマッチします。BOTやELAだけにはマッチしません。 したがって、大量のファイルを正式に処理する前に、ルールが他のものを误って伤つけないことをテストドキュメントで确认する方が良いでしょう。
操作手順5: 置換後のキーワードリストの設定
右側の「置換されたキーワードリスト」に、各検索ルールに対応する置換結果を入力します。 例でも2行を入力します
- 第1行為A、左側の1行目に対応しています[A-Z]{3}。
- 第2行為B、左側の2行目に対応しています\ D。
ここの行番号の対応関係は非常に重要です。 ソフトウェアは、左右のリストの順序に基づいて、左側の1行目にマッチした内容を右側の1行目に置き換えます左側の2行目が一致する内容を右側の2行目の内容に置き換えます。 スクリーンショットの結果は、大文字の略語をAに、数字をBに置き換えるという設定に基づいています。
もし何かが交換された場合、内容が空いています。 そのため、使用する時には右側の列に記入して完全であることを確認し、あるものと一致する内容を意図的に削除しないようにします。 ある種類のテキストを削除する必要があるシーンには、空の交換が役に立つかもしれませんが、目標が指定された内容に交換されたら、対応結果を記入しなければなりません。
操作手順6: 次のステップに進み、保存場所を設定して実行します
ルール設定が完了したら、下部のをクリックします次へ。 一番上のステップから分かるように、次のステップには「保存場所の設定」と「処理の開始」があります。 Wordの内容を一括して置き換える場合、保存場所の設定は元のファイルが保存されているかどうかに関係するので、新しい出力場所を優先して処理結果を保存することをお勧めします。
スクリーンショットには保存場所ページと処理開始ページの具体的なボタンの詳細が表示されないため、ここではスクリーンショットに存在しないオプション名は展開しない。 実際の操作では、ウィザードに従って保存場所の設定を完了し、ファイルリストと置換ルールに間違いがないことを確認してから処理を開始するだけです。 処理が終わったら、出力されたWordファイルを開いて効果をチェックし、3桁の大文字と数字が期待どおりに置き換えられているかどうかを確認します。
よくある質問と注意事項
1.正規の公式はあまりにも多くの内容を置き換えませんか?可能です。 公式ルール自体はマッチング範囲を決定し、範囲が広いほど置換内容が多くなる。 たとえば、 [A-Z]{3} は、3桁の連続した大文字に遭遇すると一致します。 そのため、コピーファイルからテストを開始することをお勧めします。
2. docとdocxは同じ考え方で処理できますか?この例のファイル拡張子はdocxです。 実際に使う時は、そのままです。 Docxとdocxを同時に処理する場合は、ファイルの全てのファイルが正しくインポートされていることを確認してください。
3. 左右のリスト行数が一致しないのはどうしたらいいですか検索ルールと置換結果をできるだけ1対1で対応させなければならない。 左側に2つのルールがある場合、右側にも同じ順序で2つの置換内容を記入してください。 交換結果が予想と一致しない場合があります。
4.アルファベットの大文字と小文字を無視するようにチェックする必要がありますか?スクリーンショットでこのオプションがチェックされていません。 チェックするかどうかは、あなたのマッチング目標によって決まります。 大文字の略語のみを処理する場合は、厳密なルールを保持できます大文字と小文字を一致させたい場合は、実際の式とこのオプションを組み合わせて慎重に設定する必要があります。
5.一括処理前にバックアップを推奨するのはなぜですか?一括処理の利点は、一度に複数のファイルに影響を与えることですが、これは、エラー設定が複数のファイルに同時に影響を与えることを意味します。 元のファイルをバックアップするか、新しいフォルダに出力して、後続の校正とロールバックのスペースを確保できます。
まとめ: 重複したWord検索を一括処理ソフトに置き換える
以上の流れから、使用を見ることができる HeSoft Doc Batch Tool Wordキーワードを一括置換するのは複雑ではありません。Wordツールの「Wordのキーワードを検索して置換」に入ってから、複数のdocxファイルをインポートし、「式を使ってテキストをあいまいに検索」を選択します検索ルールと置換結果をそれぞれ入力し、最後に保存場所の設定を続けて処理を開始します。
Wordファイルを1つずつ開いて手動で検索するよりも、式のあいまい検索は、数字、コード、略語、番号などの規則的なテキストを処理するのに適しています。 多くのオフィス文書を整理する必要があるユーザーに対して、この方法は重複労働を著しく減らし、文書処理の整合性を高めることができる。 まず、少量のコピーファイルでルールを検証し、処理後の効果が期待通りであることを確認してから、完全なWordフォルダに適用することをお勧めします。