Lorsque de nombreuses personnes organisent des présentations, elles rencontrent un problème très répétitif: elles souhaitent écrire le nombre total de pages de la diapositive de chaque fichier PPT directement dans le nom du fichier, ce qui est pratique pour l'archivage, le filtrage, l'envoi et l'examen, mais si elles sont vérifiées manuellement. Le nombre de pages et le changement de nom prend non seulement du temps, mais est également sujet aux erreurs. Cet article combinera HeSoft Doc Batch Tool L'interface de fonctionnement réelle explique clairement comment ajouter le nombre total de pages de diapositives en premier dans les noms de fichiers tels que PPT et pptx par lots. Vous verrez des scénarios d'utilisation appropriés, des effets avant et après le traitement, des étapes de fonctionnement détaillées et des éléments à prendre en compte lors de l'utilisation pour vous aider à renommer rapidement un grand nombre de fichiers et à améliorer l'efficacité du bureau.
Dans le bureau quotidien, il existe souvent un grand nombre de documents PPT tels que des didacticiels de formation, des rapports de projet, des propositions de vente et des documents d'enseignement. Si vous devez marquer le nombre total de pages de chaque présentation devant le nom du fichier, ouvrez manuellement chaque PPT pour voir le nombre de diapositives, puis renommer une par une, la charge de travail sera très importante. Ce que cet article veut résoudre, c'est ce problème de bureau à haute fréquence et répétitif:Nombre total de pages de diapositives ajoutées par lots à l'avant du nom du fichier PPT. Avec l'aide HeSoft Doc Batch Tool Ce type de logiciel de bureau peut transformer l'opération fastidieuse d'origine un par un en un traitement par lots unique, ce qui est plus adapté aux scènes de bureau qui nécessitent un tri centralisé des fichiers ppt et pptx.
Scènes applicables
Cette fonctionnalité sera pratique si vous êtes dans le scénario suivant:
- Gestion des didacticiels: Besoin de voir rapidement combien de pages chaque PPT d'enseignement a pour faciliter la préparation et la distribution des cours.
- Archivage des données du projet: Il existe de nombreuses présentations de rapport, et j'espère que les informations sur le nombre de pages seront directement reflétées dans le nom du fichier pour une récupération facile.
- Partage de fichiers par équipe: Les collègues peuvent connaître le volume de contenu sans ouvrir le PPT lors de la visualisation de la liste des fichiers.
- Envoyer des matériaux à l'extérieur: Énumérer le nombre de pages dans le nom du fichier avant l'envoi, afin que les clients, les dirigeants ou les partenaires puissent confirmer la longueur du document.
- Organiser des présentations par lots: Applicable à la gestion unifiée des noms de fichiers PowerPoint tels que ppt et pptx.
Aperçu des effets
Avant le traitement
Les noms de fichiers d'origine sont généralement similaires:
- March Calendar Planner.pptx
- Service Information Map.pptx
- Teacher team building.pptx
Après le traitement
Après avoir ajouté le nombre total de pages de la diapositive à l'avant du nom de fichier, le nom de fichier deviendra similaire:
- [Total 12 page]March Calendar Planner.pptx
- [Total 8 page]Service Information Map.pptx
- [Total 20 page]Teacher team building.pptx
L'avantage est que les informations sur le nombre de pages apparaissent directement à l'avant de la liste des fichiers et que la visualisation, le filtrage et l'archivage sont plus intuitifs.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Accédez à la fonction "Nom du fichier Ajouter le nombre total de pages du document"
À partir de la capture d'écran, vous pouvez voir que dans HeSoft Doc Batch Tool Le côté gauche a été positionné pour"Nom du fichier"Classification, fonction intermédiaire dans la carte choisie est"5. Le nombre total de pages du document ajouté par le nom de fichier".
Le but de cette étape est d'entrer dans la fonction de traitement par lots spécialement utilisée pour écrire le nombre total de pages du document dans le nom du fichier. Après être entré, le logiciel ouvrira l'interface de traitement correspondante, puis vous pourrez importer le fichier PPT et définir l'emplacement de l'ajout.
Étape 2: Ajouter le fichier PPT à traiter
Après être entré dans la page des fonctionnalités, en haut de l'interface, le nom actuel de la tâche est toujoursNombre total de pages du document ajouté par le nom de fichier. À l'étape 1, "Sélectionner les enregistrements à traiter", vous pouvez voir qu'il y a en haut à droite"Ajouter des fichiers"Et"Importer des fichiers à partir d'un dossier"Deux boutons.
Si vous ne traitez qu'une petite quantité de PPT, vous pouvez cliquer sur"Ajouter des fichiers"Importer un par un; plus approprié pour cliquer si vous devez organiser de nombreuses présentations à la fois"Importer des fichiers à partir d'un dossier", Ajoutez les fichiers ppt et pptx dans un dossier à la tâche.
Une fois l'importation réussie, la liste affiche:
- Numéro de série
- Nom
- Chemin
- Extensions
- Temps de création
- Temps de modification
Vous pouvez également voir à partir de la capture d'écran que le système a identifié plusieursPptxFichier. Après avoir confirmé que le fichier est correct, cliquez sur le bas“Suivant”Entre dans l'interface de réglage des paramètres.
Le résultat attendu de cette étape est que tous les fichiers PPT que vous souhaitez traiter apparaissent dans la liste des tâches et que l'extension est reconnue correctement.
Étape 3: Définir le nombre de pages à ajouter devant le nom de fichier
Entrez dans l'étape 2"Définir les options de traitement"Après cela, vous pouvez voir la zone "Emplacement" dans l'interface, la coche actuelle est“Position de départ”, Il y a aussi une "position de fin" facultative à côté.
Parce que l'objectif de cet article estAjouter le nombre total de pages d'une diapositive en face du nom du fichier PPTAlors voici devrait choisir“Position de départ”. De cette manière, les informations sur le nombre de pages traitées apparaîtront devant le nom de fichier d'origine et non derrière le nom de fichier.
Dans la même interface, vous pouvez également voir deux zones de saisie de texte:
- Personnaliser le texte à gauche
- Personnaliser le texte à droite
La méthode de remplissage dans la capture d'écran est:
- Texte de gauche:[Total
- Texte de droite:Page]
Cela signifie que le logiciel insérera "le nombre total de pages du document" entre les deux paragraphes de texte, et finira par le combiner comme[Total 12 page]Un tel préfixe est ajouté devant le nom de fichier PPT d'origine.
Le but de cette étape est de définir le format du texte affiché avant et après le nombre de pages, de sorte que le nom du fichier PPT après le changement de nom par lots soit plus standardisé et plus lisible. Une fois les paramètres terminés, cliquez sur le bas“Suivant”Continuez.
Étape 4: Confirmez l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement par lots
Vous pouvez voir à partir de la barre de processus supérieure, puis il y a"Définir l'emplacement de sauvegarde"Et“Commencer à traiter”Deux étapes. Bien que la capture d'écran ne présente pas de contenu spécifique, elle peut être raisonnablement jugée en fonction du processus clair actuel: Ensuite, vous devez d'abord confirmer la méthode de stockage des résultats du traitement, puis effectuer des tâches par lots.
En pratique, vous pouvez suivre le guide de la page pour effectuer les actions suivantes:
- Entrée"Définir l'emplacement de sauvegarde";
- Confirmer la position de sortie;
- Entrée“Commencer à traiter”;
- Effectuez cette tâche de changement de lot.
Une fois le traitement terminé, le logiciel ajoutera par lots le nombre total de pages de chaque fichier PPT ou pptx devant le nom de fichier conformément aux règles définies précédemment.
Questions fréquentes ou considérations
1. À quels types de fichiers cette fonctionnalité convient-elle?
À partir de la liste des tâches dans la capture d'écran, ce qui a été reconnu estPptxFichier. Lors de l'organisation de la présentation, il est recommandé de donner la priorité aux formats de fichiers PowerPoint standard, tels que ppt et pptx, et de confirmer que le fichier peut être lu normalement.
2. Pourquoi choisir la position de départ?
Parce que l'objectif de cet article est de mettre le nombre total de pagesNom du fichier. Si vous sélectionnez "Emplacement de fin", les informations sur le nombre de pages sont ajoutées après le nom du fichier, ce qui ne répond pas aux exigences actuelles.
3. Personnaliser le texte gauche et droit Comment écrire plus clairement?
Les écritures courantes peuvent se référer au format dans les captures d'écran, telles que:
- [Total 12 page]
- [12 pages au total]
- [Page 12]
L'idée de base est la suivante: le texte de gauche et le texte de droite enveloppent ensemble le contenu dynamique du «nombre total de pages». Il est préférable d'unifier les spécifications de dénomination à l'avance pour faciliter le dépôt ultérieur.
4. Voulez-vous vérifier la liste des fichiers avant le traitement par lots?
Il est recommandé de vérifier en premier. Surtout lorsque vous ajoutez beaucoup de PPT à la fois en "Importer des fichiers à partir de dossiers", vous devez confirmer que le nom du fichier, le chemin et le nom de l'extension de la liste sont corrects et éviter de renommer les fichiers qui n'ont pas besoin d'être traités.
5. Quel type d'utilisateur convient à ce logiciel de bureau?
Particulièrement adapté aux postes d'administration, de personnel, d'enseignants, de vente, d'exploitation, de chef de projet, de commis et d'autres postes qui ont un grand nombre de besoins en tri de documents. Par rapport au changement de nom manuel un par un, le traitement par lots peut mieux refléter la valeur d'efficacité des logiciels de bureau:Réduire la duplication du travail, réduire le taux d'erreur et unifier les règles de dénomination.
Résumé
Si vous devez ajouter par lots le nombre total de pages de la diapositive devant le nom du fichier PPT, utilisez HeSoft Doc Batch Tool Ce type de logiciel de bureau sera beaucoup plus efficace que les opérations manuelles. Le processus global n'est pas compliqué: entrez d'abordNombre total de pages du document ajouté par le nom de fichierFonction, puis importer le fichier ppt ou pptx, puis définir l'emplacement“Position de départ”, Remplissez les formats de texte gauche et droit, et enfin suivez le processus pour terminer le réglage de l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement.
Pour les personnes qui organisent fréquemment des présentations, des didacticiels et des documents de rapport, cette méthode de changement de nom par lots peut considérablement améliorer l'efficacité de la gestion des fichiers. Il est recommandé de prendre un petit lot de fichiers PPT pour une exécution d'essai, de confirmer l'effet de dénomination, puis de l'utiliser pour le traitement de fichiers à grande échelle, ce qui est plus sûr et permet de gagner du temps.