Angesichts von Nummern, englischen Abkürzungen, Zahlen oder Codes in mehreren Word-Dokumenten erfordert die normale Suche und Ersetzung häufig wiederholte Vorgänge. Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool , Sie können die Formel regeln des regulären Ausdrucks auf mehrere Doc-und Docx-Dateien über die Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" anwenden. In diesem Artikel werden die Effekte vor und nach der Verarbeitung und die Bedien oberfläche erläutert, wie Dateien importiert, Formeln zum Suchen von Text ausgewählt, Such-und Ersetzung listen festgelegt und Benutzer daran erinnert werden, vor der Stapel verarbeitung Sicherungs-und Regel tests durch zuführen.
Viele Büro mitarbeiter werden auf ähnliche Anforderungen stoßen: In einem Ordner befindet sich eine Reihe von Word-Dokumenten, die eine große Anzahl von Texten mit ähnlichen Formaten, aber unterschied lichen Inhalten enthalten, z. B. englische Kurs abkürzungen, Projekt codes, Dokument nummern, Seitenzahlen, Betrags nummern usw. Sie sind nicht genau die gleichen Schlüssel wörter und können nicht durch eine normale Suche gelöst werden. Wenn Sie Docx-oder Doc-Dateien einzeln öffnen und manuell ändern, wird viel Zeit verschwendet und es ist schwierig sicher zustellen, dass alle Dateien vollständig ersetzt werden.
In diesem Artikel wird eine besser geeignete Verarbeitung methode für Batch-Büros vorgestellt: Verwenden Sie" HeSoft Doc Batch Tool , Verwenden Sie "Verwenden Sie die verschwommenen Formeln, um den Text zu finden", und ersetzen Sie ihn dann durch ein benigtes Ergebnis. Im Beispiel,, vergleichen Sie die Zahlen in eine andere Kategorie und ersetzen Sie sie durch A und B. Auf diese Art können Benutzer BOT, ELA, 60, 5 und andere spezifische Texte nicht einzeln auflisten und diese gemäß den Vorschriften ersetzen.
Anwendbares Szenario: Warum mehrere Word-Dateien nach Regeln stapel weise ersetzt werden müssen
Wenn nur sehr wenig Inhalt zum Ersetzen vorhanden ist, suchen Sie direkt nach Ersetzen in Word. Bei der Stapel verarbeitung von Dokumenten ist der eigentliche zeit aufwändige Vorgang jedoch häufig kein einzelner Austausch, sondern das wiederholte Öffnen der Datei, das Bestätigen des Speicherorts, das Eingeben von Schlüssel wörtern sowie das Speichern und Schließen. Insbesondere wenn die Anzahl der Dateien Dutzende erreicht, ist der manuelle Vorgang nicht nur langsam, sondern auch anfällig für Probleme wie fehlende Änderungen, Fehler und Versions verwirrung.
Ersetzen Sie Word-Inhalte in Stapeln nach Regeln, die für folgende Office-Szenarien geeignet sind:
- Mehrere Docx-Dokumente enthalten unterschied liche Zahlen und erfordern eine einheitliche Ersetzung oder Desensi bilisierung.
- Es gibt eine große Anzahl von Abkürzungen in Großbuchstaben in englischen Materialien, die nach einheitlichen Regeln behandelt werden müssen.
- Der Projekt code, die Kurs nummer und die Formular nummer in der Vorlagen datei haben ein festes Format und müssen stapel weise geändert werden.
- Sie müssen mehrere Such-Substitution regeln gleichzeitig festlegen, anstatt sie einzeln zu wiederholen.
- Wir hoffen, die Häufigkeit des Öffnens von Word-Dateien zu verringern und die sich wiederholende Dokument verarbeitung an Office-Software zu übergeben.
HeSoft Doc Batch Tool Es ist eine Office-Software für die Stapel verarbeitung von Dokumenten. Wie Sie dem Screenshot entnehmen können, bietet er nicht nur die Suche und Ersetzung von Word, sondern enthält auch Tools wie das Hinzufügen von Wasser zeichen, das Löschen von Leerzeichen, das Konvertieren in PDF, das Konvertieren in Doc und das Konvertieren in Docx. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Stapel ersatz funktion von Word-Schlüssel wörtern und zeigt, wie Formel regeln verwendet werden, um die Verarbeitung effizienz zu verbessern.
Effekt vorschau: Datei und Word-Inhalt vor der Verarbeitung
Schauen Sie sich zunächst den Status der Datei vor der Verarbeitung an. Der Beispiel ordner enthält 6 Word-Dokumente mit den Dateinamen 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. Dies zeigt, dass das Ziel dieser Aufgabe nicht darin besteht, ein bestimmtes Word separat zu ändern, sondern dieselbe Ersatz regel für eine Reihe von Docx-Dateien auszuführen.
Schauen Sie sich den Inhalt eines dieser Word-Dokumente an. BOT erscheint im Seiten titel und ELA, 60 und andere Texte erscheinen im Text. Die mit dem roten Pfeil markierte Position ist genau der typische Inhalt, der diesmal verarbeitet werden soll: BOT und ELA gehören zu drei englischen Großbuchstaben und 60 zu Zahlen. Sie können jeweils durch die Formel[A-Z]{3}Und\ DPassende.
Wenn Sie die Formel regel nicht verwenden, müssen Sie BOT, ELA und verschiedene Zahlen als Schlüssel wörter verwenden. Es gibt möglicher weise mehr ähnliche Inhalte in tatsächlichen Dokumenten, und die künstliche Zusammenstellung wird immer komplizierter. Verwenden Sie reguläre Ausdrücke, um die Vorteile der Formeln zu erfüllen, und lassen Sie die Software den Inhalt der Konformität automatisch erkennen.
Effekt nach der Verarbeitung: Drei Großbuchstaben und Ziffern werden separat ersetzt
Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, sehen Sie im Screenshot eine gelbe Markierung an mehreren Stellen. Die ursprünglichen drei Großbuchstaben wie BOT und ELA wurden durch A und die ursprünglichen Zahlen wie 60 und 5 durch B ersetzt. Der passende Inhalt in Titel, Text absätzen und Listen beschreibungen wurde gemäß derselben Regel geändert.
Dieses Ergebnis spiegelt zwei wichtige Punkte der Stapel ersetzung wider: Erstens kann die Software den Inhalt in einem Word-Dokument finden, anstatt nur den Dateinamen zu ändern, und zweitens kann die Such bedingung eine Formel regel sein, die nicht auf feste Schlüssel wörter beschränkt ist. Daher ist dieser Ansatz effizienter, wenn Benutzer eine große Anzahl von Doc-und Docx-Dateien für die Inhalts standard isierung, Desensi bilisierung oder das Ersetzen von Vorlagen benötigen.
Schritt 1: Suchen und Ersetzen der Funktion im Word-Tool
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie in der linken NavigationWord-Tools. In der Benutzer oberfläche werden mehrere Word-bezogene Stapel verarbeitung funktionen angezeigt, von denen die erste Funktions karte istSuchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in WordDer Beschreibung stext lautet "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Word-Datei inhalt in großen Mengen".
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, das Funktions modul aufzurufen, das speziell für die Suche und Ersetzung von Word-Inhalten verwendet wird. Oben im Screenshot sehen Sie auch den Such-Tutorial-Eintrag und mehrere Werkzeug karten. Für diese Aufgabe müssen Sie jedoch nur "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" auswählen. Nach der Eingabe führt die Software den Benutzer gemäß den Schritten durch die Datei auswahl, die Einstellung der Verarbeitung optionen, die Einstellung des Speicherorts und den Beginn der Verarbeitung.
Für neue Benutzer wird empfohlen, zunächst die Ziele dieses Ersatzes zu klären: welche Dateien verarbeitet werden sollen, welche Regeln übereinstimmen sollen und welche Inhalte ersetzt werden sollen. Auf diese Weise können Sie nach dem Aufrufen der Einstellungs seite die Such liste und die Ersatz liste schneller ausfüllen.
Schritt 2: Fügen Sie Word-und Docx-Dateien hinzu und überprüfen Sie die Verarbeitung liste
Nach dem Aufrufen der Funktions seite ist der erste Schritt die Auswahl der Datensätze, die verarbeitet werden müssen. Die Benutzer oberfläche ist oben rechts verfügbarDateien hinzufügenUndDateien aus Ordnern importieren. Wenn die Dateien an verschiedenen Speicherorten verstreut sind, können Sie Dateien hinzufügen. Wenn sich alle Word-Dokumente im selben Ordner befinden, ist die Verwendung des Imports aus dem Ordner bequemer.
6 Datensätze wurden erfolgreich in das Diagramm importiert, die Namen lauten 1.docx bis 6.docx und die Wege sind alle unter D:\ test \. In der Tabelle wird auch der Erweiterungs name docx angezeigt und die Erstellung szeit und die Änderungs zeit werden aufgeführt. Nach der Einführung müssen drei Punkte überprüft werden: ob die Anzahl der Dateien korrekt ist, der Datei pfad korrekt ist und der Name der Erweiterung den Erwartungen entspricht. Die Anzahl der im unteren Teil angezeigten Aufzeichnungen beträgt 6, und die folgenden Regeln werden in diesen 6 Word-Dateien verwendet.
Wenn Sie einen Datei import fehler feststellen, können Sie den Lösch vorgang auf der rechten Seite jeder Zeile verwenden, um den entsprechenden Datensatz zu entfernen. Wenn Sie ihn erneut auswählen müssen, können Sie auch die Schaltfläche Löschen auf der Benutzer oberfläche verwenden. Es ist sehr wichtig, die Liste vor der Stapel verarbeitung zu überprüfen, da die Software nach Beginn der Verarbeitung einheitlich Ersetzungen gemäß dem Listen umfang durchführt.
Schritt 3: Aktivieren Sie die Formel unschärfe, um Text zu finden
Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Datei liste korrekt ist, klicken Sie unten aufWeiter, Gehen Sie zum zweiten Schritt "Verarbeitung optionen festlegen". In "Keyword-Optionen festlegen" müssen Sie zunächst die Such methode auswählen. Die Benutzer oberfläche bietet zwei Optionen: "Text genau suchen" und "Text mit Formel unschärfe suchen". Da in diesem Beispiel Platzhalter regeln mit regulären Ausdrücken verwendet werden müssen, wählen SieText mit Formel unschärfe finden.
, Zum Beispiel den festen Namen durch einen anderen festen Namen ersetzen. . Zum Beispiel sind BOT und ELA andere Texte, aber beide erfüllen die Regel des englischen Alphabets, 60 und 5 sind andere Zahlen, aber beide erfüllen die Regel der kontinuier lichen Zahlen.
Schritt 4: Legen Sie die Liste der zu suchen den Schlüssel wörter fest
Füllen Sie in der linken "Liste der zu suchen den Schlüssel wörter" eine Regel pro Zeile aus, die übereinstimmen soll. Im Beispiel sind zwei Zeilen ausgefüllt:
- [A-Z]{3}: Passen Sie drei englische Großbuchstaben an.
- \ D: Passen Sie eine oder mehrere aufeinander folgende Zahlen an.
Diese beiden Regeln können den typischen Inhalt der roten Pfeil markierung im Screenshot abdecken. Beispiels weise werden BOT und ELA durch die erste Regel und 60 und 5 durch die zweite Regel abgeglichen. Bei tatsächlichen Office-Dateien können Sie die Formel an den Inhalt Ihres Dokuments anpassen, z. B. an eine bestimmte Präfix nummer, einen Code mit fester Länge oder einen anderen regulären Text.
Es ist zu beachten, dass der Übereinstimmung bereich umso größer ist, je breiter die Regel ist. Zum Beispiel[A-Z]{3}Wird mit allen drei englischen Großbuchstaben übereinstimmen, nicht nur mit BOT oder ELA. Daher ist es vor der formellen Verarbeitung einer großen Anzahl von Dokumenten am besten, das Test dokument zu verwenden, um zu bestätigen, dass die Regeln andere Inhalte nicht versehen tlich verletzen.
Schritt 5: Legen Sie die Liste der ersetzten Schlüssel wörter fest
Füllen Sie in der Liste der ersetzten Schlüssel wörter auf der rechten Seite das Ersetzung serge bnis aus, das jeder Such regel entspricht. Füllen Sie im Beispiel auch zwei Zeilen aus:
- Verhalten 1.A.Entspricht der ersten Zeile links[A-Z]{3}.
- Verhalten 2.B.Entspricht der zweiten Zeile links\ D.
Die Zeilennummer korrespondenz ist hier sehr wichtig. Die Software ersetzt den Inhalt, der mit der ersten Zeile auf der linken Seite überein stimmt, durch den Inhalt der ersten Zeile auf der rechten Seite gemäß der Reihenfolge der linken und rechten Seite der Liste und ersetzt den Inhalt, der mit der zweiten Zeile auf der linken Seite überein stimmt, durch die zweite Zeile auf der rechten Seite. Das Ergebnis im Screenshot basiert genau auf dieser Einstellung: Das Kürzel in Großbuchstaben wird durch A ersetzt, die Zahl durch B.
Wenn der Ersetzung inhalt einer bestimmten Zeile leer ist, sehen Sie in der Eingabe aufforderung der Benutzer oberfläche die Beschreibung "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen". Überprüfen Sie daher, ob die Liste auf der rechten Seite bei der Verwendung vollständig ausgefüllt ist, um zu vermeiden, dass einige übereinstimmende Inhalte versehen tlich gelöscht werden. Für Szenen, in denen eine bestimmte Text klasse gelöscht werden muss, kann eine leere Ersetzung nützlich sein. Wenn das Ziel jedoch darin besteht, den angegebenen Inhalt zu ersetzen, müssen Sie das entsprechende Ergebnis eingeben.
Schritt 6: Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort, legen Sie den Speicherort fest und führen Sie ihn aus
Klicken Sie nach dem Einstellen der Regel unten aufWeiter. Aus der oberen Schritt leiste ist ersichtlich, dass die nächsten Schritte "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" umfassen. Beim Ersetzen von Word-Inhalten in großen Mengen hängt die Einstellung des Speicherorts davon ab, ob die Original datei beibehalten wird. Daher wird empfohlen, einen neuen Ausgabe ort zum Speichern der Verarbeitung sergeb nisse auszuwählen.
Da der Screenshot nicht die spezifischen Tasten details der Speicherort-Seite und der Start verarbeitung seite enthält, werden die im Screenshot nicht vorhandenen Options namen hier nicht erweitert. Befolgen Sie im tatsächlichen Betrieb nur den Assistenten, um die Einstellungen für den Speicherort abzuschließen, und beginnen Sie mit der Verarbeitung, nachdem Sie bestätigt haben, dass die Datei liste und die Ersatz regeln korrekt sind. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ausgabe Word-Datei, um den Effekt zu überprüfen und zu bestätigen, ob die drei Großbuchstaben und Zahlen wie erwartet ersetzt wurden.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Ersetzt die reguläre Formel nicht zu viel Inhalt?Es ist möglich. Die Formel regel selbst bestimmt den Übereinstimmung bereich. Je breiter der Bereich, desto mehr Substitutionen. Zum Beispiel kann [A-Z]{3} übereinstimmen, solange drei aufeinander folgende Großbuchstaben auftreten. Daher wird empfohlen, den Test mit einer Kopie der Datei zu beginnen.
2. Können doc und docx auf die gleiche Weise behandelt werden?Die Datei erweiterung in diesem Beispiel ist docx. Bei der tatsächlichen Verwendung kann der Datei bereich anhand der in der Software import liste angezeigten Erweiterungen bestätigt werden. Wenn Sie sowohl Doc als auch Docx verarbeiten, sollten Sie zuerst prüfen, ob die Dateien korrekt importiert wurden.
3. Was soll ich tun, wenn die Anzahl der Zeilen in der linken und rechten Liste nicht konsistent ist?Versuchen Sie, eine Eins-zu-Eins-Korrespondenz zwischen den Such regeln und dem Ersetzung serge bnis beizu behalten. Wenn es auf der linken Seite zwei Regeln gibt, sollte die rechte Seite auch zwei Ersetzungen in der gleichen Reihenfolge ausfüllen. Andernfalls kann es vorkommen, dass das Ersetzung serge bnis nicht mit den Erwartungen überein stimmt.
4. Müssen Sie die Groß-und Kleinschreibung ignorieren?Diese Option ist im Screenshot nicht aktiviert. Ob Sie ankreuzen, hängt von Ihrem Matching-Ziel ab. Wenn Sie sich nur mit Großbuchstaben befassen möchten, können Sie strenge Regeln einhalten. Wenn Sie sowohl Groß-als auch Kleinschreibung anpassen möchten, müssen Sie die tatsächliche Formel und die Option sorgfältig festlegen.
5. Warum wird eine Sicherung vor der Stapel verarbeitung empfohlen?Der Vorteil der Stapel verarbeitung besteht darin, dass mehrere Dateien gleichzeitig betroffen sind. Dies bedeutet jedoch auch, dass die falsche Einstellung mehrere Dateien gleichzeitig betrifft. Sichern Sie die Original datei oder geben Sie sie in einen neuen Ordner aus, um Platz für das anschließende Korrektur lesen und Zurückgeben zu schaffen.
Zusammenfassung: Geben Sie die doppelte Word-Suche und den Ersatz an die Stapel verarbeitung software
Nach dem obigen Prozess können Sie die Verwendung sehen HeSoft Doc Batch Tool Das Batch-Ersetzen von Word-Schlüssel wörtern ist nicht kompliziert: Geben Sie zuerst im Word-Tool "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" ein, importieren Sie dann mehrere Docx-Dateien, wählen Sie "Text mit Formel fuzzy suchen", geben Sie die Such regeln und das Ersetzung serge bnis separat ein und setzen Sie schließlich den Speicherort fort und beginnen Sie mit der Verarbeitung.
Im Vergleich zum manuellen Suchen und Ersetzen von Word-Dateien nacheinander eignet sich die Formel-Fuzzy-Suche besser für den Umgang mit regelmäßigem Text wie Zahlen, Codes, Abkürzungen und Nummern. Für Benutzer, die häufig eine große Anzahl von Office-Dokumenten organisieren müssen, kann diese Methode Doppel arbeit erheblich reduzieren und die Konsistenz der Datei verarbeitung verbessern. Es wird empfohlen, zuerst eine kleine Kopie der Datei zu verwenden, um die Regeln zu überprüfen, zu bestätigen, dass der Effekt nach der Verarbeitung den Erwartungen entspricht, und dann auf den vollständigen Word-Ordner anzuwenden.