Face à la numérotation, l'abréviation anglaise, le nombre ou le code dans plusieurs documents Word, la recherche et la substitution ordinaires nécessitent souvent des opérations répétées. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez appliquer les règles de formule d'expression régulière à plusieurs fichiers doc et docx via la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word". Cet article combine les effets avant et après le traitement et l'interface d'exploitation pour expliquer comment importer des fichiers, sélectionner des formules pour trouver du texte, définir la liste de recherche et de remplacement, et rappeler aux utilisateurs de faire des sauvegardes et des tests de règles avant le traitement par lots.
De nombreux employés de bureau rencontreront des besoins similaires: il y a un lot de documents Word dans un dossier, qui contient un grand nombre de textes avec des formats similaires mais un contenu différent, tels que des abréviations de cours en anglais, des codes de projet, des numéros de document, des numéros de page, des numéros de montant, etc. Ce ne sont pas exactement les mêmes mots-clés, et ils ne peuvent pas être résolus par une recherche et une substitution ordinaires; si les fichiers docx ou doc sont ouverts un par un et modifiés manuellement, cela perdra beaucoup de temps et il est difficile de garantir que tous les fichiers sont remplacés complètement.
Cet article présente une méthode de traitement plus adaptée au travail en bloc: en utilisant" HeSoft Doc Batch Tool Dans la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", activez "Utiliser le flou de formule pour trouver du texte", utilisez des règles similaires aux caractères génériques des expressions régulières pour faire correspondre le contenu par lots, puis le remplacer par le résultat spécifié. Dans l'exemple, nous faisons correspondre les trois majuscules de plusieurs fichiers Word dans une catégorie, faisons correspondre les nombres dans une autre catégorie et remplacons respectivement A et B. Cela permet aux utilisateurs de ne pas avoir à lister des textes spécifiques tels que BOT, ELA, 60, 5, etc. un par un, mais de les remplacer en même temps selon les règles.
Scène applicable: Pourquoi plusieurs fichiers Word doivent être remplacés par lots par des règles
Lorsqu'il y a très peu de contenu à remplacer, recherchez la substitution directement dans Word. Cependant, dans le traitement de documents par lots, ce qui prend vraiment du temps, ce n'est souvent pas un seul remplacement, mais des actions telles que l'ouverture répétée du fichier, la confirmation de l'emplacement, la saisie de mots-clés et l'enregistrement et la fermeture. Surtout lorsque le nombre de fichiers atteint des dizaines, le fonctionnement manuel est non seulement lent, mais aussi sujet à des problèmes tels que des erreurs manquées, des erreurs et des versions chaotiques.
Remplacez le contenu Word par lots par règle pour les scénarios de bureau suivants:
- Plusieurs documents docx contiennent différents nombres qui nécessitent une substitution unifiée ou une désensibilisation.
- Il existe un grand nombre d'abréviations en majuscules dans les documents anglais, qui doivent être traitées selon des règles uniformes.
- Le code de projet, le numéro de cours et le numéro de formulaire dans le fichier modèle ont un format fixe et doivent être modifiés par lots.
- Vous devez définir plusieurs ensembles de règles de remplacement de recherche en même temps au lieu de les répéter un par un.
- J'espère réduire le nombre de fois que vous ouvrez des fichiers Word et transférer le traitement des documents répétitifs au logiciel bureautique.
HeSoft Doc Batch Tool Est un logiciel de bureau pour le traitement par lots de documents. À partir de la capture d'écran, vous pouvez voir qu'il fournit non seulement des substitutions de recherche Word, mais comprend également des outils tels que l'ajout de filigrane à Word, la suppression des blancs, la conversion en PDF, la conversion en Doc et la conversion en Docx. Cet article se concentre sur la fonction de remplacement par lots de mots clés Word, en se concentrant sur la manière d'utiliser les règles de formule pour améliorer l'efficacité du traitement.
Aperçu des effets: fichiers et contenu Word avant le traitement
Regardez d'abord l'état du fichier avant le traitement. Il y a 6 documents Word dans le dossier exemple, et les noms de fichiers sont 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. Cela montre que le but de cette tâche n'est pas de modifier un certain Word séparément, mais d'exécuter la même règle de remplacement pour un ensemble de fichiers docx.
Regardez à nouveau le contenu de l'un des documents Word. BOT apparaît dans le titer de la page et des textes tels que ELA et 60 apparaissent dans le texte principal. L'emplacement marqué par la flèche rouge est exactement le contenu typique à traiter cette fois: BOT et ELA appartiennent à trois lettres majuscules et 60 sont des nombres. Ils peuvent être respectivement par la formule[A-Z]{3}Et\ DPour correspondre.
Si vous n'utilisez pas les règles de formule, vous devez rechercher BOT, ELA et divers nombres comme mots-clés. Il peut y avoir plus de contenus similaires dans le document réel, et l'énumération manuelle deviendra de plus en plus compliquée. L'avantage d'utiliser des formules de caractère générique d'expressions régulières est d'abstraction du «texte spécifique» en «règles de correspondance», permettant au logiciel d'identifier automatiquement le contenu qualifié.
Effet post-traitement: trois majuscules et chiffres sont remplacés séparément
Une fois le traitement terminé, vous pouvez voir des marques jaunes dans plusieurs positions dans la capture d'écran. Les lettres majuscules originales telles que BOT et ELA ont été remplacées par A, et les chiffres originaux de 60 et 5 ont été remplacés par B. Le contenu correspondant dans le titer, le paragraphe du corps et la description de la liste a été modifié conformément à la même règle.
Ce résultat reflète les deux points clés de la substitution par lots: premièrement, le logiciel peut rechercher du contenu dans le document Word, pas seulement modifier le nom du fichier; deuxièmement, la condition de recherche peut être une règle de formule, pas limitée à des mots-clés fixes. Par conséquent, cette approche est plus efficace lorsque l'utilisateur doit normaliser, désensibiliser ou remplacer un grand nombre de fichiers doc, docx.
Étape 1: Trouver et remplacer la fonction dans l'outil Word
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Dans la navigation de gauche, sélectionnezOutils Word. Plusieurs fonctions de traitement par lots liées à Word seront affichées dans l'interface, dont la première carte de fonction estRechercher et remplacer des mots-clés dans WordLe texte de la description est "Rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word".
Le but de cette étape est d'entrer dans le module fonctionnel dédié à la recherche de remplacement de contenu Word. En haut de la capture d'écran, vous pouvez également voir l'entrée du tutoriel de recherche et plusieurs cartes d'outils, mais cette tâche doit simplement sélectionner "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word". Après être entré, le logiciel guidera l'utilisateur dans la sélection des fichiers, les paramètres des options de traitement, les paramètres de l'emplacement d'enregistrement et le début du traitement par étapes.
Pour les nouveaux utilisateurs, il est recommandé de clarifier l'objectif de ce remplacement: quels fichiers doivent être traités, quelles règles doivent être correspondantes et quel contenu remplacer. Ainsi, après être entré dans la page des paramètres, vous pouvez remplir la liste de recherche et la liste de remplacement plus rapidement.
Étape 2: Ajouter des fichiers Word, docx et vérifier la liste de traitement
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. L'interface est fournie en haut à droiteAjouter un fichierEtImporter des fichiers à partir d'un dossier. Si les fichiers sont dispersés à différents endroits, vous pouvez ajouter des fichiers; si tous les documents Word sont placés dans le même dossier, il est plus pratique d'utiliser l'importation à partir du dossier.
Dans la capture d'écran, 6 enregistrements ont été importés avec succès, nommés 1.docx à 6.docx, et le chemin est sous D:\ test \. La liste affiche également l'extension docx et indique l'heure de création et l'heure de modification. Après l'importation, vous devez vous concentrer sur trois éléments: si le nombre de fichiers est correct, si le chemin du fichier est correct et si l'extension répond aux attentes. Le bas indique que le nombre d'enregistrements est de 6, indiquant que les règles suivantes seront appliquées à ces 6 fichiers Word.
Si vous constatez une erreur d'importation de fichier, vous pouvez utiliser l'opération de suppression sur le côté droit de chaque ligne pour supprimer l'enregistrement correspondant; si vous devez sélectionner à nouveau, vous pouvez également utiliser le bouton de vidage de l'interface. Il est très important de vérifier la liste avant le traitement par lots, car une fois le traitement démarré, le logiciel effectue le remplacement uniformément selon la plage de la liste.
Étape 3: Activer le flou de formule pour trouver du texte
Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur le basProchaine étapeEntrez dans la deuxième étape "Définir les options de traitement". Dans "Définir les options de mot-clé", vous devez d'abord choisir la méthode de recherche. L'interface offre deux options, "Recherche précise du texte" et "Recherche flou du texte avec des formules". Étant donné que cet exemple nécessite une règle de caractère général utilisant une expression régulière, sélectionnezUtiliser le flou de formule pour trouver du texte.
"Recherche précise du texte" est plus approprié pour trouver exactement le même mot, par exemple en remplaçant un nom fixe par un autre nom fixe. Et "Utiliser des formules pour brouiller la recherche de texte" convient pour trouver un contenu régulier mais pas identique. Par exemple, BOT et ELA sont des textes différents, mais ils sont tous deux conformes à la règle de trois lettres anglaises majuscules; 60 et 5 sont des nombres différents, mais ils sont tous deux conformes à la règle des nombres consécutifs.
Étape 4: Définir la liste des mots-clés à rechercher
Dans la liste des mots clés à rechercher sur le côté gauche, suivez une règle par ligne pour remplir le contenu à correspondre. Deux lignes sont remplies dans l'exemple:
- [A-Z]{3}Correspond à trois lettres anglaises majuscules.
- \ DCorrespond à un ou plusieurs nombres consécutifs.
. Par exemple, BOT et ELA seront appariés par le premier règlement, et 60 et 5 seront appariés par le deuxième règlement. Pour les fichiers de bureau réels, vous pouvez utiliser votre propre formule de réglage du contenu du document, comme un numéro de préfixe spécifique, un code long fixe ou un autre texte régulier.
Il convient de noter que plus la règle est large, plus la plage de correspondance est grande. Par exemple[A-Z]{3}Correspondra à tous les trois lettres anglaises majuscules, et ne correspondra pas seulement à BOT ou ELA. Par conséquent, avant de traiter officiellement un grand nombre de documents, il est préférable d'utiliser le document de test pour confirmer que les règles ne neront pas accidentellement d'autres contenus.
Étape 5: Définir la liste des mots-clés après le remplacement
Dans la liste des mots clés remplacés à droite, indiquez le résultat de remplacement correspondant à chaque règle de recherche. Remplissez deux lignes de la même manière dans l'exemple:
- Comportement 1ACorrespond à la ligne 1 à gauche[A-Z]{3}.
- Comportement 2BCorrespond à la deuxième ligne à gauche\ D.
La correspondance des numéros de ligne ici est très importante. Selon l'ordre de la liste des côtés gauche et droit, le logiciel remplacera le contenu correspondant à la première ligne de gauche par le contenu de la première ligne de droite, et remplacera le contenu correspondant à la deuxième ligne de gauche par le contenu de la deuxième ligne de droite. Les résultats de la capture d'écran sont précisément basés sur ce paramètre: les abréviations majuscules sont remplacées par A et les nombres sont remplacés par B.
Si le contenu de remplacement d'une ligne est vide, vous pouvez voir la description "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer" dans l'invite de l'interface. Par conséquent, lors de l'utilisation, il est nécessaire de confirmer si la liste de droite est complète pour éviter de supprimer accidentellement certains contenus correspondants. Pour les scènes où vous devez supprimer un certain type de texte, une substitution vide peut être utile; mais si la cible est remplacée par un contenu spécifié, vous devez remplir le résultat correspondant.
Étape d'opération 6: Continuez à l'étape suivante, définir un stockage et exécuter
Une fois la règle définie, cliquez sur en basProchaine étape. Vous pouvez voir dans la barre d'étape supérieure que les étapes suivantes incluent "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Lors du remplacement par lots du contenu Word, l'emplacement d'enregistrement est lié à la question de savoir si le fichier d'origine est conservé. Par conséquent, il est recommandé de choisir un nouvel emplacement de sortie en premier pour enregistrer les résultats.
Étant donné que la capture d'écran ne montre pas les détails spécifiques du bouton pour enregistrer la page de position et commencer à traiter la page, ne pas développer le nom de l'option qui n'existe pas dans la capture d'écran. Dans la pratique, il vous suffit de suivre l'assistant pour continuer à terminer le réglage de l'emplacement de sauvegarde et de commencer le traitement après avoir confirmé que la liste de fichiers et les règles de remplacement sont correctes. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier Word de sortie pour vérifier l'effet et confirmer si les trois lettres majuscules et les chiffres ont été remplacés comme prévu.
Questions fréquemment posées et considérations
1. La formule régulière remplacera-t-elle trop de contenu?C'est possible. La règle de formule elle-même détermine la plage de correspondance. Plus la plage est large, plus il y a de contenu de remplacement. Par exemple, [A-Z]{3} peut correspondre tant qu'il rencontre trois majuscules consécutives. Il est donc recommandé de commencer le test à partir du fichier de copie.
2. docs et docx peuvent-ils être traités de la même manière?L'extension de fichier dans cette capture d'écran de l'exemple est docx. En utilisation réelle, vous pouvez confirmer la plage de fichiers en fonction de l'extension affichée dans la liste d'importation du logiciel. Si vous traitez à la fois doc et docx, vous devez d'abord vérifier si les fichiers ont été importés correctement.
3. Que dois-je faire si le nombre de lignes de la liste gauche et droite est incohérent?Essayez de garder les règles de recherche et les résultats de remplacement correspondants. S'il y a deux règles à gauche, les deux remplacements doivent également être remplis dans le même ordre à droite. Sinon, le résultat du remplacement est susceptible de ne pas correspondre aux attentes.
4. Besoin de cocher pour ignorer la casse de la lettre?Cette option n'est pas cochée dans la capture d'écran. Si vous cochez ou non dépend de votre objectif de match. Si vous souhaitez uniquement traiter les abréviations en majuscules, vous pouvez maintenir des règles strictes; si vous souhaitez que les majuscules et les minuscules correspondent, vous devez combiner la formule réelle et l'option pour la définir avec soin.
5. Pourquoi la sauvegarde est-elle recommandée avant le traitement par lots?L'avantage du traitement par lots est d'affecter plusieurs fichiers à la fois, mais cela signifie également que les paramètres d'erreur affectent plusieurs fichiers en même temps. La sauvegarde du fichier d'origine ou la sortie vers un nouveau dossier peut laisser de la place pour la relecture et le retour ultérieur.
Résumé: Remplacer la recherche Word en double par un logiciel de traitement par lots
Grâce au processus ci-dessus, vous pouvez voir l'utilisation HeSoft Doc Batch Tool Il n'est pas compliqué de remplacer les mots-clés Word par lots: entrez d'abord "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" dans l'outil Word, puis importez plusieurs fichiers docx, sélectionnez "Utiliser le flou de formule pour trouver du texte", remplissez la règle de recherche et le résultat du remplacement, et enfin continuez à définir l'emplacement de sauvegarde et à commencer le traitement.
Par rapport à la recherche manuelle de remplacement par l'ouverture de fichiers Word un par un, la recherche floue de formules est plus adaptée au traitement de texte régulier, tel que les nombres, les codes, les abréviations et les nombres. Pour les utilisateurs qui ont souvent besoin d'organiser un grand nombre de documents de bureau, cette méthode peut réduire considérablement la duplication du travail et améliorer la cohérence du traitement des fichiers. Il est recommandé de vérifier les règles avec un petit nombre de copies de fichiers, de confirmer que les résultats sont conformes aux attentes après le traitement, puis de les appliquer au dossier Word complet.