Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Convertissez plusieurs fichiers PDF en documents Word à la fois, ce qui convient aux scènes de bureau telles que les contrats, les rapports, l'archivage des données, la numérisation, etc., qui nécessitent un traitement par lots de fichiers. L'article combine les rendus et l'interface d'exploitation du logiciel avant et après le traitement pour expliquer le processus complet de l'entrée dans l'outil PDF, de la sélection de PDF pour convertir en Word, de l'ajout de fichiers, de la confirmation de la liste, de la configuration de l'emplacement d'enregistrement et du début du traitement, aidant les utilisateurs à réduire les opérations de conversion répétées et à améliorer l'efficacité de l'organisation des documents.
Dans le bureau quotidien, les fichiers PDF sont souvent utilisés pour la distribution de données, l'archivage des contrats, la soumission de rapports et la diffusion interdépartementale, mais lorsque nous devons continuer à modifier le contenu, extraire le texte, modifier le format ou réorganiser la mise en page, les fichiers PDF ne sont pas aussi pratiques que les documents Word. S'il n'y a qu'un seul fichier, il est acceptable d'ouvrir manuellement l'outil de conversion et de le traiter une fois; s'il y a des dizaines ou des centaines de PDF dans un dossier qui doivent être convertis au format Word, docx ou doc, télécharger un par un, convertir un par un, et enregistrer un par un prendra beaucoup de temps, il est également sujet aux transferts manqués, répétés, problèmes tels que la confusion des noms de fichiers.
Ce que cet article veut résoudre, c'est le problème de la conversion par lots de nombreux fichiers PDF au format Word. Le logiciel de bureau utilisé ici est HeSoft Doc Batch Tool , Son positionnement est un logiciel de bureau par lots pour les scénarios de traitement de documents haute fréquence. La valeur fondamentale est d'importer plusieurs fichiers à la fois, de se concentrer sur l'exécution d'opérations similaires et de réduire la duplication du travail. Grâce à la fonction de conversion de PDF en Word dans l'outil PDF, plusieurs PDF peuvent être générés par lots pour générer des documents Word correspondants. Les formes de sortie courantes incluent docx, ce qui est pratique pour l'édition ultérieure, la composition, la copie du contenu ou l'organisation secondaire.
Scènes applicables: dans quels cas les lots de PDF à Word sont nécessaires
La conversion de PDF par lots en Word n'est pas un simple changement de format, elle correspond généralement à des besoins de bureau spécifiques. Par exemple, lorsque le personnel administratif reçoit un lot de documents du système de version PDF, il est nécessaire de réviser uniformément le texte et le pied-tête; le personnel juridique ou commercial doit convertir le contrat PDF en Word pour modifier les termes, annoter et comparer les versions; les enseignants ou les formateurs doivent transférer les documents didacticiels PDF Transformer les documents en documents modifiables et les regrouper en documents de conférence; le personnel du projet doit organiser plusieurs rapports PDF dans des fichiers docx modifiables, puis les résumer dans le même ensemble de données de projet.
Si vous utilisez la méthode traditionnelle, un PDF est converti une fois, puis enregistré manuellement une fois la conversion terminée, puis ouvrez le fichier suivant, l'ensemble du processus sera très mécanique. Ce qui est plus gênant, c'est que lorsque le nombre de fichiers est important, l'opérateur doit confirmer à plusieurs reprises le nom de fichier, le chemin et le résultat de sortie. Si vous ne faites pas attention, vous risquez de manquer un fichier PDF. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool Ce type de logiciel de bureau peut concentrer ces actions répétées dans le même processus: sélectionnez d'abord la fonction, puis ajoutez des fichiers par lots, confirmez la liste en attente, définissez l'emplacement de sauvegarde et commencez enfin le traitement de manière unifiée. Ce type de processus est plus adapté aux tâches de traitement de fichiers par lots au bureau.
Aperçu de l'effet: avant le traitement est plusieurs fichiers PDF
À partir de l'effet avant le traitement, vous pouvez voir qu'il existe plusieurs fichiers PDF dans le dossier, les noms de fichiers sont 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf et 4.pdf. Ce type de fichier est généralement distribué en lecture seule ou au format archivé, et l'édition directe du contenu n'est pas pratique. Si chaque fichier doit être converti en document Word, puis ajusté le contenu, la conversion manuelle un par un sera inefficace.
Dans cet exemple, l'objet en attente est 4 fichiers PDF dans le même répertoire. Dans le bureau réel, le nombre de fichiers peut être plus important, comme les rapports PDF exportés par mois, les contrats PDF enregistrés par le client et les documents PDF divisés par chapitre. Tant que l'objectif est de convertir ces PDF au format Word, vous pouvez suivre les étapes de cet article pour le traitement par lots.
Aperçu de l'effet: Générer le document Word correspondant après le traitement
Une fois le traitement terminé, vous pouvez voir que le fichier PDF d'origine a généré le document Word correspondant et que le nom du fichier devient 1.docx, 2.docx, 3.docx et 4.docx. En d'autres termes, chaque PDF a obtenu un fichier docx correspondant, ce qui est pratique pour l'ouverture ultérieure de l'édition avec Word ou un logiciel de bureau compatible.
L'avantage de ce résultat de traitement est une correspondance claire des fichiers. Le nom de fichier d'origine est 1.pdf, et après conversion, il est 1.docx; le nom de fichier d'origine est 2.pdf, et après conversion, il est 2.docx. Pour les tâches de conversion par lots, il est très important de garder les noms de fichiers correspondants, et il est plus pratique de rechercher, archiver et distribuer ultérieurement. Par rapport à la conversion manuelle une par une, la conversion par lots peut réduire les erreurs de dénomination et les omissions.
Étape 1: Accédez à l'outil PDF et choisissez la conversion PDF en Word
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, vous pouvez voir plusieurs catégories d'outils sur le côté gauche, telles que les outils Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc. Étant donné que cette tâche consiste à convertir PDF au format Word, vous devez d'abord entrer dans la classification des outils PDF à gauche. Dans la page d'outils PDF, le logiciel affiche plusieurs fonctions liées au PDF sous forme de cartes, telles que l'ajout de timbres au PDF, la clarté du texte sur les images PDF, la conversion de pages PDF impaires en pages paires, la suppression de pages dans les PDF, etc.
Trouvez la carte de fonction dans la page et cliquez sur 13, PDF Convertir en Word. La description de la carte de fonction dans la capture d'écran est de convertir des fichiers PDF au format Word par lots, et il y a une flèche de rappel évidente pointant vers la fonction, indiquant que c'est l'entrée pour terminer cette tâche.
Le but de cette étape est de dire au logiciel que la prochaine étape n'est pas la compression PDF, la division PDF ou la conversion PDF en image, mais PDF en Word. Après avoir sélectionné la bonne fonction, le logiciel entrera dans l'interface spéciale de conversion PDF en tâches Word, et les fichiers ajoutés ultérieurement seront traités conformément à cette règle de conversion.
Étape 2: Ajouter des fichiers PDF qui doivent être convertis
Après être entré dans la page de conversion PDF en Word, le nom de la fonction actuelle est affiché en haut de l'interface. Il y a un bouton de retour vers le panneau principal en haut à gauche. À droite, vous pouvez voir les boutons de fonctionnement tels que l'ajout de fichiers, l'importation de fichiers à partir de dossiers, vider et plus. La zone intermédiaire est une liste de fichiers en attente. Les champs de liste comprennent des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et l'opération.
Si vous devez convertir peu de PDF, vous pouvez cliquer sur Ajouter un fichier et sélectionner manuellement le fichier PDF spécifié. Si les fichiers PDF sont tous regroupés dans un dossier, vous pouvez utiliser l'importation de fichiers à partir d'un dossier pour ajouter des fichiers PDF dans un dossier à la liste en une seule fois. Pour le traitement par lots, l'importation à partir de dossiers est plus adaptée à des scènes telles que des lots de données, des dossiers de projet et des packs de données client.
Dans la capture d'écran, 4 fichiers PDF ont été importés avec succès, à savoir 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, et le chemin est affiché comme D:\ test \ 1.pdf, D:\ test \ 2.pdf, D:\ test \ 3.pdf, D:\ test \ 4.pdf. Les classements d'extension sont tous des PDF, indiquant que le type de fichier importé répond aux exigences de fonctionnalité actuelles. La zone d'agrégation inférieure indique que le nombre d'enregistrements est de 4, ce qui signifie que la tâche actuelle traitera 4 enregistrements de fichiers.
Étape 3: Vérifiez la liste des fichiers pour éviter les omissions ou les mauvais choix
Avant de passer en masse PDF à Word, il est recommandé de vérifier la liste en attente. Le nom de la liste peut aider à confirmer si le fichier est complet, le chemin peut aider à confirmer de quel répertoire le fichier provient, l'extension peut confirmer si tous sont des fichiers pdf. Pour les tâches officielles du bureau, en particulier les contrats, les devis, les rapports, les documents, etc., une inspection avant le début du traitement peut éviter de convertir des documents non pertinents ensemble et d'éviter de manquer certains PDF importants.
Il y a une icône de suppression dans le côté droit de la capture d'écran. Si vous constatez qu'un fichier PDF n'a pas besoin d'être converti, vous pouvez le supprimer de la liste via cette opération. Les boutons de filtrage et de tri peuvent également être vus sur l'interface, ce qui convient pour aider à afficher la liste lorsqu'il y a beaucoup de fichiers. Il convient de noter que cet article décrit uniquement les opérations visibles en fonction du contenu de la capture d'écran, et ne déploie pas d'autres paramètres avancés qui ne sont pas reflétés dans la capture d'écran.
Si vous ajoutez le mauvais lot de fichiers, vous pouvez également effacer la liste actuelle à l'aide du bouton Vider en haut, puis ajouter le bon fichier. La vidange est appropriée pour une utilisation lorsque le répertoire d'importation est incorrect, que la version du fichier est incorrecte ou que le fichier doit être resélectionné. Après avoir confirmé que la liste est correcte, vous pouvez passer à l'étape suivante.
Étape 4: Cliquez sur Suivant et définir l'emplacement de sauvegarde
Une fois la liste de fichiers confirmée, cliquez sur le bouton Suivant en bas de l'interface. La barre de processus en haut de la capture d'écran montre que le processus actuel comprend trois étapes: sélectionner les enregistrements à traiter, définir l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement. La capture d'écran actuelle reste à l'étape 1. Après avoir cliqué sur l'étape suivante, vous entrerez dans la phase de configuration de l'emplacement d'enregistrement.
Le but de la définition de l'emplacement de sauvegarde est de donner au document Word converti un répertoire de sortie clair. Lors du traitement par lots de fichiers, le chemin de sauvegarde est essentiel. Si les fichiers de sortie sont dispersés à différents endroits, les recherches ultérieures augmenteront le coût; s'ils sont mélangés avec le fichier d'origine, cela peut également affecter les habitudes d'archivage. Par conséquent, il est recommandé d'établir un dossier de sortie clair en fonction du projet réel, tel que les résultats PDF en Word, la version docx du contrat, la version modifiable du rapport, etc.
Une fois la configuration de l'emplacement de sauvegarde terminée, le logiciel entre dans la phase de démarrage du traitement. Bien que la capture d'écran de cet article ne montre pas l'emplacement de sauvegarde et l'interface spécifique après le début du traitement, il peut être raisonnablement jugé à partir de la barre de processus, et la conversion par lots peut être effectuée après avoir terminé le réglage de l'emplacement de sauvegarde. Une fois le traitement terminé, rendez-vous dans le répertoire d'enregistrement spécifié pour afficher le fichier Word généré.
Étape 5: Afficher les résultats de la conversion et vérifier les fichiers docx
Une fois la conversion terminée, vous devez entrer dans le répertoire de sauvegarde pour voir les résultats de sortie. Selon la capture d'écran post-traitement, les 4 fichiers PDF ont été convertis en 4 documents Word avec l'extension docx et le nom du fichier reste correspondant. À ce stade, vous pouvez vérifier et ouvrir un ou deux des documents Word pour confirmer si le contenu peut être visualisé normalement et si la mise en page répond aux exigences d'édition ultérieures.
Pour les tâches PDF en lot à docx, il est recommandé de prendre l'habitude de vérifier après le traitement. Surtout lorsque la source du PDF d'origine est différente, certains PDF peuvent être des PDF de type texte, et certains peuvent être des PDF de type image numérisée, et le degré de modifiabilité après la conversion peut varier. Il est également important de vérifier le nombre de fichiers de sortie. Par exemple, le nombre d'enregistrements importés dans cet exemple est de 4. Après le traitement, vous devez obtenir 4 fichiers docx. Si le nombre est cohérent, il est plus clair de décrire l'achèvement global des tâches en volume.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Doit être docx après PDF en Word?De la capture d'écran post-traitement, vous pouvez voir que l'exemple de fichier de sortie est au format docx. Docx est un format de document Word courant, adapté à l'édition ultérieure, à la composition et à la sauvegarde. Si votre environnement de bureau implique également d'anciens formats tels que doc, vous pouvez le traiter en fonction de la compatibilité du logiciel d'édition ultérieur.
2. Pourquoi est-il recommandé de centraliser les fichiers PDF dans un dossier en premier?Lorsque le nombre de fichiers est important, la centralisation des fichiers PDF à convertir dans le même répertoire peut être ajoutée rapidement avec le bouton Importer des fichiers du dossier, réduisant ainsi le temps de sélection un par un. Le stockage centralisé est également pratique pour vérifier le nombre de documents avant et après le traitement.
3. Que faire si un fichier non désiré apparaît dans la liste?Vous pouvez supprimer un seul enregistrement en utilisant l'icône Supprimer dans la colonne Actions. Si la liste entière est incorrecte, vous pouvez cliquer sur Vider pour la réimporter. Nettoyez la liste avant le traitement par lots, ce qui permet de faire plus de temps que d'organiser les résultats une fois la conversion terminée.
4. Besoin de sauvegarder le PDF d'origine avant de convertir?Il est recommandé de conserver le PDF original pour les données importantes. La conversion par lots génère généralement un nouveau document Word, et le PDF d'origine est toujours précieux en tant que version archivée. Pour les contrats, les documents tamponnés, les rapports officiels et d'autres documents, conserver le PDF original peut éviter les difficultés de traçabilité ultérieures.
5. Comment améliorer l'efficacité du traitement lorsque les fichiers sont nombreux?Vous pouvez créer des dossiers par projet, date ou client, puis utiliser l'importation de fichiers à partir du dossier pour ajouter par lots. Vérifiez le nombre d'enregistrements avant le traitement et vérifiez le nombre de sorties après le traitement, ce qui peut rendre le processus PDF en Word par lots plus stable.
Résumé: Il est plus efficace de terminer PDF en Word avec des idées de traitement par lots
La conversion en masse de PDF au format Word résout essentiellement le problème du bureau répété. Face à plusieurs fichiers PDF, si vous les ouvrez toujours un par un, les convertissez un par un et les enregistrez un par un, non seulement l'efficacité est faible, mais il est également sujet aux omissions et à la confusion des noms. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez convertir le PDF en fonction Word dans l'outil PDF, ajouter plusieurs PDF à la liste des tâches à la fois, puis définir uniformément l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement, et enfin générer le document docx correspondant.
Si vous avez souvent besoin d'organiser des contrats, des rapports, des packs de données, des scannées ou des archives, il est recommandé d'incorporer PDF à Word dans le processus de traitement par lots. La prochaine fois que vous rencontrez un lot de PDF qui doit être édité, vous pouvez ouvrir le logiciel directement, accéder à l'outil PDF, sélectionner PDF en Word, importer le PDF dans le dossier et effectuer la conversion. Cela peut non seulement réduire les opérations mécaniques, mais aussi rendre les résultats du traitement des documents plus standardisés et plus faciles à gérer.