Cuando un contrato, informe, documento o material de aprobación necesita agregar un capítulo de aprobación en la última página del PDF, abrir el archivo uno por uno y sellar manualmente es muy ineficiente. Este artículo se basa en HeSoft Doc Batch Tool Como ejemplo, explique cómo usar la función de agregar sellos a PDF, importar varios PDF por lotes, establecer el rango de procesamiento en la última página, seleccionar la imagen del sello normal y fijarla en la esquina inferior derecha, y finalmente generar un nuevo PDF con un efecto de sello.
Muchas empresas y escuelas encuentran la necesidad de "sellar la última página" al procesar archivos PDF. Por ejemplo, una vez completada la revisión del contrato, se debe colocar un sello de confirmación en la última página; después de que se aprueben los materiales de capacitación, se debe agregar el logotipo "PASSED" en la última página; se deben agregar sellos de auditoría antes de archivar varios informes. Esta necesidad puede parecer simple, pero cuando hay más archivos PDF, la operación manual se vuelve muy engorrosa.
Si abre el PDF uno por uno, luego desplácese hasta la última página, inserte la imagen del sello, ajuste la posición y el tamaño, y finalmente guarde el archivo. Es aceptable procesar 4 archivos, y procesar 40 o 400 perderá mucho tiempo. Lo que es más problemático es que la operación manual puede hacer que algunos documentos se olviden y sellen, y algunos documentos se desplazan en la posición del sello, lo que afecta la estandarización de los documentos.
Este artículo presenta un enfoque más adecuado para escenarios de oficina: use HeSoft Doc Batch Tool La función "Agregar sello a PDF" para sellar uniformemente la última página de varios archivos PDF. El software está posicionado para el procesamiento por lotes de documentos, que es adecuado para completar operaciones de archivos repetitivas y mecánicas con herramientas, mejorando así la eficiencia.
Escenario aplicable: ¿Por qué el sello de la última página de PDF es adecuado para el procesamiento por lotes?
La última página del PDF suele ser el final del documento, la página de firma, la página de descripción o la página de resumen, y aquí se colocarán muchos logotipos de auditoría. A diferencia de agregar una marca de agua a cada página, el sello de la última página enfatiza el "resultado del procesamiento" o el "estado del archivo", como auditado, aprobado, confirmado, archivado, etc.
Los escenarios adecuados para el sello de la última página por lotes incluyen: varios contratos PDF sellados uniformemente con un sello de revisión; varios informes PDF agregan un capítulo de aceptación a la última página; las tareas de los estudiantes o los libros de trabajo PDF se agregan en lotes y se identifican; después de que se transfieren los datos internos, se agregan en la última página Marca de archivo; una vez que se completa la copia escaneada, sello de imagen en la última página.
Estos escenarios tienen una característica común: hay muchos documentos, pero las reglas de procesamiento son las mismas. Siempre que esté claro "qué archivos procesar", "qué página procesar", "qué imagen de sello usar" y "dónde colocar", no es necesario repetir manualmente las operaciones una por una.
Efecto previo al procesamiento: varios PDF a la espera de la adición unificada de sellos
Antes del procesamiento, hay varios archivos PDF en la carpeta, como 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf. Todos estos archivos deben hacer lo mismo: agregar un sello en la última página.
Abra uno de los archivos PDF y verá que la última página actual no tiene un sello. Las áreas inferior e inferior derecha de la página son más adecuadas para colocar sellos de auditoría, y las flechas en la captura de pantalla también marcan el área de sellado esperada.
En este momento, si usa el método manual, debe repetir la misma acción de edición en cada archivo. Con la herramienta por lotes, solo necesita establecer la regla una vez y todos los archivos PDF importados se procesarán de acuerdo con la regla.
Efecto posterior al procesamiento: un sello PASSED uniforme aparece en la última página del PDF
Después de agregar el sello en lotes, abra el PDF procesado y verá que el sello verde "PASSED" se muestra en la parte inferior derecha de la última página. El sello y el contenido de la página se superponen para mostrar, lo que juega un papel claro en la identificación.
También se puede ver en el área de números de página que la vista previa actual es la última página del PDF. El resultado del procesamiento coincide con el objetivo de "sellar solo la última página del PDF" en lugar de agregar un sello a todas las páginas.
Paso 1 de la acción: busque "Agregar sello a PDF" en la herramienta PDF
Inicio HeSoft Doc Batch Tool Después, primero seleccione "Herramientas PDF" en el lado izquierdo. Las funciones relacionadas con el procesamiento por lotes de PDF se colocan de manera centralizada en esta categoría. Puede ver varias tarjetas de funciones en la interfaz. El séptimo elemento es "Agregar sello a PDF" y el texto de descripción es "Agregar sello a PDF por lotes".
Después de hacer clic en "Agregar sello en PDF", se abrirá un asistente especial para el procesamiento de sellos. Tenga en cuenta aquí que "Agregar sello a PDF" no es el mismo concepto que "Agregar marca de agua a PDF". Las marcas de agua se utilizan generalmente para logotipos de fondo, y los sellos son más adecuados para marcas visuales como revisión, aprobación y confirmación de sellos.
Paso 2 de la operación: agregue el archivo PDF que necesita ser procesado
Después de ingresar a la página de funciones, el software mostrará un proceso paso a paso: seleccione los registros que deben procesarse, establezca las opciones de procesamiento, establezca la ubicación de guardado y comience el procesamiento. El primer paso es agregar el PDF que se va a sellar a la lista de tareas.
En la parte superior derecha de la interfaz, hay botones "Agregar archivo" e "Importar archivo desde una carpeta". Si los archivos están dispersos, puede usar "Agregar archivos"; si todos los archivos PDF están en la misma carpeta, es más conveniente usar "Importar archivos desde una carpeta". Se han importado 4 archivos PDF en la captura de pantalla, el nombre del archivo y la ruta se muestran en la lista y el número de registros resumidos en la parte inferior es 4.
El propósito de este paso es permitir que el software aclare los objetos de procesamiento de esta tarea por lotes. Después de la importación, se recomienda verificar rápidamente la lista para confirmar que la extensión es pdf, el número de archivos es correcto y la ruta es correcta. Haga clic en "Siguiente" después de confirmar que es correcto.
Paso 3: Establezca el rango de procesamiento en la última página
Después de ingresar a la página "Establecer opciones de procesamiento", primero configure el "Alcance de procesamiento". Si desea sellar la última página del PDF, debe seleccionar "Varias páginas al final". Esta opción es adecuada para PDF con diferentes números de página, ya que el software calcula automáticamente desde la última página de cada archivo.
Después de seleccionar "Las últimas páginas", complete 1 en el cuadro de entrada "Rango". El significado de este número es: tomar 1 página del final de cada PDF para su procesamiento. Es decir, si un PDF tiene 5, 10 o más páginas, el software encontrará su última página y agregará un sello.
Si su requisito comercial es sellar las dos últimas páginas, puede completar 2; pero el objetivo de este artículo es sellar la última página, por lo que debe mantenerse como 1. Una vez completada la configuración, continúe configurando el tipo de sello y la imagen del sello hacia abajo.
Paso 4 de la operación: seleccione el sello ordinario e importe la imagen del sello
En el área Tipo de sello, puede elegir "Normal" o "Costura de montar". En este ejemplo, seleccione "Normal" porque el objetivo es agregar un sello completo en la esquina inferior derecha de la última página del PDF. El sello ordinario es adecuado para la visualización en una sola página y la posición es más fácil de controlar de manera uniforme.
En el área "Imagen del sello", haga clic en "Seleccionar archivo" para importar la imagen del sello preparada. La captura de pantalla muestra "1 archivo seleccionado", lo que indica que la imagen del sello ha sido reconocida por el software. Todos los archivos PDF posteriores se agregarán con esta imagen de sello.
Para obtener mejores resultados, se recomienda utilizar imágenes de sellos claras con bordes limpios. Si la imagen en sí tiene demasiado espacio en blanco, se puede optimizar junto con la configuración de efectos como "recortar el borde en blanco" en la interfaz; si el tamaño de la imagen no es el adecuado, puede ajustar el zoom de acuerdo con las necesidades reales de vista previa.
Paso 5 de la operación: seleccione una posición fija para que el sello aparezca uniformemente en la esquina inferior derecha
En el área "Ubicación", puede ver las opciones "Posición fija" y "Ubicación personalizada". En la captura de pantalla, se selecciona "Posición fija" y se selecciona la esquina inferior derecha en Jiugongge. Los sellos procesados se colocan de manera uniforme en el área inferior derecha de la última página de cada PDF.
La ventaja de una posición fija es estable, rápida y adecuada para el procesamiento por lotes. En particular, los documentos con diseños relativamente consistentes, como contratos, informes y tareas, generalmente son más naturales en la esquina inferior derecha, y también es conveniente para que los lectores identifiquen rápidamente el estado del archivo.
El área de efectos a la derecha también puede ver ajustes como el ángulo de rotación, la opacidad, la reducción o la ampliación. El sello "PASSED" en el resultado del ejemplo tiene un cierto efecto de inclinación, que se puede ajustar de acuerdo con la imagen del sello y el diseño de la página en el uso real. Cabe señalar que el sello no debe bloquear información importante como texto clave, firma, cantidad o fecha en el texto principal.
Paso 6: Guarde el archivo de salida y verifique el resultado del procesamiento
Después de configurar las opciones de procesamiento, haga clic en "Siguiente". El flujo de la interfaz muestra que hay "Establecer ubicación para guardar" y "Iniciar procesamiento". Se recomienda seleccionar un nuevo directorio de salida para guardar el PDF procesado, de modo que pueda conservar el archivo original y facilitar la verificación y la devolución.
Después de comenzar el procesamiento, el software procesará varios PDF en la lista uno por uno de acuerdo con las reglas establecidas anteriormente: coloque la última página, agregue la imagen de sello normal seleccionada y colóquela en la posición inferior derecha fija. Una vez completado el procesamiento, abra el archivo de salida para verificar el efecto de la última página.
Si encuentra que la posición del sello no es la ideal, puede volver a las opciones de procesamiento para ajustar la posición fija o el efecto de zoom y luego volver a procesar el lote. La ventaja de las herramientas de procesamiento por lotes es que las reglas se pueden volver a ejecutar rápidamente después de ajustar, sin necesidad de modificar manualmente los archivos uno por uno.
Preguntas y precauciones frecuentes
1. ¿La diferencia en el número de páginas PDF afectará el sello de la última página?
No lo hará. Después de seleccionar "Las últimas páginas", el software calculará la última página según el número de páginas de cada PDF, sin que sepa de antemano cuántas páginas tiene cada archivo.
2. ¿Puedo sellar solo algunos PDF?
Puede. Simplemente agregue los archivos que deben procesarse a la lista. Si confunde un PDF que no necesita ser procesado, puede eliminar el registro correspondiente de la lista.
3. ¿Cómo elegir el sello ordinario y el sello de montar?
Si solo agrega un sello completo a la última página, seleccione el sello normal. El sello de costura es más adecuado para requisitos específicos de sellado de páginas o bordes, y no es necesario usar este escenario.
4. ¿Tengo que preparar la imagen del sello con anticipación?
Necesario. La interfaz del software proporciona "Seleccionar archivo" para importar imágenes de sellos. Se recomienda preparar archivos de imagen comunes, como PNG y JPG, con anticipación, según los archivos que el software pueda seleccionar.
5. ¿Por qué se recomienda la salida a una nueva carpeta?
El procesamiento por lotes afecta a varios archivos a la vez. La salida a la nueva carpeta puede proteger el PDF original, lo que es conveniente para comparar los efectos antes y después del procesamiento, y también es conveniente para volver a procesar después de encontrar problemas.
Resumen: entregue el sello de la última página del PDF duplicado a la herramienta por lotes para completar
Las últimas páginas de varios PDF están selladas de manera uniforme, que es una tarea de oficina por lotes muy típica. Sus reglas son claras, pero la ejecución manual es costosa. Usar HeSoft Doc Batch Tool , Puede utilizar la función "PDF Agregar sello" para completar los pasos de importar archivos, establecer el rango de la última página, seleccionar la imagen del sello y especificar la posición en la esquina inferior derecha a la vez.
Para los usuarios que trabajan con frecuencia con contratos PDF, informes, materiales de capacitación, tareas y documentos de aprobación, este método de procesamiento por lotes puede reducir significativamente el tiempo de clics repetidos y la corrección manual. Se recomienda probar la posición y el tamaño del sello con una pequeña cantidad de documentos, y luego procesar todo el lote de documentos después de confirmar el efecto, a fin de equilibrar la eficiencia y la precisión.