Les fichiers exportés par de nombreux systèmes incluent souvent dans leurs noms des champs intermédiaires tels que START, END, des numéros de lot, des mentions de brouillon, etc., ce qui affecte leur archivage et leur recherche. En prenant l'exemple de la suppression du contenu entre START et _END, cet article explique comment utiliser la fonction de nom de fichier de HeSoft Doc Batch Tool pour importer des fichiers en lot, définir des règles de suppression et effectuer des renommages, afin de rendre les noms des fichiers bureautiques tels que txt, docx, pdf, xlsx plus standardisés.
Dans l'archivage des dossiers, la livraison de projets, l'organisation des journaux et la gestion des fichiers exportés par le système, on rencontre souvent un type de nom de fichier : la structure de début et de fin est fixe, mais une partie non désirée se trouve au milieu. Par exemple File_START_alpha_END.txt, Log_START_debugInfo_END.txt, Sheet_START_batch001_END.txt. Ces champs intermédiaires peuvent être des informations de test, des numéros temporaires, des identifiants de lot ou des commentaires internes. Un seul fichier semble avoir peu d'impact, mais lorsque le nombre de fichiers est élevé, cela rend la liste des fichiers confuse et affecte la recherche, le tri et l'archivage ultérieur.
Si l'on adopte le renommage manuel, il faut ouvrir le dossier, localiser un par un le texte entre START et _END, puis supprimer le contenu intermédiaire. Ce processus est non seulement répétitif, mais il est aussi très facile de supprimer trop ou pas assez. D'autant plus que les noms de fichiers contiennent également des extensions, comme txt, doc, docx, pdf, xlsx. Une suppression accidentelle de l'extension ou d'un marqueur clé peut affecter la reconnaissance du fichier.
Cet article présente une méthode plus efficace : utiliser le logiciel bureautique HeSoft Doc Batch Tool , via la fonction de suppression de texte dans le nom de fichier, pour supprimer en lot tout le contenu situé entre deux textes spécifiés. Dans l'exemple, nous supprimerons le contenu entre START et _END, tout en conservant START, _END et l'extension du fichier.
Scénarios applicables : lorsqu'il est nécessaire de nettoyer uniformément un champ intermédiaire dans les noms de fichiers
« Supprimer le contenu entre deux textes » n'est pas un simple rechercher-remplacer. Cela convient pour traiter des noms de fichiers dont le contenu n'est pas fixe mais dont les limites le sont. Autrement dit, le champ intermédiaire peut varier d'un fichier à l'autre, mais les côtés gauche et droit ont des marqueurs communs. Tant que l'on peut trouver des limites gauche et droite stables, on peut confier la tâche à un outil de traitement par lots.
Par exemple, les scénarios suivants sont tout à fait adaptés :
- Les noms de fichiers exportés contiennent les balises START et END, avec un champ généré automatiquement par le système au milieu.
- Les noms de documents contiennent des contenus temporaires comme draft, temp, debug, sample, qu'il faut supprimer avant l'archivage.
- Les règles de nommage pour un même lot de documents Word docx, de fichiers PDF ou de tableaux Excel xlsx sont cohérentes, mais les numéros intermédiaires diffèrent.
- Il faut conserver le préfixe et le suffixe du nom de fichier, et supprimer seulement une portion de texte variable au milieu.
- Il est nécessaire d'organiser en lot uniquement les noms de fichiers, sans ouvrir le contenu des fichiers.
Dans ces scénarios, l'intérêt d'un outil de renommage par lots est évident : l'utilisateur ne configure la règle qu'une seule fois, et le logiciel applique le même traitement à toute la liste de fichiers, réduisant les opérations mécaniques répétitives.
Aperçu des résultats : avant le traitement, les noms de fichiers contiennent divers contenus non désirés
Avant le traitement, les noms de fichiers dans le dossier comportent tous START et _END, et le contenu entre les deux varie. On trouve par exemple oldPart, sample, 2024Draft, rawName, debugInfo, private, tempData, batch001, removeThis, etc. Ces champs n'ont pas de longueur uniforme et ne sont pas un mot-clé unique, ce qui rend un simple remplacement de texte fixe inadapté.
D'après la capture d'écran, les marques rouges indiquent précisément le contenu intermédiaire à supprimer. Notre objectif n'est ni de supprimer le nom de fichier entier, ni de supprimer l'extension, mais de supprimer précisément le texte entre START et _END.
Aperçu des résultats : après le traitement, la structure des noms de fichiers est plus uniforme
Après le traitement, les noms de fichiers ont été nettoyés de manière uniforme. Par exemple, Archive_START_oldPart_END.txt devient Archive_START_END.txt, Data_START_sample_END.txt devient Data_START_END.txt. Tous les fichiers ont conservé leur préfixe d'origine, START, _END et l'extension .txt, le contenu variable intermédiaire ayant été supprimé.
Ce résultat est très adapté à l'archivage et à la recherche ultérieurs. Les noms de fichiers sont plus courts, plus nets, et évitent que des champs temporaires ne continuent d'apparaître dans les documents officiels.
Étape 1 : ouvrir la suppression de texte dans le nom de fichier depuis la catégorie Nom de fichier
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , on peut voir plusieurs catégories d'outils sur le côté gauche de l'interface, telles que Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation des fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils de texte, etc. Comme l'objet du traitement actuel est le nom de fichier, on sélectionne la catégorie Nom de fichier.
Dans la liste des fonctions de nom de fichier, trouvez Supprimer le texte du nom de fichier. Dans la capture d'écran, cette fonction se trouve sur la carte numéro 10, ce qui indique qu'elle est dédiée à la suppression en lot de contenu textuel dans les noms de fichiers. Cliquez sur cette fonction pour accéder à l'interface de traitement.
Le résultat attendu de cette étape est d'accéder à la page d'assistant de suppression de texte du nom de fichier. Le logiciel affichera ensuite les étapes successives : sélectionner les enregistrements à traiter, configurer les options de traitement, définir l'emplacement de sauvegarde, puis démarrer le traitement.
Étape 2 : importer les enregistrements des fichiers à traiter
Après être entré sur la page de fonction, il faut d'abord sélectionner les enregistrements à traiter. La partie supérieure droite de l'interface propose deux entrées principales : Ajouter des fichiers et Importer des fichiers depuis un dossier. Si les fichiers sont dispersés, on peut utiliser Ajouter des fichiers ; s'ils sont concentrés dans un même dossier, Importer des fichiers depuis un dossier sera plus efficace.
Dans la capture d'écran, 10 fichiers txt ont déjà été importés. La liste affiche pour chaque fichier le nom, le chemin, l'extension, la date de création et la date de modification. Grâce à cette liste, l'utilisateur peut confirmer, avant le traitement officiel, que les fichiers sont corrects, que le chemin est juste, et que l'extension correspond aux attentes. Si un fichier n'a pas besoin d'être traité, il peut être retiré via la colonne des opérations.
Après avoir confirmé que les enregistrements sont corrects, cliquez sur le bouton Étape suivante en bas. Le but de cette étape est de confier les fichiers à traiter au logiciel et d'accéder à la page de configuration des règles. Pour le traitement de fichiers bureautiques par lots, il est très important de vérifier d'abord la liste des fichiers, car les règles suivantes s'y appliqueront.
Étape 3 : configurer la règle de suppression sur tout le contenu entre deux textes
Sur la page de configuration des options de traitement, il faut choisir le mode de suppression spécifique. L'interface liste plusieurs types d'opérations, comme tous les chiffres, tous les espaces, tous les caractères chinois, toutes les lettres anglaises, tout le contenu à gauche d'un certain texte, tout le contenu à droite d'un certain texte, une plage de positions, etc. Cet article veut réaliser la suppression du contenu entre START et _END, donc on choisit Tout le contenu entre deux textes.
Ensuite, remplissez les deux champs de saisie :
- Texte à gauche :START
- Texte à droite :_END
Il faut faire particulièrement attention ici, le texte de droite saisi est _END, incluant le caractère de soulignement. Car dans les noms de fichiers de l'exemple, la limite droite est bien le soulignement suivi de END. Si l'on saisit seulement END, la plage de correspondance risque d'être différente de celle attendue.
Sous les champs de saisie, l'interface offre également des commutateurs Inclure le texte de gauche et Inclure le texte de droite. Dans l'exemple, ces deux commutateurs ne sont pas activés, donc seul le contenu entre START et _END sera supprimé, START et _END eux-mêmes seront conservés. C'est précisément la raison pour laquelle le nom de fichier traité s'affiche sous la forme START_END.
Étape 4 : passer à l'étape suivante et exécuter le traitement par lots
Une fois la règle configurée, cliquez sur Étape suivante. Selon le flux de l'interface, on accède ensuite à Définir l'emplacement de sauvegarde, puis à Démarrer le traitement. Ces deux étapes servent à confirmer l'arrangement de sauvegarde pour les fichiers traités, et à exécuter officiellement le renommage par lots.
Avant de commencer le traitement, il est conseillé de vérifier une dernière fois les points suivants : le nombre de fichiers à traiter est-il correct ; le texte de gauche est-il bien START ; le texte de droite est-il bien _END ; faut-il conserver les textes de limite ; une sauvegarde des fichiers importants a-t-elle été effectuée. Ne lancer le traitement qu'après avoir confirmé que tout est correct permet de réduire le risque d'erreurs liées aux opérations par lots.
Une fois le traitement terminé, ouvrez le dossier pour constater que les noms de fichiers ont été uniformément nettoyés. Les différents champs intermédiaires d'origine sont supprimés, le format des noms de fichiers est plus standardisé, ce qui facilite le tri, la recherche et l'archivage ultérieurs.
Questions fréquentes et remarques
1. Peut-on supprimer en lot même si le contenu intermédiaire est différent ?
Oui. Tant que les marqueurs de part et d'autre du contenu intermédiaire sont cohérents, on peut localiser via « tout le contenu entre deux textes ». Que le contenu intermédiaire soit oldPart, sample, debugInfo ou batch001 n'affecte pas l'exécution de la règle.
2. START et _END seront-ils supprimés ?
Cela dépend des commutateurs d'inclusion. Dans l'exemple de capture d'écran, « Inclure le texte de gauche » et « Inclure le texte de droite » ne sont pas activés, donc START et _END seront conservés. Si l'on active les commutateurs correspondants, la portée du traitement changera, il faut choisir selon le besoin réel.
3. Pourquoi est-il conseillé de sauvegarder d'abord les fichiers ?
La caractéristique du traitement par lots est sa rapidité et sa large portée d'impact. Si la règle est mal configurée, plusieurs noms de fichiers seront affectés simultanément. Pour les documents officiels, les fichiers clients, les documents financiers, les contrats, etc., faire une sauvegarde avant le traitement est une pratique prudente.
4. Peut-on l'utiliser pour des fichiers docx, pdf, xlsx ?
Les captures d'écran de cet article prennent l'exemple de fichiers txt, mais l'opération porte sur le nom du fichier, pas sur son contenu. Par conséquent, tant que l'enregistrement importé dans le logiciel correspond à la règle, les noms de fichiers bureautiques comme les doc, docx de Word, les PDF, les xls, xlsx d'Excel peuvent également être organisés avec la même méthode.
5. Que faire s'il y a plusieurs START et _END dans le nom de fichier ?
En cas de limites répétées, il faut d'abord tester l'effet avec un petit nombre de fichiers, confirmer que le résultat du logiciel est conforme aux attentes, puis appliquer à l'ensemble du lot. Plus la règle de lot est complexe, plus il est nécessaire de vérifier d'abord.
Résumé : remplacer la suppression manuelle par un traitement basé sur des règles
Supprimer en lot le champ entre START et _END dans les noms de fichiers revient essentiellement à confier le travail de renommage répétitif, mécanique et sujet aux erreurs à un logiciel bureautique. Grâce à HeSoft Doc Batch Tool , l'utilisateur n'a qu'à importer les fichiers, sélectionner la règle de suppression et saisir les textes de limite gauche et droite pour nettoyer rapidement tout un lot de noms de fichiers.
S'il y a dans vos dossiers un grand nombre de fichiers contenant des champs temporaires, de lot, de brouillon ou des balises système, il est conseillé de sélectionner d'abord un petit échantillon pour tester la règle, puis d'exécuter le traitement sur l'ensemble des fichiers. Cela permet de garantir l'exactitude du résultat et d'améliorer significativement l'efficacité de l'organisation des fichiers.