Cet article tourne autour de la demande de remplacement par lots de mots clés dans plusieurs fichiers docx, expliquant comment HeSoft Doc Batch Tool Sélectionnez l'outil Word, importez des fichiers, activez le flou de formule pour trouver du texte et utilisez des règles génériques pour faire correspondre les abréviations majuscules et le contenu numérique. Grâce à la configuration unique et à l'exécution de plusieurs fichiers, il peut remplacer l'opération inefficace consistant à ouvrir à plusieurs reprises des documents Word et à les remplacer un par un.
Les documents Word dans de nombreux bureaux ont une caractéristique commune: le nombre de fichiers est important et la structure du contenu est similaire, mais le texte à modifier est dispersé dans le titer, le corps du texte, le numéro et les paragraphes explicants. Par exemple, dans un lot de descriptions de cours, de matériel de formation et de documents de projet, des abréviations, des chiffres, des numéros et d'autres contenus sont apparus en même temps. Si vous ouvrez 1.docx, 2.docx, 3.docx un par un, puis le remplacez manuellement, le traitement de 6 fichiers peut à peine être terminé, et le traitement de dizaines de fichiers sera très inefficace.
Cet article démontre une pratique plus adaptée au travail en bloc: en utilisant HeSoft Doc Batch Tool Activez "Rechercher du texte avec le flou de formule" dans plusieurs documents Word, remplacez les mots-clés par lots par des expressions régulières ou des règles de caractères génériques. De cette manière, il peut non seulement traiter des mots-clés fixes, mais également traiter des textes «conformes à certaines règles», tels que trois lettres majuscules consécutives, des chiffres continus, etc.
L'objectif de cet article n'est pas de parler de syntaxe régulière compliquée, mais de combiner des captures d'écran réelles pour expliquer: quelle fonction l'utilisateur doit cliquer, comment importer le fichier docx, où remplir la formule de recherche et quel est le résultat après le remplacement.
Scène applicable: remplacement par lots de texte régulier dans Word, docx, doc
Lorsque le contenu à remplacer dans le fichier Word a des règles évidentes, la formule de caractère générique est plus facile que le remplacement de mot-clé normal. Les situations suivantes sont particulièrement appropriées pour utiliser cette méthode:
- Plusieurs fichiers docx contiennent différentes abréviations anglaises qui doivent être uniformément remplacées par de nouvelles balises.
- Il y a différents nombres dans le corps de Word, tels que les heures, les numéros de page, les numéros et les numéros de lot, qui doivent être traités de manière unifiée.
- Il existe plusieurs anciens champs dans le modèle de document qui doivent être remplacés simultanément dans un lot de fichiers.
- Il existe un grand nombre de documents tels que des contrats, des rapports, des didacticiels, des manuels et des documents système, qui ne conviennent pas à une modification manuelle.
- Vous devez appliquer plusieurs règles de recherche et de remplacement à plusieurs fichiers Word à la fois.
HeSoft Doc Batch Tool Il appartient à l'outil de traitement par lots de documents dans le logiciel bureautique. La valeur fondamentale est d'intégrer des actions de traitement de fichiers en double dans un processus. Pour les utilisateurs, l'avantage le plus direct est d'ouvrir moins de fichiers, de cliquer moins et de vérifier manuellement moins.
Aperçu avant traitement: plusieurs fichiers docx en attente de remplacement unifié
Dans l'exemple, il y a 6 documents Word dans le dossier, avec des noms de fichiers allant de 1.docx à 6.docx. Ce sont des objets de traitement pour cette tâche de remplacement par lots.
Ouvrez l'un des documents et vous pouvez voir qu'il existe plusieurs contenus remplaçables dans la page. La capture d'écran utilise une flèche rouge pour marquer le "BOT" dans le titer et le "60" dans le corps. En outre, des abréviations anglaises telles que "ELA" apparaissent également dans le texte principal.
Ce que ces contenus ont en commun: ils ne sont pas nécessairement identiques, mais peuvent être décrits avec des règles. Par exemple, BOT et ELA sont des lettres majuscules à trois chiffres; 60 sont des nombres et des nombres à des chiffres différents peuvent également apparaître dans d'autres documents. Pour cette raison, la recherche à l'aide de formules génériques est plus flexible que la saisie de mots-clés un par un.
Aperçu post-traitement: les abréviations et les chiffres correspondants ont été remplacés par lots
Une fois le traitement terminé, ouvrez à nouveau le document Word pour voir que le contenu conforme aux règles a été remplacé. Dans l'exemple, les trois majuscules sont remplacés par "A" et les nombres sont remplacés par "B".
D'après les résultats du traitement, on peut voir intuitivement que l'abréviation originale dans le titer est devenue A, plusieurs abréviations dans le corps sont également devenues A et la position numérique est devenue B. Pour le même lot de fichiers docx, tant que les règles sont correctement définies, le logiciel exécute par lots selon la même logique, sans avoir à rechercher manuellement un fichier par un.
Étape 1: Trouver l'entrée de remplacement dans l'outil Word
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" dans la barre de navigation de gauche. Dans cette catégorie, les opérations par lots liées aux documents Word sont concentrées, telles que la modification de la mise en page, la suppression des blancs, le remplacement d'images, la conversion de Word en PDF, la conversion de Word en Doc ou Docx, etc.
L'entrée à utiliser cette fois est "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word". Dans l'interface principale, il se trouve dans le premier élément de la liste des outils Word, indiquant que le texte est la recherche par lots et le remplacement des mots-clés dans le contenu du fichier Word.
Le but de la sélection de cette fonctionnalité est d'entrer dans une page d'assistant dédiée à la recherche de remplacement de contenu Word. Contrairement à une seule opération de fichier dans le logiciel Word, vous pouvez d'abord ajouter plusieurs fichiers ici, puis définir uniformément les règles de remplacement.
Étape 2: Ajouter un fichier ou importer un document docx à partir d'un dossier
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première étape est "Sélectionner les enregistrements à traiter". Deux entrées principales, "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers" sont disponibles au-dessus de l'interface. Si les fichiers sont dispersés, vous pouvez les ajouter un par un; si les fichiers sont déjà placés dans le même répertoire, il est préférable d'importer à partir d'un dossier.
6 enregistrements ont été importés dans la capture d'écran, les noms sont 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. La liste affiche également des informations telles que le chemin du fichier, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification, etc., pour faciliter la confirmation de la portée du fichier avant le traitement.
Deux points doivent être pris en compte ici: premièrement, confirmez que le fichier Word cible est importé et n'ajoutez pas de documents non pertinents à la tâche; deuxièmement, vérifiez si l'extension est conforme aux attentes. Les extensions dans l'exemple sont docx, indiquant que cet objet de traitement est une nouvelle version du format de document Word.
Après avoir confirmé que la liste est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux options de traitement des mots-clés.
Étape 3: Activer la recherche de flou de formule et remplir la règle de remplacement
Une fois que vous êtes entré dans la page "Définir les options de traitement", vous pouvez voir la zone "Rechercher un moyen". Il y a deux options, "Recherche précise du texte" et "Recherche de texte flou à l'aide de formules". Étant donné que cet article doit correspondre au contenu selon les règles, vous devez sélectionner "Utiliser la formule pour brouiller le texte".
Ensuite, dans la "Liste des mots-clés à rechercher" sur le côté gauche, entrez les règles à correspondre. Deux lignes sont entrées dans la capture d'écran:
- [A-Z]{3}: Utilisé pour faire correspondre 3 lettres anglaises majuscules consécutives, telles que les abréviations BOT et ELA.
- \ DUtilisé pour faire correspondre des nombres consécutifs, tels que 60 ou d'autres nombres.
Entrez le contenu de remplacement correspondant dans la liste des mots clés remplacés à droite. Il y a aussi deux lignes dans la capture d'écran:
- Comportement 1ACorrespond à la première ligne de gauche [A-Z]{3}.
- Comportement 2BCorrespond à la deuxième ligne \ d à gauche.
Par conséquent, le logiciel remplacera les trois lettres majuscules correspondantes par A et remplacera les chiffres correspondants par B. De cette manière, plusieurs types de texte peuvent être remplacés par lots en même temps dans une tâche.
Étape 4 de l'opération: passer à l'étape suivante, définir l'emplacement de sauvegarde et exécuter
Une fois les règles remplies, cliquez sur "Suivant" en bas de la page. Vous pouvez voir en haut de l'assistant que l'ensemble du processus comprend "Sélectionner les enregistrements à traiter", "Définir les options de traitement", "Définir l'emplacement d'enregistrement" et "Démarrer le traitement". Par conséquent, la position de sortie doit également être définie avant le traitement formel.
Il est recommandé d'enregistrer le fichier Word traité dans un nouveau répertoire, en particulier lorsque vous utilisez le remplacement par lots d'expressions régulières pour la première fois. Étant donné que la plage de correspondance de la règle de caractère générique peut être plus large que prévu, si le fichier d'origine est directement écrasé, il n'est pas pratique de le restaurer une fois la règle mal écrite.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, entrez dans la phase "Démarrer le traitement" et le logiciel traitera automatiquement plusieurs fichiers docx en fonction de la liste de fichiers et des règles de remplacement. Une fois terminé, l'utilisateur peut ouvrir le fichier de sortie et vérifier le résultat de la substitution par rapport à la capture d'écran avant le traitement.
Pourquoi les formules génériques conviennent pour le traitement en masse des mots clés Word
Dans la substitution de recherche Word traditionnelle, les utilisateurs doivent généralement saisir un contenu de recherche explicite. Par exemple, recherchez BOT à remplacer par A, recherchez ELA à remplacer par A, puis recherchez 60 à remplacer par B. S'il y a un grand nombre de documents et de nombreux types de mots-clés, les opérations répétées augmenteront rapidement.
L'avantage de la formule générique est qu'elle peut exprimer une classe de texte plutôt qu'un seul texte. Par exemple, [A-Z]{3} ne se soucie pas de savoir s'il s'agit d'un BOT ou d'ELA, tant qu'il s'agit de trois lettres majuscules consécutives, il peut correspondre. \ D ne se soucie pas non plus du nombre spécifique, tant qu'il s'agit d'un nombre continu, il peut correspondre.
Pour le traitement par lots de fichiers docx et doc, cette méthode peut combiner de nombreuses opérations dispersées en une tâche de règle. Les utilisateurs n'ont besoin que de définir une règle une fois dans l'outil pour permettre au logiciel d'effectuer la même action de recherche et de remplacement sur plusieurs fichiers.
Questions fréquemment posées et considérations
1. [A-Z]{3} remplacera-t-il toutes les abréviations majuscules à trois chiffres?
Oui, tant que le texte respecte la règle de trois lettres majuscules consécutives, il peut être apparié. Par conséquent, s'il y a trois mots en majuscules dans le document que vous ne voulez pas remplacer, vous devez utiliser la règle avec prudence ou utiliser le fichier de test pour vérifier l'effet.
2. \ d Quel contenu correspondra?
\ D représente généralement un ou plusieurs nombres consécutifs. Ainsi, des nombres successifs tels que 1, 60, 2026 peuvent être appariés. Si vous souhaitez uniquement traiter des chiffres spécifiques, vous devez utiliser des règles de formule plus précises.
3. Comment correspondent les règles de remplacement et les résultats de remplacement?
À partir de la disposition de l'interface, la liste de recherche de gauche et la liste de remplacement de droite correspondent par ligne. En d'autres termes, la règle de la ligne 1 à gauche utilise le résultat de la ligne 1 à droite et la règle de la ligne 2 à gauche utilise le résultat de la ligne 2 à droite. Gardez l'ordre exact lors du remplissage.
4. Le contenu de remplacement à droite ne peut-il pas être rempli?
L'interface invite "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Si une ligne à droite est vide, le texte correspondant à la règle à gauche peut être supprimé. Il n'est pas recommandé de le laisser vide, sauf si votre but est de le supprimer.
5. Besoin de sauvegarde avant le remplacement en masse?
La sauvegarde est recommandée. Surtout lorsque vous utilisez des formules pour brouiller le texte, les règles peuvent correspondre à plus de contenu. Enregistrer le fichier de sortie dans un nouveau dossier et conserver le document Word d'origine est une habitude de bureau plus sûre.
Résumé: Remplacer par lots plusieurs fichiers Word avec un paramètre de règle unique
Cet article explique comment utiliser 6 exemples de fichiers docx HeSoft Doc Batch Tool Remplacement par lots de mots-clés dans Word. L'ensemble du processus peut être résumé comme suit: entrez dans l'outil Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", importer plusieurs fichiers Word, activer "Utiliser le flou de formule pour trouver du texte", remplir les règles de recherche et remplacer le contenu, puis définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement.
Cette méthode est plus efficace que d'ouvrir des fichiers Word un par un pour la modification de documents par lots dans le bureau quotidien. Surtout lorsque le contenu à remplacer n'est pas un mot fixe, mais un texte régulier tel que des abréviations anglaises, des nombres et des nombres, les expressions régulières et les formules de caractère générique peuvent réduire considérablement le travail répété.
Si vous avez souvent besoin de traiter un grand nombre de fichiers Word, docx ou doc, nous vous recommandons de commencer par des règles simples telles que [A-Z]{3} et \ d dans cet article. Après avoir confirmé que le résultat est conforme aux attentes, appliquez la même règle à plus de fichiers pour obtenir un remplacement par lots stable et efficace.