Lorsque vous devez ajouter un tampon PASSED, audité ou archivé à un grand nombre de dernières pages de PDF, l'opération manuelle prend beaucoup de temps. Cet article explique comment utiliser les captures d'écran avant et après le traitement des effets et des opérations logicielles HeSoft Doc Batch Tool Importer des PDF par lots, définir le traitement d'une seule page à la fin et ajouter des images de tampon à un emplacement fixe pour aider les utilisateurs à compléter rapidement le sceau par lots de la dernière page PDF.
Dans les travaux d'audit, de formation, d'archivage et de livraison, la dernière page de PDF nécessite souvent un tampon d'état. Par exemple, une fois les données approuvées, ajoutez «PASSED», «archivée» avant l'archivage et «auditée» après l'achèvement du processus interne. Si chaque PDF est ouvert manuellement, tourné vers la dernière page, inséré un tampon et enregistré, le traitement de 10 fichiers peut être acceptable, et le traitement de dizaines voire de centaines de fichiers réduira considérablement l'efficacité.
Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool Par exemple, décrit comment ajouter par lots un tampon PASSED sur la dernière page d'un PDF. Le logiciel est positionné pour le traitement par lots de documents de bureau, adapté pour concentrer un grand nombre d'opérations de fichiers en double en un seul processus. Grâce aux étapes de cet article, vous pouvez comprendre les effets avant et après le traitement, et maîtriser le processus complet de la sélection des fonctions, de l'importation de PDF, de la définition de la dernière plage de page, de la sélection des images de tampon à la sortie par lots.
Scène applicable: Pourquoi ajouter par lots un tampon PASSED à la dernière page PDF
Le tampon PASSED est souvent utilisé pour indiquer que le document a réussi l'inspection, le test ou l'audit. Des timbres similaires incluent également "APPROVED", "Confirmé", "Terminé" et "Archivé". Ils n'ont généralement pas besoin d'apparaître sur chaque page, mais seulement sur la dernière page ou sur la page de signature en tant qu'identification unifiée de l'état du document.
L'ajout de timbres par lots convient aux scénarios suivants: les établissements de formation traitent les devoirs des étudiants PDF par lots; le service d'inspection de la qualité ajoute un tampon d'approbation à la dernière page du rapport d'inspection PDF; le personnel administratif ajoute une marque d'examen aux documents d'approbation; l'équipe de projet ajoute un tampon de confirmation au document de livraison; le personnel d'archives ajoute un chapitre d'archivage au fichier PDF terminé.
L'efficacité et la cohérence sont des exigences communes à ces scénarios. L'estampage manuel peut entraîner des tailles de tampon différentes, des emplacements différents et même une omission de certains fichiers. En utilisant un logiciel bureautique de traitement par lots, tous les fichiers PDF peuvent être tamponné conformément à la même règle.
Aperçu des effets: Différences PDF avant et après traitement
Avant le traitement: plusieurs fichiers PDF n'ont pas ajouté de tampon
Il y a 4 fichiers PDF dans le dossier avant le traitement, à savoir 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf et 4.pdf. Ils doivent tous être ajoutés selon les mêmes règles. Si vous le traitez de manière traditionnelle, vous devez répéter l'opération fichier par fichier.
Après avoir ouvert le PDF, regardez la dernière page et vous pouvez voir que le contenu de la page est un contenu de document normal, sans tampon dans la zone inférieure droite. La flèche dans la capture d'écran indique la position estampillée sur laquelle vous vous concentrerez. À ce stade, le PDF est toujours dans un état non tamponné.
Après le traitement: la dernière page affiche avec succès le tampon PASSED
Une fois le traitement par lots terminé, ouvrez la dernière page du PDF et vous pouvez voir que le tampon vert PASSED a été ajouté à la zone inférieure de la page. Le tampon a un effet d'inclinaison, ce qui est plus accrocheur visuellement et convient comme un signe d'examen.
Du point de vue de l'effet, le tampon est ajouté à la dernière page au lieu de chaque page. Ceci est très important pour les scènes de bureau qui n'ont besoin que d'identifier l'état du document sur la dernière page, afin d'éviter que le tampon n'interfère avec la lecture du texte principal.
Étapes de l'opération: dans HeSoft Doc Batch Tool Ajouter un tampon PDF en vrac
Étape 1: Trouvez la fonction "Ajouter un tampon PDF"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Sur le côté gauche, sélectionnez "Outils PDF". Plusieurs fonctions de traitement PDF s'affichent à droite. Selon la capture d'écran, sélectionnez l'élément 7 "Ajouter un tampon au PDF", qui est décrit comme "Ajouter un tampon au PDF par lots".
Le but de cette étape est d'entrer dans le processus de traitement dédié au tampon PDF. Étant donné que cet article nécessite l'ajout d'un tampon PASSED au lieu de convertir le format PDF, de supprimer des pages ou d'ajouter des filigranes ordinaires, sélectionnez «Ajouter un tampon PDF».
Étape 2: Ajouter le PDF en attente à la liste des tâches
Après être entré dans la page "Ajouter un tampon au PDF", la première chose que vous voyez est "Sélectionner les enregistrements à traiter". En haut de la page se trouvent les boutons "Ajouter un fichier" et "Importer un fichier à partir d'un dossier". Si le nombre de fichiers est faible, vous pouvez ajouter des fichiers directement; si les fichiers PDF sont déjà centralisés dans le même dossier, il est recommandé d'importer à partir du dossier plus rapidement.
4 PDF ont été importés dans la capture d'écran et la liste montre le nom de fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Le résumé inférieur indique que le nombre d'enregistrements est de 4. Avant le traitement formel, vous devez confirmer que le nombre de documents et le nom sont corrects. Si vous avez des fichiers qui n'ont pas besoin d'être traités, vous pouvez les supprimer via la colonne d'action.
Après confirmation, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres des options de traitement. Cette conception de processus aide les utilisateurs à effectuer des tâches par lots dans l'ordre et réduit la probabilité d'omission des paramètres.
Étape 3: Réglez la plage de traitement sur la dernière page
Sur la page Définir les options de traitement, configurez d'abord la plage de traitement. L'interface offre des options telles que "Toutes les pages", "Quelques pages en face", "Quelques pages en fin", "Pages impaires", "Pages paires", "Personnalisation" et ainsi de suite. Ce que vous voulez implémenter dans ce didacticiel est l'ajout en masse de timbres PASSED sur la dernière page du PDF, donc sélectionnez "Quelques pages à la fin".
Remplissez 1 "Gamme" ci-dessous, ce qui signifie que seule la dernière page est traitée. L'avantage de cette configuration est de ne pas se soucier du nombre de pages que chaque PDF possède. Le logiciel localisera automatiquement la page finale pour chaque fichier et ajoutera le tampon à l'emplacement correspondant.
Étape 4: Choisissez un type de tampon normal et importez une image PASSED
Continuez à trouver "Type de tampon" dans la page des paramètres. La sélection dans la capture d'écran est "normale". Cliquez ensuite sur "Sélectionner un fichier" à "Image du tampon" pour importer l'image du tampon PASSED préparée à l'avance. L'interface affiche "1 fichier sélectionné" indiquant que l'image du tampon a été chargée.
Afin d'obtenir de meilleurs résultats, il est recommandé que l'image du tampon soit claire et que le contraste soit élevé, afin d'éviter trop de bords blancs. Si le tampon est un sceau d'entreprise ou un sceau d'examen, assurez-vous également que la source de l'image est correcte et que le contenu est conforme aux spécifications d'utilisation interne.
Étape 5: Choisissez une position fixe et placez-la en bas à droite de la page
Dans les paramètres "Position", la capture d'écran montre que "Position fixe" a été sélectionnée et cochez la position en bas à droite dans la grille des neuf carrés. La position fixe est un paramètre très pratique lors du tamponnement par lots, car elle permet de garder les sceaux de chaque PDF cohérents.
Si le coin inférieur droit de votre dernière page PDF se trouve être une signature, un numéro de page ou un corps important, vous pouvez choisir une autre zone fixe en fonction de la mise en page réelle. Il est plus sûr de vérifier un ou deux échantillons de PDF avant le traitement pour confirmer que le tampon ne bloquera pas les informations clés.
Étape 6: Ajuster l'effet du tampon pour rendre l'affichage PASSED plus approprié
La zone "Effets" sur la droite contient des paramètres tels que l'angle de rotation, le bord de recadrage vide, le degré d'opacité, la réduction ou l'amplification. Dans la capture d'écran traitée, le tampon PASSED présente un effet d'inclinaison, qui est généralement plus proche de l'expérience visuelle du sceau réel et plus accrocheur.
Si le tampon est trop grand, vous pouvez le réduire en zoomant; si le tampon est trop léger, l'opacité peut être ajustée; s'il y a beaucoup de blancs autour du matériau du tampon, vous pouvez envisager de recadrer le bord vide. Les paramètres réels doivent être déterminés en fonction de l'image du tampon et de la disposition PDF.
Étape 7: Définir la position de sortie et effectuer le traitement par lots
Cliquez sur "Suivant" après avoir terminé les réglages de la portée du tampon, de l'image, de l'emplacement et des effets. Selon les instructions du processus, vous devez ensuite définir l'emplacement de sauvegarde, puis commencer le traitement. Il est recommandé de sortir dans un dossier séparé pour faciliter la distinction avec le PDF d'origine. Par exemple, vous pouvez créer un nouveau dossier "PDF tamponné" pour stocker les résultats du traitement.
Une fois le traitement démarré, le logiciel traite chaque PDF par lots par liste de tâches. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier de sortie, vérifiez si le tampon PASSED apparaît sur la dernière page et confirmez si l'emplacement, la taille et la clarté répondent aux exigences.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Le timbre PASSED peut-il être échangé contre un autre sceau?
Peut. La capture d'écran de cet article montre l'effet PASSED, mais tant que vous sélectionnez une autre image dans "Image du tampon", vous pouvez ajouter différents timbres tels que ceux qui ont été examinés, archivés et enregistrés. La clé est que l'image du tampon doit être préparée à l'avance.
2. Est-il possible d'ajouter un tampon à plusieurs pages du compte à rebours?
À partir des paramètres de l'interface, les "pages à la fin" et la zone de saisie "Gamme" peuvent contrôler le nombre de pages à la fin. Cet article remplit 1 car seule la dernière page est traitée. Si l'entreprise doit traiter plusieurs pages à la fin, la valeur peut être ajustée en fonction des besoins réels.
3. Pourquoi ne pas écraser directement le PDF d'origine?
Le traitement par lots implique plusieurs fichiers. Une fois que les paramètres ne sont pas définis correctement, le remplacement du fichier d'origine augmentera la difficulté de récupération. Il est recommandé d'exporter dans un nouveau dossier avant de le vérifier pour l'archivage, l'envoi ou la livraison.
4. Comment éviter une position de tampon inappropriée?
Il est recommandé de tester d'abord avec une petite quantité de PDF, en particulier avec différentes versions de PDF. Après avoir confirmé que le tampon ne masquera pas le corps du texte, le formulaire, la signature ou le numéro de page, tous les fichiers seront traités par lots.
Résumé: Terminez rapidement le sceau de fin de page PDF avec un outil de traitement par lots
L'ajout de timbres PASSED par lots sur la dernière page de PDF est un besoin de bureau répétitif élevé typique. HeSoft Doc Batch Tool Grâce à la fonction «Ajouter un tampon PDF», l'importation de fichiers, la portée de la page, l'image du tampon, l'emplacement et les paramètres d'effets sont centralisés dans un processus, de sorte que les utilisateurs n'ont pas à ouvrir le PDF un par un et à le faire manuellement.
Si vous traitez un grand nombre de rapports d'audit, de matériel de formation, d'archivage ou de livraison de documents, vous pouvez d'abord organiser le fichier PDF selon la méthode de cet article, puis sélectionner "quelques pages à la fin" et remplir 1, importer l'image du tampon PASSED et définir une position fixe. Cela peut non seulement améliorer la vitesse de traitement, mais aussi garantir que l'effet de sceau de dernière page de chaque PDF est plus unifié.