Cet article explique comment utiliser la fonction de recherche et de remplacement par lots Word dans le logiciel bureautique pour traiter les mots-clés dans plusieurs documents docx à la fois via la formule de caractère générique d'expressions régulières. Dans l'exemple, remplacez uniformément les trois abréviations anglaises majuscules dans plusieurs fichiers Word par A et remplacez uniformément les nombres continus par B, ce qui convient à la modification par lots des numéros, des abréviations, des codes et des espaces réservés dans les contrats, les articles, les données de formation et les documents modèles. L'article contient des aperçus d'effets avant et après le traitement, des étapes d'opération détaillées et des précautions, aidant les utilisateurs à réduire le travail répétitif consistant à ouvrir Word un par un pour trouver et remplacer manuellement.
Dans le bureau quotidien, de nombreuses personnes rencontreront des problèmes similaires: il y a des dizaines, voire des centaines de documents Word dans un dossier, qui sont dispersés avec le même type de mots-clés, de numéros, d'abréviations ou d'espaces réservés, qui doivent être remplacés uniformément. Si vous ouvrez les fichiers docx ou doc un par un, puis utilisez la recherche et la substitution de Word, cela prend non seulement du temps, mais est également facile à manquer. Surtout lorsque ce qui doit être remplacé n'est pas un texte fixe, mais un type de contenu régulier, tel que "trois majuscules consécutives", "nombre continu" et "un certain format de numérotation", la recherche et la substitution ordinaires ne sont souvent pas assez flexibles.
Cet article, basé sur des exemples dans des captures d'écran, explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Ce type de logiciel bureautique remplace par lots les mots-clés dans le contenu de plusieurs fichiers Word grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", combinée à des formules de caractère générique d'expressions régulières. Il y a un total de 6 fichiers docx dans l'exemple. Vous devez remplacer les trois abréviations anglaises majuscules dans le document par A et les nombres consécutifs par B. Grâce à une seule configuration, le logiciel peut traiter tous les fichiers par lots, réduisant ainsi la duplication du travail et améliorant l'efficacité du tri des documents et de la normalisation des données.
Scènes applicables: quels documents Word conviennent au remplacement par lots d'expressions régulières
Utilisez des formules de caractère générique d'expressions régulières pour remplacer le contenu Word par lots, ce qui convient au traitement de texte «régulier mais pas identique». Il convient mieux à la reconnaissance par lots d'une classe de texte que les substitutions de mots clés fixes ordinaires. Par exemple, utilisé dans la capture d'écran[A-Z]{3}Peut correspondre à trois lettres anglaises en majuscules consécutives,\ DPeut correspondre à des nombres consécutifs. En d'autres termes, les abréviations à trois majuscules telles que BOT, ELA et BUD peuvent toutes être reconnues par la même formule, et des nombres tels que 60, 3 et 5 peuvent également être reconnus par la même formule.
Les scénarios d'application courants incluent:
- Remplacement par lots Abréviations anglaises:Par exemple, remplacez uniformément le code de département, le code de cours et le code de projet dans plusieurs documents docx par de nouveaux abréviations.
- Numéros de traitement par lots:Par exemple, les références de numéro de page, les numéros de termes, les chiffres de montant, les heures de cours, etc. dans le document Word sont remplacés par des espaces réservés, ce qui est pratique pour la désensibilisation ou le modèle.
- Nettoyage par lots des espaces réservés du modèle:Par exemple, il existe des espaces réservés tels que ABC, DEF et XYZ dans le document, qui doivent être remplacés par des règles.
- Données de désensibilisation par lots:Par exemple, remplacez les numéros, les fragments de documents et les statistiques de plusieurs fichiers Word par des caractères uniformes pour un partage facile.
- Normalisation par lots d'anciennes versions de documents:Par exemple, convertir plusieurs doc, l'ancien code, l'ancien champ et l'ancienne règle de numérotation dans le fichier docx en une nouvelle règle.
Si votre tâche est "De nombreux fichiers Word doivent être modifiés et les objets modifiés ont une certaine régularité", alors l'utilisation de la fonction de traitement par lots du logiciel bureautique sera plus fiable que l'opération manuelle. Les opérations manuelles nécessitent une ouverture, une recherche, une substitution et une sauvegarde répétées, et l'outil par lots peut concentrer ces actions répétées en une seule tâche.
Aperçu de l'effet: Traitement des résultats de remplacement de mot-clé Word avant et après
Avant le traitement: plusieurs fichiers docx nécessitent une modification unifiée
À partir de la capture d'écran avant le traitement, vous pouvez voir qu'il y a 6 documents Word de 1.docx à 6.docx dans le dossier actuel. Ce type de scénario est assez typique: le nombre de fichiers n'est pas nécessairement élevé, mais chaque fichier doit appliquer les mêmes règles de remplacement. S'il y a plus de fichiers, le coût du traitement manuel augmente rapidement.
Après avoir ouvert l'un des documents, vous pouvez voir que plusieurs éléments doivent être traités dans le corps. Par exemple, dans le titerBOT, Dans le texteELA, Et60 hoursDans le nombre 60. La capture d'écran utilise une flèche rouge pour marquer une partie du contenu à remplacer, indiquant que ces contenus sont dispersés dans différentes positions telles que le titer, le texte principal et les entrées de liste.
Si vous n'utilisez que des mots clés fixes ordinaires pour remplacer, vous devrez peut-être rechercher plusieurs abréviations telles que BOT, ELA, BUD, etc., puis rechercher des nombres tels que 60, 3 et 5 respectivement. Ce n'est pas seulement beaucoup d'étapes, mais aussi facile à manquer. L'avantage des expressions régulières est qu'elles ne recherchent pas seulement un mot fixe, mais un type de texte conforme aux règles.
Après traitement: le contenu conforme à la formule est remplacé uniformément
La capture d'écran traitée montre que le contenu conforme aux règles du texte original a été remplacé. Par exemple, les trois lettres anglaises majuscules sont remplacées par A et les nombres consécutifs sont remplacés par B. Le BOT dans le titer est remplacé par A, l'ELA dans le corps est également remplacé par A et les positions des nombres 60, 3 et 5 sont remplacées par B.
Cette méthode de traitement est idéale pour la désensibilisation par lots, le modèle par lots et la standardisation par lots. Plus important encore, la règle de remplacement ne doit être définie qu'une seule fois, et plusieurs fichiers Word seront traités automatiquement selon la même règle, évitant ainsi les opérations répétées dans chaque document.
Étape de fonctionnement: avec HeSoft Doc Batch Tool Remplacer le mot-clé Word par lots
Étape 1: Accédez à l'outil Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word"
Après avoir ouvert le logiciel, sélectionnez dans la catégorie Outils de gaucheOutils Word. L'interface principale affichera plusieurs fonctions liées au traitement du document Word, telles que l'ajout de filigranes, la suppression des blancs, la conversion des formats, etc. Selon la capture d'écran, ce que vous devez utiliser cette fois est le premier élément:Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word.
Le but de cette étape est d'entrer dans un processus dédié à la recherche par lots et le remplacement du contenu Word. Pour les fichiers Word tels que docx et doc, tant que la tâche de remplacement est pour les mots-clés dans le contenu du corps, cette fonction peut être prioritaire. Après avoir sélectionné cette fonction, le logiciel entrera dans la page de traitement guidée et achèvera la tâche dans l'ordre de "sélectionner l'enregistrement, définir les options de traitement, définir l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement".
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Une fois que vous êtes entré dans la page des fonctionnalités, commencez par l'étape 1 "Sélectionnez les enregistrements à traiter". Vous pouvez voir en haut à droite de la pageAjouter un fichier,Importer des fichiers à partir d'un dossier,Vider,PlusAttendez les boutons. 6 fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran, et la liste affiche des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification.
Si vous avez seulement besoin de traiter un petit nombre de fichiers spécifiés, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" pour sélectionner un par un. Si un dossier est constitué de documents Word à traiter, vous pouvez utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier", ce qui convient mieux aux tâches en bloc. Une fois le fichier ajouté à la liste, vérifiez si le nom et le chemin sont corrects pour confirmer que le document qui n'a pas besoin d'être traité n'est pas ajouté par erreur. Le nombre d'enregistrements sera affiché au bas de la liste. Le nombre d'enregistrements dans la capture d'écran est de 6, ce qui signifie que 6 fichiers seront traités cette fois.
Le résultat attendu de cette étape est le suivant: Tous les documents Word à remplacer apparaissent dans la liste et l'extension est docx. Après confirmation, cliquez sur "Suivant" sous la page pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Étape 3: Sélectionnez la formule pour rechercher le texte flou, entrez le caractère générique de l'expression régulière
L'étape 2 est au cœur de toute la mission. Dans la zone "Définir les options de mot-clé", vous pouvez voir deux options dans "Rechercher":Recherche précise du texteEtUtiliser le flou de formule pour trouver du texte. Cet exemple nécessite la reconnaissance d'un type de texte avec un caractère générique d'expression régulière, sélectionnez donc "Utiliser la formule pour brouiller le texte".
La capture d'écran "Liste des mots-clés à rechercher" remplit deux lignes:
- [A-Z]{3}: Utilisé pour faire correspondre trois lettres anglaises majuscules consécutives, telles que BOT, ELA, etc.
- \ DUtilisé pour faire correspondre des nombres consécutifs, par exemple 60, 3, 5, etc.
Sur la droite, la liste des mots-clés remplacés remplit deux lignes:
- ACorrespondant à la première ligne de gauche, remplacez les trois majuscules correspondants par A.
- BCorrespond à la deuxième ligne à gauche, en remplaçant le nombre consécutif correspondant par B.
Une attention particulière doit être accordée à la «correspondance de ligne» ici. La formule de recherche de la ligne 1 à gauche correspond au résultat de substitution de la ligne 1 à droite; la formule de recherche de la ligne 2 à gauche correspond au résultat de remplacement de la ligne 2 à droite. Si l'ordre est écrit à l'envers, le résultat du remplacement changera également. Par exemple, écrire A et B à l'inverse entraînera l'abréviation majuscule à B et le nombre à A.
De plus, il existe une option "Ignorer la casse des lettres" dans l'interface. Cette option n'est pas cochée dans la capture d'écran, donc[A-Z]{3}Correspond principalement aux lettres majuscules. Si vous avez à la fois un BOT et un bot dans votre document et que vous souhaitez le traiter ensemble, vous pouvez vous demander si vous souhaitez activer l'ignorance de casse en fonction des besoins réels. L'exemple de cet article est défini en fonction de la capture d'écran, sans cocher cet élément.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Une fois la formule de recherche et les paramètres de contenu de remplacement terminés, cliquez sur "Suivant" pour accéder à "Définir l'emplacement de sauvegarde". Bien que la capture d'écran ne montre pas les détails de la page de position de sauvegarde, vous pouvez voir en haut de l'assistant que l'étape 3 est "Définir l'emplacement de sauvegarde" et l'étape 4 est "Démarrer le traitement". De manière générale, lors du traitement par lots de fichiers Word, il est recommandé d'enregistrer les fichiers traités dans un nouveau dossier pour éviter de remplacer directement le document d'origine. De cette façon, même si les paramètres de formule ne répondent pas aux attentes, vous pouvez revenir au fichier d'origine pour le retraitement.
Après confirmation de l'emplacement de sauvegarde, entrez "Démarrer le traitement". Le logiciel ouvrira le contenu Word un par un selon la liste de fichiers et le traitera, remplaçant le texte conforme aux règles par le nouveau contenu correspondant. Une fois le traitement terminé, ouvrez à nouveau le fichier de sortie et vous pouvez voir l'effet de remplacement.
Expression régulière Explication de la formule: Pourquoi remplacer plusieurs mots clés à la fois
La clé de cet exemple réside dans deux formules:
[A-Z]{3}Il peut être déballé et compris:[A-Z] indique n'importe quelle lettre anglaise, et {3} signe apparaît 3 fois en continu. . Cela n'a pas besoin d'être importé dans BOT, ELA, ABC, XYZ,, et il sera reconnu.
\ DIl peut être compris comme: \ d signifie un nombre qui apparaît une ou plusieurs fois. Ainsi, des nombres successifs tels que 1, 60, 2026 peuvent être appariés. Les 60 heures dans la capture d'écran deviennent B hours et la page 3 devient page B, car la partie numérique est conforme à la formule.
Ce type d'écriture est particulièrement adapté au traitement du texte structuré. Vous pouvez comprendre l'expression régulière comme "règle de recherche" au lieu de "mot clé fixe". La recherche floue de formules est plus efficace lorsqu'il y a beaucoup de contenu similaire mais pas identique dans un document Word.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Besoin de sauvegarder le fichier Word avant de le remplacer?
La sauvegarde est recommandée. Remplacement par lots Une fois que la règle est mal définie, l'impact peut être plusieurs fichiers docx ou doc. Pour réduire les risques, il est préférable de copier d'abord une copie du fichier d'origine ou de sélectionner un nouveau répertoire de sortie lors de la définition d'un emplacement de sauvegarde, sans remplacer directement le fichier d'origine.
2. Pourquoi les résultats de remplacement ne sont-ils pas cohérents avec les attentes?
La raison courante est que la portée des expressions régulières est trop large. Par exemple, \ d correspond à tous les nombres consécutifs. S'il y a une date, un numéro de page, un numéro ou un montant dans le document, ils peuvent être remplacés. Si vous souhaitez simplement remplacer un certain type de nombre, vous devez réduire davantage les règles de la formule. Avant le traitement formel par lots, vous pouvez tester avec un petit nombre de fichiers.
3. La liste des mots-clés sur les côtés gauche et droit doit correspondre un par un?
Oui. La liste des mots-clés à rechercher à gauche et la liste des mots-clés à remplacer à droite correspondent par ligne. Le contenu correspondant à la première ligne à gauche sera remplacé par la première ligne à droite, et la deuxième ligne correspond à la deuxième ligne. Lorsque vous définissez plusieurs règles, assurez-vous de vérifier le nombre de lignes, l'ordre et le contenu.
4. doc et docx peuvent-ils être traités avec cette pensée?
L'extension de fichier dans la capture d'écran de cet article est docx. Pour les fichiers Word au bureau quotidien, docx est le format le plus courant; si votre document est une ancienne version de doc, vous pouvez également confirmer si la fonction actuelle du logiciel prend en charge le format, ou convertir d'abord en docx avant de le traiter par lots.
5. Est-il approprié de remplacer le texte entier?
Si vous souhaitez remplacer un paragraphe complet, il existe également la fonction "Rechercher et remplacer un paragraphe complet dans Word en fonction du mot clé" dans la capture d'écran. Cet article parle de remplacer des mots clés dans le contenu ou de courts textes conformes aux règles. Si la demande est de supprimer ou de remplacer le segment entier, vous devez sélectionner une fonction plus correspondante.
Résumé: Utilisez un outil de traitement par lots pour copier Word et remplacer le travail
Vous pouvez voir à travers cet exemple de texte, en utilisant HeSoft Doc Batch Tool La fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" peut remplacer le contenu régulier de plusieurs documents Word à la fois. Par rapport à l'ouverture manuelle 1.docx, 2.docx et 3.docx pour rechercher et remplacer un par un, le traitement par lots est plus adapté aux scènes de bureau telles que le tri des données, la maintenance des modèles, la désensibilisation du contenu et la normalisation par lots.
Si vous avez un grand nombre d'abréviations telles que BOT et ELA, ou 60, 3, 5 dans votre fichier Word, vous devez les remplacer par des règles uniformes. Il est recommandé de préparer une sauvegarde du fichier, puis d'importer le fichier dans le logiciel et de sélectionner la formule pour rechercher le texte, remplir l'expression régulière et remplacer le contenu, enfin, définissez l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement. De cette manière, les tâches de remplacement par lots de Word initialement répétitives, lourdes et sujettes aux erreurs peuvent être compressées en un processus d'exploitation clair et contrôlable.