Cuando es necesario agregar un sello PASSED, revisado o archivado a la última página de un gran número de PDF, la operación manual puede llevar mucho tiempo. Este artículo explica cómo usar los efectos antes y después del procesamiento y las capturas de pantalla de la operación del software. HeSoft Doc Batch Tool Importe archivos PDF por lotes, configure para procesar solo la última página y agregue una imagen de sello en una posición fija para ayudar a los usuarios a completar rápidamente el sello por lotes de la última página de PDF.
En las tareas de revisión, capacitación, archivo y entrega, a menudo es necesario colocar un sello de estado en la última página del PDF. Por ejemplo, agregue "PASSED" después de que se apruebe la revisión de datos, agregue "archivado" antes de archivar el archivo y agregue "revisado" después de completar el proceso interno. Si cada PDF se abre manualmente, se pasa a la última página, se inserta un sello y se guarda, el procesamiento de 10 archivos puede ser aceptable, lo que reduce significativamente la eficiencia al procesar docenas o incluso cientos de archivos.
Este artículo se basa en HeSoft Doc Batch Tool Por ejemplo, describe cómo agregar sellos PASSED a la última página del PDF en lotes. El software está posicionado para el procesamiento por lotes de documentos de oficina y es adecuado para concentrar una gran cantidad de operaciones de archivos duplicados en un proceso. A través de los pasos de este artículo, puede comprender el efecto antes y después del procesamiento y dominar el proceso completo desde la función de selección, la importación de PDF, la configuración del rango de la última página, la selección de la imagen del sello y la salida por lotes.
Escenario aplicable: por qué agregar sellos PASSED a la última página de PDF en lotes
Los sellos PASSED se utilizan a menudo para indicar que un documento ha sido revisado, probado o revisado. Sellos similares incluyen "APPROVED", "confirmado", "completado", "archivado", etc. Por lo general, no necesitan aparecer en cada página, sino solo en la última página o en la página de firma, como una identificación unificada del estado del documento.
La adición de sellos por lotes es adecuada para los siguientes escenarios: las instituciones de capacitación procesan los archivos PDF de las tareas de los estudiantes por lotes; el departamento de inspección de calidad agrega un sello de aprobación a la última página del informe de prueba PDF; el personal administrativo agrega una marca de revisión a los materiales de aprobación; el equipo del proyecto agrega un sello de confirmación al documento de entrega; el personal de archivos organiza el archivo PDF completado con un capítulo de archivo.
Los requisitos comunes de estos escenarios son la eficiencia y la consistencia. El sello manual puede causar diferentes tamaños de sellos, diferentes ubicaciones e incluso perder algunos documentos. Con el software de oficina de procesamiento por lotes, puede hacer que todos los archivos PDF terminen de sellar la última página de acuerdo con las mismas reglas.
Vista previa de efectos: Diferencia entre PDF antes y después del procesamiento
Antes del procesamiento: varios archivos PDF aún no han agregado sellos
Hay 4 archivos PDF en la carpeta antes del procesamiento, a saber, 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf y 4.pdf. Todos deben agregar sellos de acuerdo con las mismas reglas. Si se maneja de la manera tradicional, debe repetir la operación uno por uno.
Después de abrir el PDF y ver la última página, puede ver que el contenido de la página es contenido de documento normal y no hay sello en el área inferior derecha. La flecha en la captura de pantalla indica la posición del sello a la que se prestará atención. En este punto, el PDF todavía está sin sellar.
Después del procesamiento: la última página muestra con éxito el sello PASSED
Después de completar el procesamiento por lotes, abra la última página del PDF y verá que el sello verde PASSED se ha agregado al área inferior de la página. El sello tiene un efecto de inclinación, que es visualmente llamativo y adecuado como logotipo de aprobación.
Desde el punto de vista del efecto, el sello se agrega a la última página, no a cada página. Esto es muy importante para escenas de oficina que solo necesitan identificar el estado del documento en la última página, y puede evitar que el sello interfiera con la lectura del texto.
Pasos de operación: en HeSoft Doc Batch Tool Agregar sellos PDF en lotes
Paso uno: encontrar la función "Agregar sello a PDF"
Abrir HeSoft Doc Batch Tool , Seleccione "Herramientas PDF" en el lado izquierdo. A la derecha se muestran varias funciones de procesamiento de PDF. Según la captura de pantalla, seleccione el elemento 7 "Agregar sello a PDF", que se describe como "Agregar sello a PDF por lotes".
El propósito de este paso es ingresar al proceso dedicado al sello de PDF. Dado que este artículo requiere agregar sellos PASSED en lugar de convertir PDF, eliminar páginas o agregar marcas de agua normales, debe seleccionar Agregar sellos a PDF.
Paso 2: Añadir el PDF pendiente a la lista de tareas
Al ingresar a la página "Agregar sello a PDF", lo primero que ve es "Seleccionar registros para procesar". En la parte superior de la página hay botones "Agregar archivo" e "Importar archivo desde una carpeta". Si el número de archivos es pequeño, puede agregar archivos directamente; si el PDF ya está concentrado en la misma carpeta, se recomienda importar desde la carpeta, lo cual es más rápido.
Se han importado 4 PDF en la captura de pantalla y la lista muestra el nombre del archivo, la ruta, la extensión, la hora de creación y la hora de modificación. El resumen inferior muestra que el número de registros es 4. Antes del procesamiento formal, debe confirmar que el número y el nombre del archivo son correctos. Si hay archivos que no necesitan ser procesados, puede eliminarlos a través de la columna de acción.
Después de confirmar que es correcto, haga clic en "Siguiente" en la parte inferior para ingresar a la configuración de opciones de procesamiento. Este diseño de proceso ayuda a los usuarios a completar las tareas por lotes en orden y reduce la probabilidad de configuraciones faltantes.
Paso 3: establezca el rango de procesamiento en la última página
En la página Establecer opciones de procesamiento, primero configure el alcance del procesamiento. La interfaz proporciona opciones como "Todas las páginas", "Las primeras páginas", "Las últimas páginas", "Páginas impares", "Páginas pares" y "Personalización". Lo que se debe lograr en este tutorial es agregar sellos PASSED en lotes a la última página del PDF, así que seleccione "Varias páginas al final".
Complete 1 en "Rango" a continuación, lo que significa que solo se procesa la última página. La ventaja de esta configuración es que no hay necesidad de preocuparse por cuántas páginas tiene cada PDF. El software ubicará automáticamente la página final para cada archivo y agregará el sello a la ubicación correspondiente.
Paso 4: Seleccione el tipo de sello normal e importe la imagen PASSED
Continúe buscando "Tipo de sello" en la página de configuración. La selección de la captura de pantalla es "Normal". Luego haga clic en "Seleccionar archivo" en "Imagen del sello" para importar la imagen del sello PASSED preparada de antemano. La interfaz muestra "1 archivo seleccionado", lo que indica que la imagen del sello se ha cargado.
Para obtener mejores resultados, se recomienda que la imagen del sello sea clara y de alto contraste, evitando demasiados bordes en blanco. Si el sello es un sello de la empresa o un sello de auditoría, también debe asegurarse de que la fuente de la imagen sea correcta y el contenido cumpla con las especificaciones de uso interno.
Paso 5: Seleccione una posición fija y colóquela uniformemente en la parte inferior derecha de la página
En la configuración de "Ubicación", la captura de pantalla muestra que se ha seleccionado "Posición fija" y se ha marcado la esquina inferior derecha en la cuadrícula de nueve cuadrados. La posición fija es una configuración muy práctica al sellar lotes, ya que permite que el sello de cada PDF sea consistente.
Si la esquina inferior derecha de la última página del PDF es la firma, el número de página o el texto importante, puede seleccionar un área fija diferente según el diseño de la página real. Es más seguro verificar uno o dos archivos PDF de muestra antes del procesamiento para confirmar que el sello no bloqueará la información clave.
Paso 6: Ajuste el efecto de sello para que la pantalla PASSED sea más adecuada
El área de efectos de la derecha contiene ajustes como el ángulo de rotación, los márgenes de recorte, la opacidad, la reducción o la ampliación. El sello PASSED en la captura de pantalla procesada presenta un efecto de inclinación, que suele estar más cerca de la experiencia visual del sello real y es más llamativo.
Si el sello es demasiado grande, se puede reducir mediante la configuración relacionada con el zoom; si el sello es demasiado claro, se puede ajustar el grado de opacidad; si hay muchos espacios en blanco alrededor del material del sello, puede considerar recortar el borde en blanco. Los parámetros reales deben determinarse en función de la imagen del sello y el diseño del PDF.
Paso 7: Establecer la ubicación de salida y realizar el procesamiento por lotes
Después de completar la configuración del rango del sello, la imagen, la ubicación y el efecto, haga clic en "Siguiente". De acuerdo con las indicaciones del proceso, debe establecer la ubicación de guardado y luego comenzar el procesamiento. Se recomienda exportar a una carpeta separada para distinguir fácilmente del PDF original. Por ejemplo, puede crear una nueva carpeta "PDF sellado" para almacenar los resultados del procesamiento.
Después de comenzar el procesamiento, el software procesa cada PDF en lotes por lista de tareas. Una vez completado el procesamiento, abra el archivo de salida para ver si aparece el sello PASSED en la última página y confirme que la posición, el tamaño y la nitidez cumplen los requisitos.
Preguntas y precauciones frecuentes
1. ¿Se puede reemplazar el sello PASSED por otro sello?
Puede. La captura de pantalla de este artículo muestra el efecto PASSED, pero siempre que seleccione otra imagen en la "Imagen del sello", puede agregar diferentes sellos, como el sello revisado, archivado y de la empresa. La clave es preparar la imagen del sello con anticipación.
2. ¿Puedo agregar sellos a la cuenta regresiva de varias páginas?
Desde la configuración de la interfaz, las "últimas páginas" y el cuadro de entrada "rango" pueden controlar el número de páginas procesadas al final. Este artículo completa 1 porque solo se procesa la última página. Si la empresa necesita procesar varias páginas al final, puede ajustar el valor de acuerdo con las necesidades reales.
3. ¿Por qué no sobrescribir directamente el PDF original?
El procesamiento por lotes implica varios archivos. Una vez que la configuración del parámetro no es adecuada, sobrescribir el archivo original aumentará la dificultad de recuperación. Se recomienda enviar primero a una nueva carpeta y verificarla antes de usarla para archivar, enviar o entregar.
4. ¿Cómo evitar la posición inadecuada del sello?
Se recomienda probar primero con una pequeña cantidad de PDF, especialmente con diferentes diseños. Después de confirmar que el sello no oscurece el cuerpo, la tabla, la firma o el número de página, todos los archivos se procesan en lotes.
Resumen: complete rápidamente el sello de la última página de PDF con la herramienta de procesamiento por lotes
La adición masiva de sellos PASSED en la última página del PDF es un requisito de oficina típico de alta repetición. HeSoft Doc Batch Tool Con la función "Agregar sello a PDF", la importación de archivos, el rango de página, la imagen del sello, la ubicación y la configuración del efecto se centralizarán en un proceso, de modo que los usuarios no tengan que abrir el PDF uno por uno.
Si está procesando una gran cantidad de informes de auditoría, materiales de capacitación, archivos archivados o documentos de entrega, puede organizar los archivos PDF de acuerdo con el método de este artículo, luego seleccionar "las últimas páginas" y completar 1, importar la imagen del sello PASSED, establecer una posición fija y luego hacer lotes. salida. Esto no solo mejorará la velocidad de procesamiento, sino que también asegurará que la última página de cada PDF sea más uniforme.